Wirtschaftsprüfung in Polen: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Jahresabschlussprüfung

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Was sollte ein Unternehmen über eine Jahresabschlussprüfung in Polen wissen?

Eine Wirtschaftsprüfung in Polen sollte vor Ablauf des Geschäftsjahres geplant werden. Ein Unternehmen muss zunächst feststellen, ob eine gesetzliche Abschlussprüfung erforderlich ist, und rechtzeitig eine zugelassene Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragen, damit der Wirtschaftsprüfer an wesentlichen Bestandsaufnahmen teilnehmen, die Finanz- und Unternehmensunterlagen vorbereiten und die Prüfung mit dem Jahresabschlussprozess abstimmen kann.

Für viele Unternehmen wird eine gesetzliche Abschlussprüfung obligatorisch, wenn im vorangegangenen Geschäftsjahr mindestens zwei von drei Schwellenwerten erreicht wurden: 50 Vollzeitäquivalente, 3,125 Millionen Euro Gesamtvermögen oder 6,25 Millionen Euro Nettoumsatz aus dem Verkauf von Waren und Produkten.

Der Jahresabschluss muss in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach dem Bilanzstichtag festgestellt und innerhalb von 15 Tagen nach der Feststellung beim Nationalen Gerichtsregister eingereicht werden. Unternehmen in ausländischem Besitz sollten die polnische gesetzliche Abschlussprüfung zudem auf die Konzernberichterstattung, die Konsolidierungsunterlagen und die Anforderungen der International Financial Reporting Standards (IFRS) abstimmen.

Eine Abschlussprüfung in Polen ist kein Prozess, der erst nach Abschluss der Buchführung beginnen sollte. Die Geschäftsführung sollte bereits vor Ende des Geschäftsjahres den Prüfungsbedarf ermitteln, eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragen und den Zeitplan für die Berichterstattung festlegen.

Unternehmen, die Unterstützung bei diesem Prozess benötigen, können HLB Poland mit der Prüfung von Jahresabschlüssen in Polen beauftragen, einschließlich der Prüfung polnischer Tochtergesellschaften, die innerhalb internationaler Konzerne tätig sind.

Für die Unternehmensleitung ist eine Abschlussprüfung mehr als nur eine gesetzliche Formalität. Sie überprüft die Zuverlässigkeit der Finanzdaten, die Qualität des Jahresabschlussprozesses, die Wirksamkeit der internen Kontrollen sowie den Informationsfluss zwischen den Bereichen Rechnungswesen, Steuern, operatives Geschäft und Konzernzentrale.

Ein frühzeitiger Beginn verringert das Risiko von nachträglichen Anpassungen, versäumten Fristen und Streitigkeiten unmittelbar vor der Vorlage des Jahresabschlusses zur Genehmigung.

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Was ist eine Jahresabschlussprüfung in Polen?

Eine Wirtschaftssprüfung in Polen ist eine unabhängige Prüfung des Jahresabschlusses eines Unternehmens durch einen Wirtschaftsprüfer, der im Auftrag einer zugelassenen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig ist.

Das Ziel des Wirtschaftsprüfers ist es, eine hinreichende – und keine absolute – Sicherheit darüber zu erlangen, dass der Jahresabschluss frei von wesentlichen Falschangaben ist.

In der Praxis prüft der Wirtschaftsprüfer nicht nur die in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Endzahlen. Die Prüfung erstreckt sich auch darauf, wie diese Zahlen zustande gekommen sind, darunter:

• die Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchhaltungsunterlagen;
• die Qualität der Belege;
• bilanzielle Schätzungen und Rückstellungen;
• die Angaben im Jahresabschluss;
• die Rechnungslegungsgrundsätze des Unternehmens;
• die Bewertung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten;
• Bereiche, in denen das Risiko von Fehlern oder Manipulationen höher ist.

Bei Unternehmen in ausländischem Besitz hat eine Abschlussprüfung in Polen in der Regel eine zusätzliche Dimension. Der lokale gesetzliche Prozess muss unter Umständen mit den Konzernberichtsrichtlinien, den Konsolidierungspaketen, den Fristen der Zentrale sowie den Unterschieden zwischen dem polnischen Rechnungslegungsgesetz und den International Financial Reporting Standards (IFRS) abgestimmt werden. Die lokale Prüfung und der Konzernberichtsprozess können sich überschneiden, sind jedoch nicht austauschbar.

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Wann ist ein Unternehmen in Polen zu einer gesetzlichen Abschlussprüfung verpflichtet?

Ein Unternehmen muss sich einer gesetzlichen Abschlussprüfung unterziehen, wenn sich diese Verpflichtung aus dem polnischen Rechnungslegungsgesetz oder aus gesonderten branchenspezifischen Vorschriften ergibt.

Einige Unternehmen unterliegen unabhängig von ihrer Größe einer jährlichen Abschlussprüfung. Andere unterliegen dieser Verpflichtung erst, wenn sie mindestens zwei gesetzliche Schwellenwerte erreichen.

Zu den Unternehmen, deren Jahresabschlüsse unabhängig von den Schwellenwerten grundsätzlich geprüft werden, gehören unter anderem:

• Banken und Zweigstellen von Kreditinstituten;
• Versicherungs- und Rückversicherungsunternehmen;
• Unternehmen, die den Vorschriften für den Wertpapierhandel und Investmentfonds unterliegen;
• Pensionsfonds;
• bestimmte Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute;
• Aktiengesellschaften, mit Ausnahme von Gesellschaften, die sich zum Bilanzstichtag in Gründung befinden;
• Jahreskonzernabschlüsse von Unternehmensgruppen;
• Unternehmen, die Jahresabschlüsse nach IFRS erstellen.

Der vollständige Geltungsbereich der Vorschrift ist in Artikel 64 des polnischen Rechnungslegungsgesetzes festgelegt.

Bei Unternehmen, die nicht automatisch einer Abschlussprüfung unterliegen, muss die Geschäftsführung die Finanz- und Beschäftigungsdaten des Geschäftsjahres prüfen, das dem vom Jahresabschluss erfassten Jahr vorausgeht.

Ein häufiger Fehler besteht darin, die Prüfungspflicht erst nach Abschluss des Geschäftsjahres zu prüfen. Zu diesem Zeitpunkt bleibt dem Unternehmen möglicherweise nur noch wenig Zeit, um eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu beauftragen, den erforderlichen Gesellschaftsbeschluss zu fassen und die Anwesenheit des Wirtschaftsprüfers bei der Bestandsaufnahme zu organisieren.

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Welche Schwellenwerte für die Abschlussprüfung gelten in Polen?

Für viele Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit fortführen, entsteht die Prüfungspflicht, wenn im vorangegangenen Geschäftsjahr mindestens zwei der folgenden drei Bedingungen erfüllt waren.

Gesetzliches Kriterium	Prüfungsschwelle
Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl	Mindestens 50 Vollzeitäquivalente
Bilanzsumme zum Jahresende	Mindestens der PLN-Gegenwert von 3.125.000 EUR
Nettoumsatz aus dem Verkauf von Waren und Produkten	Mindestens der PLN-Gegenwert von 6.250.000 EUR

Sind zwei der drei Voraussetzungen erfüllt, unterliegt der Jahresabschluss einer gesetzlichen Abschlussprüfung.

Diese Schwellenwerte gelten für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen. Sie sind anhand der Daten des vorangegangenen Geschäftsjahres zu beurteilen. Die Geschäftsführung sollte diese Beurteilung vor Ablauf des Geschäftsjahres vornehmen. Der Prüfungsvertrag muss so frühzeitig unterzeichnet werden, dass die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft an der Bestandsaufnahme wesentlicher Vermögenswerte teilnehmen kann, sofern deren Anwesenheit erforderlich ist.

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Wie läuft eine Jahresabschlussprüfung in Polen Schritt für Schritt ab?

Eine gut durchgeführte Prüfung beginnt nicht erst, wenn die Buchhaltung das Hauptbuch an den Wirtschaftsprüfer übermittelt. Sie beginnt mit einer Beurteilung der gesetzlichen Anforderungen, einem Zeitplan für den Jahresabschluss und einer klaren Zuweisung der Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens.

Schritt 1: Unterliegt das Unternehmen einer Pflichtprüfung?

Der erste Schritt besteht darin, formal festzustellen, ob der Jahresabschluss des Unternehmens geprüft werden muss.

Die Geschäftsführung sollte Folgendes prüfen:

• die Rechtsform des Unternehmens;
• die Art und den regulatorischen Status seiner Geschäftstätigkeit;
• etwaige branchenspezifische Anforderungen;
• seine Finanzdaten des Vorjahres;
• seine durchschnittliche Anzahl an Vollzeitäquivalenten;
• ob das Unternehmen seinen Jahresabschluss nach dem polnischen Rechnungslegungsgesetz oder nach IFRS erstellt.

Unternehmen, die zu internationalen Konzernen gehören, sollten zudem prüfen, ob eine Prüfung von der Konzernzentrale, einer finanzierenden Bank, einem Investor oder aufgrund interner Unternehmensverfahren verlangt wird.

Eine solche Prüfung ist zwar nach polnischem Recht möglicherweise nicht direkt vorgeschrieben, kann aber dennoch vertraglich oder aus geschäftlichen Gründen erforderlich sein.

Schritt 2: Wie sollte das Unternehmen eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Polen auswählen?

Eine Jahresabschlussprüfung muss von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft durchgeführt werden, die in Polen zur Durchführung von gesetzlichen Abschlussprüfungen zugelassen ist.

Die polnische Aufsichtsbehörde für Wirtschaftsprüfung (PANA) führt das offizielle Verzeichnis der Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Die polnische Kammer der Wirtschaftsprüfer (PIBR) gewährt Zugang zum Register der Wirtschaftsprüfer, das vom Nationalen Rat der Wirtschaftsprüfer geführt wird.

Der Preis sollte nicht das einzige Auswahlkriterium sein. Die Geschäftsführung sollte auch berücksichtigen, ob das vorgeschlagene Prüfungsteam die Branche des Unternehmens, den Berichtsrahmen und die Konzernstruktur versteht.

Auswahlkriterium	Warum es für das Unternehmen wichtig ist
Eintrag in die PANA-Liste	Bestätigt, dass die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zur Durchführung von gesetzlichen Abschlussprüfungen in Polen zugelassen ist
Einschlägige Branchenerfahrung	Hilft dem Wirtschaftsprüfer, branchenspezifische Risiken in Bereichen wie Fertigung, Einzelhandel, Technologie, Immobilien oder Finanzdienstleistungen zu erkennen
Erfahrung in der Konzernberichterstattung	Unterstützt die Koordination zwischen den Anforderungen der polnischen gesetzlichen Abschlussprüfung und den Konsolidierungsanforderungen der Konzernzentrale
Kommunikation in englischer oder deutscher Sprache	Wichtig, wenn Gesellschafter, Geschäftsführung oder der Konzernabschlussprüfer ihren Sitz außerhalb Polens haben
Kenntnisse der polnischen Rechnungslegung und der IFRS	Helfen dabei, Unterschiede zwischen dem lokalen Jahresabschluss und der Konzernberichterstattung zu erkennen
Verfügbarkeit vor Jahresende	Ermöglicht es dem Wirtschaftsprüfer, an wesentlichen Bestandsaufnahmen teilzunehmen und Zwischenprüfungen durchzuführen
Ausreichende Teamkapazität	Verringert das Risiko von Verzögerungen in der abschließenden Prüfungsphase

Bei einem Unternehmen in ausländischem Besitz sollte die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zudem in der Lage sein, effektiv mit der Muttergesellschaft zu kommunizieren und gegebenenfalls auf Anweisungen des Konzernabschlussprüfers zu reagieren.

Schritt 3: Welches Organ des Unternehmens bestellt die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft?

Die Auswahl der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sollte im Einklang mit dem polnischen Rechnungslegungsgesetz, der Satzung des Unternehmens und allen anderen für das Unternehmen verbindlichen Vorschriften erfolgen.

In der Regel wählt das für die Genehmigung des Jahresabschlusses zuständige Organ die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus. Je nach Rechtsform und Satzung des Unternehmens kann dies sein:

• die Gesellschafterversammlung;
• die Hauptversammlung;
• ein Aufsichtsorgan;
• ein anderes Organ, das gemäß der Satzung des Unternehmens oder den geltenden Rechtsvorschriften ausdrücklich dazu befugt ist.

Der Vorstand des Unternehmens unterzeichnet den Auftragsvertrag in der Regel im Namen des Unternehmens, sollte jedoch keine formelle Bestellung vornehmen, wenn das polnische Recht diese Entscheidung dem Genehmigungsgremium zuweist. Der Unternehmensbeschluss sollte daher frühzeitig geplant werden, um eine Verzögerung des Auftragsbeginns zu vermeiden.

Schritt 4: Wann sollte der Prüfungsvertrag unterzeichnet werden?

Der Vertrag muss so frühzeitig unterzeichnet werden, dass die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft an der Bestandsaufnahme der wesentlichen Vermögenswerte teilnehmen kann.

Bei einer gesetzlichen Abschlussprüfung muss der erste Auftragsvertrag mit einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren abgeschlossen werden. Er kann anschließend um weitere Zeiträume von jeweils mindestens zwei Jahren verlängert werden.

Dieser Zeitplan ist besonders wichtig für Unternehmen mit:

• erheblichen Vorräten;
• mehreren Lagern;
• wertvollen Sachanlagen;
• komplexen Produktionsprozessen;
• Waren, die an Standorten Dritter gelagert werden;
• erhebliche unfertige Erzeugnisse.

Ein nach der Bestandsaufnahme unterzeichneter Vertrag kann den Wirtschaftsprüfer daran hindern, die geplanten Beobachtungshandlungen durchzuführen. In einigen Fällen sind zwar alternative Verfahren möglich, diese können jedoch den Arbeitsaufwand erhöhen, die Prüfung verlängern und zusätzliche Risiken mit sich bringen.

Schritt 5: Was sollte der Prüfungszeitplan enthalten?

Nach Unterzeichnung des Vertrags sollten das Unternehmen und die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft einen detaillierten Zeitplan festlegen.

Der Zeitplan sollte in der Regel Folgendes umfassen:

• Zwischenprüfungshandlungen;
• Termine für die Bestandsaufnahme;
• den Bilanzstichtag;
• die Übermittlung der Rohbilanz und der Begleitunterlagen;
• die Erstellung des Entwurfs des Jahresabschlusses;
• Fristen für Bestätigungen von Banken, Kunden und Lieferanten;
• den endgültigen Prüfungszeitraum;
• Sitzungen der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats;
• den geplanten Termin für die Feststellung des Jahresabschlusses;
• die Einreichung beim Nationalen Gerichtsregister.

Bei einer polnischen Tochtergesellschaft sollte der lokale Zeitplan zudem mit dem von der Muttergesellschaft vorgegebenen Berichtszeitplan abgeglichen werden.

Ein Konzern kann die Konsolidierungsunterlagen bereits vor Ablauf der in Polen gesetzlich vorgeschriebenen Frist anfordern. Werden diese Zeitpläne nicht aufeinander abgestimmt, kann das Finanzteam gezwungen sein, unter erheblichem Zeitdruck unterschiedliche Versionen derselben Daten zu erstellen.

Dies erhöht das Risiko von Unstimmigkeiten zwischen dem lokalen Jahresabschluss, dem Konsolidierungspaket und den vom Konzernabschlussprüfer geprüften Zahlen.

Schritt 6: Welche Unterlagen und Daten sollten für den Wirtschaftsprüfer vorbereitet werden?

Der Wirtschaftsprüfer benötigt mehr als nur den endgültigen Jahresabschluss. Das Unternehmen muss einen Prüfpfad vorlegen, aus dem hervorgeht, wie die Beträge und Angaben berechnet wurden.

Die Dokumentation umfasst in der Regel:

• die Rohbilanz;
• Auszüge aus dem Hauptbuch und den Nebenbüchern;
• Kontenabstimmungen;
• Anlagenverzeichnisse;
• Bestandsaufzeichnungen und Zählprotokolle;
• Bankbestätigungen;
• Bestätigungen zu Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen;
• wesentliche Handelsverträge;
• Darlehens- und Leasingverträge;
• Berechnungen zu Rückstellungen und Abgrenzungen;
• Berechnungen zu latenten Steuern;
• Unterlagen zu Transaktionen mit nahestehenden Personen;
• Informationen zu Rechtsstreitigkeiten;
• Bürgschaften und Eventualverbindlichkeiten;
• Steuererklärungen und -abstimmungen;
• Konzernberichtspakete.

Das Unternehmen sollte ein zentrales Dokumentenarchiv einrichten, das eine einheitliche Dateibenennung, Versionsverwaltung und festgelegte Verantwortliche für jeden Prüfungsbereich umfasst.

Ein unkoordinierter Dateiaustausch ist eine der häufigsten Ursachen für Verzögerungen. Außerdem lässt sich dadurch nur schwer feststellen, ob der Wirtschaftsprüfer die endgültige Fassung eines Dokuments erhalten hat.

Schritt 7: Was geschieht während der Zwischenprüfung?

Die Zwischenprüfung ermöglicht es dem Wirtschaftsprüfer, sich einen Überblick über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens, die Rechnungslegungsprozesse, das Kontrollumfeld und Bereiche mit erhöhtem Risiko bei der Finanzberichterstattung zu verschaffen.

Der Wirtschaftsprüfer kann Prozesse in folgenden Bereichen überprüfen:

• Umsatz und Umsatzrealisierung;
• Einkauf und Kreditorenbuchhaltung;
• Bestandsmanagement;
• Anlagevermögen;
• Lohn- und Gehaltsabrechnung;
• Steuern;
• Finanzmanagement;
• Finanzberichterstattung;
• Konsolidierung und konzerninterne Abstimmung;
• Informationssysteme und Zugriffskontrollen.

Für die Geschäftsleitung ist dies der beste Zeitpunkt, um Probleme noch vor der abschließenden Prüfung zu identifizieren.

Potenziell schwierige Bereiche sollten frühzeitig besprochen werden. Beispiele hierfür sind schwer verkäufliche Vorräte, Wertminderungen, langfristige Verträge, komplexe Umsatzvereinbarungen, wesentliche Rückstellungen, Restrukturierungskosten oder wesentliche bilanzielle Schätzungen.

Werden diese Angelegenheiten bis zur abschließenden Prüfung aufgeschoben, kann dies zu verspäteten Anpassungen führen, die sich auf den Gewinn, Bankkreditvereinbarungen, die Konzernberichterstattung oder Entwürfe für Gesellschafterbeschlüsse auswirken.

Schritt 8: Welche Rolle spielt der Wirtschaftsprüfer bei der Bestandsaufnahme?

Verfügt ein Unternehmen über wesentliche Vorräte oder andere Vermögenswerte, die einer physischen Überprüfung unterliegen, sollte dem Wirtschaftsprüfer die Möglichkeit gegeben werden, an ausgewählten Bestandsaufnahmeverfahren teilzunehmen.

Der Wirtschaftsprüfer führt die Bestandsaufnahme für das Unternehmen nicht selbst durch. Die Verantwortung für die Organisation, Durchführung und Dokumentation der Bestandsaufnahme liegt weiterhin beim geprüften Unternehmen. Der Wirtschaftsprüfer beobachtet ausgewählte Verfahren, führt Stichproben durch und bewertet, ob:

• die Anweisungen zur Bestandsaufnahme angemessen sind;
• Bestandsbewegungen kontrolliert werden;
• beschädigte und veraltete Artikel identifiziert werden;
• die Stichproben mit den Bestandslisten übereinstimmen;
• die Endergebnisse korrekt in den Buchhaltungsunterlagen erfasst sind.

Das Unternehmen sollte den Wirtschaftsprüfer im Voraus über alle wesentlichen Standorte und Zähltermine informieren, einschließlich der bei externen Logistikdienstleistern oder Subunternehmern gelagerten Bestände.

Schritt 9: Wie sollte das Unternehmen seinen Jahresabschluss erstellen und den Entwurf des Jahresabschlusses vorbereiten?

Nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt das Unternehmen einen Entwurf des Jahresabschlusses.

Die Finanzabteilung sollte die Übereinstimmung zwischen folgenden Dokumenten überprüfen:

• der Bilanz;
• der Gewinn- und Verlustrechnung;
• dem Anhang zum Jahresabschluss;
• der Kapitalflussrechnung, sofern erforderlich;
• der Eigenkapitalveränderungsrechnung, sofern erforderlich;
• dem Lagebericht, sofern zutreffend.

Die Erstellung des Jahresabschlusses ist nicht lediglich ein technischer Vorgang, bei dem aus dem Buchhaltungssystem eine elektronische Datei generiert wird.

Die Geschäftsführung muss sicherstellen, dass:

• die Rechnungslegungsgrundsätze auf dem neuesten Stand sind;
• alle wesentlichen Jahresabschlussbuchungen vorgenommen wurden;
• die Salden abgestimmt sind;
• Schätzungen dokumentiert sind;
• die Angaben vollständig sind;
• die Vergleichsdaten korrekt sind;
• die in verschiedenen Abschnitten des Jahresabschlusses aufgeführten Zahlen übereinstimmen.

Der Anhang sollte parallel zum Jahresabschluss erstellt werden. Das Aufschieben aller Angaben bis zur letzten Phase führt häufig zu vermeidbaren Verzögerungen.

Schritt 10: Was geschieht während der abschließenden Prüfung?

Die abschließende Prüfung umfasst detaillierte Prüfungshandlungen in Bezug auf die Salden des Jahresabschlusses, die Geschäftsvorfälle und die Angaben.

Je nach den Gegebenheiten des Unternehmens kann der Wirtschaftsprüfer Folgendes prüfen:

• die Bewertung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten;
• die Umsatzrealisierung;
• Vollständigkeit der Aufwendungen und Verbindlichkeiten;
• Bewertung des Vorratsvermögens;
• Wertminderungsaufwendungen;
• Rückstellungen;
• latente Steuern;
• Transaktionen mit nahestehenden Personen;
• Fremdwährungssalden;
• Ereignisse nach dem Bilanzstichtag;
• Annahmen zur Unternehmensfortführung;
• Darstellungs- und Angabevorschriften.

Stellt der Wirtschaftsprüfer einen Fehler oder eine Auslassung fest, kann das Unternehmen aufgefordert werden:

• eine buchhalterische Korrektur vorzunehmen;
• eine Schätzung zu revidieren;
• die Angaben im Jahresabschluss zu ergänzen;
• zusätzliche Belege vorzulegen;
• eine Transaktion oder einen ungewöhnlichen Saldo zu erläutern.

Nachträgliche Anpassungen im Rahmen der Abschlussprüfung sind besonders störend, wenn sie sich auf das ausgewiesene Ergebnis, Bankkreditvereinbarungen, die Konzernberichterstattung, Managementboni oder bereits vorbereitete Beschlüsse für die Aktionäre auswirken.

Schritt 11: Was wird nach Abschluss der Prüfung herausgegeben?

Am Ende der Prüfung erstellt die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft einen unabhängigen Prüfungsbericht.

Der Bericht enthält das Prüfungsurteil darüber, ob der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild in Übereinstimmung mit den geltenden Rechnungslegungsvorschriften vermittelt.

Der Jahresabschluss wird dann zusammen mit dem Bestätigungsvermerk und anderen erforderlichen Unterlagen dem zuständigen Organ des Unternehmens zur Genehmigung vorgelegt.

Je nach Unternehmen können die eingereichten Unterlagen Folgendes umfassen:

• den Jahresabschluss;
• den Beschluss oder die Entscheidung zur Genehmigung des Jahresabschlusses;
• den Beschluss über die Gewinnverwendung oder Verlustdeckung;
• den Bericht des unabhängigen Wirtschaftsprüfers;
• den Lagebericht, sofern erforderlich;
• sonstige für das jeweilige Unternehmen erforderliche Unterlagen.

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Wann müssen geprüfte Jahresabschlüsse in Polen genehmigt und hinterlegt werden?

Jahresabschlüsse sollten in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach dem Bilanzstichtag genehmigt werden.

Für ein Unternehmen, dessen Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, ist die übliche Genehmigungsfrist daher der 30. Juni.

Der genehmigte Jahresabschluss und die Begleitunterlagen müssen dann innerhalb von 15 Tagen nach der Genehmigung beim Nationalen Gerichtsregister (KRS) eingereicht werden. Das Nationale Gerichtsregister ist Polens zentrales Gerichtsregister für Unternehmen und andere eingetragene Rechtsträger. Die Unterlagen werden elektronisch an das Archiv für Finanzdokumente übermittelt.

Eine Verzögerung beim Abschluss der Prüfung kann daher nicht nur den Zeitplan der Prüfung, sondern auch die Terminierung der Gesellschafterversammlung und die Fähigkeit des Unternehmens, die Einreichungsfrist einzuhalten, beeinträchtigen.

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Wie lange dauert eine Jahresabschlussprüfung?

Die Dauer einer Prüfung hängt von der Größe und Komplexität des Unternehmens, der Qualität seiner Buchhaltungsunterlagen und der Bereitschaft seiner Mitarbeiter ab, auf Prüfungsanfragen zu reagieren.

Ein kleines oder mittelständisches Unternehmen mit abgestimmten Konten und gut organisierter Dokumentation kann den Prozess relativ effizient abschließen.

Ein Unternehmen aus den Bereichen Fertigung, Einzelhandel, regulierte Branchen oder mit internationaler Eigentümerschaft benötigt in der Regel mehr Zeit aufgrund von Faktoren wie:

• erhebliche Lagerbestände;
• mehrere Standorte;
• langfristige Verträge;
• Transaktionen mit nahestehenden Personen;
• Abrechnungen in Fremdwährungen;
• Finanzinstrumente;
• komplexe Steuerpositionen;
• Anforderungen an die Konzernberichterstattung.

Prüfungsphase	Typischer Zeitrahmen	Hauptursache für Verzögerungen
Beurteilung des Prüfungsbedarfs	Vor Abschluss des Geschäftsjahres	Schwellenwerte und Rechtsform wurden zu spät analysiert
Appointment of the audit firm	Before material inventory counts	Missing corporate resolution or delayed engagement agreement
Interim audit	Before the year-end close	Unclear responsibilities and undocumented processes
Inventory observation	Around the balance sheet date	Incomplete count instructions or failure to notify the auditor
Final audit	After preparation of the draft statements	Adjustments, missing disclosures and unreconciled balances
Approval and filing	After the audit is completed	Delayed corporate meetings or incomplete filing documents

Das Unternehmen kann die Gesamtdauer verkürzen, indem es buchhalterische Probleme bereits während der Zwischenprüfung klärt, anstatt bis zur Abschlussphase zu warten.

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Welche Unterlagen werden für eine Jahresabschlussprüfung in Polen benötigt?

Die genaue Liste hängt von der Geschäftstätigkeit, dem Risikoprofil und den Rechnungslegungsgrundsätzen des Unternehmens ab. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erstellt in der Regel eine detaillierte Anforderungsliste, doch die Geschäftsführung sollte die wichtigsten Unterlagen bereits im Vorfeld vorbereiten.

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Welche Finanzunterlagen werden in der Regel benötigt?

Die Finanzunterlagen umfassen in der Regel:

• Entwurf des Jahresabschlusses;
• Probebilanz;
• Hauptbuch und Nebenbücher;
• Kontenabstimmungen;
• Umsatzsteuerregister;
• Berechnungen zur Körperschaftsteuer;
• Abstimmungen der laufenden und latenten Steuern;
• Kontoauszüge und Bankbestätigungen;
• Bestätigungen über Forderungen und Verbindlichkeiten;
• Anlagenverzeichnisse;
• Bestandsunterlagen;
• Aufstellungen über abgegrenzte Aufwendungen und Vorauszahlungen;
• Berechnungen zu Rückstellungen;
• Wertminderungsprüfungen.

Der Wirtschaftsprüfer kann zudem Stichproben auf Transaktionsebene sowie entsprechende Rechnungen, Verträge, Abnahmeprotokolle oder Zahlungsbelege anfordern.

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Welche Unternehmens- und Rechtsdokumente können angefordert werden?

Das Unternehmen sollte darauf vorbereitet sein, Folgendes vorzulegen:

• Satzung;
• aktuelle Auszüge aus dem nationalen Handelsregister;
• Gesellschafterbeschlüsse;
• Protokolle der Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen;
• Informationen zu Änderungen des Stammkapitals oder der Eigentumsverhältnisse;
• wesentliche Handelsverträge;
• Kredit- und Finanzierungsverträge;
• Mietverträge;
• Garantien und Sicherungsunterlagen;
• Informationen zu rechtlichen und behördlichen Streitigkeiten;
• Korrespondenz mit Aufsichtsbehörden, sofern relevant.

Protokolle und Beschlüsse sind wichtig, da sie Informationen über Dividenden, Umstrukturierungspläne, Finanzierungsentscheidungen, Rechtsstreitigkeiten, Unternehmenszusammenschlüsse oder Ereignisse nach dem Bilanzstichtag enthalten können.

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Welche betrieblichen Unterlagen können relevant sein?

Je nach Branche kann der Wirtschaftsprüfer Folgendes anfordern:

• Lagerberichte;
• Bestandsaufnahmen;
• Produktionskostenberechnungen;
• Kundenverträge;
• Lieferbedingungen;
• Abnahmeprotokolle;
• Projekt-Rentabilitätsberichte;
• Auszüge aus dem Vertriebssystem;
• Daten aus dem Produktionssystem;
• Logistikberichte;
• Nachweise zur Umsatzabgrenzung.

Die betrieblichen Daten sollten mit den Buchhaltungsunterlagen abgeglichen werden, bevor sie dem Wirtschaftsprüfer vorgelegt werden.

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Welche Konzernberichtsunterlagen sind für ein Unternehmen in ausländischem Besitz erforderlich?

Eine polnische Tochtergesellschaft muss unter Umständen zusätzlich folgende Unterlagen vorlegen:

• das Konzernkonsolidierungspaket;
• die Konzernrechnungslegungsrichtlinien;
• Konzerninterne Bestätigungen;
• Abstimmungen mit verbundenen Unternehmen;
• Informationen zur Konzernfinanzierung;
• IFRS-Umrechnungsaufstellungen;
• Abstimmung zwischen den lokalen gesetzlich vorgeschriebenen Zahlen und der Konzernberichterstattung;
• Anweisungen des Konzernabschlussprüfers.

Das lokale Finanzteam sollte klar unterscheiden, welche Anpassungen ausschließlich für die Konzernberichterstattung gelten und welche auch im polnischen Jahresabschluss berücksichtigt werden müssen.

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Ist der Abschlussprüfer für die Erstellung des Jahresabschlusses verantwortlich?

Nein. Die Verantwortung für die Erstellung des Jahresabschlusses liegt weiterhin bei der Unternehmensleitung, die rechtlich als Leiter des Unternehmens bezeichnet wird und in der Regel durch den Vorstand vertreten wird.

Der Wirtschaftsprüfer prüft die Abschlüsse und erstellt einen unabhängigen Prüfungsbericht. Der Wirtschaftsprüfer übernimmt keine Verantwortung für:

• die Führung der Buchhaltungsunterlagen;
• die Festlegung der Rechnungslegungsgrundsätze des Unternehmens;
• die Vornahme von Schätzungen durch die Geschäftsführung;
• die Genehmigung von Rückstellungen;
• die Festlegung der Geschäftsannahmen des Unternehmens;
• die Erstellung von Erklärungen der Geschäftsführung;
• die Sicherstellung der Vollständigkeit der Belege.

Diese Unterscheidung ist insbesondere bei Unternehmen in ausländischem Besitz von Bedeutung. Die Konzernzentrale könnte davon ausgehen, dass der polnische Wirtschaftsprüfer den gesamten Jahresabschluss organisiert oder die Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens korrigiert.

Die Prüfung ist am effizientesten, wenn das Unternehmen seine Daten bereits aufbereitet und überprüft hat und sich der Wirtschaftsprüfer auf die unabhängige Überprüfung konzentrieren kann.

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Wie kann die Unternehmensleitung das Risiko von Prüfungsanpassungen verringern?

Der effektivste Ansatz besteht darin, die Bereiche, die in der Regel das größte Prüfungsrisiko darstellen, bereits vor Beginn der eigentlichen Prüfung zu klären.

Die Unternehmensleitung sollte sich auf folgende Bereiche konzentrieren:

• Vorräte;
• Umsatzrealisierung;
• Rückstellungen und Abgrenzungen;
• Wertminderungsaufwendungen;
• Anlagevermögen;
• Transaktionen mit nahestehenden Personen;
• Steuern;
• latente Steuern;
• Angaben im Jahresabschluss;
• Annahmen zur Unternehmensfortführung.

Vor der Prüfung sollte sich die Geschäftsleitung folgende Fragen stellen:

• Sind die Rechnungslegungsgrundsätze des Unternehmens auf dem neuesten Stand?
• Wurden dem Rechnungslegungsteam alle wesentlichen Vereinbarungen zur Verfügung gestellt?
• Wurden die Verkaufs-, Logistik- und Lagerunterlagen zum Jahresende abgeglichen?
• Basieren Rückstellungen und Schätzungen auf dokumentierten geschäftlichen Annahmen?
• Hat die Geschäftsleitung Ereignisse nach dem Bilanzstichtag überprüft?
• Stimmen die Zahlen der Konzernberichterstattung mit dem lokalen Jahresabschluss überein?
• Wurden konzerninterne Salden mit allen Konzernpartnern abgestimmt?
• Weiß die Geschäftsleitung, in welchen Bereichen möglicherweise zusätzliche Prüfungsnachweise erforderlich sind?
• Wurden alle wesentlichen Steuerpositionen überprüft?
• Werden die Anhangangaben parallel zum Bilanzabschluss erstellt?

Internationale Unternehmen sollten eine Person benennen, die die Kommunikation zwischen der lokalen Buchhaltung, der Geschäftsleitung, dem polnischen Wirtschaftsprüfer und der Konzernzentrale koordiniert.

Ohne einen klar definierten Prozessverantwortlichen werden Prüfungsfragen häufig zwischen den Abteilungen hin- und hergereicht, ohne dass eine vollständige oder zeitnahe Antwort erfolgt.

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Was sind die häufigsten organisatorischen Fehler während einer Prüfung?

Die schwerwiegendsten Probleme bei einer Prüfung entstehen selten allein dadurch, dass das Unternehmen einer Prüfung unterzogen wird. Sie entstehen vielmehr dadurch, dass der Prozess zu spät eingeleitet oder als reine Verwaltungsformalität behandelt wird.

Häufiger Fehler	Auswirkungen für das Unternehmen	So lässt sich das vermeiden
Prüfungsbedarf zu spät erkannt	Zeitdruck bei der Bestellung des Wirtschaftsprüfers	Rechtsform und Schwellenwerte vor Jahresende prüfen
Kein formeller Beschluss zur Bestellung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft	Verfahrensrisiko und verzögerter Auftragsbeginn	Die Bestellung in den Unternehmenskalender aufnehmen
Prüfungsvertrag erst nach der Bestandsaufnahme unterzeichnet	Schwierigkeiten, ausreichende Nachweise für den Bestand zu erhalten	Den Wirtschaftsprüfer vor der Durchführung wesentlicher Bestandsaufnahmen beauftragen
Dokumente, die über mehrere Systeme und Posteingänge verteilt sind	Langsame Reaktionszeiten und Probleme bei der Versionskontrolle	Verwendung eines einzigen kontrollierten Ablageorts mit festgelegten Verantwortlichen
Keine Abstimmung mit der Konzernzentrale	Unstimmigkeiten zwischen lokalen und konzernweiten Zahlen	estlegung eines einheitlichen Zeitplans für die lokale und konzernweite Berichterstattung
Nicht abgestimmte Konten vor Einreichung	Wiederholte Fragen des Wirtschaftsprüfers und zusätzliche Prüfungen	Führen Sie Bilanzabstimmungen vor der abschließenden Prüfung durch
Unvollständige Angaben im Jahresabschluss	Verspätete Änderungen am Jahresabschluss	Erstellen Sie den Anhang parallel zum Jahresabschluss
Kein zentraler Koordinator für die Wirtschaftsprüfung	Anfragen zirkulieren zwischen den Abteilungen	Ernennen Sie eine Person, die für den Prüfungsprozess verantwortlich ist

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Was ist bei der Abschlussprüfung eines Unternehmens in ausländischem Besitz in Polen anders?

Ein ausländischer Investor wird möglicherweise feststellen, dass sich das polnische Prüfungsverfahren von den in der Heimatjurisdiktion der Muttergesellschaft geltenden Verfahren unterscheidet.

Unterschiede können folgende Bereiche betreffen:

• das vorgeschriebene elektronische Format der Jahresabschlüsse;
• die Rolle der Gesellschafter und anderer Unternehmensorgane;
• die formelle Beauftragung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft;
• den Zeitplan für die Genehmigung;
• die Einreichung beim Nationalen Gerichtsregister;
• die polnischen Rechnungslegungsvorschriften;
• das Verhältnis zwischen der lokalen gesetzlich vorgeschriebenen Berichterstattung und den IFRS.

In der Praxis sollten Unternehmen in ausländischem Besitz zwischen drei Berichtsebenen unterscheiden:

1. Lokale, gesetzlich vorgeschriebene Jahresabschlüsse, die gemäß dem polnischen Rechnungslegungsgesetz oder einem anderen zulässigen Berichtsrahmen erstellt werden.
2. Die polnische gesetzliche Abschlussprüfung, die von einer in Polen zugelassenen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft durchgeführt wird.
3. Die für die ausländische Muttergesellschaft erstellte Konzernberichterstattung und der Konsolidierungsprozess.

Diese Prozesse sollten aufeinander abgestimmt sein, sind jedoch nicht identisch.

Der polnische Wirtschaftsprüfer prüft die Jahresabschlüsse, die gemäß dem für das lokale Unternehmen geltenden Rechnungslegungsrahmen erstellt wurden. Die Konzernzentrale kann ein separates Paket auf Basis der IFRS, der US-GAAP oder einer anderen Konzernrechnungslegungsrichtlinie verlangen.

Infolgedessen benötigt das Unternehmen möglicherweise eine dokumentierte Überleitung zwischen den lokalen Bilanzzahlen und dem Konzernabschluss. Diese Überleitung sollte Folgendes erläutern:

• Unterschiede in den Rechnungslegungsgrundsätzen;
• Konsolidierungsanpassungen;
• Unterschiede hinsichtlich der Wesentlichkeit;
• Umgliederungen;
• konzernspezifische Rückstellungen;
• Anpassungen der Berichtswährung;
• Zeitliche Abweichungen zwischen dem lokalen und dem Konzernabschluss.

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Kann eine Wirtschaftsprüfung der Unternehmensleitung helfen, das Unternehmen zu verbessern?

Ja, vorausgesetzt, das Unternehmen betrachtet die Wirtschaftsprüfung als Teil seines Finanzrisikomanagementprozesses und nicht nur als gesetzliche Verpflichtung.

Eine Wirtschaftsprüfung kann Schwachstellen aufdecken in:

• Quelldaten;
• Kontenabstimmungen;
• Genehmigungsverfahren;
• Dokumentation von Schätzungen;
• dem Informationsaustausch zwischen Abteilungen;
• den Kontrollen beim Jahresabschluss;
• den Angaben im Jahresabschluss;
• den Konzernberichtsprozessen.

Der Wirtschaftsprüfer ersetzt weder das Buchhaltungsteam noch den Finanzcontroller oder den Steuerberater. Dennoch vermittelt eine effektive Wirtschaftsprüfung der Geschäftsführung einen strukturierten Überblick über die Bereiche, die die Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung des Unternehmens beeinträchtigen könnten.
Für Unternehmen, die eine Bankfinanzierung, neue Investoren, einen Aktienverkauf oder eine weitere Expansion in Polen anstreben, können geprüfte Jahresabschlüsse zudem das Vertrauen von Gesellschaftern, Kreditgebern und Geschäftspartnern stärken.

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Wie sollte sich ein Unternehmen auf eine Wirtschaftsprüfung in Polen vorbereiten?

Vor Beginn der Wirtschaftsprüfung sollte das Unternehmen eine interne Überprüfung der Vorbereitungslage durchführen.

Dies muss kein eigenständiges, komplexes Projekt sein. Es sollte jedoch die wichtigsten rechtlichen, buchhalterischen und organisatorischen Aufgaben abdecken.

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Checkliste zur Prüfungsvorbereitung für Management- und Finanzteams

• Klären Sie, ob das Unternehmen einer gesetzlichen Abschlussprüfung unterliegt.
• Ermitteln Sie das Organ, das zur Beauftragung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft befugt ist.
• Fassen Sie den erforderlichen Beschluss zur Beauftragung.
• Unterzeichnen Sie den Prüfungsvertrag vor der Durchführung wesentlicher Bestandsaufnahmen.
• Stellen Sie sicher, dass der erste Vertrag über die gesetzliche Abschlussprüfung mindestens zwei Jahre umfasst.
• Erstellen Sie den Zeitplan für den Jahresabschluss und die Abschlussprüfung.
• Stimmen Sie den lokalen Zeitplan auf die Berichtsfristen des Konzerns ab.
• Bestimmen Sie Verantwortliche für Vorräte, Anlagevermögen, Umsatzerlöse, Rückstellungen, Steuern und Angaben im Anhang.
• Richten Sie ein zentrales Dokumentenarchiv ein.
• Überprüfen und aktualisieren Sie die Rechnungslegungsgrundsätze.
• Stimmen Sie alle wesentlichen Bilanzkonten ab.
• Erstellen und dokumentieren Sie wesentliche Schätzungen.
• Überprüfen Sie Anzeichen für Wertminderungen.
• Erstellen Sie Anweisungen und Unterlagen für die Bestandsaufnahme.
• Informieren Sie den Wirtschaftsprüfer über alle wesentlichen Lagerstandorte und Zähltermine.
• Stimmen Sie die lokalen Zahlen mit dem Konzernberichts-Paket ab.
• Bestätigen Sie konzerninterne Salden.
• Überprüfen Sie Ereignisse nach dem Bilanzstichtag.
• Erstellung des Anhangs zum Jahresabschluss.
• Terminierung der Genehmigungssitzung.
• Planung der Einreichung der genehmigten Unterlagen beim Nationalen Gerichtsregister.

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Wie sollte die Unternehmensleitung nun vorgehen?

Eine Abschlussprüfung in Polen erfordert organisatorische Vorbereitungen und nicht nur eine korrekte Buchführung.

Die Unternehmensleitung sollte den Prüfungsbedarf frühzeitig ermitteln, eine zugelassene Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im Rahmen des korrekten Unternehmensverfahrens beauftragen, den Prüfungsvertrag rechtzeitig unterzeichnen und dem Wirtschaftsprüfer vollständige, abgestimmte Informationen zur Verfügung stellen.

Für Unternehmen in ausländischem Besitz ist die Abstimmung zwischen der polnischen gesetzlichen Abschlussprüfung und der Konzernberichterstattung ebenso wichtig. Eine mangelnde Abstimmung kann zu Verzögerungen, zusätzlichen Anpassungen und Unstimmigkeiten zwischen den lokalen Jahresabschlüssen und den an die Zentrale gemeldeten Zahlen führen.

Der effektivste Ansatz besteht darin, die Prüfung als strukturiertes Projekt zu verwalten, mit:

• einem dokumentierten Zeitplan;
• klar zugewiesenen Verantwortlichkeiten;
• einem zentralen Dokumentenarchiv;
• frühzeitiger Erörterung komplexer Rechnungslegungsfragen;
• direkter Kommunikation zwischen der lokalen Finanzabteilung, der Geschäftsleitung, dem Wirtschaftsprüfer und der Konzernzentrale.

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Wenn Sie weitere Fragen haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer getsix® Website.

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