Finanzcontrolling und die 4 Typen von BI-Dashboard-Nutzern – wie lassen sich Tools erstellen, die den tatsächlichen Anforderungen entsprechen?

BI-Dashboards (Business Intelligence) sind aus dem Arbeitsalltag von Finanz- und Managementabteilungen nicht mehr wegzudenken. Insbesondere das Finanzcontrolling hat durch sie neue Möglichkeiten erhalten– von der laufenden Budgetüberwachung über Kostenanalysen bis hin zur Identifikation von Abweichungen und der schnellen Reaktion auf Warnsignale aus dem Geschäftsbetrieb.

Diese Tools – wenn sie gut konzipiert sind – können die Zeit zwischen dem Auftreten eines Problems und der Entscheidungsfindung drastisch verkürzen. In der Praxis nutzen jedoch viele Unternehmen ihr Potenzial nicht voll aus. Der Hauptgrund? Dashboards werden oft als universelle Lösung „für alle“ konzipiert, ohne zu berücksichtigen, wer sie nutzt und zu welchem Zweck.

Dabei ist das Finanzcontrolling nicht nur Datenanalyse, sondern vor allem die zielgerichtete Aufbereitung von Informationen für bestimmte Adressaten – sei es der CFO, der einen schnellen Überblick über die Kennzahlen braucht, oder der Analyst, der sich tief in Kostenstrukturen einarbeitet. Jeder Nutzer hat eine andere Rolle, ein anderes Arbeitstempo und andere Erwartungen – und das sollte die Gestaltung von BI-Dashboards beeinflussen.

Deshalb lohnt es sich, die vier wichtigsten Nutzerprofile von Business-Intelligence-Dashboards zu kennen – und zu verstehen, wie man Lösungen entwickelt, die das Finanzcontrolling wirksam unterstützen, anstatt es unnötig zu verkomplizieren.

Je nach Nutzerbedarf können Daten auf unterschiedliche Weise bereitgestellt werden. getsix® bietet sowohl ein interaktives Customer BI and Reporting Portal für die Online-Datenanalyse als auch geplante PDF-Berichte, die automatisch nach festgelegtem Zeitplan per E-Mail versendet werden. Beide Formate lassen sich kombinieren – so erhält jede Nutzergruppe die Informationen in der für sie passenden Form.

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4 Typen von BI-Dashboard-Nutzern

In der Praxis begegnen wir meist vier Hauptprofilen von Benutzern von Business-Intelligence-Dashboards – jeder von ihnen nutzt die Daten auf unterschiedliche Weise und erwartet andere Funktionen:

• Der Entscheidungsträger, der einen schnellen Überblick benötigt, um strategische Entscheidungen zu treffen,
• Der Operative Anwender, der operativ tätig ist und sofort auf konkrete Probleme reagieren muss,
• Der Analytiker, der sich mit Daten befasst, Zusammenhänge untersucht und eigene Schlussfolgerungen zieht,
• Der Eigentümer oder Geschäftsführer, der das große Ganze im Blick hat und klare Signale statt Details erwartet.

Jede dieser Rollen trägt etwas anderes zur Organisation bei – und jede verlangt ein ganz eigenes Dashboard-Design. Schauen wir uns also jeden Nutzertyp genauer an und sehen wir uns an, wie man unter Berücksichtigung ihrer tatsächlichen Erwartungen gestaltet.

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Typ 1: Entscheidungsträger

Wer ist das? CFO, Abteilungsleiter, Vorstandsmitglied
Ziel: Schnelle Entscheidungen auf strategischer Ebene.

Der Entscheidungsträger hat keine Zeit, Daten zu filtern. Sie benötigen auf einen Blick die Information, ob das Unternehmen (oder der Bereich) im Plan liegt – oder nicht.

Wie gestaltet man ein Dashboard für Entscheidungsträger?

• 3–5 zentrale KPIs (z. B. EBITDA, Cashflow, Bruttomarge)
• Farbcodierung: Grün = OK, Rot = Handlungsbedarf
• Jahresvergleiche und Abweichungen vom Budget
• Keine Interaktion – die Informationen sollen passiv und übersichtlich sein

Beispiel: Der CFO eines Produktionsunternehmens öffnet morgens das Dashboard und erkennt in 20 Sekunden, ob das operative Ergebnis im Rahmen des Budgets liegt.

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Typ 2: Operativer Anwender

Wer ist das? Einkäufer, Logistiker, Servicekoordinator
Ziel: Reagieren auf Probleme „hier und jetzt”

Der operative Nutzer interessiert sich nicht für Trends, sondern für das, was heute nicht funktioniert. Eine verspätete Lieferung? Überschrittene Produktionskosten? Ein Maschinenausfall?

Wie gestaltet man ein Dashboard für einen operativen Anwender?

• Klare Darstellung von Warnungen und Ausnahmen
• Minimalistisches Design: Form untergeordnet der Funktion
• Direkte Handlungsoptionen im Dashboard (z. B. Ticket-Erstellung)

Beispiel: Der Logistikleiter sieht, dass drei Bestellungen trotz Ablauf der Frist noch nicht versandt wurden. Er kann sofort reagieren.

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Typ 3: Analytiker

Wer ist das? Controller, BI-Spezialist, Datenanalyst
Ziel: Tiefgehende Analysen, Prognosen, Ursachenidentifizierung

Das sind Menschen, die „in Daten leben”. Sie arbeiten sich durch Diagramme und Pivot-Tabellen und erstellen eigene Übersichten. Für sie ist das Dashboard ein Arbeitsinstrument – nicht nur zum Lesen, sondern auch zum Erkunden.

Wie gestaltet man ein Dashboard für einen Analytiker?

• Filtermöglichkeiten nach Zeitraum, Segment, Kanal
• Tooltips, Drilldowns, Trenddiagramme
• Maximale Freiheit – möglichst wenig Einschränkungen im Layout

Beispiel: Ein Finanzcontroller erstellt direkt im Dashboard eine Prognose der Quartalsmarge auf Basis von Verkaufs- und Kostendaten.

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Typ 4: Der Eigentümer oder Geschäftsführer

Wer ist das? Geschäftsführung, Investoren, Unternehmensinhaber
Ziel: Überblick, ROI, „Ist das Unternehmen auf Kurs?“

Diese Nutzer wollen keine Details – sie erwarten Signale. Wenn das Dashboard nicht innerhalb von fünf Sekunden zeigt, ob das Unternehmen im Soll liegt, wird es nicht genutzt.

Wie gestaltet man ein Dashboard für den Eigentümer?

• Eine Seite = eine klare Antwort
• Keine Ablenkungen – nur die wichtigsten Kennzahlen
• Auf einen Blick: sind wir über oder unter dem Ziel?

Beispiel: Die Geschäftsführer öffnet das Dashboard einmal pro Woche und sieht sofort den ROI einer neuen Geschäftseinheit.

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Ein Dashboard, das zu Ihrem Unternehmen passt – ganz ohne eigenes Design

Sie müssen nicht wissen, wie man den perfekten Bericht gestaltet – sagen Sie uns einfach, was Sie benötigen. getsix® entwickelt Reporting-Lösungen und Dashboards, die genau auf Ihre Prozesse, Daten und Entscheidungswege abgestimmt sind. Ob ein komplett neues Projekt oder eine kleine Anpassung eines bestehenden Berichts – das Ergebnis entspricht stets Ihren konkreten Anforderungen.

Möchten Sie erfahren, wie das bei Ihnen funktionieren könnte? Vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch mit unserem Experten.

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Fazit – Finanzcontrolling als Architekt von BI-Dashboards

Im Finanzcontrolling geht es nicht nur darum, Kosten zu berechnen. Es geht vor allem darum, die richtigen Informationen im richtigen Format an die richtigen Personen zu liefern.

Bevor Sie ein Dashboard entwerfen, stellen Sie sich diese Fragen:

• Wer wird dieses Dashboard nutzen?
• Welche Entscheidungen soll diese Person damit treffen können?
• Führt das Dashboard-Projekt zu Maßnahmen oder dient es nur der Präsentation?

Ein gutes Dashboard ist ein Werkzeug zur Entscheidungsfindung. Es verkürzt die Zeit zwischen Problem und Lösung. Und genau das ist der Kern eines effektiven Finanzcontrollings.

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Wenn Sie weitere Fragen haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer getsix® Website.

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