E-Rechnung in Polen und Großbritannien: Ein Vergleich von KSeF mit den britischen Vorschriften
21 Juli 2026
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Die E-Rechnung in Polen und Großbritannien folgt derzeit unterschiedlichen Modellen. Polen nutzt seit 2026 das verpflichtende, zentralisierte KSeF-System. Großbritannien plant die elektronische Ausstellung und den Empfang aller Umsatzsteuerrechnungen ab April 2029. Internationale Unternehmen sollten einen gemeinsamen Rechnungsdaten-Kern mit getrennten Länder-Modulen aufbauen.
Wie unterscheiden sich die E-Rechnungsregeln?
In Polen muss eine Rechnung im Pflichtbereich an das Landesweite E-Rechnungssystem KSeF übermittelt werden. Nach der Annahme erhält sie eine KSeF-Nummer und eine offizielle Bestätigung. Die Finanzverwaltung ist direkt in den Ausstellungsprozess eingebunden.
In Großbritannien ist die E-Rechnung derzeit freiwillig. PDF, XML oder EDI sind zulässig, wenn Authentizität, Datenintegrität, Lesbarkeit, Kontrollen und Zustimmung des Empfängers gewährleistet sind.
Ab April 2029 sollen alle britischen Umsatzsteuerrechnungen elektronisch ausgestellt und empfangen werden. Datenstandard und Übermittlungsmodell sind noch nicht veröffentlicht. Ein gewöhnliches PDF dürfte nicht ausreichen, weil künftig strukturierte Daten automatisiert ausgetauscht werden sollen.
Wer muss KSeF in Polen anwenden?
Die Einführung erfolgte stufenweise:
- ab 1. Februar 2026 für Steuerpflichtige mit mehr als 200 Mio. PLN Bruttoumsatz im Jahr 2024;
- ab 1. April 2026 für weitere Unternehmen im Anwendungsbereich;
- ab 1. Januar 2027 für die kleinsten Steuerpflichtigen mit der Übergangsschwelle von 10.000 PLN brutto pro Monat im Jahr 2026.
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen unterhalb dieser Schwelle Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen. Bei Überschreitung beginnt die Pflicht mit der auslösenden Rechnung.
KSeF betrifft Unternehmen mit Sitz in Polen oder einer festen Niederlassung, die an der Transaktion beteiligt ist. Eine polnische Umsatzsteuer-Registrierung allein begründet keine automatische Pflicht.
Wie werden polnisch-britische Transaktionen fakturiert?
Ein polnischer Lieferant im KSeF-Anwendungsbereich stellt die Rechnung zunächst im System aus. Danach kann er dem britischen Kunden ein PDF mit QR-Code übermitteln. Der Kunde benötigt keinen regulären KSeF-Zugang.
Ein britisches Unternehmen ohne Sitz oder beteiligte feste Niederlassung in Polen muss grundsätzlich nicht über KSeF fakturieren. Eine Prüfung ist nötig, wenn lokale Mitarbeiter, Büro, Lager oder Team an Verkauf oder Leistung beteiligt sind.
Zusätzlich sind Leistungsort, Umsatzsteuer-Registrierung, Reverse Charge und Meldepflichten zu prüfen.
Wie sollten Systeme und Prozesse vorbereitet werden?
Empfehlenswert ist ein Rechnungsdaten-Kern mit getrennten Länder-Modulen. Unternehmen sollten:
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Adressen, Steuersätze, Währungen und Transaktionskennzeichen prüfen;
- strukturierte Rechnungsdaten von der PDF-Visualisierung trennen;
- XML, APIs und konfigurierbares Daten-Mapping unterstützen;
- Verfahren für Ablehnungen, Offline24, Nichtverfügbarkeit und Ausfälle definieren;
- einen Prozesseigentümer für Finanzen, Steuern, Buchhaltung und IT benennen.
In Polen zählt die stabile KSeF-Anwendung. In Großbritannien sollten Daten und Systeme vorbereitet werden, ohne sich vor der offiziellen Roadmap auf einen Standard festzulegen.
Den vollständigen Artikel können Sie hier lesen:
E-Rechnung in Polen und Großbritannien: Ein Vergleich von KSeF mit den britischen Vorschriften.
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