Haftung der Geschäftsführung für die Buchhaltung in Polen
9. Oktober 2026
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Die Haftung der Geschäftsführung für die Buchhaltung in Polen bleibt auch beim Outsourcing bestehen. Nach Art. 4 Abs. 5 des polnischen Rechnungslegungsgesetzes trägt die Geschäftsführung weiterhin die Verantwortung für die Überwachung der Rechnungslegung und die Inventur durch körperliche Bestandsaufnahme. Der Jahresabschluss ist spätestens drei Monate nach dem Bilanzstichtag aufzustellen. Die erforderlichen Unterlagen sind grundsätzlich innerhalb von 15 Tagen nach seiner Feststellung beim Landesgerichtsregister (KRS) einzureichen.
In diesem Artikel:
Entbindet Buchhaltungs-Outsourcing die Geschäftsführung von der Haftung?
Nein. In einer polnischen GmbH (sp. z o.o.) oder Aktiengesellschaft (S.A.) gilt die Geschäftsführung grundsätzlich als Leiter der Einheit im Sinne des polnischen Rechnungslegungsgesetzes.
Nach Art. 4 Abs. 5 bleibt sie für die Erfüllung der gesetzlichen Buchhaltungspflichten einschließlich der Überwachung verantwortlich, auch wenn einzelne Aufgaben an ein Buchhaltungsbüro übertragen werden.
Die Übernahme der Verantwortung durch den Dienstleister sollte schriftlich dokumentiert werden. Ein Dienstleistungsvertrag überträgt jedoch nicht die gesamte gesetzliche Verantwortung.
Welche Buchhaltungsaufgaben können ausgelagert werden?
Ein externes Buchhaltungsbüro kann insbesondere folgende Tätigkeiten übernehmen:
- Führung der Bücher und Erfassung von Geschäftsvorfällen;
- Bewertung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten;
- Ermittlung des Jahresergebnisses;
- Aufstellung des Jahresabschlusses;
- Führung der Buchhaltungsdokumentation;
- Erstellung von Steuerabrechnungen und JPK-Dateien, sofern vereinbart.
Buchführungsdienstleister müssen eine Berufshaftpflichtversicherung besitzen. Die gesetzliche Verantwortung der Geschäftsführung bleibt davon unberührt.
Welche Pflichten verbleiben bei der Geschäftsführung?
Bilanzierungsrichtlinie und Inventur
Die Geschäftsführung muss die Bilanzierungsrichtlinie schriftlich festlegen und aktualisieren. Das Buchhaltungsbüro kann einen Entwurf erstellen, die endgültige Festlegung obliegt jedoch dem Leiter der Einheit.
Die Verantwortung für die Inventur durch körperliche Bestandsaufnahme ist nicht übertragbar. Externe Dienstleister dürfen technische Tätigkeiten übernehmen, ohne die Geschäftsführung von ihrer Verantwortung zu entbinden.
Jahresabschluss und Unterschriften
Der Jahresabschluss muss spätestens drei Monate nach dem Bilanzstichtag aufgestellt werden.
Nach Art. 52 unterzeichnen ihn die mit der Buchführung betraute Person und der Leiter der Einheit.
Bei einem mehrköpfigen Leitungsorgan kann mindestens ein Mitglied unterschreiben, wenn die übrigen Mitglieder die gesetzlich vorgesehenen Erklärungen oder Begründungen einer Unterschriftsverweigerung abgeben.
Wer muss den Jahresabschluss beim KRS einreichen?
Die Verantwortung für die Einreichung beim polnischen Landesgerichtsregister (KRS) trägt der Leiter der Einheit.
Die Unterlagen müssen grundsätzlich innerhalb von 15 Tagen nach Feststellung des Jahresabschlusses eingereicht werden.
Das Buchhaltungsbüro kann die Vorbereitung und technische Einreichung unterstützen, sofern dies vertraglich vereinbart wurde.
Wie lassen sich Risiken beim Buchhaltungs-Outsourcing reduzieren?
Für eine wirksame Überwachung sollten Unternehmen:
- Zuständigkeiten schriftlich abgrenzen;
- Verantwortliche für interne Prozesse benennen;
- Fristen für die Übermittlung von Belegen festlegen;
- Informationen über Verträge, Darlehen, Investitionen und Umstrukturierungen weitergeben;
- entscheidungsrelevante Sachverhalte der Geschäftsführung melden;
- die Bilanzierungsrichtlinie aktualisieren und den Jahresabschluss frühzeitig planen.
Fehlende Informationen über Geschäftsvorfälle, mögliche Verbindlichkeiten oder Ereignisse nach dem Bilanzstichtag können die ordnungsgemäße Rechnungslegung beeinträchtigen.
Buchhaltungs-Outsourcing ersetzt nicht die Überwachung durch die Geschäftsführung. Bei fehlender oder gesetzeswidriger Buchführung sowie bei nicht aufgestellten oder unzuverlässigen Jahresabschlüssen sieht das polnische Recht Sanktionen vor.
Den vollständigen Artikel können Sie hier lesen:
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