Versehentlich an das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen übermittelte Rechnung – muss sie auf Null korrigiert werden?

Eine versehentlich an KSeF übermittelte Rechnung muss nicht immer auf Null korrigiert werden. Das polnische Finanzministerium (MF, polnisch: Ministerstwo Finansów) hält den Verzicht auf eine Null-Korrektur für möglich, wenn das Dokument im Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF, polnisch: Krajowy System e-Faktur) und die zuvor außerhalb des Systems ausgestellte Rechnung eindeutig als dieselbe Rechnung identifiziert werden können. Der Direktor der Landesfinanzinformation (KIS, polnisch: Krajowa Informacja Skarbowa) verlangte in der Auskunft vom 23. Juni 2026, Az. 0114-KDIP1-3.4012.298.2026.1.KP, jedoch eine Null-Korrektur.

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Muss eine versehentlich an KSeF übermittelte Rechnung auf Null korrigiert werden?

Es gibt keine Regel für jeden Fall. Entscheidend ist, ob das an KSeF übermittelte XML-Dokument dieselbe Rechnung ist, die zuvor außerhalb des Systems ausgestellt und dem Käufer zugestellt wurde.

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Wann kann eine Null-Korrektur entbehrlich sein?

Zu vergleichen sind insbesondere:

• Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer,
• Datum der Lieferung oder Leistung,
• Rechnungspositionen,
• Gesamtbetrag der Forderung.

Stimmen diese Angaben überein, erlaubt der Ansatz des Finanzministeriums, beide Dokumente als eine Rechnung zu behandeln. Die MF-Position ist jedoch keine allgemeine Steuerauskunft oder offizielle Steuerrichtlinie.

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Was gilt bei Abweichungen von der Originalrechnung?

Abweichungen bei Nummer, Daten, Positionen oder Beträgen erhöhen das Risiko, dass das Dokument im KSeF als weitere ausgestellte Rechnung gilt. Dann kann Art. 108 Abs. 1 des polnischen Umsatzsteuergesetzes relevant werden, der die Zahlung der auf einer ausgestellten Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuer betrifft.

Eine Null-Korrektur ist dann der konservativere Weg, um das Risiko zweier Dokumente für dieselbe Transaktion zu begrenzen.

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Kann eine angenommene KSeF-Rechnung gelöscht oder bearbeitet werden?

Nein. Wurde eine Rechnung vom KSeF akzeptiert und mit einer KSeF-Nummer versehen, kann der Steuerpflichtige sie nicht eigenständig löschen, stornieren oder bearbeiten. Fehler müssen durch eine Korrekturrechnung berichtigt werden.

KSeF prüft die XML-Datei auf Übereinstimmung mit der erforderlichen logischen Struktur, kontrolliert aber keine mathematischen Berechnungen.

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Was ist nach einer fehlerhaften Übermittlung zu tun?

Das Unternehmen sollte weitere automatische Übermittlungen stoppen, das Ausmaß des Fehlers ermitteln, die Dokumente vergleichen, die steuerliche und buchhalterische Erfassung prüfen, den Kunden über das Risiko einer Doppelerfassung informieren und eine Null-Korrektur bewerten.

Bei ERP- oder Buchhaltungsfehlern sollten Ursache und Zeitpunkt dokumentiert und die Konfiguration so angepasst werden, dass historische Rechnungen nicht erneut versendet werden.

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Ist die Null-Korrektur der sicherere Weg?

Aus Sicht des polnischen Steuerrisikos ist sie der konservativere Ansatz und entspricht der KIS-Auskunft vom 23. Juni 2026. Sie ist jedoch nicht automatisch zwingend. Entscheidend sind Dokumentenübereinstimmung, Doppelerfassungsrisiko und der Nachweis einer rein technischen Übermittlung.

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