Konsultationen zum Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) wurden abgeschlossen

Zu Beginn des Jahres informierte das Finanzministerium darüber, dass die geplante Einführung des verpflichtenden Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) verschoben werde. Diese Entscheidung war durch eine Reihe von Ungenauigkeiten im Prozess, Fehler und IT-Probleme verursacht worden, die eine fristgerechte Implementierung des Systems verhinderten. Es wurde auch ein Plan zur Durchführung von Konsultationen angekündigt, die Fragen und Bedenken der Unternehmer beantworten sollten. Das Ministerium betonte, dass die Treffen darauf abzielten, die derzeitige Funktionalität des Systems zu verbessern und die mit seiner Implementierung und Nutzung verbundenen Kosten zu senken. Die Konsultationen zu Änderungen am Nationalen E-Rechnungssystem wurden am 1. März abgeschlossen.

Nach Angaben des Finanzministeriums nahmen etwa 10.000 Personen an den Konsultationen zum Nationalen E-Rechnungssystem teil, die sowohl persönlich in den Räumlichkeiten des Finanzministeriums als auch online vom 16. Februar bis 1. März stattfanden. Unter den Teilnehmern waren Vertreter von Verbänden, Softwareanbietern und Unternehmen aus verschiedenen Wirtschaftszweigen.

Das Finanzministerium analysiert derzeit die von den Teilnehmern der Konsultationen vorgebrachten Kommentare und plant, einen Entwurf für neue gesetzliche Lösungen zur weiteren Konsultation in der zweiten Märzhälfte vorzulegen.

Gemäß den früheren Ankündigungen ist die Bekanntgabe eines neuen Datums für die Einführung des verpflichtenden KSeF zwischen April und Mai geplant und die Gesetzgebung soll bis zum 1. Juli dieses Jahres abgeschlossen sein. Das Ministerium garantiert außerdem, dass die vacatio legis mindestens sechs Monate lang eingehalten wird. Trotz der Verschiebung ist die Implementierung von KSeF unvermeidlich. Während der Konsultationen machten Vertreter des Finanzministeriums deutlich dass sie nicht beabsichtigen, die technischen Nutzungsbedingungen des Systems oder der Struktur der E-Rechnung zu ändern. Es wird empfohlen, die Implementierungsarbeiten nicht bis zur letzten Minute aufzuschieben, trotz der zusätzlich zur Verfügung stehenden Zeit.

Das Finanzministerium organisierte Treffen zu folgenden Themen:

• Sicherheit und Effizienz des KSeF-Systems
• Verbraucherrechnungen und Käuferstatus
• KSeF Kennung im Zahlungsverkehr
• Treffen mit Vertretern der Factoring-Branche
• Treffen mit Medienanbietern
• Treffen mit Vertretern der Kraftstoffindustrie
• Treffen mit lokalen Regierungseinheiten (LGUs)
• Einführung von KSeF in Etappen
• Bereitstellung von Erläuterungen, Interpretationen und Schulungen.

Einige der wichtigen Aspekte, die während der Konsultationen angesprochen wurden, sind:

• Während der Konsultationsgespräche wurden Vorschläge gemacht, die Reform zu Beginn des Jahres 2025 zu vermeiden, wegen der Arbeiten zum Jahresabschluss. Vorgeschlagene Termine sind der 1. April oder der 1. Juli 2025, jedoch wurde noch keine endgültige Entscheidung getroffen.
• Während der Konsultationen wurde eine schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht (KSeF) in Betracht gezogen, beginnend mit großen Unternehmen, dann auch für kleine und mittlere Unternehmen sowie von der Umsatzsteuer befreite Steuerzahlern. Organisationen, die den KMU-Sektor vertreten, unterstützten diese Idee und betonten den Mangel an Vorbereitung und Wissen über KSeF bei vielen von ihnen. Vertreter großer Unternehmen und Einzelhandelsunternehmen lehnten dieses Konzept jedoch ab und argumentierten, dass eine Unterscheidung der Rechnungsprozesse je nach Status des Käufers praktisch unmöglich wäre, insbesondere im Fall von stationären Verkäufen, wo Kundenbetreuer häufig den Status des Unternehmens nicht kennen, was die Bestimmung der geeigneten Rechnungsstellungsmethode erschweren würde.
• Ein häufig gemeldetes Problem bestand darin, den Status des Käufers als Verbraucher oder Steuerzahler festzulegen. Derzeit erlaubt das Finanzministerium nicht, B2C-Rechnungen über KSeF auszustellen, was das Drucken oder die Verwendung herkömmlicher elektronischer Formate wie z.B. PDF erfordert. Eine der vorgeschlagenen Lösungen besteht darin, den Käufer als Steuerzahler zu behandeln und ihm eine Rechnung über KSeF auszustellen, wenn er während der Transaktion seine (NIP) Steuernummer angibt. Dieser Vorschlag löst jedoch nicht alle Probleme, wie etwa den Status von Pauschalbauern oder des umsatzsteuerbefreiten Steuerzahlers. Das Finanzministerium kündigte nach Abschluss der Konsultationen weitere Gespräche zu diesem Thema an.
• Die Teilnehmer der Konsultationen betonten die Notwendigkeit klarer rechtlicher Erläuterungen zur dauerhaften Betriebsstätte (FE) im Zusammenhang mit KSeF. Das Finanzministerium hat sich verpflichtet, diese bereitzustellen. Nach geltendem Recht müssen in Polen umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen, die keinen ständigen Geschäftssitz haben, KSeF nicht nutzen. Es gibt jedoch Unsicherheiten hinsichtlich der Interpretation von FE, was zu Zweifeln an der praktischen Anwendung der Vorschriften führt. Derzeit ist es schwer vorherzusagen, ob es aufgrund der Schwierigkeiten der Unternehmer zu Änderungen an der Struktur von KSeF kommen wird, obwohl das Finanzministerium erklärt hat, dass es keine solchen Änderungen plant.
• Die Konsultationen mit der Factoring-Branche hatten zum Ziel, zu erörtern, wie der Factor auf Rechnungen zugreifen kann. Branchenteilnehmer berichteten einige wesentliche Probleme, die für ihre Tätigkeit spezifisch sind. Ein Hauptproblem besteht in dem Risiko von Betrugsfällen im Zusammenhang mit der Ausstellung leerer Rechnungen, wodurch Factoring-Unternehmen Verluste erleiden. Darüber hinaus wurde die Notwendigkeit betont, dass Informationen über die Ausstellung einer Korrekturrechnung vorliegen müssen, wenn der Factor ursprünglich als Transaktionsteilnehmer auf der Originalrechnung gekennzeichnet war.
• Ein wesentliches Problem, das von Versorgungsanbietern gemeldet wurde, ist die fehlende Unterstützung für Anhänge in KSeF. Versorgungsunternehmen fügen oft sehr umfangreiche Anhänge zu Rechnungen bei, manchmal sogar Hunderttausende von Seiten, die für die Transaktion wesentlich Daten enthalten. Aufgrund der Einschränkungen des KSeF-Systems ist es nicht möglich, eine so große Informationsmenge zu übertragen. Das Finanzministerium bat um die Übermittlung von Beispielanhängen, plant jedoch derzeit keine Änderungen an der Regelung.
• Das Finanzministerium betonte, dass der inhaltliche Umfang der Rechnungsdaten bei der Datenprüfung eine entscheidende Rolle spielt, nicht jedoch ihr grafisches Format oder Layout. Daher kann die Rechnungsvisualisierung nach den Vorlieben des Unternehmers angepasst werden, und das Finanzministerium wird sich nicht in diesen Prozess einmischen. Es wurde jedoch keine Antwort auf die Frage zur Rechnungsvisualisierung in einer anderen Sprache als Polnisch gegeben.
• Das letzte Konsultationstreffen am 1. März konzentrierte sich auf die Kommunikation von Änderungen in KSeF. Das Finanzministerium stellte einen Schulungsplan für Unternehmer vor, der Ende April und Anfang Mai in den Finanzämtern beginnen soll. In den kommenden Monaten werden auch individuelle Konsultationen zur Nutzung kostenloser Tools (Taxpayer Application und e-Microfirms) durchgeführt. Darüber hinaus haben Unternehmer die Möglichkeit, sich an die Hotline zu wenden. Das Ministerium plant auch die Organisation von Webinaren, die spezifischen Themen gewidmet sind und sich an verschiedene Unternehmensgruppen richten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Konsultationen zum Nationalen E-Rechnungssystem die Komplexität der Probleme und die Vielzahl von Ungewissheiten, die von verschiedenen Branchen und Einrichtungen vorgebracht wurden, aufgezeigt haben. Trotz unterschiedlicher Standpunkte und Bedenken, hat das Finanzministerium seine Bereitschaft erklärt, die eingereichten Kommentare zu berücksichtigen und Maßnahmen zur Verbesserung der Implementierung von KSeF zu ergreifen. Wichtige Themen betrafen die Sicherheit, die Effizienz des Systems, die Identifizierung des Rechnungsempfängers und die Anpassung der Funktionen von KSeF an die Besonderheiten verschiedener Branchen.

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