KSeF ab dem 1. Februar 2026 obligatorisch – Der Präsident hat das Gesetz unterzeichnet

Am 27. August 2025 unterzeichnete der Präsident der Republik Polen das Gesetz vom 5. August 2025 zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes und des KSeF-Gesetzes. Damit wurde der Gesetzgebungsprozess abgeschlossen und entschieden, dass das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) ab dem 1. Februar 2026 obligatorisch wird.

Die neuen Vorschriften ändern sowohl das Umsatzsteuergesetz von 2004 als auch das KSeF-Gesetz von 2023. Das Ziel des Gesetzgebers ist es, wie in der Begründung angegeben, den Steuerzahlern ausreichend Zeit für die Anpassung ihrer Buchhaltungssysteme zu geben und unnötige Kosten und Störungen der Geschäftstätigkeit zu vermeiden.

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Zeitplan für die Einführung von KSeF

Das Gesetz ändert nichts an dem für den 1. Februar 2026 festgelegten Haupttermin für das Inkrafttreten des KSeF. Es ist vorgesehen, die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung schrittweise in drei Phasen einzuführen:

• 1.Februar 2026 – Die Verpflichtung gilt für große Steuerzahler, d. h. Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2024 200 Mio. PLN brutto überschritten hat.
• 1. April 2026 – Die Verpflichtung wird auf die übrigen Unternehmer ausgeweitet.
• 1. Januar 2027 – Der Termin für die Umsetzung wurde für die kleinsten Unternehmen verschoben, deren monatlicher Rechnungsumsatz 10.000 PLN brutto nicht übersteigt.

Der so geplante Zeitplan soll die Auswirkungen der Reform abmildern und die Verpflichtungen zeitlich verteilen. In der Praxis bedeutet das jedoch, dass große Unternehmen bereits Anfang 2026 bereit sein müssen, vollständig auf das E-Rechnungssystem umzustellen.

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Die wichtigsten durch das Gesetz eingeführten Änderungen

Wie in der Begründung dargelegt, sollen die Lösungen den Steuerzahlern die Vorbereitung auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung erleichtern, damit die Implementierung des Systems in die Buchhaltungslösungen der Unternehmen ohne übermäßige Kosten und ohne das Risiko von Störungen der Geschäftstätigkeit erfolgen kann.

Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle Steuerzahler

Das Gesetz sieht vor, dass die elektronische Rechnungsstellung im KSeF sowohl aktive als auch von der Mehrwertsteuer befreite Steuerzahler umfasst. Gleichzeitig sind Übergangsbestimmungen vorgesehen, die es in bestimmten Situationen ermöglichen, weiterhin Papier- oder elektronische Rechnungen zu verwenden:

• vom 1. Februar bis zum 31. März 2026 – Steuerzahler, die früher in das System eintreten, können weiterhin Rechnungen außerhalb des KSeF ausstellen, wenn ihr Umsatz im Jahr 2024 200 Mio. PLN brutto nicht überschritten hat,
• vom 1. April bis zum 31. Dezember 2026 – Steuerzahler können Papier- oder elektronische Rechnungen ausstellen, wenn der Gesamtwert der Rechnungen in einem bestimmten Monat 10.000 PLN brutto nicht übersteigt,
• vom 1. Februar bis zum 31. Dezember 2026 – Steuerzahler, die zur Nutzung des KSeF verpflichtet sind, können Rechnungen in Form von Fiskalbelegen aus der Registrierkasse ausstellen, die gemäß Art. 106e Abs. 5 Punkt 3 des Umsatzsteuergesetzes als Rechnungen anerkannt werden.

Präzisierung des „Offline24”-Modus

Die Änderung präzisiert die Regeln für die Nutzung des Offline-Modus, d. h. die Ausstellung von Rechnungen außerhalb des KSeF in Notfällen. Es wurden klare Regeln eingeführt, die Folgendes festlegen:

• In welchen Fällen kann der Steuerzahler den Offline-Modus nutzen,
• Innerhalb welcher Frist muss er eine solche Rechnung nach Behebung der technischen Probleme an das KSeF übermitteln,
• Wie wird das Ausstellungs- und Empfangsdatum einer Offline-Rechnung behandelt.

Anhänge zu E-Rechnungen als neue Funktion

Bisher sah KSeF keine Möglichkeit vor, Anhänge zu Rechnungen zu versenden. Die neuen Vorschriften erlauben das Hinzufügen von Anhängen, sofern die Absicht, diese zu verwenden, zuvor gemeldet wurde. Der Anhang wird als integraler Bestandteil der E-Rechnung behandelt, was die Nützlichkeit des Systems erhöht, insbesondere bei Transaktionen, die zusätzliche Unterlagen erfordern.

Abruf des KSeF-Zertifikats vor Inkrafttreten der Verpflichtung

Steuerzahler erhalten die Möglichkeit, das KSeF-Zugangszertifikat bereits vorab abzurufen – und zwar ab dem 1. November 2025. Dadurch wird es möglich sein, technische Tests durchzuführen und die Buchhaltungssysteme im Voraus vorzubereiten, noch bevor die Verpflichtung am 1. Februar 2026 in Kraft tritt.

Änderungen im Pfandsystem

Das Gesetz führt auch episodische Bestimmungen ein (Art. 145ka des Umsatzsteuergesetzes), die die Vorschriften zum Pfandsystem an die neue Rechtslage anpassen.

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Was bedeutet die Unterschrift des Präsidenten für Unternehmer?

Die Unterzeichnung des Gesetzes durch den Präsidenten bestätigt, dass KSeF Realität wird. Unternehmen sollten mit den Vorbereitungen in drei Schlüsselbereichen beginnen:

1. Technologie – Integration von Buchhaltungs- und ERP-Systemen mit KSeF.
2. Verfahren – Vorbereitung interner Anweisungen, Dokumentenfluss, Archivierung.
3. Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern – Vereinbarung der Art des Datenaustauschs und der Behandlung von Ausnahmen.

Dies ist nicht nur eine technische Änderung, sondern auch eine Umgestaltung vieler Geschäftsprozesse – von der Buchhaltung über den Vertrieb bis hin zur Verwaltung und Controlling.

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Noch offene Fragen

Obwohl das Gesetz die legislative Phase abgeschlossen hat, bleiben in der Praxis viele Fragen offen:

• Rechnungen außerhalb des KSeF – Die Vorschriften sehen Situationen vor, in denen die Ausstellung von Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen zulässig ist. Es fehlt jedoch ein einheitliches Verfahren zu ihrer Überprüfung und die Gewissheit, dass sie immer zum Vorsteuerabzug berechtigen.
• Ausstellungsdatum der Rechnung – Die Vorschriften sehen vor, dass das Ausstellungsdatum der Zeitpunkt ist, zu dem die Rechnung an das KSeF übermittelt wird. Dies wirft Fragen zu periodischen Abrechnungen und zur Buchhaltungspraxis auf.
• Mitarbeiterrechnungen – Das Gesetz präzisiert nicht, in welcher Form Rechnungen für Mitarbeiter, die geschäftliche Einkäufe tätigen (z. B. Kraftstoff, Übernachtungen), übermittelt werden sollen.
• Ausländische Unternehmen – Die Verpflichtung zur Nutzung des KSeF gilt auch für ausländische Unternehmen, die einen festen Geschäftssitz in Polen haben. Die Unklarheit der Definition dieses Begriffs kann zu Auslegungsstreitigkeiten führen.
• Anhänge zu E-Rechnungen – Die Vorschriften lassen deren Verwendung zu, legen jedoch nicht fest, wie umfangreich der Katalog der akzeptierten Dokumente sein wird und wie die Steuerbehörden damit umgehen werden.

Diese Fragen könnten durch Steuererläuterungen oder allgemeine Auslegungen geklärt werden, die den Steuerzahlern mehr Sicherheit hinsichtlich der Anwendung der neuen Vorschriften geben würden. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt signalisiert das Finanzministerium jedoch, dass es nicht plant, solche Dokumente zu veröffentlichen, sondern sich auf Informations- und Schulungsmaßnahmen konzentriert.

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Wie kann man sich auf KSeF vorbereiten?

Die Praxis zeigt, dass sich die Einführung von KSeF nicht auf die Installation eines Moduls im Buchhaltungsprogramm beschränken darf. Unternehmen sollten umfassende Maßnahmen ergreifen:

• Prozessanalyse – Überprüfung, wie Rechnungen heute in der Organisation ausgestellt und weitergeleitet werden.
• Datenabgleich – Anpassung der Rechnungsfelder an die FA(3)-Struktur.
• Technische Tests – Start der Integration mit KSeF in einer Testumgebung, vorzugsweise vor Ende 2025.
• Steuerverfahren – Aktualisierung der Mehrwertsteuerrichtlinien, Festlegung der Regeln für die Offline-Rechnungsstellung und -Archivierung.
• Schulungen – Vorbereitung der Buchhaltungs- und Verwaltungsteams auf die Arbeit mit dem neuen System.
• Zusammenarbeit mit IT-Anbietern – Anpassung der technischen Lösungen an die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Vertragspartner.

Der Beginn dieser Maßnahmen im Jahr 2025 ist entscheidend, um das Risiko von Betriebsstörungen im Jahr 2026 zu vermeiden.

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Zusammenfassung und Empfehlungen

Die Unterzeichnung des Gesetzes durch den Präsidenten ist ein Wendepunkt – ab dem 1. Februar 2026 wird KSeF obligatorisch und gilt für alle Mehrwertsteuerzahler. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht nur ihre Buchhaltungssysteme anpassen, sondern sich auch organisatorisch und verfahrenstechnisch vorbereiten müssen. Die Zeit wird immer knapper – der Implementierungsprozess sollte jetzt beginnen.

Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung ist für Unternehmer eine große Herausforderung: Sie erfordert die Aktualisierung der Software, Mitarbeiterschulungen und die Umgestaltung einiger Geschäftsprozesse. Gleichzeitig bietet die Reform die Chancen:

• Ordnung im Dokumentenfluss und die Beseitigung von Fehlern, die durch die manuelle Rechnungsstellung entstehen,
• stärkere Automatisierung der Buchhaltungsprozesse, was zu Zeitersparnis und Kostensenkung führt,
• bessere Kontrolle und Transparenz der Abrechnungen, was letztlich das Risiko von Streitigkeiten mit der Steuerverwaltung reduzieren kann.

Eine gut geplante Umsetzung ermöglicht es, Probleme in den ersten Monaten des Systembetriebs zu vermeiden – wie Verzögerungen bei der Buchhaltung, Liquiditätsverluste oder Streitigkeiten mit Vertragspartnern.

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