Firmenwagen im Rahmen der estnischen Körperschaftsteuer (CIT) in Polen – wenn 50 % der Ausgaben zu versteckten Gewinnen werden

Ein Firmenwagen im Rahmen der estnischen Körperschaftsteuer (CIT) in Polen wird oft als gängiges Geschäftsinstrument betrachtet. Er kann von Führungskräften, Vertriebsmitarbeitern, Vorstandsmitgliedern und Mitarbeitern genutzt werden, die für die Mandantenbetreuung zuständig sind. Ein Problem entsteht jedoch, wenn ein Unternehmen die polnische Pauschalbesteuerung für Unternehmensgewinne anwendet, die gemeinhin als estnische Körperschaftsteuer (CIT) bezeichnet wird, und das Fahrzeug von einer mit dem Gesellschafter verbundenen Person genutzt wird, wobei das Auto nicht ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wird. In einem solchen Fall kann ein Teil der Ausgaben nicht als gewöhnliche Betriebsausgabe, sondern als steuerpflichtiger versteckter Gewinn behandelt werden.

Diese Frage wurde im Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts Polens (NSA) vom 20. November 2025, Aktenzeichen II FSK 397/23, behandelt. Ausgehend von den im Fall beschriebenen Sachverhalten und den verfügbaren Zusammenfassungen des Urteils können, wenn Fahrzeuge Personen zur Verfügung gestellt werden, die mit den Gesellschaftern verbunden sind, 50 % der fahrzeugbezogenen Aufwendungen als versteckter Gewinn besteuert werden, sofern das Fahrzeug nicht ausschließlich für geschäftliche Tätigkeiten genutzt wird. Kann das Unternehmen jedoch eine ausschließliche geschäftliche Nutzung nachweisen, sollte dieser Mechanismus keine Anwendung finden.

Was Artikel 28m des polnischen Körperschaftsteuergesetzes in der Praxis bedeutet

Ausgangspunkt ist § 28m des polnischen Körperschaftsteuergesetzes (CIT Act). Im Rahmen der Pauschalregelung für Unternehmenserträge umfasst die Besteuerung unter anderem Erträge aus versteckten Gewinnen und Erträge aus Aufwendungen, die nicht mit der Geschäftstätigkeit in Zusammenhang stehen. Hierbei handelt es sich um zwei getrennte Steuerkategorien, die nicht synonym verwendet werden sollten.

Das Gesetz definiert versteckte Gewinne als monetäre oder nichtmonetäre, gezahlte, nicht gezahlte oder teilweise gezahlte Leistungen im Zusammenhang mit dem Recht auf Gewinnbeteiligung, wobei der Begünstigte direkt oder indirekt ein Gesellschafter, Partner oder ein mit dem Steuerpflichtigen oder diesem Gesellschafter bzw. Partner verbundenes Unternehmen ist. Das bedeutet, dass es für steuerliche Zwecke nicht ausreicht, festzustellen, dass der Nutzer des Fahrzeugs ein Arbeitnehmer ist. Es spielt auch eine Rolle, ob diese Person mit dem Eigentümer des Unternehmens verbunden ist.

Besondere Bedeutung kommt hier Artikel 28m(4)(2) des polnischen Körperschaftsteuergesetzes zu. Diese Bestimmung besagt, dass Aufwendungen im Zusammenhang mit der Nutzung von Personenkraftwagen und bestimmten anderen Vermögenswerten vollständig von den versteckten Gewinnen ausgenommen sind, wenn sie ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden, und nur zu 50 %, wenn sie nicht ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden. In der Praxis bedeutet dies, dass bei gemischter Nutzung die verbleibenden 50 % einen steuerpflichtigen versteckten Gewinn darstellen können, wenn der Begünstigte mit dem Gesellschafter oder Partner verbunden ist.

Der Arbeitnehmerstatus allein schließt das Risiko nicht aus

Einer der häufigsten praktischen Fehler besteht darin, anzunehmen, dass, wenn das Fahrzeug einem Arbeitnehmer anvertraut wurde, die Angelegenheit rein arbeitsrechtlicher Natur ist und nicht unter die Kategorie der versteckten Gewinne fällt. Nach dem estnischen Körperschaftsteuergesetz in Polen ist dieser Ansatz zu vereinfachend. Ist der Nutzer des Fahrzeugs eine mit dem Gesellschafter verbundene Person, kann die Steuerbehörde nicht nur die Form des Arbeitsverhältnisses prüfen, sondern auch, ob die Nutzung von Unternehmensvermögen tatsächlich eine mit dem Eigentumsbereich verbundene Vergünstigung darstellt und nicht rein arbeitsrechtlicher Natur ist.

Dies ist besonders heikel in Familienunternehmen in Polen, in denen enge Familienangehörige der Gesellschafter beim Unternehmen beschäftigt sind und gleichzeitig Firmenwagen für Zwecke nutzen, die über reine Geschäftsreisen hinausgehen. In diesem Modell macht ein Arbeitsvertrag allein die Ausgabe nicht automatisch steuerneutral.

Die gemischte Nutzung ist der Hauptrisikofaktor

Das größte Risiko entsteht, wenn das Fahrzeug nicht ausschließlich für geschäftliche Tätigkeiten genutzt wird. Dies betrifft nicht nur Situationen, in denen das Unternehmen die private Nutzung des Fahrzeugs ausdrücklich gestattet. Das Problem kann auch auftreten, wenn das Unternehmen keine verlässlichen Nachweise dafür hat, dass das Fahrzeug ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wurde. Das Gesetz legt die Beweislast eindeutig beim Steuerpflichtigen.

Aus praktischer Sicht ist dies von entscheidender Bedeutung. Eine Bestimmung in einer internen Richtlinie oder eine allgemeine Erklärung des Arbeitnehmers reicht in der Regel nicht aus, wenn die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs nicht ordnungsgemäß geregelt und dokumentiert wurde. Je größer die Freiheit des Nutzers ist, desto schwieriger wird es nachzuweisen, dass das Fahrzeug ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wurde.

Seit dem 1. Januar 2023 müssen die beiden Steuerregelungen klar voneinander getrennt werden

Im Zuge der am 1. Januar 2023 in Kraft getretenen Gesetzesänderung hat der Gesetzgeber § 28m Abs. 4a bezüglich nicht geschäftsbezogener Aufwendungen hinzugefügt. Auch hier gilt die Regel, dass Aufwendungen im Zusammenhang mit der Nutzung von Personenkraftwagen und bestimmten anderen Vermögensgegenständen vollständig von dieser Kategorie ausgenommen sind, wenn die Nutzung ausschließlich geschäftsbezogen ist, und nur zu 50 %, wenn die Nutzung gemischt ist. Damit hat der Gesetzgeber Fälle, die versteckte Gewinne betreffen, klar von solchen getrennt, die Aufwendungen ohne Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit betreffen.

In der Praxis bedeutet dies, dass seit dem 1. Januar 2023 bei der Analyse von Firmenwagen im Rahmen der estnischen Körperschaftsteuer in Polen die erste Frage lauten sollte: Wer ist der Begünstigte des Vorteils? Handelt es sich um einen Gesellschafter oder eine verbundene Partei, verlagert sich der Fokus auf versteckte Gewinne. Wird das Fahrzeug hingegen außerhalb des Kreises der mit dem Eigentümer verbundenen Personen genutzt, gewinnt die separate Kategorie der nicht geschäftsbezogenen Aufwendungen an Bedeutung.

Wo Unternehmen am häufigsten Fehler machen

Der erste Fehler besteht darin, nicht zwischen einem Mitarbeiter, der nicht mit dem Gesellschafter verwandt ist, und einer Person, die mit dem Gesellschafter verwandt ist, zu unterscheiden. Aus organisatorischer Sicht mögen beide die gleichen Aufgaben haben und denselben Firmenwagen nutzen, doch nach dem estnischen Körperschaftsteuergesetz hat dies nicht zwangsläufig die gleichen steuerlichen Konsequenzen.

Der zweite Fehler ist die mangelnde tatsächliche Kontrolle darüber, wie das Fahrzeug genutzt wird. Wenn das Fahrzeug dem Nutzer dauerhaft zur Verfügung steht, bei ihm zu Hause geparkt ist und das Unternehmen keine zuverlässigen Aufzeichnungen führt, wird es sehr schwierig, die Position zu verteidigen, dass das Fahrzeug ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wurde.

Der dritte Fehler besteht darin, die Analyse bis zu einer Steuerprüfung oder dem Jahresabschluss aufzuschieben. In der Praxis können Fehler in diesem Bereich schnell zu einem Risiko für Steuerrückstände führen, da das Pauschalsteuersystem eine fortlaufende Beurteilung erfordert, ob auf Seiten des Unternehmens bereits steuerpflichtiges Einkommen entstanden ist.

Wie lässt sich das Risiko in der Praxis verringern – Checkliste

Wenn ein Unternehmen in Polen das Steuerrisiko verringern möchte, sollte es Firmenwagen nicht nur als Teil seiner Fuhrparkpolitik betrachten, sondern auch als einen Bereich der Steuerkonformität in Polen. In der Praxis empfiehlt es sich:

1. die Einführung klarer interner Regeln für die Nutzung von Firmenfahrzeugen,
2. die gesonderte Prüfung der Situation von Personen, die mit Gesellschaftern verbunden sind,
3. die Führung von Fahrtenbüchern oder anderer zuverlässiger Unterlagen, die die geschäftliche Nutzung belegen,
4. die Festlegung von Regeln für das Parken des Fahrzeugs, die Schlüsselübergabe und die Abrechnung der Betriebskosten,
5. die regelmäßige Überprüfung, ob auf Seiten des Unternehmens steuerpflichtiges Einkommen entstanden ist.

Bei Familienunternehmen oder Gesellschaften mit einer komplexeren Eigentümerstruktur lohnt es sich, diese Schritte mit einer umfassenderen Überprüfung im Bereich der Steuerberatung in Polen zu kombinieren.

Ein Firmenwagen im Rahmen der estnischen Körperschaftsteuer (CIT) in Polen ist nicht immer ein steuerneutrales Arbeitsmittel. Wird das Fahrzeug von einer mit dem Gesellschafter verbundenen Person genutzt und nicht ausschließlich für geschäftliche Zwecke eingesetzt, können 50 % der Ausgaben als versteckter Gewinn eingestuft werden. Seit dem 1. Januar 2023 muss diese Kategorie zudem klar von Ausgaben unterschieden werden, die nicht mit der Geschäftstätigkeit zusammenhängen und vom polnischen Gesetzgeber gesondert geregelt wurden. Für Unternehmen stellen sich daher drei zentrale Fragen: Wer nutzt das Fahrzeug, steht diese Person in einem Verhältnis zum Firmeninhaber und kann das Unternehmen die ausschließliche geschäftliche Nutzung nachweisen?

Rechtsgrundlage:
Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts Polens vom 20. November 2025, Aktenzeichen II FSK 397/23.

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