Jak sprawdzić polską firmę przed rozpoczęciem współpracy? Poradnik dla przedsiębiorców

Weryfikacja polskiej firmy przed współpracą wymaga sprawdzenia danych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), statusu podatku od towarów i usług (VAT), reprezentacji, sytuacji finansowej oraz postępowań upadłościowych. Podstawowe informacje są dostępne bezpłatnie, jednak wpis do rejestru nie gwarantuje wiarygodności kontrahenta.

Przed podpisaniem umowy lub wpłatą zaliczki należy porównać dane rejestrowe, podatkowe i finansowe firmy z informacjami przedstawionymi przez potencjalnego partnera.

---

Gdzie sprawdzić polską firmę?

Podstawowe źródła informacji obejmują:

• KRS – dane spółek, zarząd i zasady reprezentacji.
• CEIDG – dane i status jednoosobowych działalności gospodarczych.
• Wykaz podatników VAT (biała lista VAT) – status podatkowy i rachunki bankowe.
• System wymiany informacji o VAT (VIES) – ważność numerów VAT Unii Europejskiej.
• Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) – informacje o osobach kontrolujących spółki.
• Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) – określone postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne.

Dodatkowo Repozytorium Dokumentów Finansowych umożliwia dostęp do sprawozdań podmiotów zobowiązanych do ich składania w KRS.

---

Jak zweryfikować dane i reprezentację spółki?

W KRS należy sprawdzić nazwę, numer identyfikacji podatkowej (NIP), status prawny, skład zarządu oraz zasady reprezentacji.

Jeżeli spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu działających łącznie, podpis jednego z nich co do zasady nie wystarczy. Przy pełnomocnikach należy sprawdzić ważność i zakres upoważnienia.

Jednoosobowe działalności gospodarcze weryfikuje się w CEIDG, uwzględniając ewentualne zawieszenie lub zakończenie działalności.

---

Kiedy rachunek bankowy powoduje ryzyko podatkowe?

Przy transakcjach między przedsiębiorcami o jednorazowej wartości przekraczającej 15 000 zł płatność na rachunek spoza wykazu podatników VAT może powodować negatywne konsekwencje podatkowe.

Dotyczy to przede wszystkim określonych płatności na rzecz czynnych podatników VAT. Możliwe skutki obejmują ograniczenie kosztów podatkowych i odpowiedzialność solidarną za zaległości VAT.

Przepisy przewidują wyjątki, m.in. możliwość uniknięcia niektórych konsekwencji poprzez terminowe złożenie zawiadomienia ZAW-NR.

Przy transakcjach wewnątrzunijnych należy dodatkowo sprawdzić numer VAT UE w VIES.

---

Jak sprawdzić finanse i zadłużenie kontrahenta?

Sprawozdania finansowe pozwalają ocenić przychody, wynik finansowy, kapitał własny i zobowiązania. Warto analizować dane z kilku lat, ponieważ dodatni wynik finansowy nie gwarantuje płynności.

KRZ ujawnia określone postępowania upadłościowe, restrukturyzacyjne i egzekucyjne. Brak wpisu nie oznacza braku zadłużenia.

Przy większych transakcjach można również zażądać zaświadczeń o niezaleganiu z podatkami i składkami na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

---

Jakie sygnały ostrzegawcze wymagają kontroli?

• Niezgodności danych rejestrowych z umową.
• Niepotwierdzone uprawnienia do reprezentacji.
• Nagła zmiana rachunku bankowego.
• Brak wymaganych sprawozdań finansowych.
• Postępowania upadłościowe lub restrukturyzacyjne.
• Zamówienie nieproporcjonalne do skali działalności firmy.

---

Jak zabezpieczyć współpracę?

Zakres badania należytej staranności (due diligence) powinien zależeć od wartości kontraktu, branży i ryzyka niewykonania zobowiązania.

Przy dużych transakcjach warto zachować dokumentację kontroli oraz rozważyć gwarancje bankowe, akredytywy dokumentowe, ubezpieczenie należności lub płatności etapowe.

Połączenie weryfikacji prawnej, analizy finansowej i oceny możliwości operacyjnych pozwala lepiej ocenić ryzyko współpracy z polskim kontrahentem.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***