Vertragsstrafen und steuerlich abzugsfähige Kosten in Polen

Vertragsstrafen und steuerlich abzugsfähige Kosten in Polen sind ein wichtiges Thema für Unternehmen, die Dienstleistungen erbringen, Lieferungen durchführen, Bauprojekte realisieren oder langfristige Verträge abschließen. Die jüngste Rechtsprechung des Obersten Verwaltungsgerichts (NSA) bestätigt, dass nicht jede Vertragsstrafe automatisch von den steuerlich abzugsfähigen Kosten ausgeschlossen ist. Wird eine Vertragsstrafe wegen Verzugs und nicht wegen Mängeln an Waren, Bauleistungen oder Dienstleistungen erhoben, kann sie steuerlich abzugsfähig sein, sofern die Ausgabe die allgemeinen Voraussetzungen gemäß § 15 Abs. 1 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes erfüllt. Dieser Ansatz wurde vom Obersten Verwaltungsgericht Polens in seinem Urteil vom 9. Oktober 2025, Az. II FSK 1655/24, bestätigt.

Für Unternehmen in Polen handelt es sich hierbei weniger um einen grundlegenden Kurswechsel als vielmehr um eine weitere Bestätigung einer steuerzahlerfreundlichen Rechtsprechung. Der Streit dreht sich in der Regel nicht um die bloße Tatsache, dass eine Vertragsstrafe gezahlt wurde, sondern um die Rechtsgrundlage für die Belastung, darum, ob sie mit der Geschäftstätigkeit in Zusammenhang steht, und darum, ob sie unter die im polnischen Körperschaftsteuergesetz (CIT) festgelegte erschöpfende Liste der Ausschlüsse fällt. Der NSA hat stets betont, dass Bestimmungen, die bestimmte Strafen von den steuerlich abzugsfähigen Kosten ausschließen, eher eng als weit auszulegen sind.

Wie genau hat das Oberste Verwaltungsgericht Polens (NSA) entschieden?

In der am 9. Oktober 2025 entschiedenen Rechtssache stellte das NSA fest, dass Vertragsstrafen, die wegen Verzögerungen bei der Übergabe von Gebäuden zur Abnahme und wegen Verzögerungen beim Abschluss von Vereinbarungen zur Eigentumsübertragung erhoben wurden, nicht mit Strafen für Mängel an Waren, Bauleistungen oder Dienstleistungen gleichzusetzen sind. Diese Unterscheidung ist aus steuerrechtlicher Sicht in Polen von entscheidender Bedeutung, da Artikel 16 Absatz 1 Nummer 22 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes (CIT) nicht alle Vertragsstrafen von den steuerlich abzugsfähigen Kosten ausschließt, sondern nur bestimmte Kategorien.

Das Gericht wies darauf hin, dass sich diese Bestimmung nur auf Vertragsstrafen und Schadensersatz bezieht, die im Zusammenhang stehen mit:

Mängeln an gelieferten Waren,
Mängeln an fertiggestellten Bauleistungen,
Mängeln an erbrachten Dienstleistungen,
Verzögerungen bei der Lieferung mangelfreier Waren,
Verzögerungen bei der Beseitigung von Mängeln an Waren oder an fertiggestellten Bauleistungen und Dienstleistungen.

Wenn sich die Vertragsstrafe also auf die Verzögerung selbst bezieht und nicht auf eine mangelhafte Leistung oder die verspätete Beseitigung von Mängeln, kann sie nicht automatisch als von den steuerlich abzugsfähigen Kosten ausgeschlossen behandelt werden. Der Oberste Verwaltungsgerichtshof betonte zudem, dass Ausnahmen von der allgemeinen Regel, wonach Aufwendungen als steuerlich abzugsfähig anerkannt werden können, eng auszulegen sind.

Warum Artikel 16 Absatz 1 Nummer 22 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes (CIT) nicht jede Vertragsstrafe erfasst

Diese Bestimmung steht nach wie vor im Mittelpunkt der meisten Streitigkeiten zwischen Steuerpflichtigen und den polnischen Steuerbehörden. Ihr Wortlaut zeigt, dass der Ausschluss nur für Vertragsstrafen und Schadensersatzansprüche gilt, die mit Mängeln und mit Verzögerungen bei der mangelfreien Erfüllung oder der Mängelbeseitigung zusammenhängen. Er umfasst nicht automatisch jede Vertragsstrafe für die verspätete Erfüllung einer Verpflichtung.

In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen zwischen zwei Situationen unterscheiden müssen

Vertragsstrafen für mangelhafte Leistungen oder für Verzögerungen bei der Mängelbeseitigung,
Vertragsstrafen für Verzögerungen bei der Erfüllung, die nicht als Mangel behandelt werden.

Dies ist nicht nur eine Frage der Terminologie. Die Unterscheidung entscheidet darüber, ob die Aufwendung gemäß § 15 Abs. 1 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes berücksichtigt werden kann oder ob sie gemäß § 16 Abs. 1 Nr. 22 automatisch von den steuerlich abzugsfähigen Kosten ausgeschlossen ist.

Wann eine Vertragsstrafe wegen Verzugs in Polen steuerlich abzugsfähig sein kann

Die Tatsache, dass eine Geldbuße nicht unter Artikel 16 Absatz 1 Nummer 22 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes fällt, bedeutet nicht automatisch, dass sie steuerlich abzugsfähig ist. Der Steuerpflichtige muss weiterhin nachweisen, dass die allgemeinen steuerrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Nach Artikel 15 Absatz 1 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes sind steuerlich abzugsfähige Kosten Aufwendungen, die zur Erzielung von Einkünften oder zur Erhaltung oder Sicherung der Einkommensquelle getätigt werden, mit Ausnahme der in Artikel 16 ausdrücklich aufgeführten Aufwendungen (1) ausdrücklich aufgeführt sind.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Ausgabe:

vom Steuerpflichtigen getätigt worden sein muss,
endgültig und nicht erstattungsfähig sein muss,
ordnungsgemäß dokumentiert sein muss,
im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Steuerpflichtigen stehen muss,
und aus Sicht der Erzielung von Einkünften oder der Erhaltung bzw. Sicherung der Einkommensquelle wirtschaftlich gerechtfertigt sein muss.

Aus geschäftlicher Sicht ist daher nicht nur der Wortlaut des Vertrags entscheidend, sondern auch die Fähigkeit nachzuweisen, dass die Zahlung der Vertragsstrafe ein rationaler Teil der Geschäftstätigkeit war, größere Verluste verminderte, zur Aufrechterhaltung einer Geschäftsbeziehung beitrug oder zukünftige Einnahmen sicherte.

Das Fehlen eines Verschuldens ist zwar von Bedeutung, entscheidet aber nicht allein über die steuerliche Behandlung

In der polnischen Steuerpraxis und Rechtsprechung ist es von großer Bedeutung, ob die Verzögerung dem Steuerpflichtigen zuzurechnen war. Hat ein Unternehmen eine Frist aus Gründen versäumt, die außerhalb seiner Kontrolle lagen, wird seine steuerrechtliche Argumentation erheblich gestärkt. Dies sollte jedoch mit Vorsicht betrachtet werden: In der Rechtssache II FSK 1655/24 stellte der Oberste Verwaltungsgerichtshof selbst fest, dass die detaillierte Prüfung aller Voraussetzungen gemäß § 15 Abs. 1 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes (CIT) nicht unmittelbar Gegenstand des Urteils war. Mit anderen Worten: Das Fehlen eines Verschuldens ersetzt keine vollständige steuerliche Analyse; es ist lediglich ein wichtiger Faktor bei der Gesamtbeurteilung.

In der Praxis sollten Unternehmen in Polen daher Unterlagen sammeln, die die tatsächlichen Ursachen der Verzögerung belegen, wie zum Beispiel:

Korrespondenz mit der Gegenpartei,
Zeitpläne und Vertragsänderungen,
Unterlagen zu Störungen in der Lieferkette,
Aufzeichnungen zur Leistung von Subunternehmern,
Projektnotizen,
Abnahmeprotokolle und vereinbarte Fristen.

Sehr oft entscheidet die Dokumentation darüber, ob die Position des Steuerpflichtigen bei einer Steuerprüfung oder einem Streitfall mit den polnischen Steuerbehörden erfolgreich verteidigt werden kann.

Was dieses Urteil für Bauträger und andere Unternehmen bedeutet, die in Polen Verträge erfüllen

Obwohl sich der Fall auf einen Immobilienentwickler bezog, ist die Tragweite des Urteils weitreichender. Seine Schlussfolgerungen können auch für Bauunternehmen, Hersteller, Logistikunternehmen, Technologieunternehmen und Dienstleister von Bedeutung sein, die in Polen nach projekt- oder vertragsbasierten Modellen tätig sind. Wenn die Vertragsstrafe auf einer Verzögerung der Leistung und nicht auf der mangelhaften Qualität der Leistung selbst beruht, hat der Steuerpflichtige eine stärkere Grundlage, um die Auffassung zu vertreten, dass die Aufwendungen als steuerlich abzugsfähig behandelt werden können.

Gleichzeitig bedeutet dies keine vollständige Gewissheit. Die polnischen Steuerbehörden könnten dennoch einen restriktiveren Ansatz verfolgen und versuchen, Artikel 16 Absatz 1 Nummer 22 weiter auszulegen, als es der Wortlaut nahelegt. Aus diesem Grund erfordert jeder Fall eine Prüfung der konkreten Sachverhalte, des Vertragstextes und der Art und Weise, wie der Zusammenhang zwischen der Ausgabe und der Geschäftstätigkeit dokumentiert ist.

In solchen Situationen kann eine laufende Steuerberatung in Polen besonders wertvoll sein, insbesondere wenn ein Unternehmen das Risiko eines Rechtsstreits mit den Steuerbehörden verringern oder eine vertretbare Position für seine Körperschaftsteuerabrechnung in Polen vorbereiten möchte.

Wie ein Unternehmen eine Vertragsstrafe bewerten sollte, bevor es diese als steuerlich abzugsfähige Kosten erfasst

Bevor eine Vertragsstrafe in Polen als steuerlich abzugsfähiger Aufwand verbucht wird, empfiehlt es sich, eine strukturierte Analyse durchzuführen.

1. Ermittlung der Rechtsgrundlage für die Vertragsstrafe

Zunächst ist zu prüfen, ob die Vertragsstrafe erhoben wurde wegen:

eines Mangels an Waren,
mangelhafter Arbeiten oder Dienstleistungen,
einer Verzögerung bei der Mängelbeseitigung,

oder vielmehr wegen:

einer Verzögerung bei der Erfüllung der Verpflichtung selbst,
einer Lieferverzögerung,
einer Verzögerung bei der Eigentumsübertragung,
einer Verzögerung beim Abschluss einer bestimmten Vertragsphase.

Diese Unterscheidung ist von grundlegender Bedeutung, da sie darüber entscheidet, ob es überhaupt möglich ist, zur umfassenderen Analyse gemäß Artikel 15 Absatz 1 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes überzugehen.

2. Beurteilung des Zusammenhangs mit den Einnahmen oder der Einnahmequelle

Im nächsten Schritt ist zu prüfen, ob die Zahlung der Vertragsstrafe wirtschaftlich gerechtfertigt war. In der Praxis kann dies Folgendes umfassen:

die Erfüllung des Vertrags und die Sicherung der Vergütung,
die Aufrechterhaltung einer strategischen Beziehung zum Kunden,
die Vermeidung höherer Ansprüche,
die Verringerung von geschäftlichen oder Reputationsverlusten.

3. Überprüfung der Ursachen für die Verzögerung

Es lohnt sich zu prüfen, ob die Verzögerung auf Faktoren zurückzuführen ist, die dem Unternehmen zuzurechnen sind, oder auf objektive, organisatorische oder externe Umstände. Diese Frage entscheidet zwar nicht allein über den Fall, kann aber einen erheblichen Beweis- und Argumentationswert haben.

4. Sicherstellung einer lückenlosen Dokumentation

Je schlüssiger die Dokumentation ist, desto besser sind die Chancen, die Position des Steuerpflichtigen bei einer Steuerprüfung in Polen zu verteidigen.

5. Konsistenz zwischen buchhalterischer und steuerlicher Behandlung sicherstellen

In der Praxis ist es zudem wichtig, den Geschäftsvorfall korrekt zu beschreiben und die Konsistenz zwischen Vertrags-, Buchhaltungs- und Steuerunterlagen zu wahren. Wenn solche Vorfälle häufiger auftreten, können Buchhaltungsdienstleistungen in Polen ebenfalls hilfreich sein, insbesondere für Unternehmen, die mehrere Verträge abwickeln oder innerhalb einer internationalen Unternehmensgruppe tätig sind.

Die häufigsten Steuerrisiken

Trotz der günstigen Rechtsprechung sollten Unternehmen in Polen dennoch vorsichtig bleiben. Zu den häufigsten Risiken zählen:

eine zu allgemeine Begründung des geschäftlichen Zwecks der Ausgabe,
fehlende Unterlagen, die die Gründe für die Verzögerung bestätigen,
unpräzise Vertragsformulierungen, die Verzögerung mit mangelhafter Leistung vermischen,
die automatische Annahme, dass jede verzögerungsbedingte Vertragsstrafe steuerlich absetzbar ist,
die Nichtberücksichtigung der aktuellen Vorgehensweise der polnischen Steuerbehörden.

In der Praxis kann bereits der Wortlaut des Vertrags selbst ein Problem darstellen. Wenn der Vertrag nicht klar zwischen einer Vertragsstrafe für Mängel und einer Vertragsstrafe für Verzögerungen unterscheidet, könnte es schwieriger sein, einen Rechtsstreit mit den Steuerbehörden zu gewinnen.

Ist dies in Polen bereits eine etablierte Rechtsprechung?

Ja. Das besprochene Urteil ist kein Einzelfall. Der Oberste Verwaltungsgerichtshof Polens (NSA) hat bereits zuvor darauf hingewiesen, dass Artikel 16 Absatz 1 Nummer 22 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes (CIT) eng auszulegen ist und dass der Ausschluss nicht alle Vertragsstrafen im Zusammenhang mit der Nichterfüllung oder mangelhaften Erfüllung von Verpflichtungen umfasst. Dieser Ansatz spiegelt sich unter anderem in den Urteilen des NSA vom 23. November 2022 (II FSK 700/20), vom 24. Oktober 2023 (II FSK 335/21), 19. Dezember 2024 (II FSK 409/22) und 6. Mai 2025 (II FSK 1012/22) wider.

Für Steuerzahler ist dies eine gute Nachricht, doch das Risiko eines Rechtsstreits wird dadurch nicht vollständig beseitigt. Eine sichere CIT-Abrechnung in Polen hängt nach wie vor von der Qualität der Sachverhaltsanalyse, dem Wortlaut des Vertrags und den Belegen ab.

Wichtige Erkenntnisse für Unternehmen

Das Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts vom 9. Oktober 2025 stärkt einen steuerzahlerfreundlichen Ansatz in Polen: Vertragsstrafen für Verzögerungen sind nicht automatisch von den steuerlich abzugsfähigen Kosten ausgeschlossen. Entscheidend ist, ob sich die Vertragsstrafe auf eine mangelhafte Leistung oder lediglich auf die Nichteinhaltung einer Frist bezieht und ob die allgemeinen Voraussetzungen gemäß § 15 Abs. 1 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes erfüllt sind.

Für Unternehmen bedeutet dies eine sorgfältigere Prüfung von Verträgen, der Ursachen für Verzögerungen und der Unterlagen die die wirtschaftliche Rechtfertigung der Aufwendungen belegen.inderpolnischen steuerpraxis, die die wirtschaftliche Rechtfertigung der Aufwendungen belegen. In der polnischen Steuerpraxis reicht es nicht aus, etwas als „Vertragsstrafe“ zu bezeichnen. Entscheidend sind die tatsächliche Rechtsgrundlage für die Gebühr, die Umstände, unter denen sie verhängt wurde, sowie die Möglichkeit, einen echten Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit nachzuweisen.

Wenn ein Unternehmen das Steuerrisiko verringern und ordnungsgemäß beurteilen möchte, ob solche Ausgaben in seiner polnischen Körperschaftsteuererklärung geltend gemacht werden können, sollte die Analyse vor Ablauf des Berichtszeitraums und nicht erst im Rahmen einer Steuerprüfung erfolgen.

Rechtsgrundlage

Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts Polens vom 9. Oktober 2025, Aktenzeichen II FSK 1655/24

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