Das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) – Neue E-Rechnungsstruktur ab dem 1. September

Zurzeit ist das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) eine freiwillige Option, jedoch strebt das Finanzministerium an, Steuerzahlern den Übergang zu einer verpflichtenden Ausstellung von Rechnungen in diesem System zu erleichtern. Um den Implementierungsprozess des KSeF zu vereinfachen, wird ab dem 1. September 2023 ein neues E-Rechnungsformat – FA(2) – eingeführt. Die im optionalen System umgesetzten Fnktionen werden auch in der verpflichtenden Phase erhalten bleiben. Daher ist es bereits jetzt möglich, sich auf die meisten geplanten Funktionen einzustellen. Viele Unternehmen haben ihre Integration in das KSeF verschoben, bis die angekündigte zweite Version der Struktur eingeführt wurde.

Das Ministerium betonte, dass nach der Einführung der neuen Struktur ein gestiegenes Interesse an der Integration mit dem KSeF und dem System selbst erkennbar ist.

Derzeit enthält eine typische Rechnung etwa 20 Felder für unterschiedliche Daten. Obwohl die Änderung im Umsatzsteuergesetz und die Einführung des KSeF keine tiefgreifenden Änderungen bei den Rechnungsdaten vorsehen, zeigt eine Analyse der strukturierten Rechnung, dass die Anzahl der Felder nach den Änderungen auf etwa 300 steigen wird.

Neue elektronische Rechnungsstruktur FA(2)

Ab dem 1. September 2023 wird die elektronische Rechnungsstruktur FA(2) gelten, die Aspekte klärt, die in der Struktur FA(1) nicht berücksichtigt wurden. Sie enthält jedoch weiterhin drei Arten von Feldern:

• obligatorisch
• erforderlich
• Fakultativ

Pflichtangaben

Steuerzahler müssen in den obligatorischen Feldern Angaben machen, da diese im Umsatzsteuergesetz festgelegt sind, einschließlich der in Artikel 106e Absatz 1 genannten Rechnungselemente. Eine korrekte Ausfüllung dieser Felder ist entscheidend für die Gültigkeit der im KSeF ausgestellten Rechnung. Pflichtinformationen machen etwa 20% der gesamten E-Rechnungsstruktur aus. Dies betrifft vor allem die notwendigen Daten zur Erstellung des Verkaufsdokuments, wie zum Beispiel den Namen des Verkäufers und Käufers, das Ausstellungsdatum und das Datum der Dienstleistungserbringung.

Es ist wichtig zu betonen, dass bei der Ausstellung von E-Rechnungen Kennzeichnungen berücksichtigt, werden müssen, die auf das Fehlen bestimmter Umstände hinweisen. Obwohl dies bei gedruckten Rechnungen nicht erforderlich ist, ist es im KSeF-System zwingend notwendig.

Erforderliche Daten

Steuerzahler müssen in den erforderlichen Feldern Angaben machen, wenn bestimmte Bedingungen für dieses Feld erfüllt sind. Rund 30% der E-Rechnungsstruktur bestehen aus erforderlichen Informationen. Das Auslassen dieser Felder ist kein technischer Fehler, kann jedoch ein inhaltlicher Fehler sein. Das bedeutet, dass das KSeF-System eine solche Rechnung akzeptieren würde, selbst wenn sie zum Beispiel einen falschen Umsatzsteuersatz enthält. Wenn ein Geschäftspartner oder eine für die Überprüfung der Rechnungen verantwortliche Person einen solchen inhaltlichen Fehler feststellt, muss der Verkäufer die Rechnung korrigieren.

Fakultative Daten

Steuerzahler sind nicht verpflichtet, Angaben in den fakultativen Feldern zu machen, da diese die Gültigkeit der Rechnungsstruktur nicht direkt beeinflussen. Sie können jedoch aufgrund anderer rechtlicher Bestimmungen oder von dem Steuerzahler bei der Dokumentation von Verkaufstransaktionen übernommenen Praktiken erforderlich sein. Fakultative Daten machen fast 50% der gesamten Struktur aus. Zu diesen Feldern können zum Beispiel die Fußzeile der Rechnung mit beliebigem Text oder Informationen zum Grundkapital des Unternehmens gehören.

Laut den vom Finanzministerium veröffentlichten Informationen haben die Steuerzahler von Anfang Januar 2022 bis zum 8. August 2023 im Produktionsumfeld des KSeF fast 67.000 E-Rechnungen erstellt. Zudem setzen nahezu 957 Unternehmen dieses System regelmäßig für die Ausstellung von Verkaufsdokumenten ein.

Obwohl die offizielle Einführung des Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) in weniger als einem Jahr geplant ist, lohnt es sich bereits jetzt, sich mit dieser Plattform vertraut zu machen. Das Finanzministerium hat eine Testmöglichkeit des Systems für alle Interessierten freigegeben. Dies stellt eine gute Gelegenheit dar, sich im Voraus mit dem Werkzeug vertraut zu machen, das bald zum Standard für alle Unternehmen in Polen werden wird. Es ist ratsam, diese Chance zu nutzen, um auf bevorstehende Änderungen vorbereitet zu sein und mögliche zukünftige Probleme zu vermeiden.

Weitere Informationen zum Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) finden Sie auf unserer Website: Nationales E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen

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