Fernarbeit aus dem Ausland und die neuen OECD-Leitlinien – die wichtigsten Auswirkungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber in Polen

Remote-Arbeit aus dem Ausland ist aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Modelle wie „Work from anywhere”, vorübergehende Umzüge, längere private Aufenthalte in Verbindung mit der Ausübung beruflicher Tätigkeiten oder Homeoffice im Ausland sind sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber zur Normalität geworden. Aus steuerlicher Sicht bedeutet dies jedoch eine zunehmende Komplexität und neue Risiken, insbesondere im Bereich der Steuerpflicht, der Besteuerung von Löhnen und Gehältern sowie der Verpflichtungen im Bereich der Körperschafts- und Einkommensteuer.

Die Antwort auf diese Herausforderungen ist die Aktualisierung des Kommentars zum OECD-Musterabkommen vom 18. November 2025, in dem zum ersten Mal so umfassend und präzise auf die Fernarbeit aus dem Ausland eingegangen wird. Obwohl der OECD-Kommentar keine Rechtsquelle ist, stellt er in der Praxis einen der wichtigsten Bezugspunkte für Steuerbehörden und Gerichte dar – auch in Polen.

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Die neuen OECD-Leitlinien 2025 – warum sind sie so wichtig?

Die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) hat den Kommentar zum Musterabkommen über die Besteuerung von Einkommen und Vermögen aktualisiert und sich dabei insbesondere auf Artikel 5 des Musterabkommens konzentriert, d. h. auf die Definition des Begriffs „Betriebsstätte” (permanent establishment – PE).

Diese Änderungen sind Teil eines breiteren Trends zur Anpassung internationaler Steuerstandards an die Realitäten der modernen Wirtschaft, in der:

• Die Arbeit ist nicht mehr streng an das Büro gebunden,
• die Mitarbeiter erfüllen ihre Aufgaben aus vielen Ländern heraus,
• die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben verschwimmen zunehmend.

Die Aktualisierung ändert zwar nicht den Wortlaut von Artikel 5, hat jedoch erhebliche Auswirkungen auf dessen Auslegung. Die OECD rückt von einem vereinfachten, formalen Ansatz ab und verlagert den Schwerpunkt der Analyse auf das tatsächliche Betriebsmodell sowie die wirtschaftliche Bedeutung der aus dem Ausland ausgeübten Tätigkeit.

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Was ist laut OECD eine Betriebsstätte?

Gemäß Artikel 5 des OECD-Musterabkommens entsteht eine Betriebsstätte, wenn ein Unternehmen seine Tätigkeit über eine feste Einrichtung ausübt, die:

• eine gewisse Dauerhaftigkeit aufweist,
• dem Unternehmen zur Verfügung steht,
• zur Ausübung eines wesentlichen Teils der wirtschaftlichen Tätigkeit dient und
• nicht ausschließlich Hilfs- oder Vorbereitungsfunktion hat.

In dem neuen OECD-Kommentar wird eindeutig darauf hingewiesen, dass das Homeoffice eines Arbeitnehmers unter bestimmten Umständen diese Kriterien erfüllen kann. Dies bedeutet jedoch nicht, dass jeder Fall von Fernarbeit aus dem Ausland automatisch zur Entstehung einer Betriebsstätte führt.

Entscheidend ist die Frage, „warum” und „wie” die Arbeit aus dem jeweiligen Land verrichtet wird.

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Fernarbeit aus dem Ausland – wann kann eine Betriebsstätte entstehen?

Zeitkriterium – 50 % als Richtwert, keine Automatismus

Die OECD führt einen Richtwert von 50 % der Arbeitszeit innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten ein, der auf die Notwendigkeit einer eingehenden Analyse hinweisen kann. Das Überschreiten dieses Schwellenwerts bedeutet nicht automatisch die Gründung einer Betriebsstätte, signalisiert jedoch ein potenzielles Steuerrisiko.

Kurzfristige, gelegentliche Arbeit aus dem Ausland – z. B. während eines Urlaubs oder eines Familienbesuchs – sollte grundsätzlich nicht zur Gründung einer Betriebsstätte führen.

Geschäftliche Begründung für die Anwesenheit eines Arbeitnehmers im Ausland

Die wichtigste Änderung im Ansatz der OECD ist die Hervorhebung des geschäftlichen Grundes für die Anwesenheit eines Arbeitnehmers in einem bestimmten Land. Das Risiko der Entstehung einer steuerlichen Betriebsstätte steigt erheblich, wenn die Anwesenheit des Mitarbeiters:

• auf den geschäftlichen Bedürfnissen des Arbeitgebers beruht,
• dem Unternehmen messbare wirtschaftliche Vorteile bringt,
• die Bedienung des lokalen Marktes oder lokaler Kunden ermöglicht,
• die Tätigkeit in einer bestimmten Zeitzone erlaubt.

Besonders sensibel sind folgende Funktionen:

• Vertrieb,
• Verhandlungen,
• Management und Entscheidungsfindung,
• wichtige operative Unterstützung.

Wenn hingegen die Fernarbeit aus dem Ausland ausschließlich persönlicher Natur ist (z. B. Lebensstil, familiäre Situation) und der Arbeitgeber daraus keine zusätzlichen geschäftlichen Vorteile zieht, ist das Risiko der Gründung einer Betriebsstätte deutlich geringer – selbst bei einem längeren Aufenthalt.

Beispiele der OECD – gleiche Anzahl von Tagen, unterschiedliche steuerliche Auswirkungen

Die OECD veranschaulicht die neuen Leitlinien anhand zahlreicher Beispiele:

• Ein Arbeitnehmer, der 60 % seiner Arbeitszeit von einem ausländischen Homeoffice aus arbeitet, ohne Kontakt zu lokalen Kunden und ohne geschäftliche Rechtfertigung für seine Anwesenheit, gründet keine Betriebsstätte.
• Der gleiche Arbeitsanteil (60 %) kann jedoch zur Gründung einer Betriebsstätte führen, wenn der Arbeitnehmer:
• sich regelmäßig mit Kunden in dem betreffenden Land trifft,
• den lokalen Markt unterstützt,
• eine für das Geschäftsmodell entscheidende Funktion ausübt.

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Ausländisches Homeoffice und Besteuerung des Arbeitnehmerentgelts

Die Aktualisierung des OECD-Kommentars präzisiert auch die Regeln für die Besteuerung von aus dem Ausland ausgeübter Arbeit.

Aus Sicht der Einkommensteuer ist der Ort der tatsächlichen Ausübung der Arbeit entscheidend und nicht:

• der Sitz des Arbeitgebers,
• der Ort der Vertragsunterzeichnung,
• der formelle Steuerwohnsitz.

Die wichtigsten Schlussfolgerungen:

• Das Land, in dem die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird, kann das Recht auf Besteuerung des Arbeitsentgelts erhalten.
• Die 183-Tage-Regel gilt weiterhin, wird jedoch immer genauer überwacht.
• Wenn die Arbeit für einen steuerpflichtigen Betrieb in einem bestimmten Land ausgeübt wird, kann die Besteuerung unabhängig von der Anzahl der Aufenthaltstage erfolgen.
• Unternehmen sollten den tatsächlichen „Arbeitsort”, d. h. den tatsächlichen Ort der Ausübung der Tätigkeit, identifizieren.

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Steuerliche Auswirkungen für das Unternehmen – CIT und mehr

Die Anerkennung der ausländischen Tätigkeit eines Mitarbeiters als Tätigkeit einer Niederlassung bedeutet für das Unternehmen:

• die Verpflichtung, einen Teil des Einkommens der Niederlassung zuzuordnen,
• die Notwendigkeit, lokale Steuerunterlagen zu führen,
• CIT-Erklärungen in einem anderen Land einzureichen,
• mögliche Mehrwertsteuerpflichten
• ein erhöhtes Risiko von Steuerprüfungen.

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Was sollten Arbeitgeber tun?

Die neuen OECD-Leitlinien zeigen deutlich, dass das Fehlen formaler Regeln für die Fernarbeit aus dem Ausland zu unkontorllierbaren steuerlichen Konsequenzen führen kann.

Zu den empfohlenen Maßnahmen gehören:

• Prüfung, ob ein ausländisches Homeoffice nicht zur Gründung einer Betriebsstätte führt,
• Identifizierung von Schlüssel- und umsatzgenerierenden Funktionen,
• Überwachung der Auslandsaufenthalte von Mitarbeitern,
• Einführung von Verfahren zur Meldung des Arbeitsortes,
• Aktualisierung der Mobilitäts- und „Work from anywhere”-Richtlinien,
• Neubewertung der Auswirkungen auf CIT, PIT, Mehrwertsteuer und Verrechnungspreise.

Die Richtlinie für die Arbeit aus dem Ausland sollte unter anderem Folgendes regeln:

• die Regeln für die Meldung und Genehmigung von Arbeit aus einem anderen Land,
• die zulässigen Aufenthaltsdauer,
• den Umfang der zulässigen Aufgaben,
• die Berichtspflichten der Mitarbeiter,
• die Bewertung von Steuer- und Versicherungsrisiken.

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Eine neue Perspektive für die Mobilität von Arbeitnehmern

Die Aktualisierung des OECD-Kommentars vom November 2025 führt keine neuen Vorschriften ein, sondern verändert die Sichtweise auf bekannte Steuerkonstruktionen. Die Grenzen der Besteuerung richten sich zunehmend nach dem tatsächlichen Arbeitsort und nicht nach dem formalen Sitz des Arbeitgebers.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie die Mobilität ihrer Mitarbeiter und das Steuerrisiko bewusst steuern müssen. In vielen Fällen wird es notwendig sein, die bisherigen Annahmen zu überprüfen und die internen Richtlinien an die neuen OECD-Leitlinien anzupassen.

Es ist zu beachten, dass jeder Fall von Fernarbeit aus dem Ausland einer individuellen Analyse unter Berücksichtigung der lokalen Steuervorschriften und der Bestimmungen der Doppelbesteuerungsabkommen bedarf. Der Kommentar der OECD dient als Interpretationshilfe und ersetzt nicht die Analyse des konkreten Sachverhalts.

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