
{"id":18813,"date":"2026-01-16T12:05:07","date_gmt":"2026-01-16T11:05:07","guid":{"rendered":"https:\/\/hlb-poland.global\/?p=18813"},"modified":"2026-01-16T12:05:07","modified_gmt":"2026-01-16T11:05:07","slug":"wichtige-aenderungen-bei-der-erlangung-einer-pesel-nummer-durch-auslaender-ab-dem-1-januar-2026-was-muessen-unternehmer-und-vorstandsmitglieder-wissen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hlb-poland.global\/de\/wichtige-aenderungen-bei-der-erlangung-einer-pesel-nummer-durch-auslaender-ab-dem-1-januar-2026-was-muessen-unternehmer-und-vorstandsmitglieder-wissen\/","title":{"rendered":"Wichtige \u00c4nderungen bei der Erlangung einer PESEL-Nummer durch Ausl\u00e4nder ab dem 1. Januar 2026 \u2013 was m\u00fcssen Unternehmer und Vorstandsmitglieder wissen?"},"content":{"rendered":"<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-7323 global-commitment-globe img-fluid\" style=\"margin-bottom: 50px;\" src=\"https:\/\/hlb-poland.global\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/wichtige-aenderungen-bei-der-erlangung-einer-pesel-nummer-durch-auslaender-ab-dem-1-januar-2026-was-mussen-unternehmer-und-vorstandsmitglieder-wissen.jpg\" alt=\"Wichtige \u00c4nderungen bei der Erlangung einer PESEL-Nummer durch Ausl\u00e4nder ab dem 1. Januar 2026 \u2013 was m\u00fcssen Unternehmer und Vorstandsmitglieder wissen?\"\/><br \/>\nAm 1. Januar 2026 traten in Polen wesentliche \u00c4nderungen im Verfahren zur Vergabe von PESEL-Nummern (Allgemeines Elektronisches System zur Registrierung der Bev\u00f6lkerung) an Ausl\u00e4nder in Kraft. Auch wenn dies f\u00fcr viele zun\u00e4chst wie eine weitere administrative Formalit\u00e4t erscheint, k\u00f6nnen die neuen Vorschriften in der Praxis reale Auswirkungen auf die Funktionsweise von Unternehmen mit ausl\u00e4ndischem Kapital, sowie Unternehmensprozesse (z. B. die Ernennung von Vorstandsmitgliedern) und sogar auf die Geschwindigkeit der Erf\u00fcllung von Steuer- und Berichtspflichten haben.<\/p>\n<p>Die wichtigste \u00c4nderung? F\u00fcr Staatsangeh\u00f6rige bestimmter L\u00e4nder \u2013 insbesondere <span class=\"bold\">au\u00dferhalb der EU\/des EWR\/der Schweiz<\/span> \u2013 wird es zur Regel, dass sie <span class=\"bold\">bei der Beantragung einer PESEL-Nummer pers\u00f6nlich bei der Beh\u00f6rde erscheinen m\u00fcssen<\/span>. Das bedeutet, dass der bisher beliebte und bequeme Weg \u00fcber einen Bevollm\u00e4chtigten (z. B. eine Anwaltskanzlei) nicht mehr m\u00f6glich sein wird.<\/p>\n<p>Im Folgenden gehen wir detailliert darauf ein, wen die \u00c4nderungen betreffen, worin sie bestehen, warum der Gesetzgeber sie einf\u00fchrt und vor allem, wie man sich auf die neuen Anforderungen vorbereiten kann, um die Gesch\u00e4ftst\u00e4tigkeit des Unternehmens nicht zu beeintr\u00e4chtigen.<\/p>\n<hr\/>\n<h2>Warum ist die PESEL-Nummer f\u00fcr die Gesch\u00e4ftst\u00e4tigkeit von Unternehmen so wichtig?<\/h2>\n<p>Im polnischen Rechtssystem ist ein Vorstandsmitglied einer Kapitalgesellschaft <span class=\"bold\">nicht formell verpflichtet, eine PESEL-Nummer zu besitzen<\/span>. In der Praxis f\u00fchrt das Fehlen einer PESEL-Nummer jedoch h\u00e4ufig zu Schwierigkeiten bei der Erf\u00fcllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere in einem stark digitalisierten Verwaltungs- und Steuerumfeld.<\/p>\n<p><span class=\"bold\">Die PESEL-Nummer ist unter anderem deshalb wichtig, weil<\/span>:<\/p>\n<ul>\n<li>die Einreichung von Finanzdokumenten (z. B. Jahresabschl\u00fcssen) \u00fcber das IT-System kann nur von einer Person vorgenommen werden, deren PESEL-Nummer im KRS (Landesgerichtsregister) ver\u00f6ffentlicht ist (sofern die Einreichung nicht von einem Rechtsanwalt oder Rechtsberater vorgenommen wird),<\/li>\n<li>sie ist f\u00fcr die Unterzeichnung und Einreichung bestimmter Steuererkl\u00e4rungen oder -anmeldungen erforderlich,<\/li>\n<li>nach der Vergabe der PESEL-Nummer sollte diese in der qualifizierten elektronischen Signatur ber\u00fccksichtigt werden, wenn sie f\u00fcr amtliche Vorg\u00e4nge verwendet werden soll,<\/li>\n<li>nach Erhalt der PESEL-Nummer muss diese im KRS und oft auch im Zentralregister der wirtschaftlich Berechtigten (CRBR) offengelegt werden,<\/li>\n<li>Die PESEL-Nummer ist praktisch unverzichtbar, um ein vertrauensw\u00fcrdiges Profil anzulegen, eine auf der PESEL-Nummer basierende Signatur zu erhalten oder Berechtigungen im E-Zustellungssystem (e-Dor\u0119czenia) zu verwalten.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dies ist besonders wichtig f\u00fcr Unternehmen mit ausl\u00e4ndischem Kapital, deren Vorst\u00e4nde h\u00e4ufig ausschlie\u00dflich aus Ausl\u00e4ndern bestehen.<\/p>\n<div class=\"post-ramka\"><span class=\"bold\">PESEL und qualifizierte elektronische Signatur<\/span><\/p>\n<p>Obwohl man eine qualifizierte Signatur auch ohne PESEL-Nummer erhalten kann, wird in der Praxis empfohlen, zuerst eine PESEL-Nummer zu beantragen und erst dann eine Signatur zu erstellen oder zu aktualisieren. Die PESEL-Nummer sollte h\u00e4ufig in der Signaturbescheinigung angegeben werden, wenn diese f\u00fcr amtliche Zwecke verwendet werden soll \u2013 dies erleichtert die Identifizierung des Unterzeichners in polnischen elektronischen Systemen.<\/p>\n<p>Dadurch ist es unter anderem m\u00f6glich, Erkl\u00e4rungen elektronisch an das Finanzamt zu senden und Finanzberichte beim KRS einzureichen. Der Besitz einer PESEL-Nummer vereinfacht und beschleunigt den gesamten Prozess erheblich und verringert das Risiko technischer Probleme auf Seiten der Verwaltungssysteme.<\/p>\n<p>Als getsix\u00ae bieten wir Ihnen in Zusammenarbeit mit einem der f\u00fchrenden Anbieter von Vertrauensdiensten in Polen umfassende Unterst\u00fctzung bei der Beantragung einer <a href=\"https:\/\/getsix.de\/ressourcen\/geschafte-machen-in-polen\/qualifizierte-elektronische-signatur\/\" class=\"link\">qualifizierten elektronischen Signatur<\/a>. <a href=\"https:\/\/getsix.de\/kontakt\/\" class=\"link\">Kontaktieren Sie uns<\/a>, um mehr zu erfahren.<\/div>\n<hr\/>\n<h2>Was \u00e4ndert sich ab dem 1. Januar 2026?<\/h2>\n<h3>Die wichtigste \u00c4nderung \u2013 keine Antragstellung durch einen Bevollm\u00e4chtigten mehr (f\u00fcr einen Teil der Ausl\u00e4nder)<\/h3>\n<p> Bis Ende 2025 war es g\u00e4ngige Praxis, die PESEL-Nummer f\u00fcr einen im Ausland lebenden Ausl\u00e4nder \u00fcber einen Bevollm\u00e4chtigten zu beantragen.<\/p>\n<p>Dazu waren lediglich erforderlich:<\/p>\n<ul>\n<li>eine entsprechende Vollmacht,<\/li>\n<li>eine notariell beglaubigte Kopie des Ausweises (oftmals Reisepass) mit Apostille.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ab dem 1. Januar 2026 \u00e4ndert sich die Situation grundlegend. Es wurde n\u00e4mlich eine Regelung eingef\u00fchrt, wonach Ausl\u00e4nder au\u00dferhalb bestimmter geografischer Gebiete (Details siehe unten) pers\u00f6nlich bei der Beh\u00f6rde erscheinen m\u00fcssen und eine Vertretung durch einen Bevollm\u00e4chtigten nicht mehr m\u00f6glich ist.<\/p>\n<h3>Rechtsgrundlage f\u00fcr die \u00c4nderungen<\/h3>\n<p>Die \u00c4nderung ergibt sich aus der Hinzuf\u00fcgung von Art. 18 Abs. 1a zum Gesetz vom 24. September 2010 \u00fcber die Einwohnermeldung. Die Bestimmung wurde durch das Gesetz vom 12. September 2025 (Gesetzblatt Pos. 1301) eingef\u00fchrt, das unter anderem die \u00dcberpr\u00fcfung des Anspruchs auf Familienleistungen f\u00fcr Ausl\u00e4nder und die Regeln f\u00fcr die Unterst\u00fctzung von B\u00fcrgern der Ukraine betrifft.<\/p>\n<hr\/>\n<h2>Wen genau betrifft die Verpflichtung zur pers\u00f6nlichen Vorsprache?<\/h2>\n<p> Die neuen Regeln gelten f\u00fcr Ausl\u00e4nder, die keine Staatsangeh\u00f6rigen sind: <\/p>\n<ul>\n<li>der EU-Mitgliedstaaten, der EFTA-Mitgliedstaaten, die Vertragsparteien des EWR-Abkommens sind, der Schweizerischen Eidgenossenschaft oder Familienangeh\u00f6rige der oben genannten Personen,<\/li>\n<li>Staatsangeh\u00f6rige des Vereinigten K\u00f6nigreichs, die Rechte aus dem Austrittsabkommen (sogenannte \u201eBrexit-Vertragsbeg\u00fcnstigte\u201d) in Anspruch nehmen, sowie deren Familienangeh\u00f6rige \u2013 in bestimmten F\u00e4llen.<\/li>\n<\/ul>\n<p><span class=\"bold\">Ausnahme<\/span>: Die Verpflichtung zur pers\u00f6nlichen Anwesenheit gilt nicht f\u00fcr Kinder, die auf dem Gebiet der Republik Polen geboren sind.<\/p>\n<p>In der Praxis bedeutet dies, dass die Regelung insbesondere f\u00fcr Staatsangeh\u00f6rige aus L\u00e4ndern au\u00dferhalb Europas (z. B. Asien, Amerika, Afrika) schwerwiegende Folgen haben wird, die in die Vorst\u00e4nde polnischer Unternehmen berufen werden, aber ihren st\u00e4ndigen Wohnsitz au\u00dferhalb Polens haben.<\/p>\n<hr\/>\n<h2>Wie sieht das Verfahren vor und nach den \u00c4nderungen aus?<\/h2>\n<h3>Bisher (bis Ende 2025)<\/h3>\n<ul>\n<li>konnte der Antrag durch einen Bevollm\u00e4chtigten oder per Post gestellt werden,<\/li>\n<li>die Beh\u00f6rden \u00fcberpr\u00fcften die Daten des Ausl\u00e4nders anhand beglaubigter Kopien von Dokumenten (oftmals Reisepass mit Apostille),<\/li>\n<li>das Vorstandsmitglied musste nicht extra nach Polen kommen, um eine PESEL-Nummer zu beantragen \u2013 was unter den gegenw\u00e4rtigen Gesch\u00e4ftsbedingungen eine praktische und kosteng\u00fcnstige L\u00f6sung war.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Wie ist die Situation seit dem 1. Januar 2026?<\/h3>\n<ul>\n<li>F\u00fcr bestimmte Ausl\u00e4nder erfordert der Antrag einen pers\u00f6nlichen Besuch bei der Beh\u00f6rde,<\/li>\n<li>es ist nicht m\u00f6glich, durch einen Bevollm\u00e4chtigten zu handeln,<\/li>\n<li>es kommen zus\u00e4tzliche organisatorische Elemente hinzu:<\/li>\n<ul>\n<li>die Notwendigkeit, nach Polen zu reisen,<\/li>\n<li>oftmals die Notwendigkeit der Unterst\u00fctzung durch einen vereidigten Dolmetscher, wenn der Ausl\u00e4nder die polnische Sprache nicht flie\u00dfend beherrscht,<\/li>\n<li>die Notwendigkeit, den Besuch bei der Beh\u00f6rde zu planen (Termine, f\u00fcr den Antrag zust\u00e4ndige Stelle, Unterlagen).<\/li>\n<\/ul>\n<\/ul>\n<p>Wichtig ist, dass ein Bevollm\u00e4chtigter zwar die pers\u00f6nliche Anwesenheit des Ausl\u00e4nders nicht ersetzen kann, die Unterst\u00fctzung durch einen Berater jedoch sehr hilfreich sein kann, damit der Antrag formal korrekt ist und nicht abgelehnt wird.<\/p>\n<hr\/>\n<h2>Was waren die Absichten des Gesetzgebers?<\/h2>\n<p> Aus der Begr\u00fcndung zum Gesetzentwurf geht hervor, dass die Hauptmotivation darin bestand: <\/p>\n<ul>\n<li>die PESEL-Nummer mit dem tats\u00e4chlichen Aufenthalt eines Ausl\u00e4nders auf polnischem Gebiet zu verkn\u00fcpfen,<\/li>\n<li>die Kontrolle und Qualit\u00e4t der Daten in staatlichen Registern zu verbessern,<\/li>\n<li>Missbrauch, z. B. im Zusammenhang mit Sozialleistungen, zu bek\u00e4mpfen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Im Laufe der Gesetzgebungsarbeiten wurde darauf hingewiesen, dass die Beh\u00f6rden Probleme mit der Identifizierung von Personen aus dem Ausland haben und es in den Registern F\u00e4lle gab, in denen dieselbe Person unter verschiedenen Identifikationsdaten gef\u00fchrt wurde, was eine eindeutige \u00dcberpr\u00fcfung der Identit\u00e4t erschwerte. Die L\u00f6sung soll gerade die pers\u00f6nliche \u00dcberpr\u00fcfung sein.<\/p>\n<p><span class=\"bold\">Gleichzeitig weisen Experten darauf hin, dass bei der Ausarbeitung der Vorschriften die Auswirkungen auf ausl\u00e4ndische Unternehmer, die in Polen t\u00e4tig sind und Ausl\u00e4nder in ihre Vorst\u00e4nde berufen, nicht ausreichend analysiert wurden<\/span>. In der Praxis sind Vorstandsmitglieder \u2013 obwohl sie formal keine PESEL-Nummer besitzen m\u00fcssen \u2013 ohne diese Identifikationsnummer oft nicht in der Lage, ihre Aufgaben effizient zu erf\u00fcllen. Dies ist auf die zunehmende Digitalisierung der Verwaltungs- und Steuerverfahren zur\u00fcckzuf\u00fchren: Die PESEL-Nummer ist oft erforderlich, um ein vertrauensw\u00fcrdiges Profil einzurichten, eine qualifizierte elektronische Signatur in polnischen Systemen zu erhalten und zu verwenden, E-Zustellungen (e-Dor\u0119czenia) zu bedienen sowie bestimmte Dokumente an Beh\u00f6rden zu unterzeichnen und zu versenden (z. B. Steuererkl\u00e4rungen) oder die Einreichung von Jahresabschl\u00fcssen im KRS-System. Die Einf\u00fchrung der Verpflichtung zur pers\u00f6nlichen Anwesenheit zur Erlangung einer PESEL-Nummer kann daher zu echten operativen Schwierigkeiten f\u00fcr Unternehmen f\u00fchren, die ausl\u00e4ndische Vorst\u00e4nde haben und keine st\u00e4ndige Anwesenheit dieser Personen in Polen planen.<\/p>\n<hr\/>\n<h2>Konsequenzen f\u00fcr Unternehmen und Vorstandsmitglieder<\/h2>\n<h3>Verl\u00e4ngerung der Prozesse und Anstieg der Kosten<\/h3>\n<p> Die Verpflichtung zur pers\u00f6nlichen Anwesenheit bedeutet: <\/p>\n<ul>\n<li>Organisation von Reisen (oft interkontinental),<\/li>\n<li>Kosten f\u00fcr Unterkunft, Logistik, Betreuung,<\/li>\n<li>Kosten f\u00fcr einen vereidigten \u00dcbersetzer,<\/li>\n<li>m\u00f6gliche Verz\u00f6gerungen bei der Durchf\u00fchrung von Unternehmensaktivit\u00e4ten (z. B. Aufnahme eines neuen Vorstandsmitglieds, Aktualisierung der Daten im KRS, CRBR).<\/li>\n<\/ul>\n<p class=\"blockquote-getsix\"><a href=\"https:\/\/getsix.de\/unsere-leistungen\/kfm-dienstleistungen-in-polen\/firmengruendung-in-polen\/\" class=\"link\">Firmengr\u00fcndung in Polen<\/a> \u2013 Unterst\u00fctzung durch getsix\u00ae. Planen Sie die Gr\u00fcndung einer Gesellschaft in Polen oder eine Umstrukturierung (z. B. die Berufung eines Vorstands mit ausl\u00e4ndischen Mitgliedern)? getsix\u00ae bietet umfassende und professionelle Dienstleistungen im Bereich der Gesellschaftsgr\u00fcndung und Unterst\u00fctzung in jeder Phase des Prozesses \u2013 von der Wahl der Rechtsform \u00fcber die Vorbereitung der Dokumente bis hin zur Registrierung und laufenden Formalit\u00e4ten.<\/p>\n<h3>Risiko der Blockierung wichtiger Pflichten des Unternehmens<\/h3>\n<p> Wenn der Vorstand keine PESEL-Nummer hat, kann es zu echten Problemen kommen bei: <\/p>\n<ul>\n<li>der fristgerechten Einreichung von Jahresabschl\u00fcssen,<\/li>\n<li>der Unterzeichnung von Steuererkl\u00e4rungen,<\/li>\n<li>der Beantragung und Einrichtung von elektronischen Signaturen oder Berechtigungen in \u00f6ffentlichen Verwaltungssystemen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>In der Praxis k\u00f6nnen Unternehmen gezwungen sein, auf Ersatzl\u00f6sungen zur\u00fcckzugreifen (z. B. Unterzeichnung durch einen professionellen Bevollm\u00e4chtigten), was jedoch ebenfalls Kosten verursacht und zus\u00e4tzliche organisatorische Ma\u00dfnahmen erfordert.<\/p>\n<hr\/>\n<h2>\u00c4nderung der Unternehmenspraxis \u2013 \u201elokales\u201d Vorstandsmitglied<\/h2>\n<p> Die neuen Vorschriften k\u00f6nnen einige Unternehmen dazu veranlassen: <\/p>\n<ul>\n<li>die Ernennung mindestens eines Vorstandsmitglieds, das polnischer Staatsb\u00fcrger oder Staatsb\u00fcrger der EU\/des EWR\/der Schweiz ist,<\/li>\n<li>die \u00c4nderung des Managementmodells in Kapitalgruppen,<\/li>\n<li>in extremen F\u00e4llen \u2013 die Aufgabe der Strukturen in Polen, wenn die Kosten und Hindernisse in keinem Verh\u00e4ltnis zum Umfang der Gesch\u00e4ftst\u00e4tigkeit stehen.<\/li>\n<\/ul>\n<hr\/>\n<h2>Werden die \u00c4nderungen tats\u00e4chlich Missbrauch einschr\u00e4nken?<\/h2>\n<p>Es ist anzumerken, dass einige Experten auf die begrenzte Wirksamkeit der \u00c4nderungen hinweisen. Selbst wenn ein Ausl\u00e4nder seine PESEL-Nummer in Polen pers\u00f6nlich erh\u00e4lt, kann er nach deren Vergabe weiterhin das Land verlassen. Letztendlich muss die Verpflichtung zur pers\u00f6nlichen Vorsprache das Problem der \u201efiktiven Anwesenheit\u201d nicht vollst\u00e4ndig l\u00f6sen, verursacht aber gleichzeitig erhebliche Kosten und Schwierigkeiten f\u00fcr die Unternehmen.<\/p>\n<hr\/>\n<h2>Wie kann man ein Unternehmen auf die \u00c4nderungen vorbereiten?<\/h2>\n<h3>Praktische Empfehlungen<\/h3>\n<p>Um formale L\u00e4hmungen und Verz\u00f6gerungen zu vermeiden, lohnt es sich, vorbeugende Ma\u00dfnahmen zu ergreifen:<\/p>\n<h4>1) Pr\u00fcfung der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung und der formalen Pflichten<\/h4>\n<p> \u00dcberpr\u00fcfen Sie: <\/p>\n<ul>\n<li>wer in der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung eine PESEL-Nummer hat,<\/li>\n<li>wer Berichte und Erkl\u00e4rungen unterzeichnet,<\/li>\n<li>welche Pflichten in Ihrer konkreten Konfiguration eine PESEL-Nummer erfordern (KRS, CRBR, e-Dor\u0119czenia, Steuern).<\/li>\n<\/ul>\n<h4>2) Planen Sie die Beantragung einer PESEL-Nummer im Voraus<\/h4>\n<p> F\u00fcr Ausl\u00e4nder au\u00dferhalb der EU\/des EWR\/der Schweiz kann die Beantragung einer PESEL-Nummer ein pers\u00f6nliches Erscheinen bei der Beh\u00f6rde erfordern, was mit einer Reise nach Polen und zus\u00e4tzlichem logistischen Aufwand (Termine, Dokumente, ggf. vereidigter \u00dcbersetzer) verbunden ist. In der Praxis bedeutet dies, dass der Prozess rechtzeitig im Voraus geplant werden sollte \u2013 am besten noch vor der \u00dcbernahme der Funktion im Vorstand oder parallel zur Berufung, um Verz\u00f6gerungen bei der Erf\u00fcllung der Pflichten der Gesellschaft zu vermeiden. <\/p>\n<h4>3) Sicherstellung von Alternativen f\u00fcr Unterschriften und Meldungen<\/h4>\n<p> Erw\u00e4gen Sie, einen Teil der T\u00e4tigkeiten einem professionellen Bevollm\u00e4chtigten (Rechtsberater\/Anwalt) zu \u00fcbertragen, wenn dies gerechtfertigt ist. Pr\u00fcfen Sie die M\u00f6glichkeit, Personen mit PESEL-Nummern als Administratoren in den Systemen einzusetzen (sofern zul\u00e4ssig). <\/p>\n<h4>4) Vorausplanung der Einreise von Ausl\u00e4ndern<\/h4>\n<p> Wenn Mitglieder der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung ohnehin nach Polen kommen, z. B. zu Besprechungen, zur Kontrolle des Unternehmens oder zu Hauptversammlungen, lohnt es sich, den Besuch mit dem PESEL-Verfahren zu verbinden. <\/p>\n<h4>5) Sprachliche und formale Unterst\u00fctzung<\/h4>\n<p> In vielen F\u00e4llen wird die Unterst\u00fctzung eines vereidigten \u00dcbersetzers und die korrekte Vorbereitung der Dokumente erforderlich sein. Formale Fehler k\u00f6nnen einen erneuten Besuch erforderlich machen. <\/p>\n<hr\/>\n<p> <span class=\"bold\">Rechtsgrundlage:<\/span> <\/p>\n<ul>\n<li>Gesetz vom 12. September 2025 zur \u00c4nderung bestimmter Gesetze zur \u00dcberpr\u00fcfung des Anspruchs auf Familienleistungen f\u00fcr Ausl\u00e4nder und zu den Bedingungen f\u00fcr die Hilfe f\u00fcr B\u00fcrger der Ukraine im Zusammenhang mit dem bewaffneten Konflikt auf dem Gebiet dieses Staates (Gesetzblatt 2025, Pos. 1301)<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Am 1. 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