Nummer des Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) bei Banküberweisungen in Polen ab 2027 – neue Anforderungen für Unternehmen
21 September 2026
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Ab dem 1. Januar 2027 wird die Nummer des polnischen Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) bzw. eine KSeF-Sammelkennung bei bestimmten Rechnungszahlungen verpflichtend. Im Standardfall betrifft die Regel Zahlungen zwischen aktiven Mehrwertsteuerpflichtigen über Zahlungsinstrumente, die eine Zahlungsreferenz zulassen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Kennung von der Rechnung bis zur Bank erhalten bleibt.
In diesem Artikel:
Ab wann ist die KSeF-Nummer bei Überweisungen Pflicht?
Die neuen Vorschriften gelten für Zahlungen ab dem 1. Januar 2027. Bis Ende 2026 bleibt die Pflicht nach Art. 108g des polnischen Mehrwertsteuergesetzes ausgesetzt.
Bei einer einzelnen Rechnung wird deren KSeF-Nummer angegeben. Deckt eine Überweisung mehrere Rechnungen ab, ist eine KSeF-Sammelkennung erforderlich.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Im Standardfall gilt die Pflicht, wenn:
- der zahlende Käufer aktiver Mehrwertsteuerpflichtiger ist,
- der Empfänger als aktiver Mehrwertsteuerpflichtiger registriert ist,
- die Rechnung unter Art. 108g fällt,
- das Zahlungsinstrument die Eingabe einer Zahlungsreferenz ermöglicht.
Der Mehrwertsteuerstatus des Empfängers wird zum Zahlungsdatum anhand des polnischen Registers der Mehrwertsteuerpflichtigen bestimmt.
Nicht jede Zahlung im Zusammenhang mit einer strukturierten Rechnung fällt automatisch unter Art. 108g. Auch die Rechtsnatur der Zahlung, der Status der Parteien und die Zahlungsart sind relevant.
Wie funktionieren Sammelkennung und Split Payment?
Eine KSeF-Sammelkennung kann für mindestens zwei strukturierte Rechnungen desselben Verkäufers erzeugt werden. Unternehmen sollten die Kennung sowohl für ausgehende Sammelzahlungen erzeugen als auch bei eingehenden Zahlungen entschlüsseln können.
Ab 1. Januar 2027 wird die KSeF-Nummer auch beim polnischen Split-Payment-Mechanismus (MPP) verwendet. Für eine einzelne E-Rechnung gilt die KSeF-Nummer, für Sammelzahlungen die entsprechende Sammelkennung.
Warum muss die KSeF-Nummer im ERP erhalten bleiben?
Die KSeF-Nummer ist nicht mit der vom Verkäufer vergebenen Rechnungsnummer identisch. Sie wird nach Annahme der E-Rechnung durch KSeF separat vergeben und ist kein Bestandteil der XML-Datei der Rechnung.
Der Datenfluss sollte deshalb durchgängig funktionieren:
KSeF → Dokumenten-Workflow → ERP-/Buchhaltungssystem → Freigabe → Kreditorenbuchhaltung → Zahllauf → Bank.
Bei Hunderten oder Tausenden Rechnungen führen manuelle Suche und erneute Eingabe der Kennungen zu zusätzlichem Aufwand und einem höheren Fehlerrisiko.
Was sollte vor 2027 getestet werden?
Die Vorbereitung betrifft Buchhaltung, Finanzen und IT. Unternehmen sollten insbesondere prüfen:
- wo die KSeF-Nummer gespeichert wird,
- ob sie nach der Buchung mit der Rechnung verknüpft bleibt,
- ob sie automatisch in die Zahlungsdaten übernommen wird,
- wie Sammelzahlungen verarbeitet werden,
- ob eingehende Sammelkennungen entschlüsselt werden können,
- wer für Sonderfälle verantwortlich ist.
Nach aktueller Auffassung des polnischen Finanzministeriums muss ein ausländisches Unternehmen ohne Sitz oder Betriebsstätte in Polen bei der beschriebenen Zahlung keine KSeF-Nummer oder Sammelkennung angeben.
Den vollständigen Artikel können Sie hier lesen:
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