Mehrwertsteuerabzug (VAT) für Firmenwagen in Polen: Wann Fahrtenbücher Ihr Unternehmen möglicherweise nicht mehr schützen

Ein 100-prozentiger Vorsteuerabzug für einen Firmenwagen in Polen ist nur belastbar, wenn das Fahrzeug ausschließlich für umsatzsteuerpflichtige Geschäftstätigkeiten genutzt wird und das Unternehmen dies nachweisen kann. VAT-26, lückenlose Fahrtenbücher und durchgesetzte Regeln gegen Privatfahrten müssen ein schlüssiges System bilden. Die Finanzverwaltung kann diese Unterlagen mit Kennzeichenerkennungsdaten, einschließlich ANPRS, abgleichen. Abweichungen können zur Begrenzung auf 50 %, zu Nachzahlungen, Verzugszinsen und finanzstrafrechtlichen Risiken führen.

---

Wann ist ein Vorsteuerabzug von 100 % möglich?

Für Ausgaben im Zusammenhang mit Personenkraftwagen gilt grundsätzlich ein Vorsteuerabzug von 50 %. Der vollständige Abzug setzt formale Pflichterfüllung und eine ausschließlich geschäftliche Nutzung voraus. Das Unternehmen muss:

• das Fahrzeug mit VAT-26 melden,
• Routen, Fahrtzwecke und Kilometerstände dokumentieren,
• Regeln umsetzen, die Privatfahrten tatsächlich ausschließen.

Eine Richtlinie genügt nicht, wenn Schlüssel, Zugangsrechte, Abstellort und Fahrten nicht kontrolliert werden.

---

Warum reicht ein Fahrtenbuch möglicherweise nicht aus?

Die Finanzverwaltung kann Unternehmensunterlagen mit Daten aus IT-Systemen abgleichen. ANPRS erfasst Kennzeichen über Kameras und prüft Ort und Zeitpunkt einer Fahrt unabhängig. Stimmen diese Daten nicht mit dem Fahrtenbuch überein, kann das Finanzamt Erläuterungen verlangen.

Besonders riskant sind:

• ein Firmenfahrzeug am Wochenende an einem Urlaubsort,
• eine andere Strecke in Kameradaten als im Fahrtenbuch,
• regelmäßiges Parken an einer Privatadresse,
• ein fehlender Eintrag für eine extern erfasste Fahrt,
• eine nicht durchgesetzte Flottenrichtlinie.

Schon eine einzelne Privatfahrt kann gegen die ausschließlich geschäftliche Nutzung sprechen. Der Umfang einer Korrektur hängt vom Zeitraum, den Umständen und den Nachweisen ab.

---

Welche Fristen gelten für VAT-26?

VAT-26 ist bis zum 25. Tag des Monats nach dem Monat der ersten fahrzeugbezogenen Ausgabe einzureichen, spätestens am Tag der Übermittlung der Umsatzsteueraufzeichnungen. Eine Änderung der Nutzung ist bis zum Ende des Monats zu melden, in dem sie eingetreten ist.

Bei verspäteter Meldung gilt die ausschließliche geschäftliche Nutzung erst ab dem ersten Tag des Einreichungsmonats.

---

Wann ist der Abzug von 50 % sicherer?

Die gemischte Nutzung ist sinnvoll, wenn das Fahrzeug beim Nutzer zu Hause steht, außerhalb der Arbeitszeit gefahren, von mehreren Personen genutzt, gelegentlich privat eingesetzt oder nicht zuverlässig kontrolliert wird. Ein geringerer Steuervorteil kann dann besser sein als eine nicht belastbare Dokumentation.

Wird der vollständige Abzug beanstandet, drohen die Nachzahlung der Differenz zwischen 100 % und 50 %, Verzugszinsen und hoher Dokumentationsaufwand.

Eine Prüfung der VAT Compliance sollte VAT-26, Fahrtenbücher, Rechnungen, ungewöhnliche Strecken, Schlüsselverwaltung und unterschriebene Nutzungsregeln umfassen. Bei ausländischen Unternehmen müssen globale Flottenrichtlinien zudem den polnischen Umsatzsteueranforderungen entsprechen.

---

Wenn Sie weitere Fragen haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer getsix® Website.

Kontaktieren Sie uns »

***