Wie Sie ein Unternehmen in Polen vor Beginn der Zusammenarbeit überprüfen – ein Leitfaden für ausländische Investoren

Um ein Unternehmen in Polen zu überprüfen, sollten ausländische Investoren die Registerdaten im Landesgerichtsregister (KRS) oder im Zentralen Register und Informationssystem über die Gewerbetätigkeit (CEIDG), den Mehrwertsteuerstatus (VAT), die Vertretungsbefugnisse, Finanzlage und mögliche Insolvenzverfahren prüfen. Grundlegende Prüfungen sind kostenlos, eine Registereintragung garantiert jedoch keine Zuverlässigkeit.

Vor Vertragsabschluss oder einer Anzahlung sollten Unternehmen die Register-, Steuer- und Finanzdaten des polnischen Geschäftspartners mit dessen Angaben abgleichen.

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Wo können Sie ein Unternehmen in Polen überprüfen?

Die wichtigsten öffentlichen Register sind:

• KRS – Gesellschaftsdaten, Geschäftsführung und Vertretungsregeln.
• CEIDG – Registerdaten und Status von Einzelunternehmern.
• Polnisches Register der Mehrwertsteuerpflichtigen (VAT-Whitelist) – Mehrwertsteuerstatus und gemeldete Bankkonten.
• Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) – Gültigkeit von EU-VAT-Nummern.
• Zentrales Register der wirtschaftlichen Eigentümer (CRBR) – Angaben zu wirtschaftlichen Eigentümern.
• Nationales Schuldnerregister (KRZ) – bestimmte Insolvenz-, Restrukturierungs- und Vollstreckungsverfahren.

Das Repositorium für Finanzdokumente bietet zudem Zugang zu beim KRS eingereichten Jahresabschlüssen.

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Wie prüfen Sie Registerdaten und Vertretungsbefugnisse?

Im KRS lassen sich Firmenname, polnische Steueridentifikationsnummer (NIP), Rechtsstatus, Geschäftsführung und Vertretungsregeln überprüfen.

Müssen zwei Geschäftsführer gemeinsam handeln, reicht eine einzelne Unterschrift in der Regel nicht aus. Bei Bevollmächtigten sind Umfang und Gültigkeit der Vollmacht zu prüfen.

Einzelunternehmer werden im CEIDG überprüft. Dort sind auch Angaben über eine mögliche Aussetzung oder Beendigung der Geschäftstätigkeit verfügbar.

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Wann entstehen steuerliche Risiken bei Zahlungen?

Bei Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) mit einem Einzelwert von über 15.000 PLN können Zahlungen auf nicht in der VAT-Whitelist aufgeführte Bankkonten steuerliche Nachteile verursachen.

Die Vorschriften betreffen insbesondere bestimmte Zahlungen an aktive VAT-Steuerpflichtige. Mögliche Folgen sind Einschränkungen beim Betriebsausgabenabzug und eine gesamtschuldnerische Haftung für VAT-Rückstände.

Ausnahmen bestehen, darunter die Möglichkeit, bestimmte Folgen durch fristgerechte Einreichung der Meldung ZAW-NR über eine Zahlung auf ein nicht gelistetes Konto zu vermeiden.

Bei innergemeinschaftlichen Transaktionen sollte zusätzlich die EU-VAT-Nummer über VIES geprüft werden.

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Wie beurteilen Sie Finanzlage und Insolvenzrisiken?

Jahresabschlüsse ermöglichen die Analyse von Umsatz, Ergebnis, Eigenkapital, Verbindlichkeiten und gegebenenfalls Cashflows.

Ein Vergleich mehrerer Geschäftsjahre kann finanzielle Risiken aufzeigen. Ein positives Jahresergebnis garantiert keine ausreichende Liquidität.

Das KRZ enthält Informationen über bestimmte Insolvenz-, Restrukturierungs- und erfolglose Vollstreckungsverfahren. Ein fehlender Eintrag bedeutet jedoch nicht, dass keine Schulden bestehen.

Bei größeren Transaktionen können zudem Bescheinigungen über fehlende Steuer- und Beitragsrückstände gegenüber der polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) angefordert werden.

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Welche Warnsignale sollten Unternehmen beachten?

• Widersprüchliche Registerangaben.
• Ungeklärte Zeichnungsbefugnisse.
• Kurzfristige Änderungen der Bankverbindung.
• Fehlende Pflicht-Jahresabschlüsse.
• Insolvenz- oder Restrukturierungsverfahren.
• Aufträge, die die bisherigen Kapazitäten deutlich übersteigen.

Mehrere gleichzeitig auftretende Warnsignale rechtfertigen eine vertiefte Prüfung.

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Wie sichern Sie die Zusammenarbeit ab?

Der Umfang der Due-Diligence-Prüfung polnischer Geschäftspartner sollte sich nach Transaktionswert, Branche und Vertragsrisiken richten.

Bei umfangreichen Verträgen sollten die Prüfergebnisse dokumentiert werden. Mögliche Sicherheiten sind Bankgarantien, Dokumentenakkreditive, Warenkreditversicherungen und leistungsabhängige Teilzahlungen.

Rechtliche Prüfung, Finanzanalyse und Bewertung der operativen Leistungsfähigkeit bilden die Grundlage für eine fundierte Entscheidung über die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen in Polen.

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