KI und der Arbeitsmarkt in Polen – Chancen, Risiken und Herausforderungen für Arbeitgeber

KI und der Arbeitsmarkt in Polen werden zu einem immer wichtigeren Thema für Unternehmer, Arbeitnehmer und Führungskräfte, die für die Organisationsentwicklung verantwortlich sind. Künstliche Intelligenz, insbesondere generative KI, ist längst keine Technologie mehr, die nur von IT-Abteilungen getestet wird. Sie beginnt nun, Einfluss auf die tägliche Büroarbeit, den Kundenservice, die Datenanalyse, die Dokumentenerstellung, das Berichtswesen, das Marketing, das Personalwesen, die Lohnabrechnung sowie Finanz- und Buchhaltungsprozesse zu nehmen.

Für in Polen tätige Unternehmen lautet die zentrale Frage nicht mehr, ob KI den Arbeitsmarkt verändern wird, sondern wie sie ihr Unternehmen auf diesen Wandel vorbereiten können. Die verfügbaren Daten zeichnen ein gemischtes Bild. Einerseits kann KI Aufgaben beschleunigen, repetitive Arbeiten reduzieren und die Produktivität steigern. Andererseits kann sie Qualifikationslücken vergrößern, den Druck auf bestimmte administrative Funktionen erhöhen und Unsicherheit unter den Mitarbeitern schaffen.

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Generative KI in Polen – Nutzung liegt weiterhin unter dem EU-Durchschnitt

Laut Eurostat-Daten nutzen die Menschen in Polen generative KI-Tools seltener als im EU-Durchschnitt. Im Jahr 2025 gaben 22,68 % der Menschen in Polen an, in den vorangegangenen drei Monaten GenAI genutzt zu haben, verglichen mit einem EU-Durchschnitt von 32,66 %. Das bedeutet, dass Polen weiterhin unter dem europäischen Durchschnitt liegt, obwohl generative Tools weit verbreitet sind und in vielen Fällen kostenlos oder zu relativ geringen Kosten genutzt werden können.

Unterschiede zeigen sich auch im beruflichen Umfeld und im Bildungsbereich. Unter den IKT-Fachkräften in Polen nutzten 57,81 % GenAI für berufliche Aufgaben, was zeigt, dass die Technologie in digitalen Berufen bereits Teil des Arbeitsalltags wird. In der breiteren Erwerbsbevölkerung sowie bei Schülern und Studierenden liegen die Werte jedoch deutlich niedriger. In Polen nutzten 37,12 % der Schüler und Studierenden GenAI für formale Bildungszwecke, verglichen mit dem EU-Durchschnitt von 52,99 %.

Für Arbeitgeber deutet dies auf eine erhebliche Qualifikationslücke hin. Einige Mitarbeiter nutzen KI bereits auf fortgeschrittene Weise, während andere wenig oder gar keine Erfahrung haben, ihre praktischen Anwendungsmöglichkeiten nicht kennen oder unsicher sind, ob an ihrem Arbeitsplatz Regeln für den Einsatz solcher Tools gelten.

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KI verändert Arbeitsaufgaben, nicht nur die Anzahl der Arbeitsplätze

Eine der wichtigsten Schlussfolgerungen aus der Forschung zu den Auswirkungen von KI auf den polnischen Arbeitsmarkt ist, dass Automatisierung nicht einfach als das Verschwinden ganzer Berufsgruppen verstanden werden sollte. Ein wahrscheinlicheres Szenario isteine Veränderung der Aufgabenstruktur innerhalb bestehender Rollen.

Ein Bericht von NASK und der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) zeigt, dass rund 30,3 % der Arbeitsplätze in Polen, also etwa 5,08 Millionen Stellen, in gewissem Maße von Automatisierung oder Transformation im Zusammenhang mit generativer KI betroffen sind. Gleichzeitig arbeiten rund 817.500 Menschen, also 4,9 % der Beschäftigten, in Berufen mit dem höchsten Risiko, in denen die meisten Aufgaben automatisiert oder erheblich verändert werden könnten.

Diese Differenzierung ist wichtig. In der Praxis mag KI zwar bestimmte Tätigkeiten übernehmen, doch wird sie nicht immer eine gesamte Stelle ersetzen. So kann sie beispielsweise die Erstellung von Dokumenten, die Analyse großer Datenmengen, die Erstellung von Zusammenfassungen, die Klassifizierung von Informationen oder die erste Bearbeitung von Anfragen unterstützen. Qualitätskontrolle, die Beurteilung des geschäftlichen Kontexts, Entscheidungsbefugnisse, Kenntnisse der polnischen Rechtsvorschriften sowie die Kommunikation mit Mandanten, Mitarbeitern oder Behörden werden jedoch weiterhin erforderlich sein.

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Welche Berufe in Polen sind am stärksten von KI betroffen?

Am stärksten von generativer KI betroffen sind Berufe, bei denen ein großer Teil der Arbeit aus sich wiederholenden, textbasierten, administrativen, analytischen oder informationsverarbeitenden Aufgaben besteht.

Dies zeigt sich besonders deutlich bei Büroangestellten. Laut dem Bericht von NASK und ILO arbeiten 71,2 % der Menschen in dieser Berufsgruppe in Funktionen, die in unterschiedlichem Maße der GenAI ausgesetzt sind, während 47,2 % in die Gruppe mit der höchsten Gefährdung fallen. In der Praxis umfasst dies Aufgaben wie die Erstellung von Dokumenten, die Führung von Registern, die Organisation von Daten, die Überprüfung einfacher Informationen oder die Bearbeitung sich wiederholender Korrespondenz.

Zu den Berufen mit sehr hohem Risiko zählen auch Rechnungsbearbeiter, Korrektoren, Textverarbeitungsfachkräfte, Informationssachbearbeiter, ausgewählte Tätigkeiten in der Datenverarbeitung sowie Buchhaltungsfachkräfte. Das bedeutet nicht, dass diese Berufe automatisch verschwinden werden. Es deutet jedoch darauf hin, dass sich ihr Aufgabenbereich schneller verändern könnte als in Berufen, die hauptsächlich auf körperlicher Arbeit, direkter technischer Dienstleistung oder Aufgaben beruhen, die eine Anwesenheit vor Ort erfordern.

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Die Auswirkungen von KI auf den Arbeitsmarkt werden nicht einheitlich sein

Die Auswirkungen von KI auf den Arbeitsmarkt in Polen werden nicht für alle Gruppen gleich sein. Unterschiede in Bezug auf Geschlecht, Alter und Beschäftigungsstruktur sind besonders wichtig.

Frauen sind häufiger in Berufen vertreten, die der GenAI ausgesetzt sind. Bei den Frauen sind 39,1 % der Arbeitsplätze dieser Technologie ausgesetzt, verglichen mit 22,8 % bei den Männern. Dieser Unterschied resultiert hauptsächlich aus dem höheren Anteil von Frauen in Büro- und Verwaltungsberufen, in denen bestimmte Aufgaben leichter durch KI unterstützt oder automatisiert werden können.

In der Altersgruppe der 15- bis 24-Jährigen arbeiten 47,8 % der Frauen in Berufen, die durch Automatisierung verändert werden könnten, verglichen mit 22,7 % der Männer derselben Altersgruppe. Dies bedeutet, dass junge Menschen, die in den polnischen Arbeitsmarkt eintreten, möglicherweise besonders schnell damit konfrontiert werden, ihre Arbeitsweise anzupassen, neue Kompetenzen zu entwickeln oder ihre Karrierewege zu überdenken.

Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie ihre Weiterbildungsstrategien bewusster gestalten sollten. Programme zur Entwicklung von KI-Kompetenzen sollten sich nicht nur an die technischen Abteilungen richten. Sie sollten auch Mitarbeiter aus den Bereichen Verwaltung, Finanzen, Buchhaltung, Personalwesen, Kundenservice, Marketing und Managementunterstützung einbeziehen.

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Fehlende Regeln für den KI-Einsatz erhöhen das Geschäftsrisiko

Trotz des wachsenden Interesses an künstlicher Intelligenz ist die formelle Einführung von GenAI-Tools an polnischen Arbeitsplätzen nach wie vor begrenzt. Laut der Studie von NASK und ILO geben nur 9,4 % der Erwerbstätigen an, dass GenAI-Tools an ihrem Arbeitsplatz bereits implementiert wurden. Weitere 19 % geben an, dass eine Implementierung geplant ist. Gleichzeitig sagen 44,5 %, dass ihr Arbeitgeber nicht vorhat, solche Lösungen einzusetzen, während 27,2 % nicht wissen, ob es entsprechende Pläne gibt.

Ein noch größeres Problem ist das Fehlen von Regeln für den Einsatz von KI. Mehr als zwei Drittel der Erwerbstätigen haben keine Richtlinien zur Nutzung von GenAI-Tools erhalten, und nur 8,1 % geben an, dass solche Richtlinien in ihrer Organisation existieren.

Für Unternehmen in Polen birgt dies spezifische Risiken. Mitarbeiter könnten KI informell und ohne Wissen des Arbeitgebers nutzen und Unternehmensdaten, Kundendaten, Finanzinformationen, Vertragsinhalte, Mitarbeiterdaten oder andere vertrauliche Informationen in externe Tools eingeben. Dies kann zu Problemen in Bezug auf Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse, Informationssicherheit, Haftung für unrichtige Inhalte und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften führen.

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KI kann die Bereiche Buchhaltung, Finanzen und Personalwesen verbessern, doch die Kontrolle durch Experten bleibt unverzichtbar

Verwaltungs-, Finanz-, Buchhaltungs- sowie Personal- und Gehaltsabrechnungsprozesse gehören zu den Bereichen, in denen KI relativ schnell implementiert werden kann. Künstliche Intelligenz kann die Klassifizierung von Dokumenten, die Erstellung von Berichten und Zusammenfassungen, die Datenanalyse, Konsistenzprüfungen und die interne Kommunikation unterstützen.

KI ersetzt jedoch nicht die Verantwortung des Unternehmers für korrekte Abrechnungen, Dokumentation und Personalentscheidungen. In Fragen der Buchhaltung, Steuern und Lohnabrechnung in Polen bleiben aktuelle Kenntnisse der polnischen Vorschriften, die korrekte Klassifizierung von Geschäftsvorfällen, die Überprüfung von Belegen, die Risikobewertung sowie die Verantwortung für fristgerechte und genaue Abrechnungen unerlässlich.

Aus diesem Grund sollte die Einführung von KI in diesen Bereichen als Teil einer umfassenderen Prozessorganisation betrachtet werden und nicht als eigenständige Lösung. Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit in Polen ausbauen, sollten zudem für eine ordnungsgemäß organisierte Buchhaltung in Polen, gut strukturierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste sowie zuverlässige Verfahren zur Kontrolle von Daten und Dokumenten sorgen.

In der Praxis kann KI die Arbeit von Finanz- und HR-Teams beschleunigen, sollte jedoch nicht ohne fachkundige Aufsicht eingesetzt werden. Dies ist besonders wichtig für ausländische Unternehmen, die in Polen geschäftlich tätig sind, wo Automatisierung mit lokalem Wissen in den Bereichen Buchhaltung, Steuern und Lohnabrechnung kombiniert werden sollte.

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Die wichtigsten Chancen der KI: Produktivität, Schnelligkeit und bessere Arbeitsorganisation

Die positiven Auswirkungen der KI auf den Arbeitsmarkt zeigen sich am deutlichsten dort, wo die Technologie die Mitarbeiter bei zeitaufwändigen, sich wiederholenden Aufgaben oder bei Aufgaben unterstützt, die die Verarbeitung großer Informationsmengen erfordern.

Zu den am häufigsten genannten Vorteilen gehören:

• Zeitersparnis und schnellere Erledigung von Aufgaben, 
• verbesserte Arbeitsorganisation und höhere Effizienz, 
• Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten, Berichten und Analysen, 
• einfachere Organisation von Informationen, 
• Entlastung der Mitarbeiter bei Routineaufgaben. 

Laut dem Bericht von NASK und ILO sehen 54,8 % der Beschäftigten in Berufen, die durch GenAI von Automatisierung betroffen sind, diese Technologie als Chance, ihre Arbeit zu beschleunigen. Dies ist ein wichtiges Signal für Arbeitgeber. Mitarbeiter, die am stärksten von Veränderungen ihrer Aufgaben betroffen sind, sehen oft auch das größte Effizienzpotenzial.

In einer gut geführten Organisation kann KI daher nicht nur Kosten senken, sondern auch die Arbeitsqualität verbessern. Dies erfordert jedoch gut vorbereitete Prozesse. Technologie allein löst keine Probleme, die durch unorganisierte Daten, unklare Zuständigkeiten, chaotische Dokumentation oder vage Entscheidungsprozesse verursacht werden.

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Die Hauptrisiken der KI: Stellenabbau, Fehler und Kontrollverlust

Die negativen Auswirkungen der KI auf den Arbeitsmarkt hängen vor allem mit der Verunsicherung der Beschäftigten, dem Risiko der Automatisierung bestimmter Aufgaben und einem möglichen Rückgang der Nachfrage nach bestimmten Qualifikationen zusammen.

In Berufen, die stark von GenAI betroffen sind, sehen 29,3 % der Beschäftigten den Stellenabbau als größte Bedrohung an, während 41,3 % mit sinkenden Einkommen in ihrer Branche rechnen. Diese Bedenken sollten von Arbeitgebern nicht ignoriert werden. Selbst wenn KI nicht direkt zum Wegfall von Arbeitsplätzen führt, kann sie die Erwartungen an die Beschäftigten, das Arbeitstempo und die Kriterien zur Leistungsbewertung verändern.

Von KI verursachte Fehler stellen ein weiteres wichtiges Risiko dar. Generative Modelle können Inhalte produzieren, die glaubwürdig klingen, aber sachlich falsch, veraltet oder nicht an den rechtlichen und geschäftlichen Kontext angepasst sind. In Bereichen wie Steuern, Arbeitsrecht in Polen, Buchhaltung, Lohnabrechnung, Unternehmensdokumentation oder Mandantenkommunikation können falsche Informationen zu realen finanziellen und rechtlichen Konsequenzen führen.

Zudem besteht die Gefahr eines Kompetenzverlusts. Wenn Mitarbeiter KI nutzen, ohne den zugrunde liegenden Prozess zu verstehen, können sie nach und nach die Fähigkeit verlieren, selbstständig zu analysieren, Informationen kritisch zu bewerten und Ergebnisse zu überprüfen. KI sollte daher als unterstützendes Werkzeug betrachtet werden, nicht als Ersatz für fachliches Denken.

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KI-Kompetenzen gewinnen für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zunehmend an Bedeutung

Der Einsatz von KI hängt nicht nur vom Zugang zu den entsprechenden Tools ab, sondern vor allem von der Kompetenz der Anwender. Im Falle der generativen KI ist der Einstieg relativ einfach.Um jedoch wertvolle Ergebnisse zu erzielen, muss man in der Lage sein, Probleme zu definieren, präzise Fragen zu stellen, iterativ mit dem Tool zu arbeiten und die Qualität der Ergebnisse zu bewerten.

Digitale Kompetenzen könnten daher zu einem der entscheidenden Faktoren werden, die Mitarbeiter und Unternehmen voneinander unterscheiden. Organisationen, die ihre Prozesse frühzeitig strukturieren, ihre Teams schulen und klare Regeln für den Einsatz von KI festlegen, können möglicherweise schneller von der Technologie profitieren. Unternehmen, die diesen Bereich unbeaufsichtigt lassen, setzen sich möglicherweise organisatorischem Chaos, Kompetenzungleichgewichten und dem unkontrollierten Einsatz externer Tools aus.

Aus Sicht des Arbeitgebers sind drei Bereiche besonders wichtig:

Fähigkeit, mit Daten zu arbeiten

KI ist am nützlichsten, wenn das Unternehmen über strukturierte und zuverlässige Daten verfügt. Sind die Daten verstreut, inkonsistent oder veraltet, kann die Technologie die Reproduktion von Fehlern lediglich beschleunigen.

Kritische Bewertung von KI-generierten Ergebnissen

Mitarbeiter sollten wissen, wann KI-generierte Ergebnisse einer zusätzlichen Überprüfung bedürfen. Dies ist besonders wichtig bei rechtlichen, steuerlichen, finanziellen und personalbezogenen Inhalten.

Die Grenzen von KI-Tools verstehen

KI kann Analysen unterstützen, kennt jedoch nicht den gesamten organisatorischen Kontext, trägt keine Verantwortung und ersetzt keine menschlichen Entscheidungen. Je sensibler der Bereich, desto wichtiger wird die fachliche Überwachung.

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Was sollten Arbeitgeber in Polen tun?

Aus der Perspektive der KI und des Arbeitsmarktes in Polen sollten Unternehmen künstliche Intelligenz nicht nur als technologisches Werkzeug, sondern auch als Bestandteil des Organisationsmanagements betrachten. Die Einführung generativer KI wirkt sich auf Prozesse, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen, die interne Kommunikation und die Datensicherheit aus.

Der erste Schritt sollte darin bestehen, Bereiche zu identifizieren, in denen Mitarbeiter KI bereits nutzen oder möglicherweise nutzen werden. In vielen Unternehmen kommt es zur informellen Nutzung von KI-Tools, noch bevor offizielle Managemententscheidungen getroffen wurden. Nicht zu wissen, dass dies geschieht, erhöht das Risiko.

Der zweite Schritt besteht darin, Regeln festzulegen. Das Unternehmen sollte klar definieren, welche Daten in KI-Tools eingegeben werden dürfen, welche Informationen nicht verwendet werden dürfen, wer für die Überprüfung der Ergebnisse verantwortlich ist und in welchen Prozessen KI nur eine unterstützende Rolle spielen darf.

Der dritte Schritt ist die Schulung der Mitarbeiter. Diese sollte sich nicht auf die technische Nutzung der Tools beschränken. Ebenso wichtig sind Verantwortung, Datenschutz, Informationssicherheit, die kritische Analyse der Ergebnisse und die Auswirkungen von KI auf bestimmte Rollen.

Der vierte Schritt ist eineÜberprüfung der Geschäftsprozesse. Unternehmen sollten ermitteln, welche Aufgaben sich wiederholen, zeitaufwändig und risikoarm sind und welche eine fachliche Überwachung erfordern. Nur dann können sie rational beurteilen, wo KI einen echten Mehrwert bringen kann.

Für in Polen tätige ausländische Unternehmen ist es besonders wichtig, Technologie mit der Einhaltung lokaler operativer Vorschriften zu verbinden. Die Einführung von KI befreit nicht von den Verpflichtungen gegenüber den polnischen Steuerbehörden, der Sozialversicherungsanstalt (ZUS), den Mitarbeitern oder Geschäftspartnern. In solchen Fällen kann Unterstützung in den Bereichen Buchhaltung in Polen, Lohn- und Gehaltsabrechnung in Polen sowie bei der Organisation von Verwaltungsprozessen dazu beitragen, operative und regulatorische Risiken zu verringern.

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KI wird den Arbeitsmarkt in Polen schrittweise verändern

KI und der Arbeitsmarkt in Polen sollten weder auf bloße Begeisterung noch auf ein rein negatives Szenario reduziert werden. Die Daten zeigen ein echtes Potenzial für Produktivitätssteigerungen, aber auch ernsthafte soziale, qualifikationsbezogene und organisatorische Herausforderungen.

Der wichtigste Faktor wird sein, wie Unternehmen neue Instrumente einsetzen. Wird KI lediglich als Mittel zur Kostensenkung betrachtet, kann dies die Verunsicherung der Mitarbeiter verstärken und Ungleichheiten vertiefen. Wird sie hingegen verantwortungsbewusst, mit klaren Regeln, Schulungen und fachkundiger Begleitung umgesetzt, kann sie zu einem Instrument werden, das die Organisationsetnwicklung unterstützt.

Für Unternehmer ist die praktischste Schlussfolgerung klar: Es lohnt sich, bereits jetzt Prozesse, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten für den Einsatz von KI zu regeln. Dies gilt insbesondere für die Bereiche Verwaltung, Finanzen, Buchhaltung sowie Personalwesen und Lohnabrechnung, in denen Technologie schnelle Verbesserungen bringen kann, aber auch eine sorgfältige Qualitätskontrolle und die Einhaltung polnischer Vorschriften erfordert.

Unternehmen, die ihr Geschäft in Polen sicher ausbauen wollen, sollten KI als Teil einer umfassenderen organisatorischen Transformation betrachten. Richtig eingesetzte Technologie kann die Effizienz steigern, aber nur in Kombination mit zuverlässiger Buchhaltung, Lohnabrechnung, beratender Unterstützung und Prozesskontrolle kann sie geschäftliche und regulatorische Risiken wirksam reduzieren.

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