Nationales System für elektronische Rechnungen – Tests beginnen im Oktober

Anfang September erhielt das polnische Parlament einen Entwurf zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzes (Papier Nr. 1547 [PL]), der die Einführung des nationalen Systems für elektronische Rechnungen (KSeF) ab dem 1. Januar 2022 vorsieht. Nach Angaben des Finanzministeriums wird das System jedoch ab Oktober in einer Testversion zur Verfügung stehen, damit die Unternehmer ihre IT-Infrastruktur anpassen können, bevor die Änderungen in Kraft treten.

Wann wird die elektronische Rechnungsstellung beginnen?

Nach den Bestimmungen des Entwurfs werden „strukturierte Rechnungen“, die gemeinhin als elektronische Rechnungen bezeichnet werden, ab 01. Januar 2022 eingeführt, und ihre Verwendung wird für Unternehmer zunächst freiwillig sein. Traditionelle Papierdokumente und die bisher verwendeten elektronischen Rechnungen werden weiterhin eine mögliche Form der Dokumentation von Verkäufen bleiben. Obwohl das Gesetz in seiner jetzigen Form keine Frist für die Verwendung dieser Lösung vorsieht, lassen die auf der Website des Finanzministeriums veröffentlichten Informationen keinen Zweifel daran, dass die elektronische Rechnung nach einer kurzen Testphase die einzige akzeptable Lösung sein wird:

„In der ersten Phase der Einführung der elektronischen Rechnung werden die polnischen Unternehmer sie freiwillig nutzen. Sie wird als eine der zulässigen Formen der Verkaufsdokumentation neben den Papierrechnungen und den elektronischen Rechnungen, die bereits im Wirtschaftsverkehr verwendet werden, funktionieren. Ab dem Jahr 2023 wird die Verwendung von elektronischen Rechnungen obligatorisch werden.“

Quelle: sejm.gov.pl [PL] (22.09.2021)

Wichtigste KSeF-Funktionalitäten:

Neben der Erstellung von Verkaufsrechnungen auf der Lieferantenseite soll KSeF auch für den Empfang von Rechnungen, die Einkäufe auf der Empfängerseite dokumentieren, genutzt werden. Der Zugang zu den elektronischen Rechnungen wird nur über die Software des Finanzministeriums möglich sein, was bedeutet, dass sowohl der Aussteller als auch der Empfänger der elektronischen Rechnung die Rechte zur Nutzung des Systems erhalten müssen. Es überrascht nicht, dass der dem polnischen Parlament vorgelegte Gesetzentwurf vorsieht, dass der Empfänger selbst entscheiden kann, ob er diese Form des Dokumenteneingangs akzeptiert. Die im System gespeicherten elektronischen Rechnungen werden zehn Jahre lang aufbewahrt und müssen nicht in Papierform archiviert werden.

KSeF wird jedem Steuerpflichtigen oder einer vom Steuerpflichtigen bevollmächtigten Person (z.B. Angestellter einer Buchhaltungsstelle) zur Verfügung stehen, nachdem er sich im System authentifiziert hat mit

• qualifizierter elektronischer Signatur,
• qualifiziertem elektronisches Siegel
• vertrauenswürdiger Signatur (verfügbar über das vertrauenswürdige Profil),
• einem von KSeF generierten eindeutigem Token.

Für nicht natürliche Steuerzahler, die sich nicht auf eine der oben genannten Arten authentifizieren können, kann eine Berechtigung erteilt werden, indem eine Mitteilung über die Berechtigung zur Nutzung von KSeF beim zuständigen Leiter des Finanzamtes eingereicht wird.

Der Zugang zu einer in das System eingestellten elektronischen Rechnung ist möglich durch die Angabe :

• der Nummer, die eine bestimmte Rechnung im nationalen System der elektronischen Rechnungen identifiziert;
• der Daten des Steuerpflichtigen, der die Rechnung ausstellt: Identifikationsnummer des Steuerpflichtigen (NIP), Vor- und Nachname oder Firmenname des Steuerpflichtigen und Rechnungsnummer;
• des Datums der Ausstellung der Rechnung;
• der Steueridentifikationsnummer (NIP) oder einer anderen Identifikationsnummer des Käufers, sofern sie auf der Rechnung angegeben ist;
• des Steuerbetrages;
• des geschuldeten Bruttobetrages.

Vor- und Nachteile der Verwendung von E-Rechnungen

Um Unternehmer zu ermutigen, diese Lösung zu nutzen, weist das Finanzministerium auf eine Reihe von Vorteilen hin, darunter:

• Kürzere Fristen für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer – 40 Tage anstatt 60;
• Ständiger und sicherer Zugang zu den Rechnungen, ohne Angst, dass sie verloren gehen oder zerstört werden – die Rechnungen werden in der Datenbank des Finanzministeriums gespeichert;
• Schnellerer Dokumentenfluss – eine Rechnung wird dem Auftragnehmer direkt aus der Datenbank des Ministeriums zugesandt;
• Benutzerfreundlichkeit – dank eines einheitlichen grafischen Layouts wird es einfacher und schneller sein, die benötigten Informationen zu finden;
• Standardisierung zur Erleichterung der gegenseitigen Abrechnungen und der Buchführung durch die Verwendung von Finanz- und Buchhaltungssystemen;
• Leichtere Archivierung – der Steuerzahler wird von der Verpflichtung befreit, die über das nationale elektronische Rechnungssystem ausgestellten Rechnungen aufzubewahren;
• Befreiung von der Notwendigkeit, die Struktur der Einheitlichen Prüfungsakte für elektronische Rechnungen (JPK_FA), die in KSeF ausgestellt wurden, zu übermitteln.

Einige der genannten Vorteile können jedoch auch eine Schattenseite haben, z. B. bedeutet der schnelle Umlauf der Dokumente, dass das Eingangsdatum der Rechnung mit dem Datum ihrer Ausstellung identisch ist, während das einheitliche Erscheinungsbild der Rechnung die Verwendung eigener grafischer Symbole und die visuelle Identifizierung unmöglich macht, was auf Seiten des Ausstellers wichtig für das Image sein kann, während es auf Seiten des Empfängers schwierig sein kann, die Dokumente schnell zu identifizieren und der richtigen Dienstleistung oder dem richtigen Kauf zuzuordnen.

Alle in elektronischen Rechnungen enthaltenen Daten werden sofort und automatisch überprüft und an die Steuerverwaltung und -kontrolle weitergeleitet, was in der Praxis eine Vereinfachung der Rechnungsstellung oder der Mehrwertsteuerabrechnung unmöglich macht, und das System selbst erfordert umfangreichere Daten als herkömmliche Rechnungen. KSeF kann auch die Stornierung von ausgestellten Dokumenten einschränken oder ganz verhindern.

Änderungen bei der Rechnungsstellung

Der im polnischen Parlament eingebrachte Gesetzentwurf sieht auch eine Reihe von Änderungen im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung vor – als Teil des so genannten „SLIM VAT 2-Pakets“. Die wichtigsten dieser Änderungen sind:

• Abschaffung der Verpflichtung, aufeinanderfolgende Kopien derselben Rechnung mit dem Wort „Duplikat“ zu kennzeichnen (fakultative Kennzeichnung);
• Abschaffung der Pflicht zur Kennzeichnung von Korrekturrechnungen mit dem Wort „Korrekturrechnung“ oder „Korrektur“ (fakultative Kennzeichnung);
• Abschaffung der Verpflichtung, die Gründe für die Korrektur in der Rechnung anzugeben (fakultative Angabe);
• Verlängerung der Möglichkeit, eine Rechnung früher auszustellen (vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen), von 30 auf 60 Tage.

Nationales System für elektronische Rechnungen – Anpassung der IT-Systeme

Für Unternehmen, die ihre eigene Buchhaltungssoftware verwenden, wird die Einführung von elektronischen Rechnungen die Integration der internen IT-Systeme mit dem zentralen System erfordern. Um dies zu ermöglichen, hat die nationale Steuerverwaltung [PL] auf ihrer Website die logische Arbeitsstruktur der elektronischen Rechnung zusammen mit der Dokumentation veröffentlicht. Das System soll bereits im Oktober dieses Jahres testweise in Betrieb genommen werden.

Es ist zu beachten, dass das Ministerium für den Zeitraum, in dem die Verwendung elektronischer Rechnungen fakultativ sein wird, keine gesetzlichen Bestimmungen zu den Folgen einer Fehlfunktion oder eines Ausfalls des Systems angegeben hat, und alle diesbezüglichen Kommentare, die während der Konsultationen zum Gesetzentwurf gemacht wurden, wurden mit der gleichen Antwort beantwortet:

„Es ist vorgesehen, dass in der fakultativen Version im Falle eines möglichen Ausfalls die Rechnungen wie bisher unter Umgehung des Systems ausgestellt werden.“

Quelle: Vernehmlassungsbericht zum Entwurf des Gesetzes vom 1. Februar 2021 zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzes und einiger anderer Gesetze

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