{"id":20809,"date":"2026-07-07T14:22:39","date_gmt":"2026-07-07T13:22:39","guid":{"rendered":"https:\/\/hlb-poland.global\/?p=20809"},"modified":"2026-07-07T14:22:53","modified_gmt":"2026-07-07T13:22:53","slug":"personalunterlagen-in-polen-pflichten-des-arbeitgebers-personalakten-und-lohnunterlagen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hlb-poland.global\/de\/personalunterlagen-in-polen-pflichten-des-arbeitgebers-personalakten-und-lohnunterlagen\/","title":{"rendered":"Personalunterlagen in Polen \u2013 Pflichten des Arbeitgebers, Personalakten und Lohnunterlagen"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Personalunterlagen in Polen<\/strong> sind f\u00fcr jeden Arbeitgeber verpflichtend. Sie umfassen Personalakten sowie Unterlagen zu Arbeitszeit, Urlaub, Verg\u00fctung, Lohnabrechnung, Disziplinarma\u00dfnahmen und Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses. Sie k\u00f6nnen papierbasiert oder elektronisch gef\u00fchrt werden, m\u00fcssen aber vollst\u00e4ndig, vertraulich, geordnet und gesch\u00fctzt sein. Fehler k\u00f6nnen eine Geldstrafe von <strong>1.000 PLN bis 30.000 PLN<\/strong> ausl\u00f6sen.<\/p>\n\n\n<div class=\"table-of-contents\"><p style=\"font-weight: 600; font-size: 20px; margin-bottom: 10px;\">In diesem Artikel:<\/p><ul class=\"menu\"><li><a href=\"#was-gehoert-zu-den-personalunterlagen\">Was geh\u00f6rt zu den Personalunterlagen?<\/a><\/li><li><a href=\"#welche-pflichten-hat-der-arbeitgeber\">Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?<\/a><\/li><li><a href=\"#aus-welchen-teilen-bestehen-personalakten\">Aus welchen Teilen bestehen Personalakten?<\/a><\/li><li><a href=\"#wie-lange-sind-unterlagen-aufzubewahren\">Wie lange sind Unterlagen aufzubewahren?<\/a><\/li><li><a href=\"#worauf-sollten-auslaendische-unternehmen-achten\">Worauf sollten ausl\u00e4ndische Unternehmen achten?<\/a><\/li><\/ul><\/div><script>\n        document.addEventListener(\"DOMContentLoaded\", function () {\n            document.querySelectorAll(\".table-of-contents a\").forEach(anchor => {\n                anchor.addEventListener(\"click\", function (e) {\n                    e.preventDefault();\n                    const targetId = this.getAttribute(\"href\").substring(1);\n                    const targetElement = document.getElementById(targetId);\n                    if (targetElement) {\n                        const offset = 123;\n                        const elementPosition = targetElement.getBoundingClientRect().top + window.scrollY;\n                        window.scrollTo({\n                            top: elementPosition - offset,\n                            behavior: \"smooth\"\n                        });\n                    }\n                });\n            });\n        });\n    <\/script>\n\n\n<hr\/><h2 id=\"was-gehoert-zu-den-personalunterlagen\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Was geh\u00f6rt zu den Personalunterlagen?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Personalunterlagen bestehen aus <strong>Personalakten<\/strong> und Unterlagen zum Arbeitsverh\u00e4ltnis.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Personalakten dokumentieren Einstellung, Begr\u00fcndung und Verlauf des Arbeitsverh\u00e4ltnisses, Haftung des Arbeitnehmers, N\u00fcchternheitskontrollen sowie Beendigung.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Weitere Unterlagen umfassen <strong>Arbeitszeitaufzeichnungen<\/strong>, Urlaubsantr\u00e4ge, Lohnlisten, \u00dcberstunden, Arbeitszeitsysteme, Arbeitskleidung, pers\u00f6nliche Schutzausr\u00fcstung und Arbeitnehmer\u00e4quivalente.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"welche-pflichten-hat-der-arbeitgeber\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der Arbeitgeber muss Personalunterlagen f\u00fcr jeden Mitarbeiter separat f\u00fchren und aufbewahren. Die Dokumente sollten vollst\u00e4ndig, chronologisch geordnet, korrekt zugeordnet und vor unbefugtem Zugriff gesch\u00fctzt sein.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pflichten umfassen auch den Schutz personenbezogener Daten, Schutz vor Besch\u00e4digung, Verlust und Vernichtung, Aush\u00e4ndigung von Kopien und ordnungsgem\u00e4\u00dfe Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Personalunterlagen d\u00fcrfen in Polen in Papierform oder elektronisch gef\u00fchrt werden. Elektronische Unterlagen erfordern <strong>Datensicherheit, Zugriffskontrolle, Nutzeridentifikation, \u00c4nderungsprotokolle und Dokumentenintegrit\u00e4t<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"aus-welchen-teilen-bestehen-personalakten\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Aus welchen Teilen bestehen Personalakten?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Personalakten in Polen bestehen aus f\u00fcnf Teilen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Teil A<\/strong> \u2013 Einstellungsunterlagen,<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Teil B<\/strong> \u2013 Begr\u00fcndung und Verlauf des Arbeitsverh\u00e4ltnisses,<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Teil C<\/strong> \u2013 Beendigung oder Ablauf des Arbeitsverh\u00e4ltnisses,<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Teil D<\/strong> \u2013 disziplinarrechtliche oder sonstige gesetzliche Haftung,<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Teil E<\/strong> \u2013 N\u00fcchternheitskontrollen oder Kontrollen auf alkohol\u00e4hnliche Substanzen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Teil B enth\u00e4lt h\u00e4ufig Arbeitsvertrag, Aufgabenbeschreibung, Arbeitsschutzunterlagen, \u00e4rztliche Untersuchungen, Telearbeit und \u00c4nderungen der Besch\u00e4ftigungsbedingungen.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"wie-lange-sind-unterlagen-aufzubewahren\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Wie lange sind Unterlagen aufzubewahren?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Aufbewahrungsfrist h\u00e4ngt vom Besch\u00e4ftigungszeitpunkt ab:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>ab <strong>1. Januar 2019<\/strong> \u2013 <strong>10 Jahre<\/strong> ab Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverh\u00e4ltnis endete,<\/li>\n\n\n\n<li><strong>1. Januar 1999 bis 31. Dezember 2018<\/strong> \u2013 grunds\u00e4tzlich <strong>50 Jahre<\/strong>, mit m\u00f6glicher Verk\u00fcrzung auf <strong>10 Jahre<\/strong> nach Einreichung von <strong>ZUS OSW<\/strong> und <strong>ZUS RIA<\/strong>,<\/li>\n\n\n\n<li>vor <strong>1. Januar 1999<\/strong> \u2013 in der Regel <strong>50 Jahre<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Arbeitgeber sollten Dokumente nicht l\u00e4nger speichern, als es erforderlich oder gerechtfertigt ist, auch aus Datenschutzgr\u00fcnden.<\/p>\n\n\n\n<hr\/><h2 id=\"worauf-sollten-auslaendische-unternehmen-achten\" class=\"wp-block-heading toc-header\">Worauf sollten ausl\u00e4ndische Unternehmen achten?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ausl\u00e4ndische Unternehmen mit Mitarbeitern in Polen m\u00fcssen globale HR-Verfahren an das polnische Arbeitsrecht anpassen. Das betrifft Arbeitsvertr\u00e4ge, polnischsprachige Dokumente, Arbeitszeitaufzeichnungen, Personalakten, Telearbeit, Lohnunterlagen und Datenschutzverfahren.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">H\u00e4ufige Fehler sind unvollst\u00e4ndige Personalakten, falsche Zuordnung zu den Teilen A-E, fehlende Chronologie, \u00fcberm\u00e4\u00dfige personenbezogene Daten, veraltete Zugangsberechtigungen und Abweichungen zwischen HR-Daten und Lohnabrechnung.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Den vollst\u00e4ndigen Artikel k\u00f6nnen Sie hier lesen: <a href=\"https:\/\/getsix.de\/getsix-blog-de\/steuer-und-recht-alerts-aus-polen\/personalwesen-lohnbuchhaltung-arbeitsrecht-in-polen\/personalunterlagen-in-polen-pflichten-des-arbeitgebers-personalakten-und-lohnunterlagen\/\">Personalunterlagen in Polen \u2013 Pflichten des Arbeitgebers, Personalakten und Lohnunterlagen<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Personalunterlagen in Polen sind f\u00fcr jeden Arbeitgeber verpflichtend. 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