Verordnungsentwurf: neue Kennzeichnungen von Rechnungen in JPK_VAT im Zusammenhang mit KSeF
17 November 2025
Das Finanzministerium hat einen Entwurf für eine Verordnung veröffentlicht, mit der die Struktur von JPK_VAT an das obligatorische KSeF angepasst wird. Obwohl sich das Dokument noch in der Begutachtungsphase befindet, sieht es erhebliche Änderungen bei der Rechnungsstellung vor – darunter die Verpflichtung, die KSeF-Nummer auch auf der Einkaufsseite anzugeben, sowie die Einführung von drei neuen Kennzeichnungen: OFF, BFK und DI. Gemäß dem Entwurf sollen die neuen Regeln ab der Abrechnung für Februar 2026 in Kraft treten– es lohnt sich, sich bereits jetzt über die geplanten Änderungen zu informieren und mit den Vorbereitungen für deren Umsetzung zu beginnen.
Die wichtigsten Punkte des Entwurfs – in Kürze
Nachfolgend stellen wir die wichtigsten Elemente des Verordnungsentwurfs vor, die die Struktur von JPK_VAT an die Anforderungen des Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) anpassen und Änderungen in der Art und Weise der Erfassung von Mehrwertsteuerdaten einführen sollen:
- Neues Feld „NrKSeF” – In den Aufzeichnungen auf der Verkaufs- und Einkaufsseite wird die Angabe der Identifikationsnummer der Rechnung im KSeF verpflichtend.
- Drei Ersatzkennzeichnungen – Wenn zum Zeitpunkt der Einreichung der JPK_VAT keine KSeF-Nummer vorliegt, verwendet der Steuerzahler eine der folgenden Kennzeichnungen:
- OFF – Rechnung, die während eines Ausfalls von KSeF ausgestellt wurde,
- BFK – außerhalb von KSeF ausgestellte Papier- oder elektronische Rechnung,
- DI – anderes Dokument als eine Rechnung, einschließlich einer im Offline24-Modus ausgestellten Rechnung, die zum Zeitpunkt der Einreichung der JPK_VAT noch keine KSeF-Nummer hat; nach deren Vergabe muss die Aufzeichnung korrigiert werden.
- Verpflichtung des Käufers – Die Angabe der KSeF-Nummer in den Kaufunterlagen wird obligatorisch (bisher war dies fakultativ).
- Änderungen bei der Abrechnung von Kautionen – Der Entwurf passt die Struktur der JPK_VAT an die neuen Regeln für die Abrechnung der Steuer auf nicht zurückgezahlte Kautionen im Kautionssystem an.
- Erweiterung der Regeln für die Kennzeichnung von Dokumenten – bestimmte Kennzeichnungen (z. B. DI, RO, WEW, VAT_RR) können gemeinsam verwendet werden.
- Inkrafttreten geplant für den 1. Februar 2026 – die Änderungen sollen bereits ab der Abrechnung für Februar 2026 gelten, unabhängig davon, wann der jeweilige Steuerzahler mit der Ausstellung von Rechnungen im KSeF beginnt.
Gemäß der Begründung des Entwurfs dienen diese Lösungen der Anpassung an gesetzliche Änderungen, erfordern jedoch in der Praxis eine Modifizierung der JPK-Berichtssysteme sowie eine Aktualisierung der Buchhaltungs- und Steuerverfahren.
Neue Kennzeichnungen von Rechnungen in JPK_VAT – wie sie anzuwenden sind
Der Verordnungsentwurf führt vier Kennzeichnungen ein, die je nach Art des Dokuments und seinem Status im KSeF in der Struktur von JPK_VAT erscheinen müssen. Das Hauptziel der Änderungen ist es, die Kohärenz zwischen den Daten aus dem nationalen E-Rechnungssystem und den an die Steuerbehörden übermittelten Umsatzsteueraufzeichnungen sicherzustellen.
NrKSeF – Rechnungsnummer im Nationalen E-Rechnungssystem
Das Feld „NrKSeF”, in dem der Steuerzahler die vom KSeF-System vergebene Rechnungsnummer angibt, wird zum grundlegenden Element der Aufzeichnungen. Diese Nummer wird sowohl auf der Verkaufs- als auch auf der Einkaufsseite benötigt. Bislang war ihre Angabe fakultativ, ab der Abrechnung für Februar 2026 wird sie jedoch für alle Steuerzahler, die eine JPK_VAT-Datei einreichen, obligatorisch.
OFF – Rechnung, die während eines Ausfalls des KSeF-Systems ausgestellt wurde
Die Kennzeichnung „OFF” wird verwendet, wenn die Rechnung im Falle eines Ausfalls des KSeF-Systems gemäß Art. 106nf des Umsatzsteuergesetzes ausgestellt wurde und zum Zeitpunkt der Einreichung der Aufzeichnungen noch keine KSeF-Nummer vergeben oder an das System übermittelt wurde.
Nach Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit des KSeF hat der Steuerpflichtige 7 Tage Zeit, um eine solche Rechnung an das System zu übermitteln. In den folgenden Erfassungszeiträumen muss nach Erhalt der KSeF-Nummer die JPK_VAT durch Ergänzung aktualisiert werden.
BFK – außerhalb des KSeF ausgestellte Rechnung
Die Kennzeichnung BFK umfasst Rechnungen, die auf herkömmliche Weise, d. h. in Papierform oder elektronischer Form, außerhalb des nationalen E-Rechnungssystems ausgestellt wurden. Sie wird in Fällen verwendet, in denen der Steuerpflichtige nicht zur Nutzung des KSeF verpflichtet ist, z. B. aufgrund gesetzlicher Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.
In der Praxis betrifft dies vor allem Rechnungen, die im Handel mit ausländischen Unternehmen ausgestellt werden, oder Dokumente zu Transaktionen, die nicht vom KSeF erfasst werden. Die Kennzeichnung BFK sollte nicht für Rechnungen verwendet werden, die im KSeF ausgestellt werden sollten, aber aufgrund eines Fehlers oder einer Verzögerung nicht dorthin übermittelt wurden.
DI – anderes Dokument als eine Rechnung (einschließlich Offline-Rechnungen24)
Die Kennzeichnung DI wird für Dokumente verwendet, die keine strukturierte Rechnung, weder in Papierform noch in elektronischer Form, sind und die in der Umsatzsteuererklärung ausgewiesen werden müssen. Dies gilt auch für Rechnungen, die im offline24 ausgestellt wurden (Art. 106nda des Umsatzsteuergesetzes), die zum Zeitpunkt der Einreichung der JPK_VAT noch keine KSeF-Nummer haben oder noch nicht an das System übermittelt wurden. In diesem Fall sollte der Steuerpflichtige die Transaktion in der Aufstellung ausweisen und mit „DI” kennzeichnen. Nach der Vergabe der KSeF-Nummer muss eine Korrektur der JPK_VAT eingereicht und die Kennzeichnung „DI” durch die entsprechende Nummer ersetzt werden.
Kombination von Kennzeichnungen in der JPK_VAT-Struktur
Gemäß dem Verordnungsentwurf können bestimmte Kennzeichnungen gleichzeitig vorkommen.
- DI kann zusammen mit den Kennzeichnungen RO oder WEW auf der Verkaufsseite sowie mit VAT_RR oder WEW auf der Einkaufsseite erscheinen.
- Die Kennzeichnungen FP und MK können zusammen mit der KSeF-Nummer sowie mit den Kennzeichnungen OFF und BFK auftreten.
Diese Lösung soll eine größere Flexibilität bei der Abbildung verschiedener Dokumenttypen in JPK_VAT gewährleisten, ohne dass die Datenkonsistenz zwischen KSeF und der VAT-Aufzeichnung
verloren geht.
Verpflichtung zur Angabe der KSeF-Nummer auf der Einkaufsseite
Eine der wichtigsten Neuerungen des Verordnungsentwurfs ist die Verpflichtung zur Angabe der KSeF-Nummer in den Einkaufsunterlagen. Bislang konnte der Steuerzahler diese Nummer optional ergänzen – der Verordnungsentwurf sieht vor, dass dies ab der Abrechnung für Februar 2026 für alle Käufer verpflichtend sein wird.
Was bedeutet das in der Praxis?
Jede über das nationale E-Rechnungssystem erhaltene Rechnung muss unter Angabe ihrer KSeF-Nummer in die JPK_VAT-Aufzeichnungen aufgenommen werden.
Dies bedeutet, dass Folgendes erforderlich ist:
- Anpassung der Buchhaltungssysteme und des Dokumentenflusses, um die Aufnahme der KSeF-Nummer in die Aufzeichnungen zu den Einkaufsrechnungen zu ermöglichen
- die Verfahren zur Annahme und Kontierung von Einkaufsrechnungen so aktualisieren, dass die inhaltliche und steuerliche Kontrolle bereits auf der Grundlage der Daten aus dem KSeF erfolgt,
- die Integration mit dem KSeF auch bei Unternehmen sicherstellen, die selbst noch keine Rechnungen im System ausstellen (z. B. aufgrund einer aufgeschobenen Verpflichtung).
Die Verpflichtung gilt für alle Steuerzahler
Der Entwurf sieht keine Ausnahmen vor – die Verpflichtung zur Kennzeichnung von Einkaufsrechnungen mit einer KSeF-Nummer gilt für alle Steuerzahler, die JPK_VAT einreichen, unabhängig davon, seit wann sie verpflichtet sind, Rechnungen im KSeF auszustellen. In der Praxis bedeutet dies, dass auch kleinere Unternehmen und ausländische Unternehmen, die in Polen für Umsatzsteuerzwecke registriert sind, ihre Erfassungssysteme ab Februar 2026 an die Verwendung von KSeF-Nummern anpassen müssen.
Warum ist das wichtig?
Die Einführung einer Verpflichtung auf der Einkaufsseite ist nicht nur eine technische Änderung. In der Praxis bedeutet dies, dass laufend überprüft werden muss, ob die vom Vertragspartner erhaltene Rechnung tatsächlich im KSeF ausgestellt wurde, und dass jede Zahlung und Buchung mit einer bestimmten KSeF-Nummer verknüpft werden muss. Obwohl der Entwurf keine Sanktionen für die Nichtangabe der Nummer in der JPK vorsieht, kann das Fehlen dieser Kennzeichnung zu einer Aufforderung zur Berichtigung der Aufzeichnungen und damit zu einer Strafe gemäß Art. 109 Abs. 3h des Umsatzsteuergesetzes führen.
Berichtigung der JPK_VAT nach Vergabe der KSeF-Nummer
Der Entwurf der Verordnung führt den Grundsatz ein, dass in Fällen, in denen eine Rechnung zum Zeitpunkt der Einreichung der JPK_VAT keine KSeF-Nummer hat, der Steuerpflichtige verpflichtet ist, sie mit dem entsprechenden Code – OFF oder DI – zu kennzeichnen und anschließend, nach Vergabe der KSeF-Nummer, eine Berichtigung der Aufzeichnungen einzureichen.
Wann muss eine Korrektur eingereicht werden?
Gemäß der Begründung des Entwurfs besteht die Verpflichtung zur Korrektur insbesondere in folgenden Fällen:
- Rechnungen, die im offline24 ausgestellt wurden (in JPK als „DI” gekennzeichnet) und nach der Übermittlung an das System eine KSeF-Nummer erhalten,
- Rechnungen, die während eines Ausfalls des KSeF-Systems ausgestellt wurden (als „OFF” gekennzeichnet) und denen nach Wiederherstellung des Systems eine Nummer zugewiesen wird.
Nach Erhalt der KSeF-Nummer sollte der Steuerzahler seine Umsatzsteueraufzeichnungen aktualisieren und die Kennzeichnung DI oder OFF durch die entsprechende Identifikationsnummer der Rechnung im KSeF ersetzen.
Wie ist die Korrekturpflicht zu verstehen?
Das Finanzministerium weist darauf hin, dass die Korrektur ausschließlich technische Daten – die Identifikationsnummer der Rechnung – und nicht Steuerwerte betrifft.
Wird nach der Vergabe der KSeF-Nummer keine Korrektur vorgenommen, kann dies als formaler Fehler in der Buchführung angesehen werden. Daher sollten Unternehmer bereits in der Phase der Einführung des KSeF ein Verfahren zur Überwachung des Status von Rechnungen (z. B. „wartet auf KSeF-Nummer”) und einen Mechanismus für deren spätere Aktualisierung im System entwickeln.
Abrechnung von Pfandgeldern im Pfandsystem – Änderungen in JPK_VAT
Der Entwurf sieht eine Anpassung von JPK_VAT an die Abrechnung der Steuer auf nicht zurückgegebene Pfandbeträge für Produkte in Verpackungen vor, die unter das Pfandsystem fallen.
Der Steuerpflichtige wird in seinen Aufzeichnungen die Bemessungsgrundlage und den Betrag der geschuldeten Steuer angeben, während die Steuerzahlung von dem in Art. 17b des Umsatzsteuergesetzes genannten Vertreter vorgenommen wird.
Diese Daten werden in der Erklärung erfasst:
- für Februar 2026 – für monatliche Steuerzahler,
- für das erste Quartal 2026 – für vierteljährliche Steuerzahler.
Kombination von Kennzeichnungen in JPK_VAT
Der Verordnungsentwurf präzisiert die Regeln für die Kombination von Kennzeichnungen von Dokumenten in der VAT-Aufzeichnung.
Gemäß dem Entwurf:
- kann die Kennzeichnung DI zusammen mit RO oder WEW auf der Verkaufsseite und
- mit VAT_RR oder WEW auf der Einkaufsseite auftreten.
Darüber hinaus können die Kennzeichnungen FP und MK zusammen mit der KSeF-Nummer sowie mit den Kennzeichnungen OFF und BFK vorkommen.
Inkrafttreten der Änderungen
Gemäß dem Entwurf soll die Verordnung am Tag nach ihrer Veröffentlichung in Kraft treten, wobei alle eingeführten Änderungen ab dem 1. Februar 2026 gelten sollen.
Das bedeutet, dass die neuen Regeln für die Berichterstattung in JPK_VAT – einschließlich der Verpflichtung zur Angabe der KSeF-Nummer und der Verwendung der Kennzeichnungen OFF, BFK und DI – bereits für die Abrechnung für Februar 2026 gelten sollen.
Auch wenn der Entwurf im Laufe der Konsultationen noch Änderungen erfahren kann, ist es ratsam, sich über die geplanten Pflichten bewusst zu seinund die Aufzeichnungen und Buchhaltungssysteme rechtzeitig vorzubereiten.
Der Entwurf der Verordnung über JPK_VAT im Zusammenhang mit KSeF führt Änderungen ein, die alle Steuerzahler betreffen – unabhängig vom Zeitpunkt ihres Beitritts zum E-Rechnungsstellungssystem. Neue Rechnungsbezeichnungen, die Verpflichtung zur Angabe der KSeF-Nummer auf der Einkaufsseite und die Korrektur der Aufzeichnungen nach deren Vergabe bedeuten, dass die Umsatzsteuerberichterstattung detaillierter und mit den Daten aus dem KSeF verknüpft wird.
Obwohl sich die Verordnung noch in der Konsultationsphase befindet, lässt der geplante Zeitpunkt ihres Inkrafttretens – der 1. Februar 2026 – nur wenig Zeit für die Anpassung der Buchhaltungssysteme und Erfassungsverfahren. Es lohnt sich, die geplanten Änderungen bereits jetzt zu analysieren, um technische Probleme und Fehler in JPK_VAT nach Inkrafttreten der neuen Vorschriften zu vermeiden.
Rechtsgrundlage:
- Entwurf einer Verordnung des Ministers für Finanzen und Wirtschaft zur Änderung der Verordnung zur Änderung der Verordnung über den detaillierten Umfang der Daten in Steuererklärungen und Aufzeichnungen im Bereich der Steuer auf Waren und Dienstleistungen
- Gesetz vom 11. März 2004 über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen
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