Abschluss eines Mandats- oder Werkvertrags in der Einnahme-Überschussrechnung
24 September 2021
Wie können wir in der Einnahme-Überschussrechnung (auf Polnisch im Folgenden dann nur noch PKPiR) die Kosten dokumentieren, die bei der Abwicklung eines Mandats- oder Werkvertrags und der Zahlung der Vergütung an den Auftragnehmer oder Subunternehmer entstehen? Reicht eine elektronische Quittung aus oder benötigen wir jedoch noch weitere zusätzliche Dokumente?
In den polnischen Rechnungslegungsvorschriften ist nicht direkt festgelegt, welche Art von Nachweisen zur Dokumentation von Kosten, die aufgrund von Vergütungen aus zivilrechtlichen Verträgen entstanden sind, in der PKPiR verwendet werden sollten: Mandat oder Vertrag für bestimmte Arbeiten. Sicherlich kann eine Originalrechnung, die von einem Auftragnehmer handschriftlich unterzeichnet wurde, als ein solcher Nachweis dienen.
Was aber, wenn die Rechnung elektronisch ausgestellt wurde und keine Unterschrift trägt? Dann kann ein solcher Aufwand – unter bestimmten Voraussetzungen – auch in der PKPiR anerkannt werden, z.B. anhand eines Kontoauszugs, der die Überweisung des Entgelts auf das Bankkonto des Auftraggebers oder Auftragnehmers dokumentiert. Wird die Vergütung jedoch in bar ausgezahlt, so muss der Empfang durch eine handschriftliche Unterschrift des Empfängers bestätigt werden.
Wann und wo sind Kosten in der PKPiR zu erfassen?
Der Zeitpunkt der Anerkennung der Vergütung für einen zivilrechtlichen Vertrag als abzugsfähige Kosten ist in Artikel 23 Absatz 1 Nummer 55 des Einkommensteuergesetzes festgelegt. Das Entgelt für einen Auftrag oder eine Arbeitsleistung stellt zum Zeitpunkt der Zahlung einen steuerlichen Aufwand dar. Im Falle einer Mandatsvereinbarung gilt dies auch für die Sozialversicherungsbeiträge, und zwar für den vom Auftraggeber finanzierten Teil. Sie sind zum Zeitpunkt der Zahlung an die Sozialversicherungsanstalt steuerlich absetzbar. Daher gelten Vergütungen, die noch nicht gezahlt, oder zur Zahlung bereitgestellt wurden, nicht als abzugsfähige Kosten.
Ferner ist zu beachten, dass, wenn der Auftraggeber ein Unternehmer ist, die Vergütung des Auftragnehmers oder des Auftragnehmers nur dann abzugsfähige Kosten sein können, wenn der Gegenstand der Vereinbarung im Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit des Auftragnehmers steht, und der Erzielung von Einnahmen oder zumindest der Erhaltung oder dem Schutz ihrer Quelle dient.
Die Bruttovergütung aus zivilrechtlichen Verträgen (Mandat, Werkvertrag) wird vom Auftraggeber bzw. Werkbesteller in der PKPiR-Spalte 12 „Geld- und Sachbezüge“ eingetragen. Die Sozialversicherungsbeiträge (für den vom Auftraggeber finanzierten Teil) sind in Spalte 13 „Sonstige Ausgaben“ einzutragen.
Allgemeine Regeln der Kostendokumentation in der PKPiR
Wie dokumentiert man steuerlich absetzbare Kosten in der PKPiR? Die diesbezüglichen allgemeinen Regeln sind in der Verordnung des Finanzministers vom 23. Dezember 2019 festgelegt (polnisches amtliches Gesetzesblatt Punkt 2544). Als Grundlage können buchhalterische Belege dienen, u. a. Rechnungen, Buchungsbelege, Post- und Bankgebühren, Zolldokumente sowie andere Belege, die bestätigen, dass ein Geschäftsvorgang ordnungsgemäß durchgeführt wurde, darunter mindestens:
- Identifizierung des Emittenten oder Angabe der an dem Vorgang beteiligten Parteien,
- Datum der Ausstellung des Nachweises und Datum oder Zeitraum, an dem die Operation durchgeführt wurde,
- den Gegenstand der Operation und ihren Wert,
- Nummer, die eine Verknüpfung der Beweise mit den Buchhaltungsunterlagen ermöglicht,
- Unterschriften der zur Dokumentation des Vorgangs befugten Personen.
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