{"id":19864,"date":"2026-04-24T11:01:00","date_gmt":"2026-04-24T10:01:00","guid":{"rendered":"https:\/\/hlb-poland.global\/?p=19864"},"modified":"2026-04-24T11:01:00","modified_gmt":"2026-04-24T10:01:00","slug":"samofakturowanie-w-ksef-a-odliczenie-vat-stanowisko-fiskusa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hlb-poland.global\/pl\/samofakturowanie-w-ksef-a-odliczenie-vat-stanowisko-fiskusa\/","title":{"rendered":"Samofakturowanie w KSeF a odliczenie VAT \u2013 stanowisko fiskusa"},"content":{"rendered":"

\"Samofakturowanie
\nSamofakturowanie w KSeF nadal jest dopuszczalne<\/span>, ale po interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 27 lutego 2026 r.<\/span> nie mo\u017cna ju\u017c traktowa\u0107 tej procedury wy\u0142\u0105cznie jako wygodnego rozwi\u0105zania organizacyjnego. Sp\u00f3r nie dotyczy bowiem samej dopuszczalno\u015bci wystawiania faktur przez nabywc\u0119 w imieniu sprzedawcy<\/span>. Problem pojawia si\u0119 na etapie zatwierdzania tre\u015bci faktury oraz odpowiedzi na pytanie, kiedy i w jakiej formie taka akceptacja powinna nast\u0105pi\u0107. To w\u0142a\u015bnie tutaj fiskus przyj\u0105\u0142 podej\u015bcie znacznie bardziej rygorystyczne ni\u017c wynika\u0142oby to wprost z ustawy o VAT.<\/p>\n

Dla przedsi\u0119biorcy najwa\u017cniejsze jest dzi\u015b odr\u00f3\u017cnienie dw\u00f3ch porz\u0105dk\u00f3w<\/span>. Pierwszy to tre\u015b\u0107 przepis\u00f3w, kt\u00f3re wymagaj\u0105 umowy i procedury zatwierdzania faktur, ale nie opisuj\u0105 szczeg\u00f3\u0142owo technicznego modelu akceptacji. Drugi to aktualna praktyka interpretacyjna organ\u00f3w, z kt\u00f3rej wynika oczekiwanie, \u017ce sprzedawca powinien zaakceptowa\u0107 plik XML jeszcze przed wys\u0142aniem faktury do KSeF. Je\u017celi firma korzysta z samofakturowania w du\u017cej skali, ta r\u00f3\u017cnica ma znaczenie nie tylko formalne, lecz tak\u017ce operacyjne i podatkowe<\/span>.<\/p>\n

W praktyce temat ten nie sprowadza si\u0119 ju\u017c wy\u0142\u0105cznie do tego, czy nabywca ma odpowiednie uprawnienie w systemie. R\u00f3wnie istotne staje si\u0119 to, czy firma potrafi wykaza\u0107, \u017ce przyj\u0119ty model zatwierdzania faktur odpowiada przepisom, tre\u015bci umowy oraz aktualnemu ryzyku interpretacyjnemu. Z tego powodu samofakturowanie po wdro\u017ceniu obowi\u0105zkowego KSeF powinno by\u0107 analizowane nie tylko przez dzia\u0142 ksi\u0119gowy, ale r\u00f3wnie\u017c przez osoby odpowiedzialne za podatki, obieg dokument\u00f3w i relacje z kontrahentami<\/span>.<\/p>\n

W firmach, kt\u00f3re chc\u0105 lepiej uporz\u0105dkowa\u0107 obieg dokument\u00f3w i akceptacj\u0119 faktur w \u015brodowisku KSeF, pomocnym rozwi\u0105zaniem mo\u017ce by\u0107 Customer Invoice Portal od getsix\u00ae<\/a><\/span>, kt\u00f3ry wspiera przekazywanie dokument\u00f3w do ksi\u0119gowo\u015bci, ich weryfikacj\u0119 oraz bardziej przejrzyste zarz\u0105dzanie procesem akceptacji.<\/p>\n\n

Samofakturowanie \u2013 na czym polega ta procedura<\/h2>\n

Samofakturowanie<\/span> polega na tym, \u017ce nabywca towar\u00f3w lub us\u0142ug wystawia faktur\u0119 w imieniu i na rzecz sprzedawcy<\/span>. Podstaw\u0105 prawn\u0105 jest art. 106d ust. 1 ustawy o VAT<\/span>. Z przepisu wynika, \u017ce taki model jest dopuszczalny pod warunkiem wcze\u015bniejszego zawarcia umowy pomi\u0119dzy stronami oraz okre\u015blenia w niej procedury zatwierdzania poszczeg\u00f3lnych faktur przez sprzedawc\u0119. Ustawa nie znosi wi\u0119c kontroli sprzedawcy nad dokumentem. Przeciwnie, wyra\u017anie zak\u0142ada, \u017ce nabywca mo\u017ce fakturowa\u0107 w jego imieniu tylko w ramach uzgodnionego mechanizmu.<\/p>\n

Dodatkowo faktura wystawiona w procedurze samofakturowania musi zawiera\u0107 oznaczenie \u201esamofakturowanie”. Wynika to z art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT. Ten element ma znaczenie nie tylko formalne. Pozwala jednoznacznie ustali\u0107, \u017ce dokument zosta\u0142 wystawiony przez nabywc\u0119 w szczeg\u00f3lnym trybie, a wi\u0119c w modelu, w kt\u00f3rym kluczowa staje si\u0119 r\u00f3wnie\u017c kwestia p\u00f3\u017aniejszego potwierdzenia prawid\u0142owo\u015bci tre\u015bci faktury przez sprzedawc\u0119.<\/p>\n

W praktyce samofakturowanie jest wykorzystywane przede wszystkim tam, gdzie przedsi\u0119biorca chce uporz\u0105dkowa\u0107 masowy obieg dokument\u00f3w, przyspieszy\u0107 rozliczenia z kontrahentami albo ograniczy\u0107 ryzyko op\u00f3\u017anie\u0144 po stronie dostawc\u00f3w i podwykonawc\u00f3w. Mechanizm ten od lat funkcjonowa\u0142 w obrocie gospodarczym jako rozwi\u0105zanie u\u017cyteczne i co do zasady neutralne podatkowo, o ile strony rzeczywi\u015bcie mia\u0142y zawart\u0105 umow\u0119 i faktycznie stosowa\u0142y procedur\u0119 akceptacji. Ta praktyczna wygoda nie zwalnia jednak z konieczno\u015bci prawid\u0142owego udokumentowania ca\u0142ego procesu.<\/span><\/p>\n

Warto te\u017c pami\u0119ta\u0107, \u017ce sama mo\u017cliwo\u015b\u0107 wystawienia faktury przez nabywc\u0119 nie oznacza pe\u0142nej dowolno\u015bci. Zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT faktury wystawione przez nabywc\u0119 zgodnie z odr\u0119bnymi przepisami, kt\u00f3re nie zosta\u0142y zaakceptowane przez sprzedaj\u0105cego<\/span>, nie stanowi\u0105 podstawy do obni\u017cenia podatku nale\u017cnego ani do zwrotu podatku naliczonego. To w\u0142a\u015bnie ten przepis jest dzi\u015b kluczowy dla oceny ryzyka po stronie przedsi\u0119biorc\u00f3w stosuj\u0105cych samofakturowanie.<\/p>\n\n

Samofakturowanie w KSeF \u2013 czy zasady rzeczywi\u015bcie si\u0119 zmieni\u0142y<\/h2>\n

Z oficjalnych materia\u0142\u00f3w Ministerstwa Finans\u00f3w wynika, \u017ce sam mechanizm samofakturowania w KSeF mia\u0142 pozosta\u0107 taki sam jak dotychczas. Resort wskazuje wprost, \u017ce nabywca nadal mo\u017ce wystawia\u0107 faktury w imieniu sprzedawcy, je\u017celi strony zawar\u0142y stosown\u0105 umow\u0119, a podstawow\u0105 zmian\u0105 jest konieczno\u015b\u0107 nadania odpowiednich uprawnie\u0144 w systemie. Ministerstwo podkre\u015bla te\u017c, \u017ce sam mechanizm samofakturowania oraz wynikaj\u0105ce z niego obowi\u0105zki podatkowe pozostaj\u0105 bez zmian.<\/p>\n

Jednocze\u015bnie Ministerstwo Finans\u00f3w podkre\u015bla, \u017ce 2026 r. jest okresem przej\u015bciowym<\/span> i w tym czasie nie s\u0105 nak\u0142adane kary za b\u0142\u0119dy zwi\u0105zane z korzystaniem z KSeF. Nie oznacza to jednak, \u017ce ka\u017cdy b\u0142\u0105d proceduralny pozostaje neutralny z punktu widzenia prawa do odliczenia VAT.<\/span><\/p>\n

Brak sankcji systemowych za b\u0142\u0119dy we wdro\u017ceniu KSeF nie wy\u0142\u0105cza jednak ryzyka podatkowego, je\u017celi organ uzna, \u017ce dana faktura wystawiona w ramach samofakturowania nie zosta\u0142a zatwierdzona w spos\u00f3b prawid\u0142owy. Innymi s\u0142owy, przedsi\u0119biorca mo\u017ce nie ponie\u015b\u0107 sankcji za sam spos\u00f3b korzystania z systemu, a jednocze\u015bnie wej\u015b\u0107 w sp\u00f3r o odliczenie VAT z konkretnego dokumentu. To dwa r\u00f3\u017cne obszary oceny.<\/span><\/p>\n

W\u0142a\u015bnie dlatego po wej\u015bciu obowi\u0105zkowego KSeF temat samofakturowania trzeba analizowa\u0107 szerzej ni\u017c wcze\u015bniej. KSeF nie zlikwidowa\u0142 tej procedury, ale sprawi\u0142, \u017ce wi\u0119kszego znaczenia nabra\u0142y: techniczna posta\u0107 faktury, spos\u00f3b akceptacji, \u015blad dowodowy i sekwencja poszczeg\u00f3lnych dzia\u0142a\u0144<\/span>. Dla firm, kt\u00f3re wystawiaj\u0105 wiele takich dokument\u00f3w, mo\u017ce to oznacza\u0107 potrzeb\u0119 istotnej przebudowy proces\u00f3w wewn\u0119trznych.<\/p>\n\n

Jak powinna wygl\u0105da\u0107 akceptacja faktury w samofakturowaniu<\/h2>\n

Na poziomie ustawowym odpowied\u017a nie jest tak szczeg\u00f3\u0142owa, jak chcia\u0142yby tego organy podatkowe. Art. 106d ust. 1<\/span> wymaga, aby w umowie okre\u015blono procedur\u0119 zatwierdzania poszczeg\u00f3lnych faktur przez podatnika dokonuj\u0105cego sprzeda\u017cy, ale nie wskazuje wprost ani formy akceptacji, ani kana\u0142u komunikacji, ani momentu, w kt\u00f3rym zatwierdzenie ma nast\u0105pi\u0107. Ustawa nie m\u00f3wi r\u00f3wnie\u017c, \u017ce akceptacja musi obejmowa\u0107 wy\u0142\u0105cznie plik XML<\/span>.<\/p>\n

Z tego powodu przez wiele lat dominowa\u0142o podej\u015bcie, zgodnie z kt\u00f3rym strony maj\u0105 w tym zakresie znaczn\u0105 swobod\u0119 kontraktow\u0105. Mog\u0142y wi\u0119c uzgodni\u0107, \u017ce akceptacja ma charakter aktywny, bierny, nast\u0119puje w systemie obiegu dokument\u00f3w, mailowo albo poprzez brak zastrze\u017ce\u0144 w okre\u015blonym czasie. W praktyce liczy\u0142o si\u0119 przede wszystkim to, aby da\u0142o si\u0119 wykaza\u0107, \u017ce sprzedawca zaakceptowa\u0142 faktur\u0119 wystawion\u0105 przez nabywc\u0119. Sama ustawa nie tworzy\u0142a sztywnego modelu technologicznego.<\/p>\n

Po wej\u015bciu KSeF ta swoboda nie zosta\u0142a jednoznacznie wy\u0142\u0105czona przez nowe brzmienie przepis\u00f3w. Oficjalne materia\u0142y Ministerstwa Finans\u00f3w nadal wskazuj\u0105, \u017ce samofakturowanie dzia\u0142a tak samo jak dotychczas, a jedyn\u0105 zmian\u0105 pozostaje konieczno\u015b\u0107 nadania nabywcy odpowiednich uprawnie\u0144 w systemie. To wa\u017cny argument, poniewa\u017c pokazuje, \u017ce na poziomie komunikat\u00f3w resortu akcent zosta\u0142 po\u0142o\u017cony raczej na organizacj\u0119 dost\u0119pu do KSeF ni\u017c na ustanowienie nowego, sformalizowanego modelu akceptacji tre\u015bci faktury.<\/p>\n

Nie oznacza to jednak, \u017ce przedsi\u0119biorca mo\u017ce t\u0119 kwesti\u0119 bagatelizowa\u0107. W \u015brodowisku KSeF faktura ma posta\u0107 pliku XML, a numer KSeF jest nadawany automatycznie przez system po wys\u0142aniu e-faktury i jej przyj\u0119ciu do systemu. Numer ten nie jest elementem samego pliku XML. To sprawia, \u017ce moment wysy\u0142ki dokumentu do systemu i moment jego formalnego zaistnienia w obrocie maj\u0105 dzi\u015b istotne znaczenie dla oceny procedury zatwierdzania.<\/p>\n\n

Restrykcyjne stanowisko fiskusa w interpretacji KIS z 27 lutego 2026 r.<\/h2>\n

Sednem sporu sta\u0142a si\u0119 interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 27 lutego 2026 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.874.2025.2.KK<\/span>. Sprawa dotyczy\u0142a sp\u00f3\u0142ki, kt\u00f3ra stosowa\u0142a samofakturowanie we wsp\u00f3\u0142pracy ze swoimi podwykonawcami b\u0119d\u0105cymi czynnymi podatnikami VAT. Sp\u00f3\u0142ka wystawia\u0142a faktury w ich imieniu i na ich rzecz, a procedura by\u0142a uregulowana w umowach. Po obj\u0119ciu sp\u00f3\u0142ki obowi\u0105zkowym KSeF pojawi\u0142o si\u0119 pytanie, jak prawid\u0142owo zorganizowa\u0107 proces zatwierdzania takich dokument\u00f3w.<\/p>\n

Podatnik argumentowa\u0142, \u017ce skoro ustawa o VAT nie precyzuje szczeg\u00f3\u0142owo sposobu zatwierdzania faktur, to dopuszczalne powinno by\u0107 r\u00f3wnie\u017c rozwi\u0105zanie, w kt\u00f3rym kontrahent akceptuje faktur\u0119 po jej przes\u0142aniu do KSeF<\/span>. Alternatywnie sp\u00f3\u0142ka rozwa\u017ca\u0142a wcze\u015bniejsze przesy\u0142anie kontrahentom projektu faktury w PDF, czyli dokumentu zawieraj\u0105cego istotne dane transakcji, ale jeszcze bez numeru KSeF i bez finalnej postaci ustrukturyzowanej. Fiskus nie zgodzi\u0142 si\u0119 z \u017cadnym z tych wariant\u00f3w.<\/p>\n

Dyrektor KIS uzna\u0142, \u017ce akceptacja powinna nast\u0105pi\u0107 bezpo\u015brednio przed wprowadzeniem faktury do obrotu prawnego, czyli przed przes\u0142aniem pliku XML do KSeF<\/span>. Organ wskaza\u0142 r\u00f3wnie\u017c, \u017ce do zatwierdzenia nale\u017cy przedstawi\u0107 sprzedawcy w\u0142a\u015bnie tre\u015b\u0107 faktury w pliku XML, a nie jej projekt w PDF. W interpretacji podkre\u015blono, \u017ce akceptacja mo\u017ce mie\u0107 charakter aktywny albo bierny, ale musi dotyczy\u0107 tre\u015bci XML i nast\u0105pi\u0107 przed wysy\u0142k\u0105 do systemu.<\/p>\n

To stanowisko jest dla przedsi\u0119biorc\u00f3w bardzo wymagaj\u0105ce<\/span>. W praktyce oznacza ono konieczno\u015b\u0107 takiego u\u0142o\u017cenia procesu, aby sprzedawca zatwierdza\u0142 tre\u015b\u0107 dokumentu jeszcze przed przes\u0142aniem go do KSeF. Dla firm, kt\u00f3re obs\u0142uguj\u0105 du\u017ce wolumeny faktur, mo\u017ce to oznacza\u0107 istotne obci\u0105\u017cenie operacyjne, wyd\u0142u\u017cenie obiegu dokument\u00f3w oraz konieczno\u015b\u0107 wprowadzenia nowych etap\u00f3w kontroli.<\/p>\n\n

Dlaczego to stanowisko budzi powa\u017cne w\u0105tpliwo\u015bci<\/h2>\n

Najwa\u017cniejszy problem polega na tym, \u017ce ustawa o VAT nie zawiera wprost wymogu akceptacji wy\u0142\u0105cznie pliku XML ani jednoznacznego nakazu, aby zatwierdzenie nast\u0105pi\u0142o przed skutecznym wystawieniem faktury w KSeF. Przepis m\u00f3wi o procedurze zatwierdzania poszczeg\u00f3lnych faktur, ale nie rozstrzyga, czy ma to by\u0107 etap poprzedzaj\u0105cy samo wystawienie dokumentu w systemie, czy element nast\u0119pczej kontroli dokumentu ju\u017c wygenerowanego. To w\u0142a\u015bnie dlatego restrykcyjne podej\u015bcie organu budzi uzasadnione w\u0105tpliwo\u015bci.<\/p>\n

Dodatkowym argumentem jest to, \u017ce oficjalne komunikaty Ministerstwa Finans\u00f3w r\u00f3wnolegle podkre\u015blaj\u0105, i\u017c samofakturowanie w KSeF dzia\u0142a tak samo jak dotychczas i \u017ce jedyn\u0105 zmian\u0105 jest nadanie nabywcy odpowiednich uprawnie\u0144 systemowych. Gdyby rzeczywi\u015bcie celem ustawodawcy by\u0142o wprowadzenie nowego, \u015bcis\u0142ego obowi\u0105zku wcze\u015bniejszej akceptacji XML, nale\u017ca\u0142oby oczekiwa\u0107 wyra\u017aniejszego odzwierciedlenia tej zasady w przepisach albo w oficjalnych wyja\u015bnieniach systemowych. Obecnie takiej jednoznaczno\u015bci brak.<\/span><\/p>\n

W\u0105tpliwo\u015bci ma tak\u017ce wymiar praktyczny. XML jest formatem technicznym, kt\u00f3ry nie zawsze jest wygodny do weryfikacji przez cz\u0142owieka. Oczywi\u015bcie mo\u017cna stworzy\u0107 wizualizacj\u0119 danych zawartych w takim pliku, ale organ w interpretacji wyra\u017anie rozr\u00f3\u017cni\u0142 sam plik XML i projekt w PDF. To prowadzi do napi\u0119cia pomi\u0119dzy technik\u0105 dzia\u0142ania systemu a realiami codziennego obiegu dokument\u00f3w w przedsi\u0119biorstwie.<\/p>\n

Nie mo\u017cna te\u017c myli\u0107 dw\u00f3ch kwestii: okresu przej\u015bciowego bez kar za b\u0142\u0119dy w korzystaniu z KSeF oraz bezpiecze\u0144stwa w zakresie odliczenia VAT. Brak kar systemowych w 2026 r. nie oznacza automatycznie, \u017ce wadliwie u\u0142o\u017cony proces samofakturowania pozostaje neutralny podatkowo. To w\u0142a\u015bnie dlatego przedsi\u0119biorcy powinni traktowa\u0107 interpretacj\u0119 KIS jako istotny sygna\u0142 ostrzegawczy, nawet je\u015bli nie zgadzaj\u0105 si\u0119 z jej kierunkiem.<\/p>\n\n

Ryzyko utraty prawa do odliczenia VAT \u2013 gdzie jest realne zagro\u017cenie<\/h2>\n

Najwi\u0119ksze ryzyko nie polega dzi\u015b na tym, \u017ce samofakturowanie jako takie stanie si\u0119 niedopuszczalne. Ryzyko dotyczy sytuacji, w kt\u00f3rej organ uzna, \u017ce faktura wystawiona przez nabywc\u0119 nie zosta\u0142a zaakceptowana w spos\u00f3b prawid\u0142owy<\/span>. W takim przypadku fiskus mo\u017ce powo\u0142a\u0107 si\u0119 na art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT<\/span> i zakwestionowa\u0107 prawo do odliczenia podatku naliczonego z takiego dokumentu. To w\u0142a\u015bnie ten mechanizm zosta\u0142 wyra\u017anie powi\u0105zany z wadliw\u0105 procedur\u0105 zatwierdzania w interpretacji z 27 lutego 2026 r.<\/p>\n

W praktyce zagro\u017cenie mo\u017ce pojawi\u0107 si\u0119 zw\u0142aszcza wtedy, gdy firma:<\/p>\n