Microsoft Business Central und das nationale System für die elektronische Rechnungsstellung (KSeF)
22. März 2023
Die Integration von Microsoft Business Central (ehemals Microsoft NAV) mit dem Nationalen System für elektronische Rechnungen (KSeF) ist derzeit im Gange. Dank dieser Lösung werden die Nutzer des Systems in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden, die den Anforderungen des polnischen Rechts und der Rechnungslegung entsprechen, ohne dass zusätzliche Anwendungen erforderlich sind. Die Integration wird auch den Import von Eingangsrechnungen aus dem System KSeF und deren automatische Buchung im System ermöglichen. Diese Lösung wird die Effizienz steigern, und die Buchhaltungsprozesse polnischer Unternehmen, die Microsoft Business Central nutzen, optimieren.
Die Annahmen für die Implementierung der Lösung sind:
Unterstützung der Kommunikation mit dem nationalen System für elektronische Rechnungen in Business Central.
- Die Kommunikation mit dem KSeF-System wird interaktiv erfolgen.
- Die Authentifizierung im KSeF von Business Central erfolgt mit Hilfe eines Autorisierungs-Token erfolgen. Der Token mit den entsprechenden Berechtigungen wird in der vom Finanzministerium bereitgestellten KSeF-Steuerzahleranwendung generiert.
Der Prozess der Übermittlung von Verkaufsdokumenten an das nationale KSeF-System:
Die Verkaufsrechnungen werden auf Übereinstimmung mit der logischen Vorlage für elektronische Rechnungen im XSD-Format vor ihrer Buchung geprüft.
- Der Mechanismus für den Versand von Dokumenten an KSeF basiert auf gebuchten Dokumenten.
- Nur gebuchte Dokumente (Verkaufs-, Dienstleistungs-, Korrektur- und Vorschussrechnungen) werden an KSeF gesandt. Nach der Validierung im nationalen KSeF System werden die gebuchten Belege mit einer einzigartigen KSeF-Identifizierungsnummer markiert.
- Die Übermittlung der Dokumente an KSeF erfolgt asynchron über die Standardauftragswarteschlange oder manuell über die Liste der gebuchten Dokumente.
Importprozess von Eingangsrechnungen aus dem nationalen e-Rechnungssystem
Als Teil der Lösung wird ein Import von Eingangsrechnungen aus KSeF vorbereitet.
Der Import der Dokumente wird in mehreren Schritten durchgeführt:
- Es wird eine Liste der Rechnungen eines bestimmten Zeitraums angefordert.
- Auf der Grundlage der erhaltenen Liste importiert das System einzelne Rechnungen im .xml-Format aus dem KSeF-System und legt sie im Importregister ab.
Vorteile der Implementierung der Integration mit KSeF in das System Microsoft Business Central
Die Implementierung der Integration mit dem nationalen System für elektronische Rechnungen in Microsoft Business Central bringt viele Vorteile für die Nutzer mit sich. Ab dem 1. Januar 2022 wurde das Nationale System für elektronische Rechnungen als freiwillige Lösung eingeführt, und ab dem 1.7.2024 wird es für alle Unternehmen obligatorisch sein. Hier sind einige der Vorteile der Einführung von KSeF:
- Schnelligkeit: Steuerzahler, die sich für die elektronische Rechnungsstellung entscheiden, erhalten ihre Mehrwertsteuererstattung schneller – die Erstattungsfrist verkürzt sich für sie um 20 Tage, von 60 auf 40 Tage.
- Sicherheit: Die Rechnungen verbleiben in der Datenbank des Finanzministeriums und werden weder zerstört noch gehen sie verloren, so dass keine Duplikate mehr ausgestellt werden müssen.
- Beschleunigung des Umlaufs: Da die Rechnungen über die Datenbank des Ministeriums laufen, kann man sicher sein, dass die Rechnung den Auftragnehmer erreichte.
- Bequemlichkeit: Die elektronischen Rechnungen werden nach einer einzigen Vorlage ausgestellt, und sind daher sehr einfach zu handhaben.
- Standardisierung: Die gegenseitige Abrechnung und die Buchung von Rechnungen in den Finanz- und Buchhaltungssystemen vereinfachen sich, wodurch sich der Zeit- und Kostenaufwand für die Buchhaltung verringert.
Die Implementierung der KSeF-Integration in Microsoft Business Central wird es den Unternehmen ermöglichen, sich an die Anforderungen des polnischen Rechts und der Buchhaltung anzupassen und ihre Buchhaltungsprozesse zu beschleunigen und zu rationalisieren, was sich in einer verbesserten Effizienz und Einsparungen niederschlagen sollte.
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