{"id":19857,"date":"2026-04-24T10:56:35","date_gmt":"2026-04-24T09:56:35","guid":{"rendered":"https:\/\/hlb-poland.global\/?p=19857"},"modified":"2026-04-24T10:58:11","modified_gmt":"2026-04-24T09:58:11","slug":"selbstfakturierung-im-nationalen-e-rechnungssystem-in-polen-ksef-und-vorsteuerabzug","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hlb-poland.global\/de\/selbstfakturierung-im-nationalen-e-rechnungssystem-in-polen-ksef-und-vorsteuerabzug\/","title":{"rendered":"Selbstfakturierung im nationalen E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) und Vorsteuerabzug"},"content":{"rendered":"

\"Selbstfakturierung
\nDie Selbstfakturierung im nationalen E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) ist weiterhin zul\u00e4ssig<\/span>, doch nach dem individuellen Steuerbescheid des Direktors der Nationalen Steuerinformationsbeh\u00f6rde in Polen (KIS) vom 27. Februar 2026<\/span> kann dieses Verfahren nicht mehr lediglich als bequeme organisatorische L\u00f6sung betrachtet werden. Der Streit dreht sich nicht darum, ob Rechnungen vom K\u00e4ufer im Namen des Verk\u00e4ufers ausgestellt werden d\u00fcrfen<\/span>. Die eigentliche Frage stellt sich in der Phase der Rechnungsgenehmigung und betrifft den Zeitpunkt und die Form, in der diese Genehmigung erteilt werden sollte. Genau hier hat die polnische Steuerbeh\u00f6rde eine wesentlich strengere Haltung eingenommen, als es aus dem Wortlaut des polnischen Umsatzsteuergesetzes (VAT) selbst hervorgeht.<\/p>\n

F\u00fcr Unternehmen in Polen kommt es heute vor allem darauf an, zwischen zwei verschiedenen Ebenen<\/span> zu unterscheiden. Die erste ist der Wortlaut des Gesetzes, der eine Vereinbarung zwischen den Parteien und ein Rechnungsgenehmigungsverfahren vorschreibt, das technische Modell der Genehmigung jedoch nicht im Detail beschreibt. Die zweite ist die derzeitige Auslegungspraxis der Steuerbeh\u00f6rden, aus der folgt, dass der Verk\u00e4ufer die XML-Datei genehmigen sollte, bevor die Rechnung an das KSeF gesendet wird. Wenn ein Unternehmen in gro\u00dfem Umfang Selbstfakturierung nutzt, ist dieser Unterschied nicht mehr nur formaler Natur. Er wird zu einem operativen und steuerlichen Risikofaktor<\/span>.<\/p>\n

In der Praxis geht es nicht mehr nur darum, ob der K\u00e4ufer \u00fcber die erforderlichen Berechtigungen im System verf\u00fcgt. Ebenso wichtig ist es, dass das Unternehmen nachweisen kann, dass sein Modell zur Rechnungsfreigabe mit den gesetzlichen Bestimmungen, dem Wortlaut des Vertrags und dem derzeitigen Auslegungsrisiko in Polen im Einklang steht. Aus diesem Grund sollte nach der Einf\u00fchrung des obligatorischen KSeF die Selbstfakturierung nicht nur vom Buchhaltungsteam, sondern auch von den Verantwortlichen f\u00fcr Steuern in Polen, Dokumentenworkflow und Lieferantenbeziehungen<\/span> \u00fcberpr\u00fcft werden.<\/p>\n

F\u00fcr Unternehmen, die den Dokumentenworkflow und die Rechnungsfreigabe im Umfeld des Nationalen E-Invoicing-Systems in Polen (KSeF) effektiver organisieren m\u00f6chten, kann das Customer Invoice Portal von getsix\u00ae<\/a><\/span> eine n\u00fctzliche L\u00f6sung sein, das die \u00dcbermittlung von Dokumenten an die Buchhaltung, deren \u00dcberpr\u00fcfung und eine transparentere Verwaltung des Freigabeprozesses unterst\u00fctzt.<\/p>\n\n

Was ist Selbstfakturierung?<\/h2>\n

Selbstfakturierung<\/span> bedeutet, dass der K\u00e4ufer von Waren oder Dienstleistungen eine Rechnung im Namen und im Auftrag des Verk\u00e4ufers<\/span> ausstellt. Die Rechtsgrundlage bildet \u00a7 106d Abs. 1 des polnischen Umsatzsteuergesetzes (VAT)<\/span>. Nach dieser Bestimmung ist ein solches Modell zul\u00e4ssig, sofern die Parteien im Voraus eine Vereinbarung getroffen haben und diese Vereinbarung das Verfahren f\u00fcr die Genehmigung einzelner Rechnungen durch den Verk\u00e4ufer festlegt. Das Gesetz entzieht dem Verk\u00e4ufer somit nicht die Kontrolle \u00fcber das Dokument. Im Gegenteil, es geht eindeutig davon aus, dass der K\u00e4ufer nur im Rahmen eines vereinbarten Genehmigungsmechanismus im Namen des Verk\u00e4ufers Rechnungen ausstellen darf.<\/p>\n

Zudem muss eine im Rahmen des Selbstabrechnungsverfahrens ausgestellte Rechnung den Vermerk \u201eSelbstfakturierung“ enthalten. Dies ergibt sich aus Artikel 106e Absatz 1 Nummer 17 des polnischen Umsatzsteuergesetzes (VAT). Diese Anforderung ist nicht nur formaler Natur. Sie macht deutlich, dass das Dokument vom K\u00e4ufer im Rahmen eines besonderen Verfahrens ausgestellt wurde, bei dem die sp\u00e4tere Best\u00e4tigung des Rechnungsinhalts durch den Verk\u00e4ufer von besonderer Bedeutung ist.<\/p>\n

In der Praxis wird die Selbstfakturierung in Polen vor allem dann genutzt, wenn ein Unternehmen umfangreiche Dokumentenfl\u00fcsse organisieren, Abrechnungen mit Auftragnehmern beschleunigen oder das Risiko von Verz\u00f6gerungen seitens der Lieferanten und Subunternehmer verringern m\u00f6chte. Seit Jahren hat sich dieser Mechanismus in der Gesch\u00e4ftspraxis in Polen als n\u00fctzliche und grunds\u00e4tzlich steuerneutrale L\u00f6sung bew\u00e4hrt, vorausgesetzt, die Parteien hatten tats\u00e4chlich eine Vereinbarung getroffen und ein Genehmigungsverfahren ernsthaft angewandt. Diese praktische Erleichterung entbindet jedoch nicht von der Notwendigkeit, den gesamten Prozess korrekt zu dokumentieren.<\/span><\/p>\n

Es sei auch daran erinnert, dass die blo\u00dfe M\u00f6glichkeit f\u00fcr den K\u00e4ufer, eine Rechnung auszustellen, keine v\u00f6llige Freiheit bedeutet. Gem\u00e4\u00df Art. 88 Abs. 3a Nr. 5 des polnischen Umsatzsteuergesetzes bieten Rechnungen, die vom K\u00e4ufer gem\u00e4\u00df gesonderten Bestimmungen ausgestellt, vom Verk\u00e4ufer jedoch nicht akzeptiert<\/span> wurden, keine Grundlage f\u00fcr die Minderung der Ausgangssteuer oder die Erstattung der Vorsteuer. Diese Bestimmung ist nun von zentraler Bedeutung f\u00fcr die Risikobewertung von Unternehmen, die in Polen die Selbstfakturierung nutzen.<\/p>\n\n

Selbstfakturierung im KSeF in Polen \u2013 haben sich die Regeln wirklich ge\u00e4ndert?<\/h2>\n

Laut den offiziellen Unterlagen des polnischen Finanzministeriums sollte der Mechanismus der Selbstfakturierung im nationalen E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) unver\u00e4ndert bleiben. Das Ministerium stellt ausdr\u00fccklich fest, dass der K\u00e4ufer weiterhin Rechnungen im Namen des Verk\u00e4ufers ausstellen darf, sofern die Parteien eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben, und dass die wesentliche \u00c4nderung in der Notwendigkeit besteht, die entsprechenden Berechtigungen innerhalb des Systems zu erteilen. Das Ministerium betont zudem, dass der Mechanismus der Selbstfakturierung in Polen selbst und die damit verbundenen umsatzsteuerlichen Konsequenzen unver\u00e4ndert bleiben.<\/p>\n

Gleichzeitig hat das polnische Finanzministerium betont, dass 2026 eine \u00dcbergangsphase darstellt<\/span> und dass w\u00e4hrend dieser Zeit keine Strafen f\u00fcr Fehler im Zusammenhang mit der Nutzung des KSeF verh\u00e4ngt werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder Verfahrensfehler aus Sicht des Rechts auf Vorsteuerabzug in Polen neutral ist.<\/span><\/p>\n

Das Fehlen von Systemstrafen f\u00fcr Implementierungsfehler beseitigt nicht das Steuerrisiko, wenn die Beh\u00f6rde zu dem Schluss kommt, dass eine im Rahmen der Selbstfakturierung ausgestellte Rechnung nicht korrekt genehmigt wurde. Mit anderen Worten: Ein Unternehmen kann zwar Sanktionen f\u00fcr die Art und Weise der Systemnutzung vermeiden, dennoch aber in einen Streit \u00fcber den Vorsteuerabzug aus einem bestimmten Dokument geraten. Dies sind zwei getrennte Bewertungsbereiche.<\/span><\/p>\n

Aus diesem Grund muss die Selbstfakturierung nach der Einf\u00fchrung des obligatorischen nationalen E-Rechnungssystems in Polen (KSeF) umfassender als bisher betrachtet werden. Das System hat das Verfahren zwar nicht abgeschafft, aber die Bedeutung der technischen Form der Rechnung, der Genehmigungsmethode, des Pr\u00fcfpfads und der Abfolge der Schritte<\/span> deutlich erh\u00f6ht. F\u00fcr Unternehmen, die viele solcher Dokumente ausstellen, kann dies eine erhebliche Neugestaltung der internen Prozesse bedeuten.<\/p>\n\n

Wie sollte die Rechnungsgenehmigung bei der Selbstfakturierung aussehen?<\/h2>\n

Auf gesetzlicher Ebene ist die Antwort nicht so detailliert, wie es sich die polnischen Steuerbeh\u00f6rden w\u00fcnschen w\u00fcrden. Artikel 106d(1) des polnischen Umsatzsteuergesetzes (VAT)<\/span> verlangt, dass in der Vereinbarung das Verfahren zur Genehmigung einzelner Rechnungen durch den verkaufenden Steuerpflichtigen festgelegt wird, gibt jedoch keine direkten Hinweise auf die Form der Genehmigung, den Kommunikationskanal oder den Zeitpunkt, zu dem die Genehmigung erfolgen muss. Das Gesetz besagt auch nicht, dass sich die Genehmigung ausschlie\u00dflich auf die XML-Datei<\/span> beziehen muss.<\/p>\n

Aus diesem Grund herrschte in Polen viele Jahre lang die Auffassung vor, dass die Parteien in diesem Bereich \u00fcber eine erhebliche Vertragsfreiheit verf\u00fcgten. Sie konnten daher vereinbaren, dass die Genehmigung aktiv oder passiv erfolgen sollte, \u00fcber ein Dokumentenworkflow-System, per E-Mail oder durch das Ausbleiben von Einw\u00e4nden innerhalb einer festgelegten Frist. In der Praxis kam es vor allem darauf an, ob nachgewiesen werden konnte, dass der Verk\u00e4ufer die vom K\u00e4ufer ausgestellte Rechnung genehmigt hatte. Das Gesetz selbst schuf kein starres technologisches Modell.<\/p>\n

Nach der Einf\u00fchrung von KSeF wurde diese Flexibilit\u00e4t durch den neuen Wortlaut der Gesetzgebung nicht ausdr\u00fccklich aufgehoben. Aus den offiziellen Unterlagen des polnischen Finanzministeriums geht nach wie vor hervor, dass die Selbstfakturierung in Polen genauso funktioniert wie zuvor und dass die einzige \u00c4nderung darin besteht, dem K\u00e4ufer entsprechende Berechtigungen im System zu erteilen. Dies ist ein wichtiges Argument, da es zeigt, dass auf der Ebene der offiziellen Leitlinien der Schwerpunkt eher auf der Zugriffsverwaltung lag als auf der Einf\u00fchrung eines neuen und formalisierten Modells zur Genehmigung des Rechnungsinhalts.<\/p>\n

Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen dieses Thema auf die leichte Schulter nehmen d\u00fcrfen. In KSeF liegt die Rechnung als XML-Datei vor, und die KSeF-Nummer wird vom System automatisch vergeben, nachdem die E-Rechnung gesendet und in die Plattform aufgenommen wurde. Diese Nummer ist nicht Teil der XML-Datei selbst. Folglich sind der Zeitpunkt, zu dem das Dokument an das System gesendet wird, und der Zeitpunkt, zu dem es formell in den rechtlichen Verkehr gelangt, nun von gro\u00dfer Bedeutung f\u00fcr die Beurteilung, ob das Genehmigungsverfahren korrekt durchgef\u00fchrt wurde.<\/p>\n\n

Die restriktive Haltung der Steuerbeh\u00f6rde im KIS-Entscheid vom 27. Februar 2026<\/h2>\n

Im Mittelpunkt des Streits steht der individuelle Steuerbescheid, der vom Direktor der Nationalen Steuerinformationsbeh\u00f6rde in Polen (KIS) am 27. Februar 2026 unter dem Aktenzeichen 0112-KDIL1-3.4012.874.2025.2.KK<\/span> erlassen wurde. Der Fall betraf ein Unternehmen, das in Zusammenarbeit mit seinen Subunternehmern, die alle aktive Mehrwertsteuerzahler in Polen waren, die Selbstfakturierung nutzte. Das Unternehmen stellte Rechnungen in deren Namen und in deren Auftrag aus, wobei das Verfahren vertraglich geregelt war. Als das Unternehmen der obligatorischen Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems in Polen (KSeF) unterworfen wurde, stellte sich die Frage, wie solche Genehmigungen korrekt zu organisieren seien.<\/p>\n

Der Steuerpflichtige argumentierte, dass, da das polnische Umsatzsteuergesetz die Art der Genehmigung nicht im Detail regelt, auch eine L\u00f6sung akzeptabel sein sollte, bei der der Auftragnehmer die Rechnung nach deren \u00dcbermittlung an das KSeF<\/span> genehmigt. Alternativ erwog das Unternehmen, den Auftragnehmern einen fr\u00fcheren PDF-Entwurf der Rechnung zuzusenden, der die wesentlichen Transaktionsdaten enth\u00e4lt, jedoch noch nicht die KSeF-Nummer und noch nicht die endg\u00fcltige strukturierte Form. Die polnische Steuerbeh\u00f6rde lehnte beide Ans\u00e4tze ab.<\/p>\n

Nach Ansicht des Direktors der Nationalen Steuerinformationsbeh\u00f6rde (KIS) sollte die Genehmigung unmittelbar vor der rechtlichen Inverkehrbringung der Rechnung erfolgen, was in der Praxis bedeutet, dass sie vor dem Versand der XML-Datei an das KSeF<\/span> erfolgen muss. Die Beh\u00f6rde stellte zudem fest, dass dem Verk\u00e4ufer der Rechnungsinhalt im XML-Format zur Genehmigung vorgelegt werden m\u00fcsse, nicht ein PDF-Entwurf. In der Entscheidung wurde ferner betont, dass die Genehmigung aktiv oder passiv erfolgen kann, sich jedoch auf den XML-Inhalt beziehen und vor der \u00dcbermittlung der Rechnung an das System stattfinden muss.<\/p>\n

Dies stellt hohe Anforderungen an die Unternehmen in Polen<\/span>. In der Praxis bedeutet dies, dass der Prozess so gestaltet sein muss, dass der Verk\u00e4ufer das Dokument genehmigt, bevor es an KSeF \u00fcbermittelt wird. F\u00fcr Unternehmen, die gro\u00dfe Mengen an Rechnungen bearbeiten, kann dies eine erhebliche operative Belastung darstellen, den Dokumentenfluss verlangsamen und neue Kontrollschritte erforderlich machen.<\/p>\n\n

Warum diese Position ernsthafte Zweifel aufwirft<\/h2>\n

Das wichtigste Problem besteht darin, dass das polnische Umsatzsteuergesetz weder ausdr\u00fccklich die Genehmigung der XML-Datei vorschreibt, noch klar die Verpflichtung auferlegt, dass die Genehmigung erfolgen muss, bevor die Rechnung tats\u00e4chlich im nationalen E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) ausgestellt wird. Die Bestimmung bezieht sich auf ein Verfahren zur Genehmigung einzelner Rechnungen, l\u00e4sst jedoch offen, ob dies ein Schritt vor der Ausstellung des Dokuments im System oder Teil einer sp\u00e4teren \u00dcberpr\u00fcfung einer bereits erstellten Rechnung sein soll. Genau deshalb wirft die restriktive Auslegung der Beh\u00f6rde berechtigte Zweifel auf.<\/p>\n

Ein weiteres Argument ist, dass in den offiziellen Mitteilungen des polnischen Finanzministeriums gleichzeitig betont wird, dass die Selbstfakturierung im KSeF wie bisher funktioniert und dass die einzige \u00c4nderung in der Erteilung der entsprechenden Systemberechtigungen an den K\u00e4ufer besteht. H\u00e4tte der Gesetzgeber tats\u00e4chlich beabsichtigt, eine neue und strenge Verpflichtung zur Vorabgenehmigung der XML-Datei einzuf\u00fchren, w\u00e4re zu erwarten, dass sich dieser Grundsatz entweder in der Gesetzgebung selbst oder in den offiziellen Umsetzungsleitlinien deutlicher widerspiegeln w\u00fcrde. Derzeit fehlt es an dieser Klarheit.<\/span><\/p>\n

Die Zweifel sind auch praktischer Natur. XML ist ein technisches Format und nicht immer f\u00fcr die \u00dcberpr\u00fcfung durch Menschen geeignet. Nat\u00fcrlich ist es m\u00f6glich, eine lesbare Darstellung der in einer solchen Datei enthaltenen Daten zu erstellen, doch hat die Beh\u00f6rde in ihrer Entscheidung klar zwischen dem XML selbst und einem PDF-Entwurf unterschieden. Dies f\u00fchrt zu einem Spannungsverh\u00e4ltnis zwischen der technischen Funktionsweise des Systems und den Realit\u00e4ten des allt\u00e4glichen Dokumentenworkflows in einem gesch\u00e4ftlichen Umfeld.<\/p>\n

Es ist zudem wichtig, zwei getrennte Themen nicht zu verwechseln: die \u00dcbergangsfrist ohne Strafen f\u00fcr Fehler bei der Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems in Polen (KSeF) und die Sicherung des Rechts auf Vorsteuerabzug. Das Fehlen von Systemstrafen im Jahr 2026 bedeutet nicht automatisch, dass ein falsch gestalteter Selbstabrechnungsprozess steuerlich neutral ist. Deshalb sollten Unternehmen die Entscheidung des KIS als ernstzunehmendes Warnsignal betrachten, auch wenn sie mit deren Ausrichtung nicht einverstanden sind.<\/p>\n\n

Risiko des Verlusts des Vorsteuerabzugsrechts (VAT) \u2013 wo liegt die eigentliche Gefahr?<\/h2>\n

Das gr\u00f6\u00dfte Risiko besteht heute nicht darin, dass die Selbstfakturierung als solche in Polen unzul\u00e4ssig wird. Die eigentliche Gefahr entsteht dann, wenn die Steuerbeh\u00f6rde zu dem Schluss kommt, dass die vom K\u00e4ufer ausgestellte Rechnung nicht ordnungsgem\u00e4\u00df genehmigt<\/span> wurde. In diesem Fall kann sich die Beh\u00f6rde auf Artikel 88(3a)(5) des polnischen Mehrwertsteuergesetzes (VAT)<\/span> st\u00fctzen und das Recht auf Vorsteuerabzug aus diesem Dokument anfechten. Genau dieser Mechanismus wird in der Entscheidung des KIS vom 27. Februar 2026 mit einem fehlerhaften Genehmigungsverfahren in Verbindung gebracht.<\/p>\n

In der Praxis kann das Risiko besonders real sein, wenn ein Unternehmen:<\/p>\n