Customer Invoice Portal – ein neues Werkzeug zur Unterstützung des Dokumentenworkflows im Zeitalter des landesweiten E-Rechnungssystems (KSeF) in Polen

Ein effizienter Dokumentenworkflow wirkt sich heute unmittelbar darauf aus, wie ein Unternehmen seine Arbeit organisiert, wie reibungslos und termingerecht Buchhaltungsprozesse abgewickelt werden und wie effektiv Teams zusammenarbeiten. Da die Veränderungen im Zusammenhang mit dem nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) die Geschäftsprozesse in Polen weiterhin umgestalten, gewinnen Tools zunehmend an Bedeutung, die nicht nur den Dokumententransfer ermöglichen, sondern auch den gesamten Dokumentenbearbeitungsprozess strukturieren.

Genau aus diesem Grund wurde das Customer Invoice Portal eingeführt – eine von getsix® entwickelte Lösung, die die Übermittlung, Prüfung, Freigabe und Überwachung von Dokumenten in einer einzigen Umgebung unterstützt. Die neue Version des Portals wurde entwickelt, um mehr Prozesstransparenz, eine optimierte Benutzererfahrung und eine bessere Organisation der täglichen Dokumentenbearbeitung zu ermöglichen.

Was ist das Customer Invoice Portal?

Das Customer Invoice Portal ist eine von getsix® entwickelte Anwendung, die die Bearbeitung von Buchhaltungsbelegen unterstützt und einen klar strukturierten Dokumentenworkflow gewährleistet.

Über das Portal können Benutzer Dokumente manuell hochladen, eine Vorschau der eingereichten Dateien anzeigen und deren Status verfolgen. Im Standardpaket ermöglicht es zudem die Freigabe ausgewählter Dokumente vor der Verbuchung, das Hinzufügen von Notizen und das Vervollständigen von Buchhaltungsdaten. Das System unterstützt Dateien in den Formaten PDF, JPG, PNG, TIFF und XML.

Die Lösung wurde entwickelt, um die Fragmentierung von Informationen zu reduzieren und die Arbeit mit Dokumenten an einem zentralen Ort zu vereinfachen. Anstatt Dokumente über verschiedene Kanäle zu versenden und Erläuterungen separat bereitzustellen, können Benutzer ein Dokument in einer Umgebung verwalten, in der dessen Status, wichtige Informationen und zusätzliche Anmerkungen, die für die weitere Bearbeitung erforderlich sind, zentral einsehbar sind.

Wie funktioniert das Portal in der Praxis?

Dokumente können auf zwei Arten in das Customer Invoice Portal eingegeben werden. Erstens durch manuelles Hochladen durch den Benutzer. Zweitens durch den automatischen Abruf von Rechnungen aus dem E-Rechnungssystem (KSeF), der im Standardpaket verfügbar ist. Das bedeutet, dass das Portal den Anforderungen von Unternehmen gerecht wird, die sowohl nach einer einfachen Möglichkeit zur Einreichung von Dokumenten als auch nach einem höheren Grad an Prozessautomatisierung suchen.

Nach der Einreichung wird das Dokument zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Je nach Dokumenttyp und ausgewähltem Funktionsumfang kann es zur Genehmigung weitergeleitet oder direkt zur buchhalterischen Bearbeitung übermittelt werden. Das Portal ermöglicht es den Benutzern zudem, den Status eines Dokuments in jeder Phase zu verfolgen, was die Prozesstransparenz erhöht und die Kontrolle über den Dokumentenworkflow verbessert.

Wichtigste Funktionen des Customer Invoice Portals

Die neue Version des Portals unterstützt die tägliche Dokumentenbearbeitung auf eine besser organisierte und benutzerfreundlichere Weise.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• manuelles Hochladen von Dokumenten,
• automatischer Import von Rechnungen aus KSeF,
• Vorschau von Dokumenten und deren Status,
• Genehmigung von Dokumenten vor der Verbuchung,
• die Möglichkeit, Notizen zu Dokumenten hinzuzufügen,
• Ergänzung von Buchhaltungsdaten,
• Verwaltung von Benutzerrollen und Berechtigungen,
• Herunterladen von Dokumenten und bessere Kontrolle über den Dokumentenfluss.

In der Praxis bedeutet dies, dass das Portal nicht nur auf die Einreichung von Dateien beschränkt ist. Es ist darauf ausgelegt, den gesamten Dokumentenworkflow zu unterstützen – vom Hinzufügen eines Dokuments über die Überprüfung und Genehmigung bis hin zur weiteren buchhalterischen Bearbeitung.

Free- und Standard-Pakete – zwei Möglichkeiten zur Nutzung des Customer Invoice Portal

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit getsix® ist das Customer Invoice Portal in zwei Varianten verfügbar: Free und Standard. Sie unterscheiden sich hinsichtlich des Funktionsumfangs und des Grades der Automatisierung der Dokumentenverarbeitung.

Das Free-Paket richtet sich an Unternehmen, die Dokumente manuell einreichen, und umfasst die Kernfunktionen zum Hinzufügen und Anzeigen von Dokumenten in der Vorschau. In dieser Variante können Nutzer Dokumente manuell hochladen, darunter sowohl KSeF-Dokumente als auch Dokumente, die nicht unter KSeF fallen. Nutzer haben zudem Zugriff auf eine Vorschau der eingereichten Dateien und können beim Hochladen eines Dokuments eine Notiz hinzufügen.

Das Standard-Paket bietet einen größeren Funktionsumfang und wurde für eine stärkere Automatisierung und bessere Organisation des Dokumenten-Workflows entwickelt. In dieser Variante haben Benutzer Zugriff auf den automatischen Import von Rechnungen aus KSeF, die Dokumentenfreigabe vor der Verbuchung, die erweiterte Ergänzung von Buchhaltungsdaten, Benutzerrollen und -berechtigungen, die Dokumentenvorschau und den Download sowie die Möglichkeit, Notizen hinzuzufügen.

In der Praxis liegt der Hauptunterschied zwischen den Paketen im Grad der Automatisierung und Prozesssteuerung. Das Free-Paket unterstützt die grundlegende Dokumenteneinreichung, während das Standard-Paket es Unternehmen ermöglicht, den Dokumentenworkflow, die Genehmigung und die weitere Bearbeitung effektiver zu verwalten.

Vorteile des Customer Invoice Portals für Unternehmen

Die Einführung des Customer Invoice Portals bedeutet vor allem eine strukturiertere Arbeitsweise im Umgang mit Dokumenten. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• erhöhte Prozesstransparenz – der Nutzer kann sehen, in welcher Phase sich das Dokument gerade befindet,
• weniger manueller Aufwand – einige Dokumente können automatisch abgerufen werden,
• einfachere Kommunikation – Notizen und zusätzliche Informationen werden direkt dem Dokument zugeordnet,
• bessere Kontrolle über den Dokumenten-Workflow – Rollen, Verantwortlichkeiten und Genehmigungen lassen sich klarer strukturieren,
• bequemere Verwaltung verschiedener Dokumenttypen – sowohl der mit KSeF verbundenen als auch der außerhalb des Systems befindlichen,
• ein einheitliches Arbeitsumfeld – weniger fragmentierte Aktivitäten und eine höhere Vorhersehbarkeit des Prozesses.

Diese praktische Dimension des Portals ist das Wichtigste. Das Customer Invoice Portal hilft Unternehmen nicht nur, sich an neue Gegebenheiten anzupassen, sondern vor allem, ihre tägliche Dokumentenarbeit effektiver zu organisieren.

Das Customer Invoice Portal und das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen

KSeF ist ein wichtiger Bestandteil der sich wandelnden Landschaft im Dokumenten-Workflow in Polen, weshalb das Customer Invoice Portal auch strukturierte Rechnungen unterstützt. In seinem erweiterten Umfang ermöglicht die Lösung die Integration mit KSeF und den automatischen Abruf von Rechnungen in das Portal. Dies reduziert den manuellen Aufwand und unterstützt ein besser organisiertes Modell für die weitere Dokumentenbearbeitung.

Gleichzeitig beschränkt sich das Portal nicht nur auf KSeF-Dokumente. Es umfasst auch Dokumente, die nicht diesem System unterliegen, sodass Unternehmen in einer einheitlichen Umgebung arbeiten können. Dies ist aus organisatorischer Sicht wichtig, da der Dokumenten-Workflow in der Praxis selten nur eine einzige Dokumentenart betrifft.

Ein besser strukturierter Dokumenten-Workflow an einem Ort

Einer der Hauptvorteile des Customer Invoice Portal besteht darin, dass es mehrere Elemente des Prozesses in einem einzigen Tool vereint. Der Nutzer kann ein Dokument einreichen, dessen Status überprüfen, eine Notiz hinzufügen, am Genehmigungsprozess teilnehmen und den weiteren Bearbeitungsverlauf verfolgen. Dieser Ansatz erleichtert die Arbeitsorganisation und verbessert die Prozesstransparenz, insbesondere wenn mehrere Personen oder Abteilungen am Dokumenten-Workflow beteiligt sind.

In der Praxis bedeutet dies weniger fragmentierte Informationen, einen übersichtlicheren Dokumentenfluss und mehr Komfort bei der täglichen Arbeit.

Das Customer Invoice Portal ist eine Lösung, die Unternehmen in Polen dabei unterstützt, die Organisation ihres Dokumenten-Workflows zu verbessern, die Prozesstransparenz zu erhöhen und die tägliche Zusammenarbeit bei der Rechnungsbearbeitung und anderen Dokumenten zu vereinfachen. Wenn Sie erfahren möchten, wie dieses Tool die Prozesse in Ihrem Unternehmen unterstützen kann, wenden Sie sich bitte an das getsix®-Team.

Wenn Sie weitere Fragen haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer getsix® Website.

Kontaktieren Sie uns »

***

Share to: