Haftung für Fehler im Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen

Die Haftung für KSeF-Fehler in Polen trifft in erster Linie den Steuerpflichtigen, auch wenn Mitarbeiter oder ein externes Buchhaltungsbüro die Rechnung ausstellen. Daneben können Mitarbeiter, Geschäftsführung und Dienstleister nach anderen Rechtsgrundlagen haften. Die Strafen nach Art. 106ni werden 2026 nicht angewendet; nach einem Gesetzentwurf sollen sie erst ab dem 1. Januar 2028 gelten.

Wer für Fehler im Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen einsteht, lässt sich nicht mit einer einzigen Regel beantworten, denn die Haftung für KSeF-Fehler beruht auf mehreren Rechtsgrundlagen. Maßgeblich sind die Pflichten des Steuerpflichtigen gegenüber den Steuerbehörden und die tatsächliche Rolle der Beteiligten im Rechnungsprozess.

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Wer haftet primär für KSeF-Fehler?

Die Verantwortung für die KSeF-Pflichten liegt in erster Linie beim Steuerpflichtigen. Bei Gesellschaften gilt dies auch dann, wenn eine Rechnung technisch von einem Mitarbeiter, einem Buchhalter oder einem externen Buchhaltungsbüro ausgestellt wird.

Die Vergabe von KSeF-Berechtigungen ist eine organisatorische und technische Maßnahme. Sie überträgt die gesetzlichen Pflichten des Steuerpflichtigen nicht automatisch auf den Systemnutzer.

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Wann können Mitarbeiter, Geschäftsführung und Buchhaltungsbüros haften?

Ein Fehler kann zusätzlich eine Haftung auf anderer Grundlage begründen, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind. Ein KSeF-Fehler führt dabei nicht automatisch zu einer persönlichen Haftung.

• Mitarbeiter: Nach den Vorschriften des polnischen Arbeitsgesetzbuchs kommt es unter anderem auf Pflichtverletzung, Verschulden, Schaden und Kausalzusammenhang an; Schulung, klare Verfahren und Prüfmöglichkeiten spielen eine Rolle.
• Geschäftsführung: Bei einer sp. z o.o. haftet ein Mitglied nach Art. 293 des polnischen Handelsgesellschaftengesetzbuchs für Schäden durch gesetzes- oder gesellschaftsvertragswidriges Handeln, sofern es kein Verschulden trifft.
• Buchhaltungsbüro: Es kann nur im Umfang der Pflichten haften, die es im Dienstleistungsvertrag tatsächlich übernommen hat, insbesondere nach Art. 471 des polnischen Zivilgesetzbuchs.

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Führt jeder KSeF-Fehler zu einer Geldstrafe?

Nein. Art. 106ni des polnischen Mehrwertsteuergesetzes betrifft bestimmte Verstöße, etwa wenn keine strukturierte Rechnung über KSeF ausgestellt oder eine Rechnung nicht fristgerecht übermittelt wird. Die Strafe kann bis zu 100 % der ausgewiesenen Mehrwertsteuer betragen, ohne ausgewiesene VAT bis zu 18,7 % des Gesamtbetrags der Forderung.

Ein Fehler kann stattdessen eine Korrekturrechnung oder eine Berichtigung der Steuerabrechnung erfordern. Eine von KSeF angenommene Rechnung kann der Steuerpflichtige nicht mehr selbst löschen oder bearbeiten.

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Ab wann gelten die KSeF-Strafen in Polen?

Im Jahr 2026 werden die Strafen nach Art. 106ni nicht angewendet. Nach geltender Rechtslage sollen sie für Verstöße ab dem 1. Januar 2027 gelten. Ein Gesetzentwurf des Ministerrats vom 20. Oktober 2026 sieht eine Verlängerung bis zum 31. Dezember 2027 vor; tritt er in der vorgeschlagenen Form in Kraft, greifen die Strafen ab dem 1. Januar 2028.

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Wie sollten Unternehmen die Verantwortlichkeiten verteilen?

Bei einem Fehler sollten Unternehmen zuerst Art und Folgen feststellen und erst danach die Schuldfrage prüfen. Entscheidend ist ein Rechnungsprozess, der klar regelt, wer für folgende Punkte zuständig ist:

• die Ausgangsdaten der Rechnung
• die Freigabe vor dem Versand
• den Versand und die Überwachung des Rechnungsstatus
• Korrekturen und Fehlerbehebung

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