
{"id":20489,"date":"2026-06-19T11:14:26","date_gmt":"2026-06-19T10:14:26","guid":{"rendered":"https:\/\/hlb-poland.global\/?p=20489"},"modified":"2026-06-19T11:14:27","modified_gmt":"2026-06-19T10:14:27","slug":"das-nationale-e-rechnungssystem-ksef-in-polen-und-der-vorsteuerabzug-vat-rechnungen-innerhalb-und-ausserhalb-des-systems-sowie-pflichten-von-mehrwertsteuerbefreiten-steuerpflichtigen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hlb-poland.global\/de\/das-nationale-e-rechnungssystem-ksef-in-polen-und-der-vorsteuerabzug-vat-rechnungen-innerhalb-und-ausserhalb-des-systems-sowie-pflichten-von-mehrwertsteuerbefreiten-steuerpflichtigen\/","title":{"rendered":"Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen und der Vorsteuerabzug (VAT) \u2013 Rechnungen innerhalb und au\u00dferhalb des Systems sowie Pflichten von mehrwertsteuerbefreiten Steuerpflichtigen"},"content":{"rendered":"\n<p>Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen und der Vorsteuerabzug sind ein Thema, bei dem Unternehmen zwischen mehreren praktischen Szenarien unterscheiden m\u00fcssen: einer \u00fcber KSeF ausgestellten und empfangenen Rechnung, einer trotz der Verpflichtung zur Nutzung des Systems au\u00dferhalb des Systems ausgestellten Rechnung sowie einer im Offline- oder Offline24-Modus ausgestellten Rechnung. <span class=\"bold\">Die Art und Weise, wie das Dokument ausgestellt und empfangen wird, kann dar\u00fcber entscheiden, wann der K\u00e4ufer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.<\/span><\/p>\n\n\n\n<p>Auch die Situation von von der Mehrwertsteuer befreiten Steuerpflichtigen ist von Bedeutung. <span class=\"bold\">Eine Mehrwertsteuerbefreiung bedeutet nicht automatisch, dass ein Unternehmer nicht verpflichtet ist, Rechnungen \u00fcber das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen auszustellen<\/span>. Wenn die polnischen Vorschriften die Ausstellung einer Rechnung vorschreiben oder wenn der Unternehmer beschlie\u00dft, einen Verkauf mit einer Rechnung zu dokumentieren, muss dies in bestimmten F\u00e4llen \u00fcber KSeF erfolgen und kann nicht durch eine einfache Quittung oder einen einfachen Rechnungsbeleg ersetzt werden.<\/p>\n\n\n\n<p>In der Praxis sollten in Polen t\u00e4tige Unternehmen das KSeF aus zwei Perspektiven betrachten. Die erste betrifft den K\u00e4ufer und das Recht auf Vorsteuerabzug. Die zweite betrifft den Rechnungsaussteller, einschlie\u00dflich eines von der Mehrwertsteuer befreiten Steuerpflichtigen, der korrekt beurteilen muss, ob er zur Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems verpflichtet ist.<\/p>\n\n\n<div class=\"table-of-contents\"><p style=\"font-weight: 600; font-size: 20px; margin-bottom: 10px;\">In diesem Artikel:<\/p><ul class=\"menu\"><li><a href=\"#rechnungen-in-ksef-ausserhalb-von-ksef-und-offline-drei-unterschiedliche-steuerliche-sachverhalte-in-polen\">Rechnungen in KSeF, au\u00dferhalb von KSeF und offline \u2013 drei unterschiedliche steuerliche Sachverhalte in Polen<\/a><\/li><li><a href=\"#im-nationalen-e-rechnungssystem-ksef-in-polen-ausgestellte-rechnung-wann-entsteht-der-anspruch-auf-vorsteuerabzug\">Im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen ausgestellte Rechnung \u2013 wann entsteht der Anspruch auf Vorsteuerabzug?<\/a><\/li><li><a href=\"#rechnung-trotz-verpflichtung-ausserhalb-von-ksef-ausgestellt-kann-der-kaeufer-die-mehrwertsteuer-vat-abziehen\">Rechnung trotz Verpflichtung au\u00dferhalb von KSeF ausgestellt \u2013 kann der K\u00e4ufer die Mehrwertsteuer (VAT) abziehen?<\/a><\/li><li><a href=\"#wann-kann-die-mehrwertsteuer-vat-von-einer-rechnung-abgezogen-werden-die-ausserhalb-des-nationalen-e-rechnungssystems-eingegangen-ist\">Wann kann die Mehrwertsteuer (VAT) von einer Rechnung abgezogen werden, die au\u00dferhalb des nationalen E-Rechnungssystems eingegangen ist?<\/a><\/li><li><a href=\"#offline24-oder-offline-rechnung-wann-ist-die-ksef-nummer-entscheidend\">Offline24 oder Offline-Rechnung \u2013 wann ist die KSeF-Nummer entscheidend?<\/a><\/li><li><a href=\"#was-passiert-wenn-eine-offline-rechnung-spaeter-nicht-an-das-ksef-uebermittelt-wird\">Was passiert, wenn eine Offline-Rechnung sp\u00e4ter nicht an das KSeF \u00fcbermittelt wird?<\/a><\/li><li><a href=\"#mehrwertsteuerbefreite-steuerpflichtige-und-ksef-in-polen-warum-eine-mehrwertsteuerbefreiung-nicht-immer-bedeutet-dass-keine-pflichten-bestehen\">Mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige und KSeF in Polen \u2013 warum eine Mehrwertsteuerbefreiung nicht immer bedeutet, dass keine Pflichten bestehen<\/a><\/li><li><a href=\"#wann-muss-ein-von-der-umsatzsteuer-befreiter-unternehmer-eine-rechnung-im-ksef-format-ausstellen\">Wann muss ein von der Umsatzsteuer befreiter Unternehmer eine Rechnung im KSeF-Format ausstellen?<\/a><\/li><li><a href=\"#kann-ein-von-der-mehrwertsteuer-befreiter-steuerpflichtiger-anstelle-einer-rechnung-eine-quittung-ausstellen\">Kann ein von der Mehrwertsteuer befreiter Steuerpflichtiger anstelle einer Rechnung eine Quittung ausstellen?<\/a><\/li><li><a href=\"#uebergangsregelung-fuer-die-kleinsten-steuerpflichtigen-im-jahr-2026\">\u00dcbergangsregelung f\u00fcr die kleinsten Steuerpflichtigen im Jahr 2026<\/a><\/li><li><a href=\"#wie-sind-der-vorsteuerabzug-und-die-rechnungsstellung-im-nationalen-e-rechnungssystem-zu-organisieren\">Wie sind der Vorsteuerabzug und die Rechnungsstellung im Nationalen E-Rechnungssystem zu organisieren?<\/a><\/li><li><a href=\"#wichtige-hinweise-fuer-unternehmer-in-polen\">Wichtige Hinweise f\u00fcr Unternehmer in Polen<\/a><\/li><\/ul><\/div><script>\n        document.addEventListener(\"DOMContentLoaded\", function () {\n            document.querySelectorAll(\".table-of-contents a\").forEach(anchor => {\n                anchor.addEventListener(\"click\", function (e) {\n                    e.preventDefault();\n                    const targetId = this.getAttribute(\"href\").substring(1);\n                    const targetElement = document.getElementById(targetId);\n                    if (targetElement) {\n                        const offset = 123;\n                        const elementPosition = targetElement.getBoundingClientRect().top + window.scrollY;\n                        window.scrollTo({\n                            top: elementPosition - offset,\n                            behavior: \"smooth\"\n                        });\n                    }\n                });\n            });\n        });\n    <\/script>\n\n\n<hr\/><h2 id=\"rechnungen-in-ksef-ausserhalb-von-ksef-und-offline-drei-unterschiedliche-steuerliche-sachverhalte-in-polen\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Rechnungen in KSeF, au\u00dferhalb von KSeF und offline \u2013 drei unterschiedliche steuerliche Sachverhalte in Polen<\/h2>\n\n\n\n<p>Nach der Einf\u00fchrung der verpflichtenden Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems in Polen k\u00f6nnen Rechnungen unterschiedliche Auswirkungen auf den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs haben. Entscheidend ist, wie die Rechnung ausgestellt wurde, wie sie dem K\u00e4ufer zugestellt wurde und ob sie sp\u00e4ter an das KSeF \u00fcbermittelt wurde.<\/p>\n\n\n\n<p>In der Praxis sind drei grundlegende F\u00e4lle zu unterscheiden:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>eine direkt im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) ausgestellte Rechnung;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>eine Rechnung, die trotz der Verpflichtung zur Nutzung des Systems au\u00dferhalb des KSeF ausgestellt wurde;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>eine strukturierte Rechnung, die au\u00dferhalb des KSeF im Offline- oder Offline24-Modus ausgestellt wurde.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Diese Unterscheidung ist wichtig, da der Zeitpunkt des Eingangs f\u00fcr Umsatzsteuerzwecke je nach Art der Rechnung durch die KSeF-Nummer, den tats\u00e4chlichen Erhalt des Dokuments durch den K\u00e4ufer oder durch besondere Vorschriften f\u00fcr Rechnungen bestimmt werden kann, die im Offline- oder Offline24-Modus ausgestellt wurden.<\/p>\n\n\n\n<p>F\u00fcr buchhalterische Zwecke reicht es daher nicht aus, festzustellen, ob das Unternehmen \u00fcber das Dokument verf\u00fcgt. Es muss auch ermittelt werden, um welche Art von Dokument es sich handelt, ob es gem\u00e4\u00df dem strukturierten Rechnungsformat ausgestellt wurde und ob es an das nationale E-Rechnungssystem h\u00e4tte \u00fcbermittelt werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"im-nationalen-e-rechnungssystem-ksef-in-polen-ausgestellte-rechnung-wann-entsteht-der-anspruch-auf-vorsteuerabzug\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen ausgestellte Rechnung \u2013 wann entsteht der Anspruch auf Vorsteuerabzug?<\/h2>\n\n\n\n<p>Bei einer im KSeF ausgestellten Rechnung ist die Vergabe einer KSeF-Nummer entscheidend. Eine strukturierte Rechnung gilt an dem Tag als beim K\u00e4ufer eingegangen, an dem diese Nummer vergeben wird.<\/p>\n\n\n\n<p>Das bedeutet, dass bei Rechnungen, die auf standardm\u00e4\u00dfige Weise \u00fcber das System ausgestellt werden, der Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs an das Datum der Vergabe der KSeF-Nummer gekn\u00fcpft ist, sofern auch die \u00fcbrigen Voraussetzungen des polnischen Umsatzsteuergesetzes erf\u00fcllt sind. Der K\u00e4ufer kann die Vorsteuer abziehen, wenn der Einkauf mit steuerpflichtigen T\u00e4tigkeiten in Zusammenhang steht, die Steuerpflicht auf Seiten des Verk\u00e4ufers entstanden ist und keine Umst\u00e4nde vorliegen, die das Recht auf Vorsteuerabzug ausschlie\u00dfen.<\/p>\n\n\n\n<p><span class=\"bold\">Beispiel<\/span>: Ein Unternehmen erh\u00e4lt eine Einkaufsrechnung \u00fcber KSeF. Das System weist der Rechnung am 12. Mai 2026 eine KSeF-Nummer zu. Sind die \u00fcbrigen Voraussetzungen f\u00fcr den Vorsteuerabzug erf\u00fcllt, ist dieses Datum ma\u00dfgeblich f\u00fcr die Bestimmung des Zeitraums, in dem das Unternehmen die Vorsteuer abziehen darf.<\/p>\n\n\n\n<p>Aus praktischer Sicht erfordert dies, dass Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse anpassen. Unternehmen sollten regelm\u00e4\u00dfig Rechnungen aus dem nationalen E-Rechnungssystem in Polen herunterladen, die Daten der KSeF-Nummern\u00fcbermittlung \u00fcberwachen und sicherstellen, dass diese Daten korrekt mit ihren Umsatzsteueraufzeichnungen verkn\u00fcpft werden.<\/p>\n\n\n\n<link href=\"https:\/\/fonts.googleapis.com\/css2?family=Montserrat:wght@400;500;700;800&#038;display=swap\" rel=\"stylesheet\">\n<style>\n.kvat-outer, .kvat-outer * { box-sizing: border-box; margin: 0; padding: 0; }\n.kvat-outer {\n  container-type: inline-size;\n  container-name: kvat-block;\n  max-width: 760px;\n  width: 100%;\n  margin-bottom: 30px;\n  background: #fff;\n  border: 1.5px solid #c8d3d9;\n  border-radius: 6px;\n  padding: 44px 40px;\n  font-family: 'Montserrat', sans-serif;\n}\n.kvat-eyebrow {\n  font-size: 10px;\n  font-weight: 700;\n  letter-spacing: 2.5px;\n  text-transform: uppercase;\n  color: #bb0052;\n  margin-bottom: 6px !important;\n  word-break: normal !important;\n  hyphens: none !important;\n  -webkit-hyphens: none !important;\n}\n.kvat-title {\n  font-size: 26px;\n  font-weight: 800;\n  color: #005a77;\n  line-height: 1.25;\n  margin-bottom: 8px !important;\n  word-break: normal !important;\n  overflow-wrap: break-word !important;\n  hyphens: none !important;\n  -webkit-hyphens: none !important;\n}\n.kvat-sub {\n  font-size: 14px;\n  font-weight: 500;\n  color: #333;\n  line-height: 1.5;\n  margin-bottom: 0 !important;\n  word-break: normal !important;\n  overflow-wrap: break-word !important;\n  hyphens: none !important;\n  -webkit-hyphens: none !important;\n}\n\/* Cards row *\/\n.kvat-cols {\n  display: flex;\n  flex-direction: column;\n  gap: 14px;\n  margin-top: 20px !important;\n}\n.kvat-cols > * { background: transparent !important; margin: 0 !important; padding: 0 !important; }\n.kvat-card {\n  flex: 1;\n  min-width: 0;\n  background: #fff !important;\n  border: 1.5px solid #c8d3d9;\n  border-radius: 6px;\n  padding: 22px !important;\n  display: flex;\n  flex-direction: column;\n  justify-content: space-between;\n  gap: 16px;\n}\n.kvat-ctop {\n  display: flex;\n  flex-direction: column;\n  gap: 9px;\n}\n.kvat-cnum {\n  font-size: 22px;\n  font-weight: 800;\n  color: #bb0052;\n  line-height: 1;\n  margin-bottom: 0 !important;\n  word-break: normal !important;\n  hyphens: none !important;\n  -webkit-hyphens: none !important;\n}\n.kvat-ctitle {\n  font-size: 15px;\n  font-weight: 700;\n  color: #005a77;\n  line-height: 1.35;\n  margin-bottom: 0 !important;\n  word-break: normal !important;\n  overflow-wrap: break-word !important;\n  hyphens: none !important;\n  -webkit-hyphens: none !important;\n}\n.kvat-cbody {\n  font-size: 14px;\n  font-weight: 400;\n  color: #333;\n  line-height: 1.5;\n  margin-bottom: 0 !important;\n  word-break: normal !important;\n  overflow-wrap: break-word !important;\n  hyphens: none !important;\n  -webkit-hyphens: none !important;\n}\n\/* Bottom \"moment odliczenia\" box *\/\n.kvat-cbox {\n  background: #f0f3f5 !important;\n  border-radius: 6px;\n  padding: 12px !important;\n  display: flex;\n  flex-direction: column;\n  gap: 4px;\n  flex-shrink: 0;\n}\n.kvat-cbox-label {\n  font-size: 12px;\n  font-weight: 700;\n  letter-spacing: 1px;\n  text-transform: uppercase;\n  color: #005a77;\n  line-height: 1.3;\n  margin-bottom: 0 !important;\n  word-break: normal !important;\n  hyphens: none !important;\n  -webkit-hyphens: none !important;\n}\n.kvat-cbox-val {\n  font-size: 14px;\n  font-weight: 700;\n  color: #bb0052;\n  line-height: 1.35;\n  margin-bottom: 0 !important;\n  word-break: normal !important;\n  overflow-wrap: break-word !important;\n  hyphens: none !important;\n  -webkit-hyphens: none !important;\n}\n@container kvat-block (min-width: 560px) {\n  .kvat-cols { flex-direction: row; align-items: stretch; }\n}\n@supports not (container-type: inline-size) {\n  @media (min-width: 910px) { .kvat-cols { flex-direction: row; align-items: stretch; } }\n}\n@media (max-width: 480px) {\n  .kvat-outer { padding-left: 20px !important; padding-right: 20px !important; }\n}\n<\/style>\n<div class=\"kvat-outer\">\n  <p class=\"kvat-eyebrow\">Vorsteuerabzug in KSeF<\/p>\n  <p class=\"kvat-title\">Wann kann die Mehrwertsteuer abgezogen werden?<\/p>\n  <p class=\"kvat-sub\">Der f\u00fcr den Vorsteuerabzug ma\u00dfgebliche Zeitpunkt h\u00e4ngt davon ab, wie die Rechnung ausgestellt und empfangen wurde.<\/p>\n  <div class=\"kvat-cols\">\n    <div class=\"kvat-card\">\n      <div class=\"kvat-ctop\">\n        <p class=\"kvat-cnum\">01<\/p>\n        <p class=\"kvat-ctitle\">Rechnung in KSeF<\/p>\n        <p class=\"kvat-cbody\">Eine direkt im nationalen E-Rechnungssystem ausgestellte Rechnung. Sie gilt an dem Tag als eingegangen, an dem die KSeF-Nummer vergeben wird.<\/p>\n      <\/div>\n      <div class=\"kvat-cbox\">\n        <p class=\"kvat-cbox-label\">Zeitpunkt des Abzugs<\/p>\n        <p class=\"kvat-cbox-val\">Datum der Vergabe der KSeF-Nummer<\/p>\n      <\/div>\n    <\/div><div class=\"kvat-card\">\n      <div class=\"kvat-ctop\">\n        <p class=\"kvat-cnum\">02<\/p>\n        <p class=\"kvat-ctitle\">Rechnung trotz Verpflichtung au\u00dferhalb von KSeF ausgestellt<\/p>\n        <p class=\"kvat-cbody\">Eine Rechnung, die trotz der Verpflichtung zur Nutzung von KSeF au\u00dferhalb des Systems ausgestellt wurde (Papier, PDF). Das Recht auf Vorsteuerabzug bleibt in der Regel erhalten.<\/p>\n      <\/div>\n      <div class=\"kvat-cbox\">\n        <p class=\"kvat-cbox-label\">Zeitpunkt des Abzugs<\/p>\n        <p class=\"kvat-cbox-val\">Datum des tats\u00e4chlichen Eingangs des Dokuments<\/p>\n      <\/div>\n    <\/div><div class=\"kvat-card\">\n      <div class=\"kvat-ctop\">\n        <p class=\"kvat-cnum\">03<\/p>\n        <p class=\"kvat-ctitle\">Offline- \/ Offline24-Rechnung<\/p>\n        <p class=\"kvat-cbody\">Eine strukturierte Rechnung, die vor\u00fcbergehend au\u00dferhalb des Systems ausgestellt und fristgerecht an KSeF \u00fcbermittelt wird (Offline24 \u2014 in der Regel bis zum n\u00e4chsten Werktag).<\/p>\n      <\/div>\n      <div class=\"kvat-cbox\">\n        <p class=\"kvat-cbox-label\">Zeitpunkt des Abzugs<\/p>\n        <p class=\"kvat-cbox-val\">Datum der Vergabe der KSeF-Nummer<\/p>\n      <\/div>\n    <\/div>\n  <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"rechnung-trotz-verpflichtung-ausserhalb-von-ksef-ausgestellt-kann-der-kaeufer-die-mehrwertsteuer-vat-abziehen\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Rechnung trotz Verpflichtung au\u00dferhalb von KSeF ausgestellt \u2013 kann der K\u00e4ufer die Mehrwertsteuer (VAT) abziehen?<\/h2>\n\n\n\n<p>Anders ist die Situation zu beurteilen, wenn der Verk\u00e4ufer verpflichtet war, eine Rechnung \u00fcber KSeF auszustellen, diese jedoch au\u00dferhalb des Systems ausgestellt hat, beispielsweise in Papierform oder als PDF-Datei. Dieses Szenario hat viele Zweifel aufgeworfen, da Steuerpflichtige bef\u00fcrchteten, dass eine ohne Nutzung von KSeF ausgestellte Rechnung den K\u00e4ufer daran hindern w\u00fcrde, die Mehrwertsteuer abzuziehen.<\/p>\n\n\n\n<p>Die derzeitige Auslegungspraxis des Leiters der Nationalen Steuerinformationsstelle (KIS) ist f\u00fcr die Steuerpflichtigen g\u00fcnstig. <span class=\"bold\">Die blo\u00dfe Tatsache, dass der Aussteller KSeF trotz bestehender Verpflichtung nicht genutzt hat, sollte dem K\u00e4ufer nicht automatisch das Recht auf Vorsteuerabzug entziehen<\/span>, vorausgesetzt, die Rechnung belegt einen tats\u00e4chlichen Gesch\u00e4ftsvorfall, erf\u00fcllt die formalen Anforderungen und der K\u00e4ufer erf\u00fcllt die allgemeinen Voraussetzungen f\u00fcr den Vorsteuerabzug. Ein Versto\u00df seitens des Ausstellers mag f\u00fcr dessen eigene Verpflichtungen relevant sein, bedeutet jedoch an sich nicht, dass der K\u00e4ufer das Recht auf Vorsteuerabzug verliert.<\/p>\n\n\n\n<p>F\u00fcr den K\u00e4ufer ist daher nicht die technische Unvollst\u00e4ndigkeit des nationalen E-Rechnungssystems in Polen entscheidend, sondern die Frage, ob das Dokument als g\u00fcltige Rechnung angesehen werden kann und ob es einen tats\u00e4chlichen Gesch\u00e4ftsvorfall belegt.<\/p>\n\n\n\n<p>In der Praxis empfiehlt es sich, vor dem Vorsteuerabzug aus einer solchen Rechnung Folgendes zu pr\u00fcfen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>ob die Rechnung die erforderlichen Angaben enth\u00e4lt, darunter die Daten der Vertragsparteien, die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, die Beschreibung des Gesch\u00e4ftsvorfalls, die Nettobetr\u00e4ge, die Mehrwertsteuers\u00e4tze und die Mehrwertsteuerbetr\u00e4ge;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>ob der Kauf mit einer steuerpflichtigen Gesch\u00e4ftst\u00e4tigkeit in Zusammenhang steht;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>ob Umst\u00e4nde vorliegen, die das Recht auf Vorsteuerabzug ausschlie\u00dfen;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>ob das Unternehmen \u00fcber einen Nachweis f\u00fcr den Erhalt der Rechnung verf\u00fcgt;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>ob der Gesch\u00e4ftsvorfall tats\u00e4chlich stattgefunden hat.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Eine Rechnung, die trotz der Verpflichtung zur Nutzung des KSeF-Systems au\u00dferhalb dieses Systems ausgestellt wurde, sollte daher nicht automatisch abgelehnt werden. Sie erfordert jedoch eine ordnungsgem\u00e4\u00dfe Dokumentation und entsprechende Erfassung in den Umsatzsteueraufzeichnungen.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"wann-kann-die-mehrwertsteuer-vat-von-einer-rechnung-abgezogen-werden-die-ausserhalb-des-nationalen-e-rechnungssystems-eingegangen-ist\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Wann kann die Mehrwertsteuer (VAT) von einer Rechnung abgezogen werden, die au\u00dferhalb des nationalen E-Rechnungssystems eingegangen ist?<\/h2>\n\n\n\n<p>Erh\u00e4lt der K\u00e4ufer eine gew\u00f6hnliche Rechnung au\u00dferhalb des nationalen E-Rechnungssystems in Polen, obwohl der Verk\u00e4ufer sie \u00fcber KSeF h\u00e4tte ausstellen m\u00fcssen, richtet sich der Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs in der Regel nach dem Datum, an dem der K\u00e4ufer die Rechnung tats\u00e4chlich erhalten hat. Dies gilt, wenn das Dokument in Papierform oder in elektronischer Form, beispielsweise als PDF-Datei, ausgestellt wurde und nicht als strukturierte Rechnung im Offline- oder Offline24-Modus.<\/p>\n\n\n\n<p>Der K\u00e4ufer muss nicht auf die m\u00f6gliche sp\u00e4tere \u00dcbermittlung eines solchen Dokuments an das KSeF warten, sofern die Rechnung einen tats\u00e4chlichen Gesch\u00e4ftsvorfall belegt, die formalen Anforderungen erf\u00fcllt, die Steuerpflicht auf Seiten des Verk\u00e4ufers entstanden ist und der Kauf zum Vorsteuerabzug berechtigt.<\/p>\n\n\n\n<p><span class=\"bold\">Beispielsweise<\/span> erh\u00e4lt ein Unternehmer im Juni 2026 eine PDF-Rechnung von einem Auftragnehmer, der diese eigentlich \u00fcber das nationale E-Rechnungssystem h\u00e4tte ausstellen m\u00fcssen. Das Dokument best\u00e4tigt eine tats\u00e4chliche Warenlieferung, enth\u00e4lt die erforderlichen Angaben und der Kauf dient einer steuerpflichtigen T\u00e4tigkeit. In dieser Situation <span class=\"bold\">kann der K\u00e4ufer den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs anhand des Datums des tats\u00e4chlichen Rechnungseingangs bestimmen<\/span> und muss sich nicht nach dem sp\u00e4teren Datum richten, an dem die Rechnung m\u00f6glicherweise bei KSeF eingereicht wird.<\/p>\n\n\n\n<p>Dieser Ansatz ist in der Praxis von Bedeutung. M\u00fcsste der K\u00e4ufer auf das Handeln des Lieferanten warten, k\u00f6nnte er aus Gr\u00fcnden, die au\u00dferhalb seiner direkten Kontrolle liegen, daran gehindert werden, die Mehrwertsteuer (VAT) fristgerecht abzuf\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n<p>Dies bedeutet jedoch nicht, dass Rechnungen, die au\u00dferhalb des nationalen E-Rechnungssystems ausgestellt wurden, genau genauso behandelt werden k\u00f6nnen wie Standardrechnungen aus dem System. Zu Beweiszwecken empfiehlt es sich, Unterlagen aufzubewahren, die das Datum des Rechnungseingangs und die tats\u00e4chliche Durchf\u00fchrung der Transaktion best\u00e4tigen. Dazu k\u00f6nnen das Datum des Eingangs einer E-Mail, ein Eintrag in einem elektronischen Dokumenten-Workflow-System, die Empfangsbest\u00e4tigung eines Papierdokuments, eine Zahlungsbest\u00e4tigung, ein Abnahmeprotokoll oder der Schriftverkehr mit dem Auftragnehmer geh\u00f6ren.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"offline24-oder-offline-rechnung-wann-ist-die-ksef-nummer-entscheidend\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Offline24 oder Offline-Rechnung \u2013 wann ist die KSeF-Nummer entscheidend?<\/h2>\n\n\n\n<p>Rechnungen, die im Offline-Modus ausgestellt werden, erfordern eine gesonderte Betrachtung. Nicht jede Rechnung, die au\u00dferhalb des Nationalen E-Rechnungssystems ausgestellt wird, ist eine gew\u00f6hnliche Papier- oder elektronische Rechnung, die unter Versto\u00df gegen die Systemanforderungen ausgestellt wurde. In bestimmten Situationen kann ein Steuerpflichtiger eine Rechnung gem\u00e4\u00df dem strukturierten Rechnungsformat erstellen, diese jedoch vor\u00fcbergehend au\u00dferhalb des KSeF ausstellen.<\/p>\n\n\n\n<p>Dies gilt unter anderem f\u00fcr den Offline24-Modus sowie f\u00fcr Situationen, in denen das System nicht verf\u00fcgbar ist. Eine in einem solchen Modus erstellte Rechnung sollte dann innerhalb der f\u00fcr diesen Modus geltenden Frist an das nationale E-Rechnungssystem \u00fcbermittelt werden. Im Falle des Offline24-Modus sollte dies in der Regel sp\u00e4testens am n\u00e4chsten Werktag nach Ausstellung der Rechnung erfolgen. Nach der \u00dcbermittlung an das System erh\u00e4lt die Rechnung eine KSeF-Nummer.<\/p>\n\n\n\n<p>In solchen F\u00e4llen kann der Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs an das Datum gekn\u00fcpft sein, an dem die KSeF-Nummer vergeben wird. Dies liegt daran, dass das Dokument als strukturierte Rechnung erstellt wurde und an das nationale E-Rechnungssystem \u00fcbermittelt werden muss.<\/p>\n\n\n\n<p><span class=\"bold\">Beispiel<\/span>: Ein Lieferant stellt am 8. Juli 2026 eine Rechnung im Offline24-Modus aus. Der K\u00e4ufer erh\u00e4lt sie noch am selben Tag, doch die Rechnung wird erst am 9. Juli 2026 an KSeF \u00fcbermittelt und erh\u00e4lt dort eine KSeF-Nummer. <span class=\"bold\">F\u00fcr die Feststellung des Rechnungseingangs kann das Datum der Vergabe der KSeF-Nummer ma\u00dfgeblich sein.<\/span><\/p>\n\n\n\n<p>In diesem Zusammenhang ist es besonders wichtig zu kl\u00e4ren, ob es sich bei dem vom K\u00e4ufer erhaltenen Dokument um eine gew\u00f6hnliche, au\u00dferhalb des KSeF ausgestellte Rechnung oder um eine im Offline-Modus ausgestellte strukturierte Rechnung handelt. Diese Unterscheidung kann sich auf den Zeitraum auswirken, in dem der Steuerpflichtige die Vorsteuer abzieht.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"was-passiert-wenn-eine-offline-rechnung-spaeter-nicht-an-das-ksef-uebermittelt-wird\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Was passiert, wenn eine Offline-Rechnung sp\u00e4ter nicht an das KSeF \u00fcbermittelt wird?<\/h2>\n\n\n\n<p>Ein praktisches Problem entsteht, wenn ein Lieferant eine Rechnung im Offline- oder Offline24-Modus ausstellt, diese dann aber nicht an das nationale E-Rechnungssystem \u00fcbermittelt. In einem solchen Fall kann der K\u00e4ufer m\u00f6glicherweise die KSeF-Nummer nicht \u00fcberpr\u00fcfen, obwohl er im Besitz des Dokuments ist und die Transaktion stattgefunden hat.<\/p>\n\n\n\n<p>Aktuelle individuelle Steuerausk\u00fcnfte weisen darauf hin, dass der K\u00e4ufer das Recht auf Vorsteuerabzug nicht automatisch verlieren sollte, nur weil der Lieferant die Rechnung nicht an das System \u00fcbermittelt hat. Wenn der K\u00e4ufer im Besitz der Rechnung ist, die Transaktion tats\u00e4chlich stattgefunden hat und die allgemeinen Voraussetzungen f\u00fcr den Vorsteuerabzug erf\u00fcllt sind, kann der Vorsteuerabzug m\u00f6glicherweise auf der Grundlage des beim K\u00e4ufer vorliegenden Dokuments erfolgen.<\/p>\n\n\n\n<p>In einer solchen Situation kommt der Dokumentation besondere Bedeutung zu. Der K\u00e4ufer sollte die Rechnung, den Empfangsnachweis, Unterlagen zur Best\u00e4tigung der Erbringung der Dienstleistung oder der Lieferung, Zahlungsnachweise sowie jegliche Korrespondenz mit dem Auftragnehmer bez\u00fcglich der \u00dcbermittlung der Rechnung an das KSeF-System aufbewahren.<\/p>\n\n\n\n<p>Aus Gr\u00fcnden der Steuersicherheit lohnt es sich zudem, ein Verfahren f\u00fcr die Kontaktaufnahme mit Auftragnehmern zu erw\u00e4gen, wenn f\u00fcr eine Rechnung, die eigentlich im System h\u00e4tte eingereicht werden m\u00fcssen, keine KSeF-Nummer vorliegt. Dies tr\u00e4gt dazu bei, das Risiko einer fehlerhaften Umsatzsteuerabrechnung zu verringern, und erleichtert es, zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt die erforderliche Sorgfalt nachzuweisen.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"mehrwertsteuerbefreite-steuerpflichtige-und-ksef-in-polen-warum-eine-mehrwertsteuerbefreiung-nicht-immer-bedeutet-dass-keine-pflichten-bestehen\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige und KSeF in Polen \u2013 warum eine Mehrwertsteuerbefreiung nicht immer bedeutet, dass keine Pflichten bestehen<\/h2>\n\n\n\n<p>Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Situation von mehrwertsteuerbefreiten Steuerpflichtigen. In der Praxis gehen manche Unternehmer davon aus, dass die Verpflichtung zur Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems f\u00fcr sie nicht gilt, wenn sie keine aktiven Mehrwertsteuerpflichtigen sind. Diese Annahme kann falsch sein.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Umsatzsteuerbefreiung befreit ein Unternehmen nicht automatisch von seinen Rechnungsstellungspflichten. Wenn ein umsatzsteuerbefreiter Steuerpflichtiger zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet ist oder einen Verkauf freiwillig mit einer Rechnung dokumentiert, sollte er pr\u00fcfen, ob diese Rechnung \u00fcber KSeF ausgestellt werden muss.<\/p>\n\n\n\n<p>Dies gilt insbesondere f\u00fcr Verk\u00e4ufe an andere Unternehmen. Wenn ein K\u00e4ufer, der steuerpflichtig ist, eine Rechnung verlangt, sollte der umsatzsteuerbefreite Steuerpflichtige diese ausstellen. Ist der Verk\u00e4ufer bereits der Verpflichtung zur Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems unterworfen, sollte eine solche Rechnung grunds\u00e4tzlich \u00fcber KSeF ausgestellt werden, sofern keine spezifische Ausnahmeregelung oder \u00dcbergangsbestimmung gilt.<\/p>\n\n\n\n<p>F\u00fcr umsatzsteuerbefreite Unternehmen bedeutet dies, dass die ordnungsgem\u00e4\u00dfe Handhabung von KSeF sowohl in technischer als auch in verfahrenstechnischer Hinsicht sichergestellt werden muss. Das Unternehmen sollte festlegen, wer Rechnungen ausstellt, wie der Zugriff auf das System verwaltet wird und wer die Daten \u00fcberpr\u00fcft.<\/p>\n\n\n\n<link href=\"https:\/\/fonts.googleapis.com\/css2?family=Montserrat:wght@400;500;700;800&#038;display=swap\" rel=\"stylesheet\">\n<style>\n.zvat-outer, .zvat-outer * { box-sizing: border-box; margin: 0; padding: 0; }\n.zvat-outer {\n  container-type: inline-size;\n  container-name: zvat-block;\n  max-width: 760px;\n  width: 100%;\n  margin-bottom: 30px;\n  background: #fff;\n  border: 1.5px solid #c8d3d9;\n  border-radius: 6px;\n  padding: 44px 40px;\n  font-family: 'Montserrat', sans-serif;\n}\n.zvat-eyebrow {\n  font-size: 10px;\n  font-weight: 700;\n  letter-spacing: 2.5px;\n  text-transform: uppercase;\n  color: #bb0052;\n  margin-bottom: 6px !important;\n  word-break: normal !important;\n  hyphens: none !important;\n  -webkit-hyphens: none !important;\n}\n.zvat-title {\n  font-size: 26px;\n  font-weight: 800;\n  color: #005a77;\n  line-height: 1.25;\n  margin-bottom: 8px !important;\n  word-break: normal !important;\n  overflow-wrap: break-word !important;\n  hyphens: none !important;\n  -webkit-hyphens: none !important;\n}\n.zvat-sub {\n  font-size: 14px;\n  font-weight: 500;\n  color: #333;\n  line-height: 1.5;\n  margin-bottom: 0 !important;\n  word-break: normal !important;\n  overflow-wrap: break-word !important;\n  hyphens: none !important;\n  -webkit-hyphens: none !important;\n}\n\/* Two cards *\/\n.zvat-cols {\n  display: flex;\n  flex-direction: column;\n  gap: 14px;\n  margin-top: 20px !important;\n  margin-bottom: 20px !important;\n}\n.zvat-cols > * { background: transparent !important; 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Wenn die Vorschriften eine Rechnung verlangen, muss eine Rechnung ausgestellt werden \u2014 auch bei Mehrwertsteuerbefreiung.<\/p>\n    <\/div>\n  <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"wann-muss-ein-von-der-umsatzsteuer-befreiter-unternehmer-eine-rechnung-im-ksef-format-ausstellen\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Wann muss ein von der Umsatzsteuer befreiter Unternehmer eine Rechnung im KSeF-Format ausstellen?<\/h2>\n\n\n\n<p>Ein von der Umsatzsteuer befreiter Unternehmer sollte besonders auf Situationen achten, in denen die polnischen Vorschriften eine Verpflichtung zur Rechnungsstellung vorsehen. Der wichtigste Fall betrifft die Anforderung einer Rechnung durch einen K\u00e4ufer, der ebenfalls Unternehmer ist.<\/p>\n\n\n\n<p>Verkauft ein von der Umsatzsteuer befreiter Steuerpflichtiger Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen und verlangt der K\u00e4ufer eine Rechnung, sollte der Verk\u00e4ufer eine solche ausstellen. Unterliegt der Verk\u00e4ufer der KSeF-Pflicht, sollte die Rechnung als strukturierte Rechnung im Nationalen E-Rechnungssystem ausgestellt werden, sofern keine spezifische Ausnahme oder \u00dcbergangsregelung gilt.<\/p>\n\n\n\n<p>Wenn der K\u00e4ufer keine Rechnung anfordert und der von der Umsatzsteuer befreite Steuerpflichtige nicht freiwillig eine ausstellt und keine spezifische Rechnungsstellungspflicht besteht, entsteht im Allgemeinen keine Verpflichtung zur Rechnungsstellung \u00fcber KSeF. Das nationale E-Rechnungssystem gilt f\u00fcr Rechnungen, nicht f\u00fcr jede m\u00f6gliche Methode der Umsatzdokumentation.<\/p>\n\n\n\n<p>Anders verh\u00e4lt es sich, wenn ein von der Umsatzsteuer befreiter Steuerpflichtiger sich freiwillig entscheidet, eine Rechnung auszustellen. Wird der Verkauf mit einer Rechnung dokumentiert, sollte der Steuerpflichtige diese nicht allein zur Umgehung von KSeF durch eine Quittung ersetzen, wenn das nach den Umsatzsteuervorschriften geeignete Dokument eine Rechnung ist.<\/p>\n\n\n\n<p><span class=\"bold\">Beispielsweise<\/span> erbringt ein Unternehmer, der von der Umsatzsteuerbefreiung Gebrauch macht, eine Dienstleistung f\u00fcr ein Unternehmen. Das Unternehmen fordert eine Rechnung an. Unterliegt der Unternehmer der KSeF-Pflicht, <span class=\"bold\">sollte er die Rechnung \u00fcber das nationale E-Rechnungssystem ausstellen, auch wenn auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist.<\/span><\/p>\n\n\n\n<p>In der Praxis bedeutet dies, dass ein von der Mehrwertsteuer befreiter Steuerpflichtiger \u00fcber ein Verfahren zur Ausstellung von Rechnungen in KSeF verf\u00fcgen sollte, auch wenn er solche Dokumente nur gelegentlich ausstellt. Ein geringes Rechnungsvolumen entbindet nicht von der Verpflichtung, Transaktionen korrekt zu dokumentieren, wenn eine Rechnung erforderlich ist oder wenn der Steuerpflichtige beschlie\u00dft, eine solche auszustellen.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"kann-ein-von-der-mehrwertsteuer-befreiter-steuerpflichtiger-anstelle-einer-rechnung-eine-quittung-ausstellen\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Kann ein von der Mehrwertsteuer befreiter Steuerpflichtiger anstelle einer Rechnung eine Quittung ausstellen?<\/h2>\n\n\n\n<p>Mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige fragen h\u00e4ufig, ob sie anstelle einer Rechnung eine Quittung ausstellen d\u00fcrfen. Die aktuelle Position der polnischen Steuerbeh\u00f6rden besagt, dass eine Quittung nicht mit einer Rechnung gleichzusetzen ist und nicht als willk\u00fcrlicher Ersatz f\u00fcr ein nach dem polnischen Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenes Dokument verwendet werden kann.<\/p>\n\n\n\n<p>Wenn die Vorschriften die Ausstellung einer Rechnung vorschreiben oder wenn der Steuerpflichtige beschlie\u00dft, einen Gesch\u00e4ftsvorfall mit einer Rechnung zu dokumentieren, sollte eine Rechnung ausgestellt werden, nicht eine Quittung. Dies gilt auch f\u00fcr mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige.<\/p>\n\n\n\n<p>Diese Unterscheidung ist besonders wichtig f\u00fcr Unternehmen, die bisher Quittungen verwendet haben, beispielsweise aufgrund ihrer Mehrwertsteuerbefreiung oder der besonderen Art ihrer T\u00e4tigkeit. Nach der Einf\u00fchrung des nationalen E-Rechnungssystems kann nicht davon ausgegangen werden, dass eine Quittung im Gesch\u00e4ftsverkehr zwischen Unternehmen automatisch eine Rechnung ersetzt.<\/p>\n\n\n\n<p><span class=\"bold\">Beispielsweise<\/span> erbringt eine Bildungseinrichtung, die von der Mehrwertsteuer befreit ist, eine Dienstleistung f\u00fcr einen Unternehmer. Wenn der K\u00e4ufer eine Rechnung anfordert, sollte die Einrichtung den Verkauf nicht mit einer Quittung dokumentieren, wenn das entsprechende Dokument eine Rechnung ist. Sobald die Einrichtung der KSeF-Pflicht unterliegt, sollte das Dokument \u00fcber das System ausgestellt werden, sofern nicht die entsprechende Ausnahmeregelung gilt.<\/p>\n\n\n\n<p>F\u00fcr mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige kann dies eine erhebliche organisatorische Umstellung bedeuten. Auch wenn sie keine Ausgangsmehrwertsteuer abf\u00fchren, k\u00f6nnen sie dennoch verpflichtet sein, die f\u00fcr die Rechnungsstellung im nationalen E-Rechnungssystem geltenden Instrumente und Verfahren zu nutzen.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"uebergangsregelung-fuer-die-kleinsten-steuerpflichtigen-im-jahr-2026\" class=\"wp-block-heading toc-header\">\u00dcbergangsregelung f\u00fcr die kleinsten Steuerpflichtigen im Jahr 2026<\/h2>\n\n\n\n<p>F\u00fcr die kleinsten Steuerpflichtigen in Polen wurde f\u00fcr das Jahr 2026 eine \u00dcbergangsl\u00f6sung eingef\u00fchrt. Bis Ende 2026 d\u00fcrfen Rechnungen au\u00dferhalb des nationalen E-Rechnungssystems ausgestellt werden, sofern der Gesamtbruttowert der durch diese Rechnungen in einem bestimmten Monat dokumentierten Ums\u00e4tze 10.000 PLN nicht \u00fcbersteigt.<\/p>\n\n\n\n<p>Diese L\u00f6sung soll den kleinsten Unternehmern helfen, sich schrittweise an die neuen Vorschriften anzupassen. Es handelt sich jedoch nicht um eine dauerhafte Ausnahme vom KSeF. Nach Ablauf der \u00dcbergangsfrist oder nach \u00dcberschreiten der geltenden Grenzwerte muss der Steuerpflichtige die allgemeinen Vorschriften anwenden.<\/p>\n\n\n\n<p>Es ist zudem wichtig zu beachten, dass eine Verschiebung der Verpflichtung zur Rechnungsstellung \u00fcber KSeF nicht immer bedeutet, dass keine Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Empfang von Rechnungen bestehen. Ein Unternehmen kann \u00fcber das nationale E-Rechnungssystem Rechnungen von seinen Vertragspartnern erhalten, noch bevor es selbst mit der Rechnungsstellung \u00fcber das System beginnt. Aus diesem Grund sollten auch kleinere Unternehmen und mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige den Zugang zu KSeF sicherstellen und die entsprechenden Abl\u00e4ufe mit ihrer Buchhaltungsabteilung oder ihrem externen Buchhaltungsdienstleister vereinbaren.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"wie-sind-der-vorsteuerabzug-und-die-rechnungsstellung-im-nationalen-e-rechnungssystem-zu-organisieren\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Wie sind der Vorsteuerabzug und die Rechnungsstellung im Nationalen E-Rechnungssystem zu organisieren?<\/h2>\n\n\n\n<p>Die Nutzung des Nationalen E-Rechnungssystems erfordert von Unternehmen, sowohl den Prozess des Empfangs von Eingangsrechnungen als auch die Regeln f\u00fcr die Ausstellung von Ausgangsrechnungen zu organisieren. Dies gilt f\u00fcr aktive Umsatzsteuerpflichtige, aber auch f\u00fcr bestimmte von der Umsatzsteuer befreite Steuerpflichtige.<\/p>\n\n\n\n<link href=\"https:\/\/fonts.googleapis.com\/css2?family=Montserrat:wght@400;500;700;800&#038;display=swap\" rel=\"stylesheet\">\n<style>\n.pkse-outer, .pkse-outer * { box-sizing: border-box; margin: 0; padding: 0; }\n.pkse-outer {\n  container-type: inline-size;\n  container-name: pkse-block;\n  max-width: 760px;\n  width: 100%;\n  margin-bottom: 30px;\n  background: #fff;\n  border: 1.5px solid #c8d3d9;\n  border-radius: 6px;\n  padding: 44px 40px;\n  font-family: 'Montserrat', sans-serif;\n}\n.pkse-eyebrow {\n  font-size: 10px;\n  font-weight: 700;\n  letter-spacing: 2.5px;\n  text-transform: uppercase;\n  color: #bb0052;\n  margin-bottom: 6px !important;\n  word-break: normal !important;\n  hyphens: none !important;\n  -webkit-hyphens: none !important;\n}\n.pkse-title {\n  font-size: 26px;\n  font-weight: 800;\n  color: #005a77;\n  line-height: 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    <p class=\"pkse-itext\">Identifizierung von Rechnungen, die \u00fcber KSeF und au\u00dferhalb von KSeF eingegangen sind<\/p>\n    <\/div>\n    <div class=\"pkse-item\">\n      <div class=\"pkse-check\" aria-hidden=\"true\"><svg viewBox=\"0 0 11 11\" fill=\"none\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M1.5 5.5L4.5 8.5L9.5 2.5\" stroke=\"#005a77\" stroke-width=\"1.5\" stroke-linecap=\"round\" stroke-linejoin=\"round\"\/><\/svg><\/div>\n      <p class=\"pkse-itext\">\u00dcberwachung der Vergabedaten von KSeF-Nummern<\/p>\n    <\/div>\n    <div class=\"pkse-item\">\n      <div class=\"pkse-check\" aria-hidden=\"true\"><svg viewBox=\"0 0 11 11\" fill=\"none\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M1.5 5.5L4.5 8.5L9.5 2.5\" stroke=\"#005a77\" stroke-width=\"1.5\" stroke-linecap=\"round\" stroke-linejoin=\"round\"\/><\/svg><\/div>\n      <p class=\"pkse-itext\">Dokumentation des tats\u00e4chlichen Eingangsdatums von Rechnungen au\u00dferhalb des Systems<\/p>\n    <\/div>\n    <div class=\"pkse-item\">\n      <div class=\"pkse-check\" aria-hidden=\"true\"><svg viewBox=\"0 0 11 11\" fill=\"none\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M1.5 5.5L4.5 8.5L9.5 2.5\" stroke=\"#005a77\" stroke-width=\"1.5\" stroke-linecap=\"round\" stroke-linejoin=\"round\"\/><\/svg><\/div>\n      <p class=\"pkse-itext\">Kennzeichnung von Rechnungen, die im Offline- oder Offline24-Modus ausgestellt wurden<\/p>\n    <\/div>\n    <div class=\"pkse-item\">\n      <div class=\"pkse-check\" aria-hidden=\"true\"><svg viewBox=\"0 0 11 11\" fill=\"none\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M1.5 5.5L4.5 8.5L9.5 2.5\" stroke=\"#005a77\" stroke-width=\"1.5\" stroke-linecap=\"round\" stroke-linejoin=\"round\"\/><\/svg><\/div>\n      <p class=\"pkse-itext\">\u00dcberpr\u00fcfung, ob Offline-Rechnungen sp\u00e4ter an KSeF \u00fcbermittelt wurden<\/p>\n    <\/div>\n    <div class=\"pkse-item\">\n      <div class=\"pkse-check\" aria-hidden=\"true\"><svg viewBox=\"0 0 11 11\" fill=\"none\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M1.5 5.5L4.5 8.5L9.5 2.5\" stroke=\"#005a77\" stroke-width=\"1.5\" stroke-linecap=\"round\" stroke-linejoin=\"round\"\/><\/svg><\/div>\n      <p class=\"pkse-itext\">Umgang mit F\u00e4llen, in denen ein Vertragspartner eine Rechnung au\u00dferhalb von KSeF ausstellt, obwohl er zur Nutzung des Systems verpflichtet ist<\/p>\n    <\/div>\n    <div class=\"pkse-item\">\n      <div class=\"pkse-check\" aria-hidden=\"true\"><svg viewBox=\"0 0 11 11\" fill=\"none\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M1.5 5.5L4.5 8.5L9.5 2.5\" stroke=\"#005a77\" stroke-width=\"1.5\" stroke-linecap=\"round\" stroke-linejoin=\"round\"\/><\/svg><\/div>\n      <p class=\"pkse-itext\">Regeln f\u00fcr die Ausstellung von Rechnungen durch mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige<\/p>\n    <\/div>\n    <div class=\"pkse-item\">\n      <div class=\"pkse-check\" aria-hidden=\"true\"><svg viewBox=\"0 0 11 11\" fill=\"none\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M1.5 5.5L4.5 8.5L9.5 2.5\" stroke=\"#005a77\" stroke-width=\"1.5\" stroke-linecap=\"round\" stroke-linejoin=\"round\"\/><\/svg><\/div>\n      <p class=\"pkse-itext\">\u00dcberpr\u00fcfung, dass kein Rechnungsbeleg f\u00e4lschlicherweise anstelle einer Rechnung verwendet wird<\/p>\n    <\/div>\n    <div class=\"pkse-item\">\n      <div class=\"pkse-check\" aria-hidden=\"true\"><svg viewBox=\"0 0 11 11\" fill=\"none\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M1.5 5.5L4.5 8.5L9.5 2.5\" stroke=\"#005a77\" stroke-width=\"1.5\" stroke-linecap=\"round\" stroke-linejoin=\"round\"\/><\/svg><\/div>\n      <p class=\"pkse-itext\">Aufgabenteilung: Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung<\/p>\n    <\/div>\n  <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p>Auf der Einkaufsseite sollte das Unternehmen festlegen, wie es in KSeF eingegangene Rechnungen, au\u00dferhalb des Systems \u00fcbermittelte Rechnungen und Offline-Rechnungen identifiziert.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Besonders wichtig ist die korrekte Ermittlung des Rechnungserhaltdatums und des Zeitraums, in dem die Mehrwertsteuer abgezogen werden kann.<\/p>\n\n\n\n<p>Auf der Verkaufsseite sollte das Unternehmen festlegen, wann es verpflichtet ist, eine Rechnung \u00fcber das nationale E-Rechnungssystem auszustellen. Dies gilt auch f\u00fcr umsatzsteuerbefreite Unternehmen, wenn sie auf Wunsch des K\u00e4ufers Rechnungen ausstellen oder Verk\u00e4ufe freiwillig mit Rechnungen dokumentieren.<\/p>\n\n\n\n<p>In der Praxis empfiehlt es sich, Verfahren einzuf\u00fchren, die folgende Punkte abdecken:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Identifizierung von Rechnungen, die \u00fcber KSeF und au\u00dferhalb von KSeF eingegangen sind;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>\u00dcberwachung der Vergabedaten von KSeF-Nummern;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Dokumentation des tats\u00e4chlichen Eingangsdatums von Rechnungen au\u00dferhalb des Systems;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Kennzeichnung von Rechnungen, die im Offline- oder Offline24-Modus ausgestellt wurden;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>\u00dcberpr\u00fcfung, ob Offline-Rechnungen sp\u00e4ter an KSeF \u00fcbermittelt wurden;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Regeln f\u00fcr den Umgang mit F\u00e4llen, in denen ein Vertragspartner eine Rechnung au\u00dferhalb von KSeF ausstellt, obwohl er zur Nutzung des Systems verpflichtet ist;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Regeln f\u00fcr die Ausstellung von Rechnungen durch mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>\u00dcberpr\u00fcfung, dass kein Rechnungsbeleg f\u00e4lschlicherweise anstelle einer Rechnung verwendet wird;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Aufgabenteilung zwischen Vertriebsabteilung, Einkaufsabteilung, Buchhaltung und Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>In Polen t\u00e4tige Unternehmen sollten das nationale E-Rechnungssystem als Prozess\u00e4nderung und nicht nur als technische \u00c4nderung betrachten. Das System wirkt sich auf die Rechnungsstellung, die Buchhaltung, die Umsatzsteuerabrechnungen, die Dokumentenarchivierung und die Kommunikation mit Vertragspartnern aus.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"blockquote-getsix\">getsix\u00ae unterst\u00fctzt Unternehmer in den Bereichen <a href=\"https:\/\/getsix.de\/unsere-leistungen\/buchhaltung-polen\/\" class=\"link\">Buchhaltung in Polen<\/a>, <a href=\"https:\/\/getsix.de\/unsere-leistungen\/steuerberatung-in-polen\/mehrwertsteuer-in-polen-und-europa\/\" class=\"link\">Mehrwertsteuerabrechnungen in Polen<\/a> und Europa sowie <a href=\"https:\/\/getsix.de\/unsere-leistungen\/steuerberatung-in-polen\/\" class=\"link\">Steuerberatung in Polen<\/a>. In der Praxis sollte besonderes Augenmerk auf die korrekte Klassifizierung von Rechnungen, die Festlegung des Zeitpunkts des Umsatzsteuerabzugs und die sichere Erfassung von Belegen in den Steuerabrechnungen gelegt werden.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"wichtige-hinweise-fuer-unternehmer-in-polen\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Wichtige Hinweise f\u00fcr Unternehmer in Polen<\/h2>\n\n\n\n<p>Die Regeln f\u00fcr den Vorsteuerabzug nach der Einf\u00fchrung des nationalen E-Rechnungssystems h\u00e4ngen davon ab, wie die Rechnung ausgestellt und empfangen wurde. Bei einer im KSeF ausgestellten Rechnung ist das Datum ma\u00dfgeblich, an dem die KSeF-Nummer vergeben wurde. Bei einer Rechnung, die trotz der Verpflichtung zur Nutzung des Systems au\u00dferhalb des KSeF ausgestellt wurde, kann der Vorsteuerabzug auf dem Datum basieren, an dem das Dokument tats\u00e4chlich eingegangen ist. Bei Offline- oder Offline24-Rechnungen ist eine zus\u00e4tzliche \u00dcberpr\u00fcfung erforderlich, um festzustellen, ob das Dokument sp\u00e4ter an KSeF \u00fcbermittelt wurde und wann es eine Systemnummer erhalten hat.<\/p>\n\n\n\n<p>Der K\u00e4ufer sollte nicht automatisch das Recht auf Vorsteuerabzug verlieren, nur weil der Verk\u00e4ufer die Rechnung au\u00dferhalb des nationalen E-Rechnungssystems ausgestellt hat. Allerdings muss es sich um einen echten Gesch\u00e4ftsvorfall handeln, die Rechnung muss korrekt sein und die allgemeinen Voraussetzungen f\u00fcr den Vorsteuerabzug m\u00fcssen erf\u00fcllt sein.<\/p>\n\n\n\n<p>Auch mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige sollten ihre Verpflichtungen pr\u00fcfen. Eine Mehrwertsteuerbefreiung bedeutet nicht, dass ein Unternehmer das KSeF grunds\u00e4tzlich umgehen darf. Wenn er zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet ist, beispielsweise auf Verlangen eines anderen Unternehmers, oder wenn er einen Verkauf freiwillig mit einer Rechnung dokumentiert, sollte er pr\u00fcfen, ob die Rechnung \u00fcber das nationale E-Rechnungssystem ausgestellt werden muss. Eine Quittung ist in Situationen, die unter die Mehrwertsteuer-Rechnungsstellungsvorschriften fallen, kein frei austauschbarer Ersatz f\u00fcr eine Rechnung.<\/p>\n\n\n\n<p>F\u00fcr Unternehmen ist es am sichersten, Verfahren einzuf\u00fchren, die es ihnen erm\u00f6glichen, Rechnungsarten korrekt zu identifizieren, den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs zu bestimmen und Ums\u00e4tze ordnungsgem\u00e4\u00df zu dokumentieren, auch wenn der Rechnungsaussteller ein von der Umsatzsteuer befreiter Steuerpflichtiger ist.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p><span class=\"bold\">Individuelle Steuerauslegungen<\/span><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Individuelle Steuerauskunft vom 19. M\u00e4rz 2026, Aktenzeichen 0111-KDIB3-1.4012.974.2025.1.IK;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Individuelle Steuerentscheidung vom 20. M\u00e4rz 2026, Aktenzeichen 0114-KDIP4-1.4012.741.2025.2.AM;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Individueller Steuerbescheid vom 25. M\u00e4rz 2026, Aktenzeichen 0112-KDIL1-1.4012.988.2025.2.WK;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Individueller Steuerbescheid vom 10. April 2026, Aktenzeichen 0112-KDIL1-1.4012.135.2026.1.DS.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen und der Vorsteuerabzug sind ein Thema, bei dem Unternehmen zwischen mehreren praktischen Szenarien unterscheiden..<\/p>\n<div class=\"clear\"><\/div><a class=\"more-link\" href=\"https:\/\/hlb-poland.global\/de\/das-nationale-e-rechnungssystem-ksef-in-polen-und-der-vorsteuerabzug-vat-rechnungen-innerhalb-und-ausserhalb-des-systems-sowie-pflichten-von-mehrwertsteuerbefreiten-steuerpflichtigen\/\"> Mehr erfahren <\/a>","protected":false},"author":4,"featured_media":20490,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"press-room.php","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[258],"tags":[1539,1435,1245,1342,1213,1215,1411,1412,1016,506,1445,1247,1248,1471,1232,1216,1555,1416],"class_list":["post-20489","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-presseraum","tag-1539","tag-buchhaltungs-outsourcing-in-polen","tag-buchhaltungsdienstleistungen-in-polen","tag-e-rechnungsstellung","tag-einhaltung-der-mehrwertsteuer-vat-compliance","tag-einhaltung-der-steuervorschriften-tax-compliance","tag-ksef-de","tag-landesweites-e-rechnungssystem-in-polen","tag-mehrwertsteuer","tag-mwst","tag-mwst-polen","tag-steuerberatung-in-polen","tag-steuerdienstleistungen-in-polen","tag-umsatzsteuerrecht","tag-ust-abrechnung","tag-ust-beratung","tag-vat-pl","tag-vat-polen"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.2 - 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