Das nationale E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) und betrügerische Rechnungen: Warum die Dokumentenkontrolle unerlässlich ist

Das nationale E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) verändert die Art und Weise, wie Rechnungen ausgestellt, empfangen und innerhalb eines Unternehmens weitergeleitet werden, macht jedoch die Überprüfung auf Seiten des Empfängers nicht überflüssig. Die bloße Tatsache, dass ein Dokument aus dem System abgerufen wurde, bedeutet nicht, dass es automatisch verbucht werden sollte. In der Praxis gewinnen versehentlich ausgestellte Rechnungen, Dokumente, die einer zusätzlichen Klärung bedürfen, und sogenannte Betrugsrechnungen zunehmend an Bedeutung. Dies sind die Arten von Dokumenten, die abgefangen und geprüft werden sollten, bevor eine weitere Bearbeitung erfolgt. KSeF dient der Ausstellung, Übermittlung, dem Empfang und der Speicherung strukturierter Rechnungen, trifft jedoch keine geschäftliche Entscheidung für den Unternehmer darüber, ob ein bestimmtes Dokument zur Begleichung akzeptiert werden soll. Diese Entscheidung liegt weiterhin beim Unternehmen.

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Warum dieses Thema in Polen gerade jetzt von Bedeutung ist

Seit dem 1. Februar 2026 ist die Produktionsversion von KSeF 2.0 in Betrieb, und die Verpflichtung, Rechnungen über das System zu empfangen, gilt seit diesem Datum. Seit dem 1. April 2026 umfasst die zweite Phase der Einführung Unternehmer, deren Umsatz im Jahr 2024 200 Millionen PLN nicht überschritten hat. Für einige der kleinsten Steuerzahler gilt die Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen in KSeF erst später, ab dem 1. Januar 2027. Gleichzeitig hat das polnische Finanzministerium angekündigt, dass im Jahr 2026 keine Sanktionen für Fehler verhängt werden, die während der Übergangsphase bei der Nutzung des Systems gemacht werden.

Das Fehlen von Sanktionen für Fehler bedeutet jedoch nicht, dass sich Unternehmen ausschließlich auf den technischen Import von Dokumenten konzentrieren können. Im Gegenteil: Genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt, den Rechnungsworkflow und den Genehmigungsprozess zu organisieren, bevor fehlerhafte oder ungeprüfte Dokumente in der Buchhaltung eintreffen. Dies ist besonders wichtig in Unternehmen, in denen mehrere Personen für den Einkauf, die Genehmigung von Kosten und die Weiterleitung von Dokumenten zur Abrechnung zuständig sind.

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Warum betrügerische Rechnungen im nationalen E-Rechnungssystem Polens (KSeF) zum Problem geworden sind

Bei diesem Thema handelt es sich nicht nur um einen Marketingbegriff oder eine informelle Bezeichnung. Das polnische Finanzministerium verwendet selbst den Begriff „Betrugsrechnungen“ und hat angekündigt, dass die Möglichkeit, diese in der KSeF-Steuerzahleranwendung 2.0 zu melden, vereinfacht wird. Gleichzeitig weist das Ministerium in Unterlagen, die sich an Systemintegratoren richten, darauf hin, dass die Funktionen zur Meldung von Betrugsrechnungen und zum Ausblenden von Rechnungen in nachfolgenden Versionen des Systems weiterentwickelt werden.

Dies ist ein wichtiges Signal für Unternehmen. Wenn die Steuerverwaltung separate Funktionen für diese Dokumente entwickelt, bedeutet dies, dass Unternehmen nach dem Erhalt einer Rechnung eine echte Prüfphase benötigen. Die Tatsache, dass ein Dokument im KSeF erscheint, sollte nicht als automatische Bestätigung dafür angesehen werden, dass es zur Verbuchung bereit ist.

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Warum das Abrufen einer Rechnung aus dem nationalen E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) nicht ausreicht

Die KSeF-Steuerzahler-App 2.0 ist das offizielle kostenlose Tool des polnischen Finanzministeriums. Sie ermöglicht es Nutzern, Rechnungen auszustellen, zu empfangen und zu prüfen, die den Anforderungen von KSeF 2.0 entsprechen. Das Ministerium betont zudem, dass die App das Suchen und Herunterladen von Rechnungen im XML- oder PDF-Format ermöglicht. Dies allein zeigt, dass nach dem Empfang eine Prüf- und Bewertungsphase vorgesehen ist und keine vollautomatische Verarbeitung.

In der Praxis sollte der Unternehmer zumindest einige wichtige Fragen beantworten. Bezieht sich die Rechnung tatsächlich auf das Unternehmen? Spiegelt sie eine echte Transaktion wider? Sind die Angaben zum Käufer und die Beträge korrekt? Sollte das Dokument bereits an die Buchhaltung weitergeleitet werden?

KSeF organisiert den technischen Dokumentenfluss, kennt jedoch nicht die internen Kostenfreigaberegeln des Unternehmens, überprüft nicht, ob die Rechnung mit einem Auftrag übereinstimmt, und entscheidet nicht, ob das Dokument einer zusätzlichen Klärung bedarf. Dies bleibt in der Verantwortung des Unternehmens.

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Welche Dokumente erfordern besondere Vorsicht

In der Praxis erfordern drei Gruppen von Dokumenten eine besondere Kontrolle.

Fehlerhaft ausgestellte Rechnungen

Hierbei handelt es sich um Fälle, in denen ein Dokument falsch ausgestellt wurde, an die falsche Stelle adressiert ist oder falsche Daten enthält. Eine solche Rechnung mag zwar im System erscheinen, sollte aber aus Sicht des Unternehmens nicht automatisch und ohne vorherige Prüfung in die Abrechnungen einbezogen werden.

Betrugsrechnungen

Hierbei handelt es sich um Dokumente, bei denen Zweifel bestehen, ob sie überhaupt akzeptiert werden sollten, und die eine Reaktion seitens des Unternehmers erfordern. Da das Finanzministerium für diese einen separaten Meldeweg bereitstellt und diese Funktionalität weiterentwickelt, ist es sinnvoll, dass eine Organisation über einen eigenen internen Prozess zur Identifizierung solcher Fälle verfügt.

Dokumente, die eine geschäftliche Entscheidung erfordern

Nicht jede Rechnung ist sofort bereit, als Buchhaltungsbeleg verwendet zu werden. Einige erfordern eine Bestätigung durch die Einkaufsabteilung, den Vertragsverantwortlichen oder den Vorgesetzten, der die Ausgabe genehmigt. Erst nach dieser Überprüfung kann der Beleg sicher zur Verbuchung weitergeleitet werden.

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Ein Token im nationalen E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) ist technisch wichtig, ersetzt jedoch nicht die Rechnungskontrolle

Viele Unternehmen in Polen neigen dazu, eine ordnungsgemäß funktionierende Integration mit vollständiger Prozesssicherheit gleichzusetzen. Das ist eine zu weitreichende Vereinfachung. Ein Token im KSeF spielt eine technische Rolle und betrifft die Authentifizierung sowie den Zugriff auf das System. Das polnische Finanzministerium hat zudem klargestellt, dass in KSeF 1.0 generierte Token nicht mit KSeF 2.0 kompatibel sind und dass die Generierung neuer Token seit dem 1. Februar 2026 möglich ist.

Das bedeutet, dass das Token auf der Systemseite notwendig ist, aber das Problem der inhaltlichen Prüfung nicht löst. Es ersetzt nicht die Genehmigung von Ausgaben, bestätigt nicht, dass die Transaktion korrekt ist, und entscheidet nicht darüber, ob die Rechnung verbucht werden soll.

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Wie organisiert man die Rechnungskontrolle in der Praxis?

Das sicherste Modell besteht darin, drei Phasen zu trennen: den Eingang des Dokuments, dessen Überprüfung und dessen Weiterleitung an die Buchhaltung. In der Praxis lohnt es sich, den Prozess so zu organisieren, dass das Unternehmen, sobald eine Rechnung aus KSeF abgerufen wurde, folgende Schritte durchführen kann:

• das Dokument der richtigen Person oder Abteilung zuweisen,
• prüfen, ob die Rechnung auf einem tatsächlichen Geschäftsvorfall beruht,
• beurteilen, ob das Dokument korrekt und vollständig ist,
• jedes Dokument zurückhalten, das Zweifel aufkommen lässt,
• nur jene Rechnungen genehmigen, die tatsächlich beglichen werden sollen.

Dieser Ansatz verringert das Risiko, dass ein ungeprüftes, fehlerhaftes oder unklares Dokument in die Buchhaltung übernommen wird.

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Tools des polnischen Finanzministeriums im Vergleich zu den geschäftlichen Anforderungen

Die vom polnischen Finanzministerium bereitgestellten kostenlosen Tools sind ein wichtiger Bestandteil der KSeF-Implementierung und können für einige Unternehmen für die grundlegende Bearbeitung ausreichend sein. Die KSeF-Steuerzahleranwendung 2.0 ermöglicht es Benutzern, Rechnungen auszustellen, zu empfangen, zu prüfen und zu suchen sowie diese im XML- und PDF-Format herunterzuladen.

In vielen Organisationen ist jedoch ein umfassenderes Arbeitsmodell erforderlich. Über den reinen Empfang von Dokumenten hinaus benötigen Unternehmen oft einen strukturierten Prozess für die Prüfung, Genehmigung und Weiterleitung an die Buchhaltung. Dies ist besonders relevant für Unternehmen, die die Einhaltung der KSeF-Vorschriften in Polen mit einem besseren Dokumenten-Workflow-Management und einem geringeren operativen Risiko verbinden möchten.

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Das Customer Invoice Portal als zusätzliche Kontrollebene

Als Reaktion auf die wachsende Bedeutung der Dokumentenkontrolle im KSeF-Umfeld entwickelt getsix® das Customer Invoice Portal als Tool, das einen strukturierteren Workflow für Rechnungen und andere Buchhaltungsdokumente unterstützt.

Die Lösung ist nicht nur darauf ausgelegt, Dokumente technisch zu übertragen, sondern den gesamten Bearbeitungsprozess zu unterstützen – vom Hinzufügen oder Abrufen eines Dokuments über die Prüfung und Verifizierung bis hin zur endgültigen Freigabe vor der Verbuchung.

Aus Sicht des Unternehmers hat dies einen klaren praktischen Nutzen. Das Customer Invoice Portal hilft dabei, das reine Abrufen eines Dokuments aus dem KSeF von der Entscheidung zu trennen, ob dieses Dokument zur Buchhaltung weitergeleitet werden soll. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die eine bessere Kontrolle über den Dokumentenfluss, ein geringeres Fehlerrisiko und einen besser organisierten Kostenfreigabeprozess anstreben.

Das Portal unterstützt diesen Prozess durch:

• die Bearbeitung von Dokumenten im Zusammenhang mit KSeF sowie von Dokumenten außerhalb des Systems,
• die Arbeit in einer einheitlichen Umgebung,
• bessere Prozesstransparenz und einfachere Statusverfolgung,
• die Möglichkeit, Notizen zu Dokumenten hinzuzufügen,
• verbesserte Zusammenarbeit zwischen den am Dokumenten-Workflow beteiligten Personen.

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit getsix® ist das Customer Invoice Portal in zwei Optionen verfügbar:

• Kostenloses Paket – der Nutzer lädt Dokumente manuell hoch und entscheidet, welche Rechnungen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden sollen,
• Standardpaket – dieses umfasst den automatischen Import von Rechnungen aus KSeF sowie eine Prüf- und Genehmigungsphase vor der Übermittlung an die Buchhaltung.

Daher kann das Customer Invoice Portal eine praktische Ergänzung zur Buchhaltung in Polen für Unternehmen darstellen, die nicht nur die Einhaltung der KSeF-Vorschriften anstreben, sondern auch eine bessere Kontrolle und Organisation ihres Dokumentenworkflows wünschen.

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KSeF endet nicht mit der Systemintegration und dem Import von E-Rechnungen. Aus technischer Sicht organisiert das System die Ausstellung, den Empfang und die Speicherung strukturierter Rechnungen, übernimmt jedoch nicht die Verantwortung des Unternehmers für die Beurteilung, ob ein bestimmtes Dokument tatsächlich verbucht werden sollte. In der Realität des Jahres 2026, wenn die Verpflichtung zum Empfang von Rechnungen über KSeF bereits in Kraft ist und das polnische Finanzministerium Funktionen im Zusammenhang mit betrügerischen Rechnungen entwickelt, ist die Dokumentenkontrolle kein optionales Extra mehr. Sie ist ein notwendiger Bestandteil eines sicheren und gut verwalteten Prozesses.

Deshalb sollten Unternehmen in Polen KSeF nicht nur als Technologieprojekt, sondern auch als organisatorische Veränderung betrachten. Je früher ein Unternehmen seine internen Regeln für die Prüfung, Genehmigung und Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung strukturiert, desto einfacher wird es sein, das Risiko von Fehlern, falschen Dokumenten und Unregelmäßigkeiten im Dokumentenfluss zu verringern.

Damit dieser Prozess in der Praxis reibungslos funktioniert, lohnt es sich, die KSeF-Integration mit einer Lösung zu kombinieren, die die Dokumentenkontrolle und -genehmigung unterstützt, wie beispielsweise das Customer Invoice Portal.

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