Split-Payment-Mechanismus und KSeF-Rechnungen in Polen – was ändert sich für Unternehmen?
6 Juli 2026
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Split Payment und KSeF-Rechnungen in Polen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen bei Zahlungen für strukturierte Rechnungen aus dem nationalen E-Rechnungssystem KSeF besonders auf die korrekte Angabe der Identifikationsdaten achten. Bei Zahlungen im Rahmen des Split-Payment-Mechanismus ist künftig entweder die KSeF-Rechnungsnummer oder die Sammelkennung entscheidend.
KSeF ändert nicht die Grundprinzipien des polnischen Split-Payment-Verfahrens. Maßgeblich bleiben weiterhin das polnische Umsatzsteuergesetz, der Rechnungswert, der Status der Transaktionsparteien sowie die Art der erworbenen Waren oder Dienstleistungen. Neu ist vor allem die technische Verknüpfung zwischen Zahlung und strukturierter Rechnung.
Für Unternehmen in Polen bedeutet dies, dass die Vorbereitung auf KSeF nicht nur die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen betreffen sollte. Auch Zahlungsabläufe, Buchhaltungssysteme, Rechnungsfreigaben und Online-Banking-Prozesse müssen überprüft werden.
Wann ist Split Payment Pflicht?
Beim Split-Payment-Verfahren wird die Zahlung in zwei Teile aufgeteilt:
- der Nettobetrag geht auf das Abrechnungskonto des Lieferanten oder wird auf andere zulässige Weise beglichen,
- der Mehrwertsteuerbetrag wird auf das dafür vorgesehene Mehrwertsteuerkonto des Lieferanten überwiesen.
Split Payment kann freiwillig angewendet werden, ist aber verpflichtend, wenn alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
- die Rechnung dokumentiert eine Transaktion zwischen Steuerpflichtigen,
- der Gesamtbetrag der Rechnung übersteigt 15.000 PLN oder den Gegenwert,
- die Rechnung betrifft Waren oder Dienstleistungen aus Anhang 15 des polnischen Umsatzsteuergesetzes.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, sollte die Rechnung den Vermerk „mechanizm podzielonej płatności” enthalten. Der Käufer sollte sich jedoch nicht allein auf diese Kennzeichnung verlassen. Fehlt der Vermerk, kann die Pflicht zur Anwendung des Split-Payment-Verfahrens trotzdem bestehen.
Rechnungsnummer, KSeF-Nummer und Sammelkennung
In der Praxis kann dieselbe Rechnung mehrere Kennzeichnungen haben: die vom Verkäufer vergebene Rechnungsnummer, die KSeF-Nummer und — bei Sammelzahlungen — die KSeF-Sammelkennung.
Die KSeF-Nummer ist nicht identisch mit der internen Rechnungsnummer des Verkäufers. Sie wird nach Annahme der strukturierten Rechnung durch das nationale E-Rechnungssystem vergeben und dient als technische Kennung des Dokuments.
Bei der Zahlung einer einzelnen strukturierten Rechnung im Split-Payment-Verfahren sind in der Überweisungsnachricht insbesondere der Mehrwertsteuerbetrag, der Bruttobetrag, die Steueridentifikationsnummer des Verkäufers sowie die KSeF-Rechnungsnummer anzugeben. Bei Teilzahlungen müssen die Beträge dem tatsächlich gezahlten Teil entsprechen.
Sammelzahlung für KSeF-Rechnungen
Das polnische Umsatzsteuergesetz erlaubt die Zahlung mehrerer Rechnungen mit einer Split-Payment-Überweisung, wenn ein Lieferant oder Dienstleister innerhalb eines Zeitraums von mindestens einem Tag und höchstens einem Monat mehr als eine Rechnung ausgestellt hat.
Bei strukturierten Rechnungen aus KSeF kann eine Sammelzahlung ausgewählte Rechnungen eines Lieferanten aus diesem Zeitraum umfassen. Es müssen also nicht alle Rechnungen des Lieferanten in einer Überweisung zusammengefasst werden. Anstelle einzelner Rechnungsnummern oder eines Zahlungszeitraums wird in der Überweisungsnachricht die KSeF-Sammelkennung angegeben.
Diese Kennung fasst die KSeF-Nummern der in der Zahlung enthaltenen Rechnungen zusammen. Sie ist besonders wichtig für Unternehmen, die viele Rechnungen von denselben Lieferanten erhalten, wiederkehrende Zahlungen leisten oder Sammelzahlungen für Einkaufsrechnungen nutzen.
Was sollte der Käufer prüfen?
Vor der Zahlung einer KSeF-Rechnung sollte der Käufer insbesondere prüfen:
- ob der Rechnungswert 15.000 PLN oder den Gegenwert übersteigt,
- ob die Rechnung Waren oder Dienstleistungen aus Anhang 15 betrifft,
- ob eine einzelne Rechnung, eine Teilzahlung oder mehrere Rechnungen bezahlt werden,
- ob die KSeF-Nummer oder die Sammelkennung zu verwenden ist,
- ob der Mehrwertsteuerbetrag in der Überweisungsnachricht zur Zahlung passt.
Der Split-Payment-Mechanismus wurde bis 2028 verlängert. Unternehmen sollten ihn daher als festen Bestandteil ihrer Umsatzsteuer- und Zahlungsprozesse behandeln. Im Zusammenhang mit KSeF wird besonders wichtig, dass Rechnungsdaten, Buchhaltungssysteme, Online-Banking und Umsatzsteueraufzeichnungen konsistent miteinander verbunden sind.
Den vollständigen Artikel können Sie hier lesen: Split-Payment-Mechanismus und KSeF-Rechnungen in Polen – was ändert sich für Unternehmen?
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