KSeF und Rechnungen für ausländische Unternehmen sowie Rechnungen in Fremdwährung

Ab Juli 2024 wird für aktive Steuerpflichtige und ab Januar 2025 für alle polnischen Unternehmer die Nutzung des Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) verpflichtend. Dies wird sich auf die Art und Weise der Dokumentation von Transaktionen sowohl mit inländischen als auch ausländischen Geschäftspartnern auswirken. Aufgrund der Komplexität der Rechnungsstellung für Unternehmen außerhalb Polens und von Rechnungen in anderen Währungen als PLN, muss analysiert werden, wann die Nutzung von KSeF verpflichtend und wann optional ist.

Gemäß den Bestimmungen zur Einführung des Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) sind alle in Polen ansässigen Steuerpflichtigen, die Buchhaltungsunterlagen gemäß dem Umsatzsteuergesetz ausstellen, zur Nutzung dieses neuen Systems verpflichtet. Dadurch werden strukturierte Rechnungen ein Instrument zur Bestätigung von Transaktionen sein, die nicht nur von inländischen Unternehmen, sondern auch von ausländischen Einrichtungen und internationalen Organisationen durchgeführt werden, die in Polen wirtschaftlich tätig sind.

Rechnungen von ausländischen Unternehmen

Die Anwendung des Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) gilt ausschließlich für polnische Unternehmer, was bedeutet, dass Geschäftspartner aus dem Ausland nicht verpflichtet sind, strukturierte Rechnungen zu verwenden. Wenn Sie eine Rechnung von einem ausländischen Lieferanten erhalten, wird diese nicht im Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) verfügbar sein und gemäß den Richtlinien des Ministeriums ist es nicht erforderlich, sie in das System einzugeben.

Rechnungen für ausländische Unternehmen

Anders verhält es sich bei Rechnungen, die an ausländische Unternehmen ausgestellt werden. Ein Empfänger außerhalb Polens hat als ausländischer Geschäftspartner keinen festen Geschäftssitz in Polen und hat daher keinen Zugang zum Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF). Das bedeutet, dass er die von diesem System ausgestellte Rechnung nicht abrufen wird.

Gemäß den geltenden Vorschriften muss jedoch auch ausländischen Unternehmen eine Rechnung in KSeF ausgestellt werden. Anschließend muss die Rechnung dem Empfänger außerhalb des Nationalen E-Rechnungssystems auf eine mit dem jeweiligen Geschäftspartner vereinbarte Weise übermittelt werden, z. B. auf dem Postweg oder per E-Mail.

Eine solche strukturierte Rechnung muss mit einem QR-Code gekennzeichnet sein, der den Zugriff auf diese Rechnung in KSeF und die Überprüfung der in ihr enthaltenen Daten ermöglicht. Auf diese Weise behält die Rechnung ihr strukturiertes Format bei, und ausländische Geschäftspartner erhalten Rechnungen in visualisierter Form, ähnlich denen, die mit Hilfe einer Finanz- und Buchhaltungssoftware ausgestellt werden.

Ausländische Unternehmen, die in Polen tätig sind

Ausländische Steuerpflichtige mit einem ständigen Geschäftssitz in Polen für Umsatzsteuerzwecke sind verpflichtet, das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) zu nutzen. Ein ausländisches Unternehmen mit einer polnischen NIP-Identifikationsnummer kann unabhängig oder über einen Bevollmächtigten agieren.

In einem solchen Fall ist es erforderlich, dass diese Stelle eine Benachrichtigung (ZAW-FA) abgibt, in der eine physische Person benannt wird, die als Bevollmächtigter im Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) fungieren soll. Im Rahmen dieser Mitteilung ernennt das Unternehmen eine Person, die die Berechtigungen verwaltet, Rechnungen im Namen des Unternehmens ausstellt, Berechtigungen einholt und Zugang zu elektronischen Rechnungen erhält.

Inländische Rechnungen, die in Fremdwährung ausgestellt werden

Ein wichtiger Aspekt im Zusammenhang mit dem Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) ist die Frage der Ausstellung von Rechnungen in Fremdwährung, wenn der Empfänger ein inländisches Unternehmen ist.

Bitte achten Sie beim Ausfüllen einer Rechnung, die in Fremdwährung ausgestellt werden soll, auf das Pflichtfeld „KodWaluty“ (Währungscode), das immer ausgefüllt werden muss, unabhängig von der Währung, in der die Rechnung ausgestellt wird. Bei Rechnungen in polnischer Währung ist die Eingabe des dreibuchstabigen Währungscodes „PLN“ erforderlich. Bei Rechnungen in einer anderen Währung muss der Währungscode gemäß der ISO-4217-Klassifikation, z. B. EUR, USD, eingegeben werden, und das Feld „KursWaluty“ (Wechselkurs) muss ebenfalls ausgefüllt werden.

Bei einer in Fremdwährung ausgestellten Rechnung wird nur der Steuerbetrag im Feld „P_14_xW“ gemäß Artikel 106e Absatz 11 des Umsatzsteuergesetzes in polnische Złoty umgerechnet:
„Steuerbeträge werden in Złotys angegeben. In Fremdwährung ausgedrückte Steuerbeträge werden in Złotys unter Anwendung der für die Umrechnung von Beträgen zur Bestimmung der Bemessungsgrundlage angenommenen Umrechnungsgrundsätze angegeben. Die in der Rechnung angegebenen Beträge werden auf ganze Groszy gerundet, wobei Bruchteile unter 0,5 Groszy ignoriert werden und Bruchteile ab 0,5 Groszy auf 1 Groschen aufgerundet werden.“

Weitere Informationen zum Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) finden Sie auf unserer Website: Nationales E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen

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