Ab dem 1. April 2025 müssen im Nationalen Gerichtsregister in Polen eingetragene Unternehmen über eine elektronische Zustelladresse verfügen

Ab dem 1. April 2025 sind alle Unternehmen, die vor dem 1. Januar 2025 im Nationalen Gerichtsregister in Polen (KRS) eingetragen wurden, gesetzlich verpflichtet, eine aktive elektronische Zustelladresse zu besitzen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem polnischen Gesetz über die elektronische Zustellung.

Jedes Unternehmen, das vor dem 1. Januar 2025 registriert wurde, muss eine funktionsfähige Zustelladresse im System für elektronische Zustellung (e-Zustellung) besitzen. Die neuen Vorschriften sind Teil der Digitalisierung der Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung und spielen eine wichtige Rolle für den effizienten Austausch amtlicher Korrespondenz.

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Die Rolle der elektronischen Zustelladresse in der Kommunikation mit Behörden

Das e-Zustellungssystem ist das das elektronische Äquivalent eines Einschreibens mit Rückschein. Unternehmen können über dieses System behördliche Aufforderungen, Mitteilungen und Entscheidungen empfangen sowie Anträge und Dokumente an öffentliche Institutionen übermitteln.

Die über das e-Zustellungssystem versandte Korrespondenz entfaltet volle Rechtswirkung und gewährleistet Sicherheit, Vertraulichkeit und Nachweisbarkeit der Zustellung.Langfristig wird der Dienst die traditionelle papierbasierte amtliche Korrespondenz sowie die Kommunikation über die Plattform ePUAP ersetzen.

Behörden, öffentliche Institutionen und neu registrierte Einheiten nutzen diesen Dienst bereits. Ab April 2025 gilt die Pflicht auch für zuvor registrierte Unternehmen – darunter Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften sowie wirtschaftlich tätige Stiftungen.

Unternehmer können eine kostenlose Zustelladresse sowie eine e-Zustellung über das Portal Biznes.gov.pl einrichten.

Jede aktivierte Zustelladresse wird in die Datenbank für elektronische Zustelladressen (BAE) eingetragen – ab diesem Moment erfolgt die amtliche Kommunikation ausschließlich digital.

Für Unternehmen, die komplexe Formalitäten vermeiden und die Pflicht zur elektronischen Zustellung reibungslos erfüllen möchten, bietet getsix® umfassende Unterstützung in jeder Phase – von der technischen Einrichtung des Postfachs über die Benennung eines Administrators bis hin zur laufenden Überwachung des amtlichen Schriftverkehrs. Je nach Bedarf kann getsix® die Rolle des Administrators übernehmen – hierfür ist eine gültige polnische PESEL-Nummer erforderlich – oder als Beobachter fungieren, um die eingehende Korrespondenz zu überwachen und weiterzuleiten. Für weitere Informationen über den Service, zögern Sie nicht, das getsix® Team zu kontaktieren.

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Wie erhält man eine elektronische Zustelladresse in Polen?

1. Vorbereitung der erforderlichen Informationen

Vor dem Einreichen des Antrags empfiehlt es sich, alle erforderlichen Informationen und Dokumente im Voraus zusammenzustellen. So lässt sich der Online-Assistent auf Biznes.gov.pl reibungslos und korrekt ausfüllen.

Für die Beantragung einer elektronischen Zustelladresse sind folgende Identifikationsdaten des Unternehmens erforderlich:

Für alle Unternehmen:

• vollständiger Firmenname (bei Einzelunternehmern, die im Zentralregister für Gewerbetätigkeit – CEIDG – eingetragen sind, muss der vollständige Name der Person Bestandteil des Firmennamens sein),
• Korrespondenzadresse,
• Steuernummer (NIP), falls vergeben, oder eine Erklärung über deren Aufhebung bzw. Ungültigkeit,
• statistische Nummer (REGON), falls vergeben.

Für im Landesgerichtsregister (KRS) eingetragene Unternehmen:

• KRS-Nummer,
• Rechtsform (z. B. Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaft),
• Sitzadresse.

Für Einzelunternehmer, die im CEIDG eingetragen sind:

• PESEL-Nummer (polnische Personenkennziffer) oder – falls nicht vorhanden – eine europäische Identifikationsnummer,
• E-Mail-Adresse, an die die Informationen über die Erstellung und Aktivierung der e-Zustellung gesendet werden.

Administrator der e-Zustellung:

• Vor- und Nachname,
• E-Mail-Adresse,
• PESEL-Nummer oder europäische Identifikationsnummer (falls keine PESEL vergeben wurde).

Für Einzelunternehmer im CEIDG ist die Ernennung eines Administrators nicht verpflichtend – sie können das Postfach selbst verwalten. Für Unternehmen, die im KRS eingetragen sind, ist die Benennung eines Administrators hingegen obligatorisch.

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Wird der Antrag durch einen Rechtsanwalt, ein vertretungsberechtigtes Organmitglied oder einen Bevollmächtigten gestellt, dessen Vollmacht sich nicht unmittelbar aus der Eintragung im KRS oder CEIDG ergibt, ist eines der folgenden Dokumente zu erstellen:

1. Vollmacht:
1. ein vom Unternehmer elektronisch signiertes Dokument oder
2. eine digitale Kopie der Vollmacht, die als wahrheitsgetreue Kopie des Originals bestätigt wurde – durch den Unternehmer, einen Notar oder einen beruflichen Vertreter des Unternehmers (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Patentanwalt oder ein Vertreter der Prokuratoria Generalna RP – Generalstaatsanwaltschaft der Republik Polen).
2. Zusätzlich ist ein Nachweis über die Zahlung der Stempelgebühr (17 PLN) erforderlich. Die Zahlung muss auf das Konto des Stadt- oder Gemeindebüros erfolgen, das für den Wohnsitz oder den Sitz des Vollmachtgebers zuständig ist.

Alternativ: Wird ein Dokument eingereicht, das die Vertretungsbefugnis bestätigt (anstelle einer Vollmacht), muss es:

• elektronisch signiert sein oder
• als wahrheitsgetreue Kopie des Originals durch eine dazu berechtigte Person bestätigt sein – analog zur Vorgehensweise bei Vollmachten.

Alle erforderlichen Daten und Dokumente sollten vor der Anmeldung im Online-System vorbereitet werden, um Unterbrechungen zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

2. Unterzeichnung und Einreichung des Antrags

Nach dem Ausfüllen des Formulars im Online-Assistenten wird der Nutzer zur Seite für die elektronische Signatur weitergeleitet.

Der Antrag auf Erstellung einer elektronischen Zustelladresse muss mit einer der folgenden Methoden elektronisch unterzeichnet werden:

• Vertrauensprofil (Profil Zaufany, über ePUAP),
• qualifizierte elektronische Signatur,
• persönliche Signatur (z. B. in einem e-ID-Ausweis enthalten),
• elektronisches Siegel.

Wenn das Dokument von mehreren Personen unterzeichnet werden muss (z. B. im Fall von Geschäftsführern in Kapitalgesellschaften), ist die Option „Mehrfachsignatur“ zu wählen. Das Dokument kann heruntergeladen, lokal gespeichert und an weitere unterschriftsberechtigte Personen weitergeleitet werden. Nachdem alle erforderlichen Signaturen gesammelt wurden, muss man zur Registerkarte „Benachrichtigungen“ im Unternehmerkonto auf Biznes.gov.pl zurückkehren, wo ein Link zur endgültigen Einreichung zur Verfügung steht.

Der Antrag muss von Personen unterzeichnet werden, die gemäß den Angaben im CEIDG- oder KRS-Register zur Vertretung des Unternehmens berechtigt sind. Alternativ kann der Antrag auch von einem Bevollmächtigten eingereicht werden – vorausgesetzt, er verfügt über eine ordnungsgemäße Vertretungsvollmacht.

Nicht signierte Dokumente werden 4 Tage lang im System gespeichert. Innerhalb dieser Frist müssen alle Signaturen gesammelt werden. Nach Ablauf dieser Frist muss der Vorgang von vorne begonnen werden.

3. Formale und inhaltliche Prüfung des Antrags

Nach Einreichung des Antrags erfolgt eine Überprüfung durch das polnische Ministerium für Digitalisierung (Ministerstwo Cyfryzacji). Geprüft werden sowohl die formale Richtigkeit als auch die Vollständigkeit der übermittelten Daten.

Werden Mängel oder Unstimmigkeiten festgestellt, fordert die Behörde zur Behebung innerhalb von 7 Tagen auf. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Korrektur, bleibt der Antrag unbeachtet.

4. Erstellung des Postfachs und Zuweisung der elektronischen Zustelladresse

Nach erfolgreicher Überprüfung richtet das Ministerium für Digitalisierung die elektronische Zustelladresse sowie die dazugehörige e-Zustellung ein. Eine Bestätigung über diesen Schritt wird an die im Antrag angegebene E-Mail-Adresse versendet – die Nachricht enthält auch Anweisungen zu den nächsten Schritten.

Bei Einzelunternehmern, die im Zentralregister für Gewerbetätigkeit (CEIDG) eingetragen sind und keinen Postfach-Administrator benannt haben, wird die Benachrichtigung direkt an den Unternehmer gesendet. Bei im Landesgerichtsregister (KRS) eingetragenen Einheiten geht die Nachricht an die benannte Administratorperson.

5. Aktivierung des Postfachs und der Zustelladresse

Damit die e-Zustellung funktionsfähig ist und die Adresse in der nationalen Datenbank für elektronische Zustelladressen (Baza Adresów Elektronicznych, BAE) sichtbar wird, ist eine Aktivierung erforderlich. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung wird in der Systembenachrichtigung bereitgestellt.

Nach erfolgter Aktivierung erhält der Unternehmer Zugang zum kostenlosen e-Zustellung über sein Unternehmerkonto (Konto Przedsiębiorcy) auf der Plattform Biznes.gov.pl.

6. Eintragung in die nationale Datenbank für elektronische Zustelladressen (BAE)

Nach der Aktivierung wird die elektronische Zustelladresse automatisch in die nationale Datenbank für elektronische Zustelladressen eingetragen.

Ab diesem Zeitpunkt erfolgt der gesamte amtliche Schriftverkehr der öffentlichen Verwaltung ausschließlich an die in der BAE eingetragene elektronische Zustelladresse.

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Bis wann muss die Zustelladresse eingerichtet werden?

• Unternehmen, die vor dem 1. Januar 2025 im KRS eingetragen wurden – bis spätestens 1. April 2025.
• Neue Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2025 im KRS registriert werden – im Rahmen des Gründungsverfahrens.
• Einzelunternehmer, die im CEIDG eingetragen sind – bis spätestens 1. Oktober 2026.

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Die Verpflichtung zur Führung einer elektronischen Zustelladresse für im Landesgerichtsregister eingetragene Unternehmen ab dem 1. April 2025 ist Teil eines umfassenderen Prozesses der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung in Polen. Das neue System ermöglicht es Unternehmern, amtliche Korrespondenz vollständig elektronisch, sicher und rechtskonform abzuwickeln.

Die Einrichtung der elektronischen Zustelladresse erfolgt über die Plattform Biznes.gov.pl und umfasst die Vorbereitung der erforderlichen Daten, das Einreichen des Antrags, die elektronische Signatur, die Aktivierung des Postfachs sowie die Eintragung der Adresse in die nationale Zustelldatenbank.

Die fristgerechte Erfüllung dieser neuen Pflicht hilft Unternehmen, organisatorische Schwierigkeiten zu vermeiden und stellt sicher, dass sie vollständig auf die Kommunikation mit öffentlichen Institutionen nach den neuen Vorgaben vorbereitet sind.

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