Buchführung ausländischer Niederlassungen vs. JPK_CIT: Was erwarten die polnischen Steuerbehörden?

Bis vor kurzem wurden die Buchhaltungsunterlagen ausländischer Niederlassungen hauptsächlich mit lokalen Berichtspflichten in dem Land, in dem die Niederlassung tätig ist, und mit der Übermittlung von Daten an den Jahresabschluss der polnischen Zentrale in Verbindung gebracht. Mit der Einführung der strukturierten Berichterstattung von Buchhaltungsunterlagen gemäß SAF-T für die Körperschaftsteuer (JPK_CIT) hat sich die Debatte auf eine neue Ebene verlagert: Muss ein polnisches Unternehmen den polnischen Steuerbehörden auch die Buchhaltungseinträge von Niederlassungen (ständigen Betriebsstätten) außerhalb Polens melden? Für Konzerne, die ihre Buchhaltung in Polen auf Ebene der Zentrale führen, hat diese Frage direkte Auswirkungen auf die Datenverwaltung, die Gestaltung der Berichterstattung und grenzüberschreitende Finanzgeschäfte.

In einer individuellen Steuerentscheidung vom 3. Oktober 2025 stellte der Direktor der Nationalen Steuerinformation (KIS) die Position des Steuerpflichtigen in Frage und vertrat einen Ansatz, der in der Praxis bedeuten kann, dass Daten von selbstausgleichenden ausländischen Niederlassungen in die JPK_KR_PD-Berichterstattung aufgenommen werden müssen. Für Unternehmen mit ausländischen Betriebsstrukturen kann dies zusätzliche Kosten, eine Neugestaltung der Finanz- und Rechnungslegungsprozesse sowie Risiken für die Datenqualität bedeuten.
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Das typische Modell ausländischer Niederlassungen in polnischen Unternehmen

In vielen Konzernen, die ins Ausland expandieren, agieren Niederlassungen als selbstausgleichende Einheiten. Dies bedeutet in der Regel, dass:

• Die Niederlassungen führen ihre Bücher gemäß den Rechnungslegungsvorschriften des Landes, in dem sie tätig sind,
• erstellen ihre eigenen Jahresabschlüsse
• und konsolidieren ihre Finanzdaten später auf Ebene der polnischen Zentrale für die gesetzliche Berichterstattung.

Dieses Modell ist wirtschaftlich sinnvoll: Es hilft, lokale Anforderungen zu erfüllen, unterstützt die Transparenz der Unternehmensführung und reduziert doppelte Buchführungen. In der Praxis beantwortet es jedoch nicht die Frage, ob die Buchhaltungseinträge der Niederlassungen an die polnischen JPK_CIT-Strukturen angepasst werden müssen.

Was folgt aus dem Urteil vom 3. Oktober 2025

Die Kernfrage ist, wer verpflichtet ist, Buchhaltungsunterlagen zu führen und diese in einem strukturierten Format einzureichen.

In der Entscheidung argumentierte das Unternehmen, dass ausländische Niederlassungen ihre Bücher nach lokalen Vorschriften führen und dass das polnische Rechnungslegungsgesetz nicht vorschreibt, dass ihre Bücher nach polnischen Standards geführt werden müssen – weder parallel noch als Hilfsunterlagen. Nach Ansicht des Unternehmens sollten diese Niederlassungen daher nicht in der JPK_KR_PD-Struktur ausgewiesen werden.

Der Direktor des KIS vertrat eine andere Auffassung. Er wies darauf hin, dass das polnische Unternehmen verpflichtet ist, Buchhaltungsunterlagen zu führen – auch in Bezug auf selbstständige ausländische Niederlassungen. Daher ist das Unternehmen für die Verpflichtungen gemäß Artikel 9 Absatz 1c des Körperschaftsteuergesetzes (CIT-Gesetz) verantwortlich, das (nach diesem Ansatz) auch Daten aus diesen Niederlassungen umfasst.

Aus geschäftlicher Sicht geht es hier nicht nur um „technische“ Berichterstattung. Es erfordert eine organisatorische Entscheidung: Wie lassen sich die Daten ausländischer Niederlassungen mit den polnischen JPK-Strukturen vereinbaren, ohne gegen lokale Vorschriften zu verstoßen und ohne die Qualität der Berichterstattung zu beeinträchtigen?

JPK_CIT: Eine Lücke zwischen dem regulatorischen Ziel und dem Umfang der Berichterstattung

Grundsätzlich soll die strukturierte Berichterstattung aus den Buchhaltungsunterlagen den Steuerbehörden dabei helfen, die CIT-Abrechnungen zu überprüfen, indem die Buchhaltungsdaten mit der jährlichen Steuererklärung abgeglichen werden.

Das Problem bei ausländischen Niederlassungen ist, dass:

• die Buchhaltung der Niederlassungen in der Regel in ein anderes Rechnungslegungssystem eingebettet ist (lokale Standards, lokale Kontenpläne, unterschiedliche Wörterbücher)
• und die steuerlichen Auswirkungen der Tätigkeit der Niederlassung oft im Land der Niederlassung geregelt werden (abhängig vom Betriebsmodell, Doppelbesteuerungsabkommen und lokalen Vorschriften).

Dies führt zu echten Spannungen zwischen den polnischen technischen Strukturen und der praktischen Realität der Geschäftsführung über eine Niederlassung oder eine Betriebsstätte im Ausland.

Welche Dateien umfasst JPK_CIT und in welcher Beziehung stehen sie zu den Buchhaltungsunterlagen?

Im Bereich der Körperschaftsteuer gelten zwei wichtige JPK-Strukturen:

• JPK_KR_PD – strukturierte Buchführung für Einkommensteuerzwecke,
• JPK_ST_KR – Anlagevermögenregister.

Der Zeitplan für die Umsetzung hängt von der Gruppe der Steuerzahler ab (einschließlich Umsatzschwellen und Status einer Steuerkapitalgruppe) und erstreckt sich dann auf eine größere Gruppe von Unternehmen, die eine vollständige Buchführung führen. Wichtig ist, dass die Fristen und der Umfang der Berichterstattung in der Praxis durch Durchführungsbestimmungen angepasst wurden (z. B. durch Verlängerung der Einreichungsfristen für ausgewählte Geschäftsjahre).

Für polnische Unternehmen mit ausländischen Niederlassungen bedeutet dies, dass JPK_CIT nicht als einmalige Einreichung behandelt werden sollte, sondern als ein umfassenderes Projekt, das Folgendes umfasst:

• das Datenmodell (was in den Büchern vorhanden sein muss),
• die Zuordnung von Konten und Wörterbüchern,
• den Datenfluss von den Niederlassungen zur Zentrale,
• die Datenqualitätskontrolle (Konsistenz, Vollständigkeit, Konformität).

Warum ausländische Niederlassungen für die JPK-Berichterstattung in Polen eine besondere Herausforderung darstellen

1) Unterschiedliche Rechnungslegungsstandards und Kontenpläne

Filialen erfassen Transaktionen gemäß den lokalen Anforderungen. Selbst wenn eine Gruppe gemeinsame Grundsätze für die Managementberichterstattung verwendet, können lokale Aufzeichnungen mit einem unterschiedlichen Detaillierungsgrad und in einer anderen Kontenstruktur geführt werden.

2) Daten in mehreren Währungen und Umrechnungsregeln

Die Konsolidierung in den Jahresabschlüssen der polnischen Einheit erfolgt nach spezifischen Umrechnungs- und Darstellungsregeln. JPK_KR_PD konzentriert sich jedoch auf die Buchhaltungsbücher, d. h. auf Einträge auf Transaktionsebene – nicht nur auf das Endergebnis.

3)Risiko doppelter Datenerfassung

Wenn ein Unternehmen zu dem Schluss kommt, dass es Filialdaten in einem in Polen erwarteten Format bereitstellen muss, sind möglicherweise parallele Prozesse erforderlich: die Umwandlung von Filialdaten in polnische Strukturen oder die Führung zusätzlicher Hilfsdatensätze.

4) Operative Auswirkungen

In der Praxis erhöht JPK_CIT die Erwartungen an Datenstandards auf Transaktionsebene: Dokumentenkennungen, Attribute, Kontokennzeichnungen und Konsistenz innerhalb des Unternehmens.

Praktische Konsequenzen: Was Unternehmen möglicherweise tun müssen

Für Unternehmen mit ausländischen Niederlassungen besteht der wichtigste Schritt darin, von der Diskussion über die Auslegung zur Entwicklung von Lösungen überzugehen, die das Compliance-Risiko und die Implementierungskosten reduzieren. In der Praxis ist es hilfreich, die Arbeit in drei Bereiche zu gliedern.

Bereich 1: Klassifizierung des ausländischen Betriebsmodells

• Handelt es sich um eine Niederlassung/eine Betriebsstätte mit eigenen Aufzeichnungen und lokalen Verpflichtungen?
• Welche Daten werden derzeit nach Polen übertragen (gesetzliche Berichtspakete, Managementberichte, Konsolidierungspakete)?
• Kann die Zentrale von der aggregierten Berichterstattung auf die für die Buchhaltung erforderliche Ebene umstellen?

Bereich 2: Datenarchitektur für JPK_KR_PD

• Wie sieht der Kontenplan der Zentrale aus – und kann er mit den Kontenplänen der Niederlassungen abgeglichen werden?
• Erlauben die Buchhaltungssysteme der Niederlassungen Exporte, die in die JPK-Struktur umgewandelt werden können?
• Wie stellen Sie die Identifizierung von Dokumenten, Gegenparteien und erforderlichen Attributen in den Daten der Niederlassungen sicher?

Bereich 3: Datenqualitätskontrolle und Rechenschaftspflicht

• Wer ist für die Vollständigkeit der Filialdaten in JPK verantwortlich: die Filiale, die Zentrale oder ein gemeinsames Team?
• Wie wird der Prüfpfad dokumentiert – von den lokalen Quelldaten bis zu den in Polen gemeldeten Daten?
• Wie reduzieren Sie das Risiko von Inkonsistenzen zwischen der lokalen Berichterstattung und dem transformierten JPK-Datensatz?

Zwei JPK_CIT-Dateien und ausländische Filialen: Wie geht man damit in der Praxis um?

Unternehmen beginnen in der Regel mit JPK_KR_PD, da dieser Datensatz die Buchhaltungsunterlagen abdeckt und in der Regel die meisten Informationen enthält. Es ist auch erwähnenswert, dass für bestimmte Zeiträume (insbesondere für Steuerjahre, die nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2026 beginnen) eine vorübergehende Befreiung von der Einreichung von JPK_ST_KR eingeführt wurde.

Unabhängig davon sollten die Register für Sachanlagen und immaterielle Vermögenswerte prozess- und systemseitig vorbereitet werden, da die Meldepflicht für spätere Zeiträume gilt.

Bei der Gestaltung des Prozesses für ausländische Niederlassungen ist es wichtig, frühzeitig zu entscheiden, ob Sie:

• die Daten der Niederlassung direkt melden (wenn Systeme und Daten eine Zuordnung ermöglichen),
• eine Datentransformationsschicht (ETL) in die JPK-Struktur einbauen,
• oder ausschließlich zu Berichtszwecken Hilfsaufzeichnungen in Polen führen.

Jeder Ansatz ist mit unterschiedlichen Kosten, unterschiedlichen Fehlerrisikoprofilen und unterschiedlichen Auswirkungen auf die Datenverwaltung und Rechenschaftspflicht verbunden.

Was passiert, wenn das Unternehmen mit dem Ansatz der Steuerbehörden nicht einverstanden ist?

Eine individuelle Entscheidung bietet nur Schutz innerhalb des im Antrag beschriebenen Sachverhalts. Wenn Ihr Unternehmen ein spezifisches Betriebsmodell für seine Niederlassungen hat (z. B. ein anderes Maß an Selbstausgleich, andere Aufzeichnungen, andere Organisation des Datenflusses), kann es sinnvoll sein, Ihre Position zu formalisieren und zu prüfen, ob die Beantragung einer eigenen Entscheidung aus geschäftlicher Sicht gerechtfertigt ist.

Unabhängig von Auslegungsstreitigkeiten sind Meldepflichten jedoch praktisch – und ihre Nichteinhaltung kann zu Risiken im Umgang mit den Steuerbehörden führen.

Wenn Ihr Unternehmen ausländische Niederlassungen hat und sich auf die JPK_CIT-Berichterstattung vorbereitet, ist ein einheitlicher Ansatz in Bezug auf die Daten und Buchhaltungin Polen unerlässlich. getsix® kann Sie durch Buchhaltungsdienstleistungen in Polen und Steuerberatung in Polen unterstützen.

FAQ – Fragen, die von Unternehmen mit ausländischen Niederlassungen am häufigsten gestellt werden

Wenn Sie weitere Fragen haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer getsix® Website.

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