E-fakturowanie w Polsce i UK – porównanie KSeF i brytyjskich zasad

E-fakturowanie w Polsce i UK opiera się obecnie na odmiennych modelach. Polska od 2026 r. stosuje obowiązkowy, scentralizowany KSeF, natomiast Wielka Brytania planuje obowiązkowe e-fakturowanie wszystkich faktur VAT od kwietnia 2029 r. Firmy działające w obu krajach powinny utrzymywać wspólny rdzeń danych fakturowych, lecz odrębne moduły zgodności.

---

Jak różni się e-fakturowanie w Polsce i UK?

W Polsce faktura objęta obowiązkiem musi zostać przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Po przyjęciu otrzymuje numer KSeF i urzędowe poświadczenie odbioru, dlatego administracja skarbowa uczestniczy bezpośrednio w procesie jej wystawienia.

W Wielkiej Brytanii e-fakturowanie jest obecnie zasadniczo dobrowolne. Można stosować PDF, XML lub EDI, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności danych, czytelności, kontroli biznesowych i zgody odbiorcy.

Od kwietnia 2029 r. wszystkie brytyjskie faktury VAT mają być wystawiane i odbierane elektronicznie. Docelowy standard i model przesyłania nie zostały jeszcze opublikowane. Zwykły PDF prawdopodobnie nie wystarczy, ponieważ przyszły system ma opierać się na automatycznej wymianie ustrukturyzowanych danych.

---

Kogo obejmuje obowiązkowy KSeF?

Obowiązek wdrożono etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r.;
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podmiotów objętych obowiązkiem;
• od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników korzystających w 2026 r. z limitu 10 000 zł brutto miesięcznie.

Do końca 2026 r. podatnik mieszczący się w tym limicie może wystawiać faktury poza KSeF. Po jego przekroczeniu obowiązek powstaje od faktury, która spowodowała przekroczenie progu.

KSeF obejmuje głównie podatników posiadających w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności uczestniczące w transakcji. Sama rejestracja VAT lub polski NIP nie oznaczają automatycznie obowiązku korzystania z systemu.

---

Jak fakturować transakcje polsko-brytyjskie?

Polska firma objęta KSeF wystawia fakturę dla brytyjskiego klienta najpierw w systemie, a następnie przekazuje mu wizualizację, np. PDF z wymaganym kodem QR. Brytyjski odbiorca nie potrzebuje standardowego dostępu do KSeF.

Brytyjska firma bez siedziby ani uczestniczącego stałego miejsca działalności w Polsce co do zasady nie wystawia faktur przez KSeF. Jeżeli jednak posiada tu pracowników, biuro, magazyn lub zespół operacyjny zaangażowany w sprzedaż, potrzebna jest indywidualna analiza.

Niezależnie od KSeF należy zweryfikować miejsce świadczenia, rejestrację VAT, odwrotne obciążenie i obowiązki raportowe.

---

Jak przygotować systemy i procesy?

Najbezpieczniejszy model to jeden rdzeń danych i oddzielne moduły krajowe. Firma powinna:

• uporządkować numery VAT, adresy, stawki, waluty i oznaczenia transakcji;
• oddzielić dane faktury od jej wizualizacji PDF;
• zapewnić obsługę XML, API i elastycznego mapowania danych;
• przygotować procedury dla odrzuceń, trybu offline24 i awarii KSeF;
• wskazać właściciela procesu obejmującego finanse, podatki, księgowość i IT.

W Polsce priorytetem jest prawidłowa obsługa działającego KSeF. W Wielkiej Brytanii należy przygotować dane i architekturę, lecz nie wybierać standardu przed publikacją oficjalnych wymagań.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***