IP-BOX-Steuervergünstigung und Subunternehmer in Polen– Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts

Übt ein Unternehmen, das Lösungen entwirft und die Arbeiten am System leitet, aber die Programmierung an einen B2B-Programmierer vergibt, weiterhin eine F&E-Tätigkeit aus – und hat es Anspruch auf 5 % IP-Box-Vergünstigung – eine bevorzugte Besteuerung von Einkünften aus qualifizierten Rechten des geistigen Eigentums (z. B. urheberrechtlich geschützten Computerprogrammen) im Rahmen der Einkommensteuer (PIT) und Körperschaftsteuer (CIT)? Das Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts mit dem Aktenzeichen II FSK 61/25 bestätigt: Für die Forschung und Entwicklung ist die Rolle des Steuerpflichtigen als Urheber des Konzepts und Koordinator sowie der Besitz der Vermögensrechte an den Ergebnissen entscheidend; es kommt auf die kreative Entwicklung der Software an und nicht darauf, wer den Code physisch schreibt.

In operativer Hinsicht stärkt das Urteil Steuerzahler, die mit Subunternehmern zusammenarbeiten: Es ist eine separate IP-Box-Erfassung erforderlich, eine Trennung von Entwicklungs- und Wartungsarbeiten sowie eine korrekte Erfassung der Kosten im Nexus-Index.

Hintergrund des Falls – wer „schafft“ im Modell mit einem Subunternehmer

Die Auslegung des Direktors des KIS vom 31. Mai 2024 betraf ein Unternehmen, das seit Jahren eine eigene Computersoftware namens „R.” entwickelt. Das Unternehmen entwarf die Entwicklungsrichtungen und neue Systemmodule und beauftragte einen Programmierer im B2B-Modell mit der Umsetzung, wobei die Vermögensrechte an den Ergebnissen vollständig übertragen wurden. Die Software wurde kommerzialisiert (Lizenzen/SaaS), und das Unternehmen trug die Kosten für die Herstellung und Wartung der Lösung. Die Behörde kam jedoch zu dem Schluss, dass das Unternehmen „Dienstleistungen erwirbt” und somit keine F&E betreibt – und erklärte daher die Fragen zur IP-Box-Vergünstigung (einschließlich 5 % IP-Box, Nexus-Index und IP-Box-Aufzeichnungen) als gegenstandslos.

Das Verwaltungsgericht in Białystok (30. Oktober 2024, I SA/Bk 272/24) hob die Auslegung auf und wies darauf hin, dass für die Einstufung als F&E die kreative Rolle des Steuerpflichtigen (Konzeption, Überwachung, Koordination) und der Besitz der Rechte an den Ergebnissen entscheidend sind und dass die Entwicklung des erworbenen geistigen Eigentums Entwicklungsarbeiten darstellen kann. Das Oberste Verwaltungsgericht hat in seinem rechtskräftigen Urteil vom 3. Juni 2025 (II FSK 61/25) die Kassationsbeschwerde der KIS zurückgewiesen und bestätigt, dass die Inanspruchnahme von Subunternehmern die IP-Box-Vergünstigung nicht ausschließt und dass die Behörde sich inhaltlich mit den Fragen des qualifizierten geistigen Eigentums, der Einkünfte aus qualifiziertem geistigen Eigentum, der Berechnung des Nexus-Index und der Führung von IP-Box-Aufzeichnungen befassen sollte.

Aus der Begründung des Urteils geht klar hervor, dass:

• Outsourcing (B2B-Subunternehmer) schließt weder die IP-Box- noch die F&E-Vergünstigung aus.
• Entscheidend sind die Rolle des Steuerpflichtigen (Konzeption, Koordination) und die Urheberrechte an den Ergebnissen.
• Die Entwicklung der erworbenen Software ist eine Entwicklungsarbeit (qualifiziertes geistiges Eigentum).
• Eine separate IP-Box-Erfassung und eine korrekte Berechnung des Nexus-Index sind erforderlich.
• Die Kosten für nicht verbundene Dienstleistungen erhöhen den im Nexus qualifizierten Anteil.
• Die Behörde ist verpflichtet, sachlich auf die 5 % und die Erfassung der Kosten im Nexus einzugehen.

Die häufigsten Fehler bei der IP-Box-Vergünstigung und wie man sie vermeidet

Die häufigsten Risiken im Zusammenhang mit der IP-Box-Vergünstigung sind vor allem Fehler in der Dokumentation, Probleme mit der Qualifizierung von Kosten und die Art und Weise der Darstellung der Arbeiten, die zum Verlust des Anspruchs auf die Vergünstigung oder zu einer Steuerprüfung führen können. Das größte Risiko besteht in einer unsachgemäßen Führung der Aufzeichnungen, da eine detaillierte, separate Dokumentation der Einnahmen, Kosten und Erträge im Zusammenhang mit qualifizierten Rechten des geistigen Eigentums erforderlich ist. Das Fehlen dieser Aufzeichnungen oder Fehler darin können zur Zahlung von Steuernachzahlungen und Strafen führen.

Zu den Ansätzen zur Verringerung der steuerlichen Unsicherheit gehören:

• Führung einer detaillierten und vorschriftsmäßigen Buchhaltung, in der alle mit der IP-Box verbundenen Finanztransaktionen separat ausgewiesen werden.
• Inanspruchnahme professioneller Hilfe von Buchhaltungsbüros, die bei der Erstellung, Korrektur und Pflege der ordnungsgemäßen Dokumentation behilflich sind.
• Einholung positiver individueller Auslegungen der Steuerbehörden, die die korrekte Anwendung der Vergünstigung bestätigen.
• Genaue Einstufung der Tätigkeit als Forschung und Entwicklung und Übernahme der entsprechenden Kosten, die für die Schaffung von qualifiziertem geistigem Eigentum in Frage kommen.
• Berechnung und Überwachung des Nexus-Index, der für die korrekte Bestimmung des Einkommens, das unter die IP-Box-Vergünstigung fällt, von entscheidender Bedeutung ist.

Diese Maßnahmen minimieren das Risiko steuerlicher Unsicherheiten und Kontrollen und tragen zur korrekten Anwendung der bevorzugten Besteuerung mit einem Steuersatz von 5 % anstelle der Standardsteuersätze bei.

IP Box im B2B-Modell – praktische Konsequenzen für Technologieunternehmen

Das Urteil bringt Ordnung in die Praxis: Die Zusammenarbeit mit B2B-Subunternehmern steht nicht im Widerspruch zur IP Box, sofern das Unternehmen Entwicklungsarbeiten an einer eigenen Software durchführt, die Projektleitung übernimmt und die Rechte an den Ergebnissen besitzt. In der Praxis ist dies ein grünes Licht für SaaS-Modelle und Softwarehäuser, die auch erworbene Lösungen entwickeln – vorausgesetzt, es gibt eine zuverlässige Erfassung der IP-Box und eine korrekte Berechnung des Nexus-Index.

IP-Box im B2B-Modell – empfohlene Schritte

Es wird empfohlen, eine kurze Überprüfung der IP-Box-Abrechnungen durchzuführen, die Folgendes umfasst: Überprüfung der F&E-Kriterien (Kreativität, Systematik), Bewertung der vollständigen Übertragung von Rechten in B2B-Verträgen, Ordnung der Aufzeichnungen „pro Produkt/Modul” und Einstufung der Kosten in die Buchstaben a/b/c/d mit Berechnung des Nexus-Index. Es lohnt sich, die Vertragsvorlagen (Nutzungsbereiche, abgeleitete Rechte) zu standardisieren, die Methoden zur Aufteilung der gemeinsamen Kosten zu beschreiben und die projekttechnische Dokumentation zu vervollständigen.

Das Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts (II FSK 61/25) bestätigt, dass die Auslagerung von Programmierarbeiten die IP-Box nicht ausschließt, wenn das Unternehmen das Konzept definiert, die Arbeiten koordiniert und über die Rechte an den Ergebnissen verfügt. Über die Sicherheit der Präferenz entscheiden vor allem: eine separate IP-Box-Erfassung, die Trennung von Entwicklungs- und Wartungsarbeiten sowie ein korrekt festgelegter Nexus-Index. Für IT- und SaaS-Unternehmen bedeutet dies eine reale Möglichkeit, 5 % für Einkünfte aus qualifizierten IP-Rechten beizubehalten – unter der Voraussetzung, dass die beschriebenen Beweis- und Vertragsstandards eingehalten werden.

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