Das landesweite E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) – strukturierte Rechnung für nicht transaktionsbezogene Übertragungen eigener Waren an ein EU-Lager – ist dies erforderlich?
9 März 2026
In Polen zwingt die Umstellung auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung über das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) Unternehmen dazu, Mehrwertsteuerszenarien zu überdenken, die zuvor als reine Logistikangelegenheit behandelt wurden. Eines der sensibelsten Beispiele ist die strukturierte KSeF-Rechnung für innergemeinschaftliche Übertragungen eigener Waren, d. h. den Transport eigener Lagerbestände von Polen zu einem Lager in einem anderen EU-Land ohne Verkauf.
In einer individuellen Steuerentscheidung vom 15. Dezember 2025 (Ref. 0112-KDIL1-3.4012.778.2025.1.KM) wies der Direktor der Nationalen Steuerinformation (KIS – Krajowa Informacja Skarbowa) darauf hin, dass die Verbringung eigener Waren eines Unternehmens von Polen in ein Lager in einem anderen EU-Mitgliedstaat die Ausstellung einer Rechnung erfordern kann – und sobald KSeF obligatorisch wird, eine strukturierte Rechnung in KSeF. Dies ist eine bedeutende Veränderung für Unternehmen, die solche Bewegungen bisher intern dokumentiert haben.
Im Folgenden erläutern wir, warum es zu dieser Kontroverse kommt, welche Risiken bei grenzüberschreitenden Lagermodellen auftreten und wie Sie Ihre Umsatzsteuer- und Rechnungsstellungsprozesse auf die KSeF-Anforderungen in Polen vorbereiten können.
Warum eine Übertragung eigener Waren auch ohne Verkauf als innergemeinschaftliche Lieferung gelten kann
Aus polnischer Umsatzsteuersicht ist der entscheidende Punkt, dass eine innergemeinschaftliche Lieferung von Waren (WDT) nicht auf einen klassischen Verkauf an einen Kunden in einem anderen EU-Land beschränkt ist. Die polnischen Vorschriften behandeln auch bestimmte Bewegungen eigener Waren eines Unternehmens zwischen Mitgliedstaaten als WDT, sofern sie mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens in Zusammenhang stehen.
In der Praxis bedeutet dies, dass die Verbringung eigener Waren in ein Lager in einem anderen EU-Land Melde- und Abrechnungspflichten (einschließlich der EU-Umsatzliste (VAT-UE)) auslösen kann, selbst wenn:
- es keinen Käufer/Kunden auf der Empfängerseite gibt,
- keine Zahlung erfolgt,
- die Waren im Eigentum derselben juristischen Person verbleiben.
Diese Lücke zwischen der wirtschaftlichen Bedeutung der Verbringung und ihrer mehrwertsteuerlichen Einstufung ist genau der Grund für Streitigkeiten rund um die Dokumentation.
Was der Direktor der polnischen Nationalen Steuerinformation (KIS) am 15. Dezember 2025 entschieden hat
In der Entscheidung bewerteter Sachverhalt
Die Entscheidung befasste sich mit einem Szenario, in dem ein Unternehmen:
- seinen Sitz in Polen hat und als polnischer Umsatzsteuerzahler (VAT) aktiv ist,
- auch im Bestimmungsland (Deutschland) umsatzsteuerlich registriert ist,
- seine eigenen Waren in ein Lager in einem anderen EU-Mitgliedstaat überführt, wo die Waren später für den weiteren Vertrieb verwendet werden,
- die Bewegung mit einem internen Dokument dokumentiert hat (in dem „Lieferant” und „Kunde” als polnische und ausländische Umsatzsteuerregistrierungen desselben Unternehmens angegeben sind).
Standpunkt der Steuerbehörde in Polen (KIS): Es sollte eine strukturierte Rechnung ausgestellt werden
Die Finanzbehörde kam zu dem Schluss, dass für eine solche Übertragung (die als innergemeinschaftliche Liefer innerhalb desselben Unternehmens behandelt wird) der Steuerpflichtige eine Rechnung ausstellen sollte – und sobald die obligatorische elektronische Rechnungsstellung gilt, eine strukturierte KSeF-Rechnung.
„Zwei Umsatzsteuer-Status” in zwei Rechtsordnungen
In ihrer Begründung betonte die Behörde, dass die Transaktion zwar von einem Unternehmen durchgeführt wird, für Mehrwertsteuerzwecke jedoch effektiv in zwei Rechtsordnungen gleichzeitig stattfindet (z. B. als in Polen registrierter Steuerpflichtiger und als in Deutschland registrierter Steuerpflichtiger). Infolgedessen behandelte die KIS die Bewegung als ein Ereignis, das eine Rechnungsdokumentation erfordert.
Verweis auf die Mehrwertsteuerrichtlinie
Die Behörde verwies auch auf die VAT-Richtlinie (2006/112/EG) und den EU-Ansatz zur Dokumentation innergemeinschaftlicher Lieferungen.
Warum dies für Unternehmen mit Lagern in der EU wichtig ist
In der Geschäftspraxis sind Lager in anderen EU-Ländern (im Besitz oder unter der Leitung von Logistikdienstleistern) Standard in:
- Vertriebsmodellen (lokale Lieferungen aus einem Lager),
- Produktionsmodellen (Belieferung von Werken oder Montagezentren),
- konzerninternen Warenflüssen (Warenbewegungen innerhalb eines Konzerns).
Wenn die Steuerbehörden in Polen konsequent daran festhalten, dass für den Transfer eigener Waren eine Rechnung erforderlich ist, müssen Unternehmen nicht nur die Umsatzsteuererklärung vorbereiten, sondern auch die Prozesse und Daten, die für die Ausstellung KSeF-konformer Rechnungen erforderlich sind – und dabei die Übereinstimmung mit den Logistikunterlagen sicherstellen.
Obligatorisches KSeF in Polen im Jahr 2026: Einführungsphasen und Übergangsregelungen
Die obligatorische Rechnungsstellung über KSeF wird schrittweise eingeführt:
- ab dem 1. Februar 2026 – für Steuerzahler, deren Umsatz (inkl. MwSt.) im Jahr 2024 200 Millionen PLN überschritten hat,
- ab dem 1. April 2026 – für alle anderen Steuerzahler.
Für die kleinsten Unternehmen gibt es eine Übergangslösung: Bis Ende 2026 können Rechnungen außerhalb von KSeF ausgestellt werden, wenn der durch diese Rechnungen dokumentierte Gesamtbruttoumsatz in einem bestimmten Monat 10.000 PLN nicht übersteigt (sobald dieser Grenzwert überschritten wird, gilt KSeF für die Rechnung, die den Schwellenwert überschritten hat).
Praktische Auswirkungen: Die schwierigsten Aspekte der Rechnungsstellung bei einer Übertragung eigener Waren
1) Käuferdaten und Transaktionsidentifikation
Wenn der „Empfänger” Ihre eigene Umsatzsteuerregistrierung in einem anderen EU-Land ist, besteht die Herausforderung darin, die Rolle des Käufers auf der Rechnung widerzuspiegeln, wenn es wirtschaftlich gesehen keine separate Gegenpartei gibt. In KSeF ist die korrekte Identifizierung der Parteien und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern für innergemeinschaftliche Transaktionen von entscheidender Bedeutung.
2) Bewertung und Preis auf der Rechnung
Ohne Verkauf gibt es keinen Handelspreis. Wenn eine Rechnung ausgestellt werden muss, benötigt das Unternehmen einen konsistenten, vertretbaren Ansatz für den Wert der Rechnungspositionen (z. B. basierend auf Produktionskosten, Einkaufskosten oder Buchwert des Lagerbestands), damit:
- die Rechnungsdaten mit den Buchhaltungsunterlagen und Lagerbestandsregistern übereinstimmen,
- die Berechnung im Falle einer Steuerprüfung nachvollziehbar ist.
3) Übereinstimmung zwischen Logistik- und Steuerunterlagen
Auch wenn der Zweck der Rechnung in erster Linie die Mehrwertsteuerdokumentation ist, erhöhen Unstimmigkeiten zwischen WMS-/ERP-Dokumenten und der elektronischen Rechnung das Risiko von Prüfungsfragen und Korrekturmaßnahmen.
4) Systemintegrationen
In vielen Unternehmen stammen Bewegungsdaten aus Logistiksystemen, während die Rechnungsstellung in ERP-Systemen oder separaten Tools erfolgt. Unter KSeF benötigen Sie einen Prozess, der:
- Artikel-/Mengenangaben aus der Logistik erfasst,
- ein Dokument generiert, das dem strukturierten Schema für elektronische Rechnungen entspricht,
- die Übereinstimmung mit den Mehrwertsteuerregistern sicherstellt.
Empfohlene Vorbereitungsschritte für Ihr Unternehmen
- Erfassen Sie alle Transportwege Polen → EU (Lagerhäuser, Betreiber, Niederlassungen, Vertriebszentren).
- Überprüfen Sie, ob Sie diese Transporte als nicht transaktionsbezogene WDT behandeln und wie Sie diese derzeit dokumentieren.
- Überprüfen Sie die Umsatzsteuerregistrierungen in den Lager- und Vertriebsländern.
- Legen Sie Bewertungsregeln für Rechnungsdokumente fest (eine einheitliche interne Richtlinie).
- Bewerten Sie die Quelldaten: Liefern die Logistiksysteme alle für die Rechnungsstellung erforderlichen Informationen?
- Testen Sie Integrationen und Datenqualität anhand des strukturierten Rechnungsschemas.
- Legen Sie Notfallverfahren und Verantwortlichkeiten fest (Rollen, Berechtigungen, Validierungskontrollen).
Wird es 2026 Strafen für Fehlern im Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) geben?
Unabhängig von der Debatte um das Urteil sollten sich Vorstände und Finanzverantwortliche auf das Risiko der Verantwortlichkeit bei der elektronischen Rechnungsstellung konzentrieren. Die polnischen Vorschriften sehen administrative Geldstrafen im Zusammenhang mit KSeF vor, obwohl die Anwendung bestimmter Vorschriften (einschließlich ausgewählter Teile von Artikel 106ni) verschoben wurde und erst ab dem 1. Januar 2027 gelten wird.
Dennoch sollte das Jahr 2026 nicht als ein Jahr ohne Konsequenzen betrachtet werden. In der Praxis bleiben die Risiken real, da:
- Fehler Auswirkungen auf die Mehrwertsteuer haben können – insbesondere hinsichtlich der Bedingungen für den 0 %-Mehrwertsteuersatz für WDT, der Richtigkeit der Mehrwertsteueraufzeichnungen und der Konsistenz der Dokumentation, die den Transport bestätigt,
- die KSeF-Berichterstattung die Datentransparenz erhöht und es einfacher machen kann, Unstimmigkeiten zwischen Rechnungsstellung, Mehrwertsteueraufzeichnungen und Berichterstattung zu erkennen.
Wenn Ihr Unternehmen Waren zwischen Polen und anderen EU-Ländern transportiert, lohnt es sich, die Einführung vom Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) mit einer Überprüfung der Mehrwertsteuerabrechnungen (VAT) und der WDT-Dokumentation zu kombinieren. getsix® kann Sie bei der Umsatzsteuerberatung in Polen und der umfassenderen Steuerberatung in Polen unterstützen – einschließlich der Bewertung der Mehrwertsteuerauswirkungen grenzüberschreitender Warenbewegungen und der Organisation der Dokumentationspflichten – sowie bei Buchhaltungsdienstleistungen in Polen, die sich auf Datenkonsistenz und Prozessbereitschaft für die KSeF-Berichterstattung konzentrieren.
Häufig gestellte Fragen
Kann KSeF auf Rechnungen angewendet werden, die den Transfer eigener Waren dokumentieren?
Ja – wenn Sie (oder die Steuerbehörde) davon ausgehen, dass für einen solchen Transfer eine Rechnung erforderlich ist, sollte diese Rechnung, sobald KSeF für Sie gilt, als strukturierte Rechnung in KSeF ausgestellt werden.
Ist die Umsatzsteuerregistrierung im Bestimmungsland von Bedeutung?
In der Praxis ist dies von großer Bedeutung. Bei Bewegungen, die nach den allgemeinen Regeln abgerechnet werden, verwenden Steuerzahler häufig die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Bestimmungsland und melden den Vorgang in der EU-Umsatzliste (VAT-UE).
Wie bestimme ich den Rechnungswert, wenn kein Verkauf stattgefunden hat?
Sie sollten eine intern dokumentierte und einheitlich angewandte Bewertungsmethode (z. B. kostenbasiert oder buchwertbasiert) anwenden, die mit Ihren Buchhaltungsunterlagen und Bestandsaufzeichnungen übereinstimmt.
Ändert das Abrufverfahren die Situation?
Es kann die Abrechnungs- und Dokumentationsmethode ändern, jedoch nur, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. In vielen Unternehmen finden einige Bewegungen weiterhin außerhalb dieser Vereinfachung statt.
Wenn Sie weitere Fragen haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer getsix® Website.
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