Firmengründung in Polen – 5 Schritte zur Unternehmensgründung

Ein Unternehmen in Polen zu gründen erfordert wichtige Entscheidungen, die die künftige Entwicklung des Geschäfts beeinflussen. Wie wählt man den richtigen Namen, die Geschäftsadresse und die Steuerstruktur? Welche Schritte sind notwendig, um das Unternehmen im Zentralen Gewerberegister (CEIDG) einzutragen und bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) zu melden? In diesem Artikel finden Sie praktische Informationen zu den einzelnen Schritten, die bei einer Unternehmensgründung in Polen zu beachten sind.

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Schritte zur Firmengründung in Polen

Der Prozess der Gründung eines Unternehmens in Polen folgt einer klar definierten Reihenfolge von Maßnahmen, die notwendig sind, um sicherzustellen, dass das Unternehmen legal und effizient betrieben wird. Der erste Schritt besteht darin, einen Namen, eine Adresse und den Tätigkeitsbereich gemäß den polnischen Klassifikationen der Tätigkeiten (PKD) auszuwählen. Anschließend ist es wichtig, die Besteuerungsform festzulegen, da diese die Buchhaltung und Steuerabrechnungen beeinflusst. Der nächste Schritt umfasst die Wahl der geeigneten Buchhaltungsmethode, die Eröffnung eines Geschäftskontos und die formale Registrierung des Unternehmens bei der CEIDG. Nach Abschluss der Registrierung muss das Unternehmen bei der ZUS gemeldet und ein Zeitplan für die Zahlung der Beiträge erstellt werden. Die folgenden Abschnitte des Artikels bieten eine detaillierte Erklärung jedes dieser Schritte.

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1. Auswahl des Firmennamens, der Adresse und des Tätigkeitsbereichs

Firmenname in Polen

Die Wahl des Firmennamens ist eine wichtige Entscheidung, die sowohl zur Identifizierung als auch zu Marketingzwecken dient. Der Firmenname sollte unabhängig von der Rechtsform das Unternehmen am Markt klar kennzeichnen und seinen Tätigkeitsbereich widerspiegeln. Für Kapitalgesellschaften ist beispielsweise die Bezeichnung „Sp. z o.o.“ (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) vorgeschrieben, während für Einzelunternehmen der Name des Inhabers (Vor- und Nachname) enthalten sein muss.

Der Firmenname sollte kurz, einprägsam und positiv für Kunden wahrnehmbar sein. Bei der Namensfindung ist es auch sinnvoll, zu überlegen, ob der Name in Werbematerialien gut verwendbar ist und ob es eine passende Internet-Domain gibt.

Geschäftsadresse

Unternehmer haben in Polen große Flexibilität bei der Wahl des Geschäftssitzes – dieser kann ein fester Servicestandort, ein Büro, ein Coworking-Bereich oder sogar eine Privatwohnung sein. Mobile Unternehmen, die Dienstleistungen beim Kunden vor Ort erbringen, können auch ohne feste Adresse tätig sein.

Bei der Anmeldung eines Unternehmens muss eine Korrespondenzadresse angegeben werden, an die offizielle Schreiben von Institutionen wie der ZUS oder dem Finanzamt gesendet werden. Wenn die Buchhaltungsunterlagen an einem anderen Ort aufbewahrt werden, zum Beispiel in einem Buchhaltungsbüro, sollte auch diese Adresse gemeldet werden. Wichtig ist, dass der Unternehmer einen rechtlichen Titel für alle gemeldeten Adressen haben muss – dies kann Eigentum, Miete, Pacht oder Leihnehmer sein.

Tätigkeitsbereich des Unternehmens

Bei der Firmengründung muss der Unternehmer in Polen den passenden der PKD-Code wählen, der das Profil seines Unternehmens am besten widerspiegelt. Der PKD-Code ist nicht nur für statistische Zwecke erforderlich, sondern beeinflusst auch steuerliche Aspekte, z.B. die Pflicht zur Mehrwertsteuerregistrierung oder zur Verwendung einer Registrierkasse. Der primäre PKD-Code sollte den Hauptbereich der Geschäftstätigkeit repräsentieren, zusätzliche Codes können aufgenommen werden, wenn das Unternehmen weitere, untergeordnete Tätigkeiten ausübt.

Es ist wichtig zu beachten, dass ein Unternehmer mehrere PKD-Codes anmelden kann, auch wenn nicht alle aufgeführten Tätigkeiten derzeit ausgeführt werden. Dies kann von Vorteil sein, wenn in Zukunft eine Erweiterung des Unternehmens in neue Bereiche geplant ist. Die Anmeldung von „leeren“ PKD-Codes zieht keine Konsequenzen nach sich und erfordert keine Löschung.

Jedoch sollte die entgegengesetzte Situation vermieden werden – der Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung ohne vorherige Anmeldung des entsprechenden PKD-Codes. In einem solchen Fall wäre eine Aktualisierung des Antrags erforderlich, was mit zusätzlichen Formalitäten verbunden sein könnte.

Die Suche nach PKD-Codes kann mit dem staatlichen Suchtool auf dem Portal Biznes.gov.pl erfolgen: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/szukaj-pkd.

2. Wahl der Steuerform

Die Wahl der Steuerform in Polen liegt beim Unternehmer, der sowohl finanzielle Aspekte als auch die Art des Unternehmens und das erwartete Einkommensniveau berücksichtigen sollte. Neunternehmer in Polen haben drei Steuerformen zur Auswahl:

• Steuertarif (Allgemeine Besteuerung) – Dies ist die am häufigsten gewählte Steuerform. Die Steuersätze liegen bei 12% bis zu einem Jahreseinkommen von 120.000 PLN und bei 32% für den überschreitenden Betrag. Diese Form gilt für Einkommen aus der Geschäftstätigkeit und anderen Quellen, wie z.B. zivilrechtliche Verträge oder Leistungen von ZUS (z.B. Renten). Außerdem gilt bei dem Steuertarif ein steuerfreier Betrag von 30.000 PLN.
• Pauschalbesteuerung – Unternehmer, die diese Steuerform wählen, zahlen einen festen Einkommenssteuersatz von 19%. Diese Option ist vorteilhaft für Personen mit höherem Einkommen, da die Steuer nicht mit zunehmendem Einkommen steigt. Allerdings gibt es hier keinen Steuerfreibetrag.
• Pauschale auf registrierte Einnahmen – Diese Steuerform basiert auf den Einnahmen statt auf den Gewinnen. Der Unternehmer muss keine vollständigen Buchhaltungsunterlagen führen, und die Steuersätze hängen von der Art der Tätigkeit und dem PKD-Code ab. Diese Option ist jedoch durch die Art der Tätigkeit begrenzt, da nicht alle Unternehmen die Pauschalbesteuerung nutzen können.

Die Wahl der Steuerform ist für den Unternehmer entscheidend, da sie die Buchhaltungsmethode, die Steuerbelastung und die Möglichkeit zur Nutzung verschiedener Steuervergünstigungen beeinflusst.

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3. Festlegung der Buchhaltungsmethode und Eröffnung eines Bankkontos

Buchhaltungsmethode

Jeder Unternehmer in Polen ist verpflichtet, geeignete Buchhaltungsunterlagen zu führen, die Rechnungen, Quittungen und Aufzeichnungen umfassen. Je nach gewählter Steuerform können Unternehmer unterschiedliche Buchhaltungsmethoden verwenden.

Es gibt zwei Hauptarten der Buchhaltung:

• Einfache Buchhaltung – umfasst das Führen eines Steuerbuchs für Einnahmen und Ausgaben (KPiR) oder eines Einnahmenverzeichnisses im Falle einer Pauschalbesteuerung.
• Doppelte Buchführung – basiert auf der Führung vollständiger Bücher, die detaillierte Dokumentationen finanzieller Transaktionen erfordern.

Unternehmen können die Buchhaltung intern führen oder die Dienste externer Buchhaltungsbüros nutzen. Die Zusammenarbeit mit Fachleuten spart Zeit und vermeidet Fehler bei den Abrechnungen. getsix® bietet umfassende Dienstleistungen im Bereich Buchhaltung, Buchführung sowie HR und Payroll, insbesondere für mittlere und große Unternehmen. Wir unterstützen Sie bei der Steueroptimierung und der Einhaltung aktueller Vorschriften. Wir laden Sie ein, uns zu kontaktieren.

Bankkonto

Jeder Unternehmer in Polen muss über ein Bankkonto für Transaktionen im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit verfügen. Dies kann entweder ein Geschäftskonto oder ein persönliches Konto sein, solange es ein Einzelkonto ist. Allerdings entscheiden sich die meisten Unternehmer für ein Geschäftskonto, da es die Abrechnung vereinfacht und den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Ein Geschäftskonto ist für Transaktionen von über 15.000 PLN unerlässlich, da Bargeldzahlungen zwischen Unternehmen über diesen Betrag hinaus verboten sind. Zudem sind Geschäftskonten für die Abrechnung mit dem Finanzamt und ZUS sowie für die Nutzung des Split-Payment-Mechanismus erforderlich. Unternehmen, die Mehrwertsteuerpflichtige sind, müssen ebenfalls ein Geschäftskonto besitzen, um in der „Weißen Liste“ der MwSt. zu erscheinen.

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4. Unternehmensregistrierung im CEIDG

Zur Gründung eines Unternehmens in Polen muss der Unternehmer es im Zentralen Unternehmensregister und Informationsdienst (CEIDG) registrieren. Dies kann online, im Büro oder per Post erfolgen.

Die Registrierung erfolgt über das Formular CEIDG-1, das alle wichtigen Informationen über das Unternehmen enthält, wie Name, Adresse und Art der Tätigkeit. Die Registrierung ist kostenlos und gilt hauptsächlich für Einzelunternehmen und Partner von Personengesellschaften.

Für Partnerschaften und Kapitalgesellschaften in Polen ist ein Eintrag im Nationalen Gerichtsregister (KRS) erforderlich. Es besteht auch die Möglichkeit, ein nicht registriertes Unternehmen zu betreiben, sofern die monatlichen Einnahmen die Hälfte des Mindestlohns nicht überschreiten.

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5. Gewerbeanmeldung bei der ZUS und Beitragszahlung

Der Unternehmer hat 7 Tage nach der Registrierung des Unternehmens im CEIDG Zeit, das Unternehmen bei der ZUS anzumelden. Dies kann gleichzeitig mit der Registierung des CEIDG-1-Formulars geschehen, was die Formalitäten zusammen mit der Unternehmensregistrierung erleichtert.

Jeder Unternehmer, der in Polen ein Unternehmen gründet, muss ZUS-Beiträge zahlen, die Sozialversicherung (Alters-, Erwerbsunfähigkeits-, Unfallversicherung), Krankenversicherung sowie Beiträge zum Arbeitsfonds und Solidaritätsfonds umfassen.

Neunternehmer können verschiedene Vergünstigungen in Anspruch nehmen, die die ZUS-Kosten senken. Wenn das Unternehmen neu gegründet ist, kann es von einem sogenannten Gründungszuschuss profitieren. Dies bedeutet, dass der Unternehmer in den ersten 6 Monaten nur die Krankenversicherungsbeiträge zahlt, was die monatlichen Geschäftskosten erheblich senkt.

Nach 6 Monaten besteht die Möglichkeit, eine weitere Vergünstigung – Vorzugsbeiträge bei der ZUS – zu nutzen, die in den folgenden 24 Monaten niedriger sind. Wenn der Unternehmer nicht für Vergünstigungen in Frage kommt, muss er die Sozialversicherungsbeiträge auf Grundlage von mindestens 60 % des durchschnittlichen Gehalts zahlen. Es ist wichtig zu beachten, dass die ZUS-Vergünstigungen nur für den Unternehmer gelten und keine angestellten Mitarbeiter im Unternehmen betreffen.

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Zusammenfassung

Bei der Firmengründung in Polen ist es entscheidend, jeden Schritt sorgfältig zu planen, um unnötige Komplikationen zu vermeiden. Zu den wichtigsten Schritten gehören die Wahl eines geeigneten Firmennamens und der Adresse, die Entscheidung über die Steuerstruktur und Buchhaltungsmethode, sowie die Registrierung des Unternehmens im CEIDG und die Anmeldung bei der ZUS. In jeder Phase des Prozesses werden Entscheidungen getroffen, die künftige Verpflichtungen und Kosten der Unternehmensführung beeinflussen. Eine gut geplante Unternehmensgründung kann die tägliche Geschäftsführung erleichtern und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Geschäftsentwicklung statt auf Formalitäten zu konzentrieren.

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