Steuerprüfungen in Polen: Wie KSeF und JPK_CIT die Steueraufsicht verändern

Steuerprüfungen in Polen treten in eine neue Phase der Digitalisierung ein. Für Unternehmen bedeutet dies eine Veränderung, die weit über die Einführung des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) in Polen oder die Vorbereitung der Systeme auf die Standard-Prüfungsdatei für die Körperschaftsteuererklärung (JPK_CIT) hinausgeht. Die die Polnische Steurverwaltung ist zunehmend in der Lage, die Daten der Steuerzahler zu analysieren, bevor sie formell Kontakt mit dem Unternehmen aufnimmt, und die Entscheidung, Prüfungsmaßnahmen einzuleiten, kann auf früheren Abgleichen von Informationen aus verschiedenen Quellen beruhen.

In der Praxis ist eine Steuerprüfung nicht mehr nur ein Vorgang, der mit der Zustellung einer formellen Mitteilung beginnt. Immer häufiger gehen ihr Datenanalysen, die Identifizierung ungewöhnlicher Muster, die Bewertung von Verbindungen zwischen Unternehmen und die vorläufige Ermittlung von Risikobereichen voraus. Erst in einer späteren Phase kann die Steuerbehörde den Steuerzahler mit konkreten Fragen, einer Aufforderung zur Erläuterung oder einer Aufforderung zur Vorlage von Unterlagen kontaktieren.

Für Unternehmen ist die wichtigste praktische Schlussfolgerung klar: Die steuerliche Korrektheit wird nicht mehr nur auf der Grundlage der endgültigen Steuererklärung beurteilt. Die Konsistenz der Daten über den gesamten Prozess hinweg wird zunehmend an Bedeutung gewinnen – von der Rechnung über Buchungsvorgänge bis hin zur Berichterstattung in SAF-T-Strukturen, KSeF, JPK_CIT und den Jahresabschlüssen.

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Die Digitalisierung des Steuerwesens verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Steuerprüfungen betrachten sollten

Viele Jahre lang bildete die Dokumentation den Hauptbezugspunkt bei polnischen Steuerprüfungen: Rechnungen, Verträge, Register, Buchhaltungsausdrucke und vom Steuerpflichtigen erstellte Erläuterungen. Heute wird dieses Modell nach und nach durch eine datenbasierende Überwachung abgelöst.

Das bedeutet nicht, dass Dokumente an Bedeutung verlieren. Sie sind nach wie vor notwendig, um den Ablauf einer Transaktion nachzuweisen und Steuerabrechnungen zu begründen. Was sich jedoch ändert, ist die Reihenfolge der Maßnahmen.

Die Steuerbehörde analysiert zunehmend zuerst die Daten und fordert erst später Dokumente an, die das aus diesen Daten resultierende Bild bestätigen oder erläutern.

Dieser Ansatz ist dank der Entwicklung der elektronischen Berichterstattung in Polen möglich. Zu den zunehmend wichtigen Quellen gehören unter anderem:

• Standard-Prüfungsdatei für die Mehrwertsteuer (JPK_VAT),
• auf Anfrage übermittelte SAF-T-Dateien,
• elektronische Jahresabschlüsse,
• das ICT-System der Clearingstelle (STIR),
• die Whitelist der Mehrwertsteuerzahler,
• das nationale E-Rechnungssystem (KSeF),
• SAF-T-Strukturen für Einkommensteuern, in der Praxis gemeinhin als JPK_CIT bezeichnet.

In diesem Modell kann die Steuerbehörde Daten aus verschiedenen Quellen vergleichen und prüfen, ob sie ein logisches Ganzes bilden. Wenn eine Transaktion auf einer Rechnung erscheint, sollte es möglich sein, sie mit dem Buchungssatz, dem Mehrwertsteuerregister, der Einkommensteuerberechnung, der Zahlung und den Geschäftsunterlagen zu verknüpfen.

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KSeF und JPK_CIT sind nicht nur eine weitere technische Verpflichtung

Viele Unternehmen betrachten das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen und JPK_CIT in erster Linie als Implementierungsprojekte. Das ist verständlich, da sie Änderungen an Systemen, Dokumentenworkflows, Buchhaltungsprozessen und der Berichterstattung erfordern. Aus Sicht der Steuerprüfungen in Polen ist ihre Bedeutung jedoch weitaus größer.

KSeF erhöht die Verfügbarkeit von Rechnungsdaten

Eine strukturierte Rechnung enthält Informationen in einem Format, das automatisch gelesen, verglichen und analysiert werden kann. Daten zu den Transaktionsparteien, Beträgen, Mehrwertsteuersätzen, Daten, Belegnummern und anderen Rechnungselementen können zum Ausgangspunkt für weitere Überprüfungen werden.

JPK_CIT erhöht die Bedeutung von Buchhaltungsdaten bei der Körperschaftsteuer

In der Praxis umfasst JPK_CIT die Meldung von Buchhaltungsunterlagen in SAF-T-Strukturen für Einkommensteuern, darunter unter anderem JPK_KR_PD für Steuerpflichtige, die Buchhaltungsunterlagen führen. Buchhaltungs- und Steuerdaten müssen strukturierter dargestellt werden, und ihre interne Logik lässt sich leichter überprüfen.

Das größte Risiko besteht daher nicht nur darin, ob die Datei im richtigen technischen Format erstellt wird. Viel wichtiger ist, ob die in der Datei enthaltenen Daten mit anderen Informationen übereinstimmen, die der Steuerbehörde zur Verfügung stehen.

Beispielsweise kann ein Unternehmen eine Datei aus technischer Sicht korrekt erstellen, aber dennoch Probleme bekommen, wenn:

• die Buchhaltungsdaten entsprechen nicht den festgelegten Zuordnungsregeln,
• die Methode zur Kostenklassifizierung lässt sich nicht nachvollziehen,
• Abweichungen zwischen den Systemen sind nicht eindeutig begründet,
• Anpassungen werden außerhalb des Hauptsystems ohne ordnungsgemäße Dokumentation vorgenommen,
• ähnliche Transaktionen werden ohne ersichtlichen Grund unterschiedlich erfasst.

In solchen Situationen reicht die technische Systemreife nicht aus. Unternehmen in Polen benötigen zudem Buchhaltungs- und Steuerprozesse, die auf die polnischen Vorschriften und die lokale Berichtspraxis abgestimmt sind. Lokale Buchhaltung in Polen und Steuerberatung in Polen können dabei helfen, zu überprüfen, ob die Berichtsdaten konsistent, vollständig und im Falle einer Steuerprüfung vertretbar sind.

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Ein neues Modell der Aufsicht: Die Steuerbehörde sieht mehr, schneller und früher

Das digitale Modell der Steueraufsicht in Polen basiert auf der Annahme, dass Daten Risiken schneller aufdecken können als eine herkömmliche Prüfung von Unterlagen. Die polnische Steuerverwaltung kann von Steuerzahlern übermittelte Daten, Informationen aus öffentlichen Registern, Finanzdaten, Bankdaten, die Historie der Steuerabrechnung sowie Ergebnisse früherer Prüfungsmaßnahmen analysieren.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Steuerbehörde bestimmte Risikosignale bereits vor der Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen erkennen kann, zum Beispiel:

• ungewöhnliche Veränderungen in der Struktur von Umsätzen oder Kosten,
• wiederholte Korrekturen im Zusammenhang mit ähnlichen Transaktionen,
• Abweichungen zwischen Rechnungsdaten und Buchhaltungsunterlagen,
• Transaktionen mit risikoreicheren Vertragspartnern,
• ungewöhnliche Finanzströme,
• Diskrepanzen zwischen Mehrwertsteuer-, Körperschaftsteuer- und Buchhaltungsdaten,
• mangelnde Kontinuität bei der Klassifizierung ähnlicher Vorgänge,
• persönliche oder finanzielle Verbindungen zwischen den an einer Transaktion beteiligten Parteien.

Dies bedeutet nicht automatisch, dass jede solche Situation einen Steuerfehler darstellt. Im Geschäftsleben haben viele Vorgänge eine wirtschaftliche Rechtfertigung, und Unterschiede zwischen Mehrwertsteuer-, Körperschaftssteuer- und Buchhaltungsdaten resultieren oft aus unterschiedlichen gesetzlichen Vorschriften.

Das Problem entsteht, wenn das Unternehmen nicht in der Lage ist, diese schnell, konsistent und auf der Grundlage von Daten zu erklären.

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Fernsteuerprüfungen verändern die Kommunikation mit der Steuerbehörde

Ein zunehmender Teil der Tätigkeiten der Steuerbehörde kann ohne die physische Anwesenheit von Prüfern in den Räumlichkeiten des Steuerpflichtigen durchgeführt werden. Daten können elektronisch übermittelt werden, und die Behörde kann sie aus der Ferne analysieren. Aus Sicht des Unternehmens verändert dies die Dynamik einer Steuerprüfung.

Im traditionellen Modell begann eine Prüfung oft mit einer pauschalen Aufforderung zur Vorlage von Unterlagen. Im digitalen Modell können die Fragen viel präziser sein.

Die Steuerbehörde kann beispielsweise Fragen stellen zu:

• einer bestimmten Gruppe von Rechnungen,
• ausgewählten Transaktionen mit einem bestimmten Vertragspartner,
• einer Diskrepanz zwischen zwei Datenquellen,
• der Methode zur Klassifizierung einer bestimmten Kostenart,
• dem Grund für eine Berichtigung,
• dem Zeitpunkt der Erfassung von Erträgen oder Kosten,
• der Übereinstimmung der KSeF-Daten mit den Buchhaltungsunterlagen.

Ein Unternehmen, das nicht über gut organisierte Daten verfügt, könnte Schwierigkeiten haben, darauf zu antworten, selbst wenn die Steuererklärung an sich im Großen und Ganzen korrekt war. Das Risiko ergibt sich dann nicht aus der Transaktion selbst, sondern aus der Unfähigkeit, diese schnell nachzuvollziehen und zu erklären.

Deshalb sollte die Vorbereitung auf eine Steuerprüfung im digitalen Zeitalter nicht nur die Steuerdokumentation umfassen, sondern auch:

• Datenqualität,
• Rechnungsworkflow,
• den Buchhaltungsprozess,
• Beschreibungen von Systemregeln,
• die Archivierung von Informationen,
• die Historie von Änderungen und Genehmigungen.

Für Unternehmen in Polen, die mehrere Systeme nutzen oder international tätig sind, ist lokales Fachwissen unerlässlich. getsix® unterstützt Unternehmen dabei, ihre Berichtsprozesse, Dokumentenworkflows und die Kommunikation mit den polnischen Steuerbehörden durch Buchhaltungs-Outsourcing in Polen und laufende Steuerberatung in Polen aufeinander abzustimmen.

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Algorithmen ersetzen keine Steuerprüfungen, können aber auf Risikobereiche hinweisen

In Diskussionen über die Digitalisierung des Steuerwesens taucht häufig eine Frage auf: Werden Algorithmen entscheiden, ob ein Unternehmen einer Steuerprüfung unterzogen wird? Aus Sicht des Unternehmers ist ein anderer Aspekt wichtiger: Analysewerkzeuge können den Steuerbehörden in Polen Bereiche aufzeigen, die einer genaueren Überprüfung bedürfen.

Die algorithmische Datenanalyse stellt nicht fest, dass der Steuerpflichtige gegen die Vorschriften verstoßen hat. Sie kann jedoch ungewöhnliche Muster, Unstimmigkeiten oder Zusammenhänge aufdecken, die dann von den Steuerbeamten geprüft werden. Auf diese Weise werden Daten zu einem Filter, der den Behörden hilft, Fälle für weitere Maßnahmen auszuwählen.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass Aspekte, die zuvor als technische Details betrachtet wurden, an Bedeutung gewinnen, darunter:

• Richtigkeit der Auftragnehmerdaten,
• Konsistenz der Beschreibungen,
• Konsistenz bei der Verwendung von Buchhaltungskonten,
• aktuelle Zuordnung,
• Konsistenz der Daten,
• Historie der Korrekturen,
• Vollständigkeit des Prüfpfads.

Ein formaler oder systemischer Fehler führt vielleicht nicht zu einem erheblichen Steuerrückstand, kann aber die Wahrscheinlichkeit von Rückfragen seitens der Steuerbehörde erhöhen. Im digitalen Zeitalter wird die Datenqualität zu einem Bestandteil des Steuerrisikomanagements.

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Hauptrisikofaktoren für Unternehmen in Polen

Das neue Prüfungsmodell schafft keine völlig neuen Steuerpflichten, die losgelöst von den bestehenden polnischen Steuervorschriften sind. Es deckt jedoch Probleme auf, die in vielen Organisationen bereits bestanden, zuvor jedoch weniger sichtbar waren.

Diskrepanzen zwischen Systemen

In vielen Unternehmen werden Steuerdaten an verschiedenen Stellen erfasst. Einige Informationen werden im ERP-System gespeichert, andere in Vertriebssystemen, wieder andere in Dokumenten-Workflow-Tools, in Tabellenkalkulationen oder in Nebensystemen.

Werden die Daten aus diesen Quellen nicht auf Transaktionsebene abgeglichen, können Abweichungen in Bezug auf folgende Punkte auftreten:

• Daten,
• Beträge,
• Belegnummern,
• Vertragspartner,
• Mehrwertsteuersätze,
• Buchhaltungskonten,
• Steuerkategorien.

Im traditionellen Modell wurden solche Abweichungen oft erst am Ende des Zeitraums korrigiert. Im digitalen Modell können sie viel früher erkannt werden.

Manuelle Korrekturen und Tabellenkalkulationen außerhalb des Systems

Eine zweite Risikoquelle sind Prozesse, die auf manuellen Abstimmungen basieren. Tabellenkalkulationen sind an sich kein Problem, werden jedoch zu einem Risiko, wenn sie wichtige Steuerlogik enthalten, die nicht ohne Weiteres überprüft werden kann.

Wenn die Berechnung, Korrektur oder Steuerklassifizierung von einer lokalen Datei und dem Wissen einer einzelnen Person abhängt, kann es für das Unternehmen schwierig sein, nachzuweisen, warum die Daten auf eine bestimmte Weise verarbeitet wurden.
Bei einer Steuerprüfung kommt es nicht nur auf die endgültige Zahl an, sondern auch auf die Möglichkeit, den Prozess nachzuvollziehen, der zu dieser Zahl geführt hat.

Fehler, die von Systemen automatisch wiederholt werden

Automatisierung verringert das Risiko manueller Fehler, erhöht jedoch die Bedeutung einer korrekten Konfiguration. Ein Fehler bei der Kontenzuordnung, einer Steuerregel oder der Code-Zuweisung kann sich über Hunderte oder Tausende von Transaktionen wiederholen.

Ein solcher Fehler kann sich zu einem systemischen Problem entwickeln. Bei der Analyse der Daten könnte die Steuerbehörde ein wiederkehrendes Muster bemerken und nach dessen Ursache fragen.

Deshalb sollte jede Automatisierung im Bereich Buchhaltung und Steuern:

• getestet,
• dokumentiert,
• genehmigt,
• regelmäßig überprüft werden.

Unfähigkeit, Entscheidungen nachzuvollziehen

Bei einer Steuerprüfung ist oft eine Frage entscheidend: Warum hat das Unternehmen eine bestimmte Transaktion auf genau diese Weise erfasst?

Wenn die Antwort nur auf dem Gedächtnis eines Mitarbeiters oder auf informellen Praktiken beruht, ist die Position des Steuerpflichtigen geschwächt.
Ein Unternehmen sollte über Verfahren, Prozessbeschreibungen, Änderungshistorien und Nachweise über Genehmigungen verfügen. Dies gilt insbesondere für Bereiche, die Gegenstand von Streitigkeiten sein können, wie zum Beispiel:

• steuerlich absetzbare Kosten,
• Mehrwertsteuerabrechnungen,
• Korrekturen,
• Transaktionen mit verbundenen Unternehmen,
• internationale Abrechnungen,
• Einstufung ungewöhnlicher Leistungen oder Dienstleistungen.

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Daten müssen nicht nur am Ende des Zeitraums konsistent sein

Viele Unternehmen sind daran gewöhnt, dass Steuerdaten am Ende des Monats, Quartals oder Jahres organisiert werden. Im digitalen Überwachungsmodell kann dieser Ansatz unzureichend sein.

Die Steuerverwaltung kann Daten kontinuierlich analysieren und vergleichen, wie sie sich im Laufe der Zeit verändern. Daher sollte ein Unternehmen nicht nur wissen, wie das endgültige Ergebnis der Steuerabrechnung ausfiel, sondern auch, wie dieses Ergebnis zustande kam.

Zu den wichtigen Elementen gehören:

• Datenversionen,
• Korrekturhistorie,
• Änderungsprotokolle,
• die Möglichkeit, den Stand zu einem bestimmten Datum zu rekonstruieren,
• Begründung von Abweichungen zwischen Quelldaten und Bericht.

Dies ist besonders in größeren Organisationen wichtig, in denen Daten viele Stufen durchlaufen: vom Verkaufssystem über den Dokumenten-Workflow, die Genehmigung, die Buchhaltung, die Steuerabrechnung bis hin zum Management- und Finanzreporting.

Werden in jeder Phase manuelle Änderungen vorgenommen, diese aber nicht dokumentiert, kann es für das Unternehmen schwierig werden, die Konsistenz seiner Daten zu belegen.

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Wie sollten sich Unternehmen auf digitale Steuerprüfungen in Polen vorbereiten?

Die Vorbereitung auf das neue Prüfungsmodell sollte mit einem Perspektivwechsel beginnen. Es geht nicht nur darum, die richtige SAF-T-Datei einzureichen oder eine Rechnung im KSeF-Format zu bearbeiten. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Steuerdaten organisiert, konsistent und nachvollziehbar sind.

1. Datenquellen überprüfen

Der erste Schritt sollte darin bestehen, festzustellen, woher die für die Steuerabrechnungen verwendeten Daten stammen. Das Unternehmen sollte alle Systeme und Tools identifizieren, die sich auf die Umsatzsteuererklärung, die Körperschaftsteuererklärung, die Buchführung und die Finanzberichterstattung auswirken.

Es lohnt sich zu prüfen:

• welche Daten Quelldaten sind,
• wo Daten verändert werden,
• wer Zugriff darauf hat,
• welche Teile des Prozesses manuell durchgeführt werden,
• welche Daten für die Steuerberichterstattung verwendet werden.

2. Daten zwischen den Systemen abgleichen

Der nächste Schritt besteht darin, die Daten zwischen den Systemen zu vergleichen. Es reicht nicht aus, nur zu prüfen, ob die Endsummen übereinstimmen. Viel wichtiger ist es, die Daten auf der Ebene der einzelnen Transaktionen abzugleichen.
Das Unternehmen sollte wissen, ob eine in KSeF sichtbare Rechnung:

• korrekt in den BUchhaltungsunterlagen erfasst wurde,
• dem richtigen Auftragnehmer zugeordnet wurde,
• mit dem Umsatzsteuerregister abgeglichen wurde,
• der richtigen Steuerkategorie zugeordnet wurde,
• korrekt in die Körperschaftsteuerabrechnung einbezogen wurde.

3. Überprüfung der Buchhaltungs- und Zuordnungsregeln

Eine Überprüfung der Datenzuordnung ist besonders wichtig. Dazu gehören die Zuordnung von Buchhaltungskonten, Steuerkategorien, Umsatzsteuersätzen, Kennzeichnungen und Berichtsfeldern.
Wenn die Zuordnung veraltet, inkonsistent oder undokumentiert ist, kann dies zu Fehlern führen, die sich in nachfolgenden Perioden wiederholen. Im Fall von JPK_CIT wird dies einer der wichtigsten Risikobereiche sein.

4. Manuelle Ausnahmen begrenzen

Das Unternehmen sollte prüfen, welche Teile des Prozesses außerhalb des Systems durchgeführt werden und warum. Nicht jede Aktivität kann vollständig automatisiert werden, aber Ausnahmen sollten beschrieben, genehmigt und kontrolliert werden.
Je mehr wichtige steuerliche Entscheidungen in Tabellenkalkulationen und informellen Vereinbarungen getroffen werden, desto schwieriger wird es, die Wiederholbarkeit und Zuverlässigkeit des Prozesses nachzuweisen.

5. Erstellen Sie einen Prüfpfad

Eines der wichtigsten Elemente bei der Vorbereitung auf eine Steuerprüfung ist die Möglichkeit, Daten vom Quellbeleg bis zur Steuererklärung zurückzuverfolgen.
Ein solcher Prüfpfad sollte Folgendes umfassen:

• das Quelldokument,
• Auftragnehmerdaten,
• Dokumentenfreigabe,
• Buchungssatz,
• Steuerklassifizierung,
• mögliche Korrekturen,
• Berichterstattung,
• Archivierung.

Das Unternehmen sollte nachweisen können, wie eine bestimmte Transaktion den Prozess durchlaufen hat und warum sie auf eine bestimmte Weise erfasst wurde.

6. Testberichte erstellen

Im Fall von JPK_CIT lohnt es sich, Testberichte auf Basis historischer Daten zu erstellen. So lässt sich überprüfen, ob der Prozess in der Praxis funktioniert, und nicht nur, ob das System technisch bereit ist.
Ein Test kann Folgendes aufdecken:

• fehlende Daten,
• inkonsistente Regeln,
• falsche Zuordnungen,
• Probleme mit Anlagenbuchungen,
• Schwierigkeiten bei der Rekonstruktion der Änderungshistorie.

7. Fragen der Steuerbehörde simulieren

Der letzte Schritt könnte darin bestehen, die Daten aus der Perspektive der Steuerbehörde zu betrachten. Es lohnt sich, Fragen zu stellen, die bei einer Steuerprüfung aufkommen könnten:

• Warum wurden diese Transaktionen so klassifiziert?
• Was sind die Ursachen für die Abweichungen zwischen Umsatzsteuer und Körperschaftsteuer?
• Warum stimmen die Daten in verschiedenen Systemen nicht überein?
• Wer hat die Korrektur genehmigt?
• Werden ähnliche Transaktionen einheitlich erfasst?
• Kann das Unternehmen Daten aus dem von der Prüfung abgedeckten Zeitraum rekonstruieren?

Eine solche Analyse ermöglicht es dem Unternehmen, Erklärungen vorzubereiten, bevor die Steuerbehörde diese anfordert.

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Die Rolle der Geschäftsleitung und der Finanzabteilung

Digitale Steuerprüfungen sind nicht nur eine Angelegenheit der Buchhaltung. Sie betreffen auch die Geschäftsleitung, den CFO, die IT-Abteilung, den Vertrieb, den Einkauf und die für operative Prozesse Verantwortlichen.

Steuerdaten entstehen viel früher als zum Zeitpunkt der Buchhaltung. Ihre Qualität hängt davon ab, wie Verträge abgeschlossen, Auftragnehmerdaten erfasst, Leistungen beschrieben, Rechnungen genehmigt, Kosten zugeordnet, Systeme verwaltet und Zugriffsrechte kontrolliert werden.

Die Geschäftsleitung sollte sich bewusst sein, dass im neuen Modell Steuerrisiken nicht nur aus einer falschen Auslegung von Vorschriften, sondern auch aus einem unorganisierten Prozess resultieren können.

Aus diesem Grund sollten die Vorbereitungen für das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen, JPK_CIT und Steuerprüfungen in Polen als organisatorisches Projekt und nicht nur als technische Aufgabe betrachtet werden.

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Warum lohnt es sich, vor einer Steuerprüfung zu handeln?

Der größte Vorteil eines Unternehmens besteht darin, Probleme zu erkennen, bevor die Steuerbehörde dies tut. Wenn eine Organisation eine Unstimmigkeit selbst entdeckt, kann sie deren Ursache ermitteln, die Daten korrigieren, Unterlagen ergänzen oder den Prozess für die Zukunft ändern.

Erst nach Erhalt einer Aufforderung der Steuerbehörde zu handeln, bedeutet in der Regel größeren Zeitdruck und weniger Kontrolle über die Situation. Das Unternehmen muss dann nicht nur die Daten erklären, sondern oft auch einen Prozess rekonstruieren, der zuvor nicht ordnungsgemäß dokumentiert wurde.

Aus diesem Grund sollte die Vorbereitung auf digitale Steuerprüfungen eine regelmäßige Überprüfung von Daten und Prozessen umfassen. Dabei geht es nicht um eine einmalige Prüfung, sondern um einen permanenten Mechanismus zur Qualitätskontrolle der Steuerdaten.

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Steuerprüfungen in Polen im Zeitalter des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF und JPK_CIT) werden zunehmend auf Datenanalysen basieren. Die polnische Steuerverwaltung erhält die Möglichkeit, Informationen schneller zu vergleichen, Unstimmigkeiten zu identifizieren und Risikobereiche bereits vor dem formellen Kontakt mit dem Steuerpflichtigen zu ermitteln.

Für Unternehmer bedeutet dies, dass sie ihre Herangehensweise an die Steuerabrechnung ändern müssen. Es reicht nicht mehr aus, eine korrekte Steuererklärung zu erstellen oder eine Datei im vorgeschriebenen Format zu generieren. Die Daten müssen in jeder Phase des Prozesses konsistent, nachvollziehbar und begründbar sein.

Am besten gerüstet sind jene Unternehmen, die KSeF und JPK_CIT als Teil eines umfassenderen Steuerdatenmanagementsystems betrachten. Zu den Schlüsselelementen gehören: Qualität der Quelldaten, Prozesskontrolle, Reduzierung manueller Ausnahmen, Dokumentation von Entscheidungen, die Fähigkeit, Unstimmigkeiten schnell zu erklären.

Im digitalen Aufsichtsmodell werden Unternehmen, die nicht auf eine Steuerprüfung warten, sondern ihre eigenen Daten im Voraus unter dem Gesichtspunkt potenzieller Fragen der Steuerbehörde analysieren, einen klaren Vorteil erlangen.

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