E-Rechnungen im KSeF – Neue logische Struktur FA(3) ab dem 1. Februar 2026. Was ändert sich?

Ab dem 1. Februar 2026 tritt in Polen eine neue logische Struktur für elektronische Rechnungen in Kraft – FA(3). Sie ersetzt das bisherige Format FA(2) im Nationalen System für elektronische Rechnungen (KSeF). Das Finanzministerium hat bereits eine Arbeitsversion des neuen Schemas veröffentlicht, dessen endgültige Veröffentlichung für Juni 2025 geplant ist.

Was bedeutet diese Änderung in der Praxis und wie sollten sich Unternehmen und Buchhaltungsbüros vorbereiten?

Was ist die logische Struktur FA(3)?

Die logische Struktur ist das technische Gerüst einer strukturierten Rechnung (E-Rechnung), das die Darstellung der Daten im KSeF-konformen XML-Format festlegt.

Ab dem 1. Februar 2026 muss jede über KSeF ausgestellte und übermittelte E-Rechnung dem neuen FA(3)-Format entsprechen – dies gilt sowohl für Originalrechnungen als auch für Korrektur- und Abrechnungsrechnungen, auch wenn sie sich auf frühere Transaktionen beziehen.

Die wichtigsten Änderungen in der FA(3)-Struktur

Die neue FA(3)-Version wurde als Reaktion auf Rückmeldungen von polnischen Unternehmen, Buchhaltern, Wirtschaftsprüfern und Softwareanbietern entwickelt.

Zu den wichtigsten Änderungen gehören:

• Möglichkeit zur Beifügung von Anhängen zur E-Rechnung – z. B. Spezifikationen, Verträge oder Übergabeprotokolle.
• Neuer Vertragspartner-Typ: Arbeitnehmer – erleichtert die Abrechnung von Geschäftsausgaben.
• Die Pflicht zur Angabe der Adresse bei bestimmten Unternehmen wurde aufgehoben – z. B. bei Dritten, was den Ausstellungsprozess vereinfacht.
• Begrenzung der Positionen bei Sammelkorrekturen auf 50.000 Einträge – zuvor gab es keine Begrenzung.
• Anpassung des Formats für Bankkontonummern – längere Nummern und Sonderzeichen sind jetzt zulässig.
• Der Bereich der möglichen Daten wurde erweitert – nun können Daten ab 1990 eingegeben werden (z. B. Vertragsdaten, Bestelldaten).
• Das Feld für die Steueridentifikationsnummer wurde angepasst – Sonderzeichen sind nun zulässig.
• Spezielle Kennzeichnungen für öffentliche Verwaltungseinheiten (JST) und Mehrwertsteuer-Gruppen – für eine leichtere Identifikation im System.
• Erhöhung der Zeichenanzahl für Produkt- oder Dienstleistungsbezeichnungen – auf bis zu 512 Zeichen.
• Verbesserte Kennzeichnung von Teilzahlungen – z. B. bei mehreren Überweisungen zu einer Rechnung.
• Es wurde die Option hinzugefügt, einen Link zur Zahlung anzugeben – so kann der Kunde die Rechnung schnell online begleichen.
• Es wurde ein Feld für die Zahlungs-ID aus KSeF hinzugefügt – dies erleichtert die Zuordnung von Überweisungen zu einer bestimmten Rechnung.

Bessere Integration und zukünftige Kompatibilität

• FA(3) ist besser in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrierbar.
• Sie bringt das polnische KSeF näher an europäische Standards, berücksichtigt jedoch weiterhin nicht die Norm EN 16931.

Zeitplan und Pflichten

Die Umstellung vom FA(2)-Schema auf FA(3) tritt am 1. Februar 2026 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt gilt Folgendes:

• Alle Steuerzahler, die Rechnungen über KSeF ausstellen, müssen FA(3) verwenden.
• Große Unternehmen (mit einem Umsatz von über 200 Mio. PLN) müssen bis Februar 2026 bereit sein.
• Alle anderen Steuerzahler – ab dem 1. April 2026.
• Ab dem 1. Januar 2027 ist unter anderem die obligatorische Verknüpfung von KSeF mit Registrierkassen geplant.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Die Umstellung auf FA(3) ist mehr als nur ein technisches Update – sie hat beträchtliche organisatorische Auswirkungen.

Unternehmen sollten:

• Ihre Buchhaltungssoftware aktualisieren.
• Neue Felder in Zahlungs- und Rechnungsprozesse integrieren.
• Die neue Struktur in ERP-Systemen testen.
• Buchhaltungs- und Finanzteams entsprechend schulen.

Auch Buchhaltungsbüros sollten prüfen, ob ihre Systeme FA(3) unterstützen und wie sich die Änderungen auf Automatisierung und Reporting auswirken.

Warum man nicht warten sollte

Obwohl die Sanktionen für Nichtanpassung an KSeF in Polen bis Ende 2026 ausgesetzt wurden, kann eine verspätete Umsetzung dennoch zu Problemen führen:

• Fehlerhafte Rechnungen,
• Störungen im Zahlungsprozess,
• Überlastung der Teams kurz vor der Frist.

Die Einführung der FA(3)-Struktur ist ein wesentlicher Schritt in Richtung verpflichtender E-Rechnungspflicht in Polen. Mit dem bereits veröffentlichten Entwurf und der für Juni 2025 geplanten endgültigen Dokumentation haben Unternehmen jetzt die Chance, sich gezielt vorzubereiten. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zu handeln.

Wenn Sie weitere Fragen haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer getsix® Website.

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