Rechnung für ausländische Käufer außerhalb von KSeF (Landesweites E-Rechnungssystem): was gilt für innergemeinschaftlichen Lieferungen (IGL) und Exporte?

Das landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen wird bald für alle Unternehmen obligatorisch sein. Doch wie wirkt sich dies auf innergemeinschaftliche Lieferungen (IGL) oder Exporte aus? Die aktuellen Vorschriften zum KSeF haben zu Zweifeln darüber geführt, welches Dokument die Visualisierung einer elektronischen Rechnung sein kann und welche zusätzlichen Informationen darin enthalten sein dürfen. Der Direktor des Landesbüros für Finanzinformationen (poln. KIS) in Polen hat diese Themen kürzlich in einer Antwort auf eine Anfrage eines deutschen Unternehmens geklärt.

Verbindliche KSeF-Vorschriften in Polen ab dem 1. Februar 2026

Am 1. Februar 2026 sollen Vorschriften in Kraft treten, die die Nutzung des landesweiten E-Rechnungssystems (KSeF) vorschreiben. Dies wird sich auf die Art und Weise auswirken, wie Transaktionen mit in- und ausländischen Geschäftspartnern dokumentiert werden. Alle Steuerpflichtigen mit ihren Sitz in Polen, die Buchhaltungsdokumente gemäß dem polnischen Mehrwertsteuergesetz ausstellen, werden verpflichtet sein, das neue System zu nutzen. Strukturierte Rechnungen (e-Rechnungen) werden die in Polen getätigten Transaktionen von in- und ausländischen Unternehmen, die in Polen tätig sind, bestätigen.

IGL, Exporte und strukturierte Rechnungen im Rahmen von KSeF

Rechnungen, die an ausländische Unternehmen ausgestellt werden, werden anders behandelt. Laut den geltenden Vorschriften müssen auch für ausländische Geschäftspartner Rechnungen über das KSeF ausgestellt und anschließend in einer mit dem betreffenden Geschäftspartner vereinbarten Form, beispielsweise in Papierform oder per E-Mail, an den Geschäftspartner übermittelt werden.

Diese Rechnungen müssen mit einem QR-Code versehen werden, der den Zugang zum Dokument und die Überprüfung der Daten im KSeF ermöglicht. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Rechnung in einem strukturierten Format übermittelt wird und dass ausländische Geschäftspartner Rechnungen in einer visualisierten Form erhalten, die der über KSeF ausgestellten Rechnung ähnelt.

Wie sieht es mit der innergemeinschaftlichen Lieferung von Waren und Exporten aus? Die bisherige Rechnung, die eine innergemeinschaftliche Lieferung oder die Export von Waren oder Dienstleistungen dokumentiert, wird eine Visualisierung der strukturierten Rechnung sein können, aber es wird auch notwendig sein, einen QR-Code auf der Rechnung anzubringen. Die e-Rechnung, die IGL oder Exporte dokumentiert, wird jedoch nicht dem ausländischen Unternehmer in KSeF zur Verfügung gestellt. Stattdessen wird die Visualisierung in einer mit dem Geschäftspartner vereinbarten Form bereitgestellt.

Fall eines deutschen Unternehmens und die Interpretation des Direktors des Landesbüros für Finanzinformationen (KIS)

Der Direktor des Landesbüros für Finanzinformationen bestätigte diese Interpretation in einer individuellen Auslegung vom 9. April 2024 (0114-KDIP1-2.4012.16.2024.1.SST). Der Fall betraf ein deutsches Unternehmen mit einer festen Niederlassung in Polen, das Zweifel hatte, ob es nach dem Inkrafttreten des obligatorischen landesweiten E-Rechnungssystems in der Lage sein würde, seine bisherigen Rechnungen als Visualisierungen von in KSeF ausgestellten E-Rechnungen zu behandeln und sie an seine Geschäftspartner zu senden, wenn diese IGL und Exporte dokumentierten, die mit seiner festen Niederlassung in Polen verbunden waren.

Das Unternehmen wies darauf hin, dass die Rechnungen am Hauptsitz in Deutschland in seinem Buchhaltungssystem auf einer einheitlichen Vorlage ausgestellt werden, unabhängig davon, ob sie eine Transaktion dokumentieren, bei der der Ort der Lieferung oder der Erbringung der Dienstleistung in Deutschland, Polen oder einem anderen Land liegt. Zusätzlich zu den nach dem polnischen Mehrwertsteuergesetz vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten die Rechnungen weitere Informationen wie das Firmenlogo, die Kundennummer, Angaben zur Kontaktperson, Informationen über die Bestellung, den Versand und die Zahlung, die Lieferbedingungen oder den Zolltarifcode und eine Beschreibung der Waren, die sich auf diesen Code bezieht, sowie die Information, dass die Verkaufsbedingungen auf der Website des Unternehmens veröffentlicht wurden. Die Rechnungen werden je nach Vereinbarung mit dem ausländischen Geschäftspartner auf Englisch oder Deutsch erstellt und in Papierform oder als PDF-Datei per E-Mail versandt.

Direktor des Landesbüros für Finanzinformationen stimmte zu, dass eine auf diese Weise ausgestellte Rechnung eine Visualisierung einer im landesweiten E-Rechnungssystem ausgestellten elektronischen Rechnung sein kann, jedoch sollte sie die Daten in der xml-Datei (auf der originalen strukturierten Rechnung) enthalten und das Einfügen zusätzlicher Elemente ist möglich, sofern sie nicht im Widerspruch zur strukturierten Rechnung stehen, keine zusätzlichen Informationen darstellen und nicht irreführend sind, was den Gegenstand der Transaktion betrifft, oder die Lesbarkeit des Dokuments beeinträchtigen.

Der Direktor betonte, dass dies insbesondere für die Angaben gilt, die als „Beschreibung der Waren unter Bezugnahme auf den Zolltarifcode“ definiert sind. Diese Daten sollten mit denen des xml-Dokuments übereinstimmen, da sie sich direkt auf den Gegenstand der Transaktion beziehen und den Käufer daher nicht in die Irre führen dürfen.

Visualisierung der in KSeF erstellten e-Rechnungen – erforderliche Kennzeichnung mit QR-Code

Das deutsche Unternehmen argumentierte zudem, dass ein QR-Code auf der Visualisierung einer strukturierten Rechnung, die ausländischen Geschäftspartnern zur Verfügung gestellt wird, nicht obligatorisch sei. Der Direktor des KIS war mit dieser Auslegung nicht einverstanden. Er erklärte, dass die Kennzeichnung mit dem QR-Code auch für die Visualisierung von elektronischen Rechnungen erforderlich ist, die internationale Transaktionen dokumentieren, wie z. B. die innergemeinschaftliche Lieferung von Waren oder Exporte. Auch die Tatsache, dass der Empfänger möglicherweise kein Interesse an der Verwendung des QR-Codes hat, ändert nichts an dieser Verpflichtung.

Laut dem KIS-Direktor könnte das Fehlen eines QR-Codes auf der Visualisierung Zweifel geben, ob es sich beispielsweise um eine doppelte Rechnungsstellung oder um zwei separate Rechnungen für unterschiedliche Tätigkeiten handelt. Folglich bestätigte der Direktor, dass jedes Dokument, das als Visualisierung einer e-Rechnung dient, einen QR-Code enthalten muss.

Weitere Informationen über das landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen, seine Regeln, für wen sie gelten und unter welchen Bedingungen, finden Sie hier: Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF).

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