Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen – Zusammenfassung der Arbeiten und vollständiger Zeitplan der Änderungen. Was ist bereits geschehen und was erwartet die Unternehmer noch?

Das Landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen ist eines der komplexesten Digitalisierungsprojekte, die in den letzten Jahren in der polnischen Verwaltung umgesetzt wurden. Sein Ziel ist es, den Rechnungsfluss zu vereinheitlichen, die Datensicherheit zu erhöhen, die Buchhaltungsprozesse zu beschleunigen und die Abrechnungen zu automatisieren. Ende November 2025 treten die Arbeiten an dem System in die entscheidende Phase – einerseits wurden die meisten Schlüsselkomponenten bereits für die Nutzer freigegeben, andererseits beginnt nun die Phase der intensiven Vorbereitungen für das obligatorische KSeF 2.0 im Jahr 2026.

Nachfolgend finden Sie eine ausführlichere und übersichtlichere Zusammenfassung des gesamten KSeF-Zeitplans: sowohl der bereits erfolgten als auch der noch bevorstehenden Ereignisse.

Was ist bereits im Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen geschehen – vollständiger Überblick

Abschluss der Phase KSeF 1.0 – September 2025

Am 1. September 2025 hat das Finanzministerium die Testumgebung für das E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen 1.0 abgeschaltet. Damit wurde die Phase der ersten Version des Testsystems abgeschlossen, das in den vergangenen Jahren Unternehmern und Softwareanbietern zur Vorbereitung und Überprüfung der Integration in das System diente.

Die Abschaltung der Testumgebung bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt alle neuen Entwicklungs- und Testarbeiten ausschließlich im Rahmen von dem E-Rechnungssystem (KSeF) 2.0 durchgeführt werden können. Die Produktionsversion KSeF 1.0 bleibt nur bis zur geplanten technischen Pause verfügbar, die Ende Januar/Anfang Februar 2026 stattfinden wird. Dies ist Teil des Übergangs zur Zielversion des Systems, nämlich KSeF 2.0.

Start der offenen Tests der API E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen 2.0 – Ende September 2025

Am 30. September 2025 hat das Finanzministerium offene Tests der API KSeF 2.0 gestartet. Seitdem können Anbieter von Finanz- und Buchhaltungssystemen sowie ERP-Systemen die Funktionsweise der neuen Version der Kommunikationsschnittstelle testen, darunter den Datenaustausch, Validierungsschemata und die Verarbeitung von Rückmeldungen.

Die Bereitstellung der API im offenen Testmodus ermöglichte es den Softwareherstellern, mit den technischen Vorbereitungen für die Integration mit dem Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) 2.0 zu beginnen. Dadurch können Unternehmen, die kommerzielle Buchhaltungssysteme verwenden, nach und nach Informationen über die Verfügbarkeit und Kompatibilität ihrer Tools mit der neuen Version des Systems erhalten.

Bereitstellung der Vorproduktionsumgebung der API – Oktober 2025

Am 15. Oktober 2025 hat das Finanzministerium die Vorproduktionsumgebung (Demo) der API KSeF 2.0 zur Verfügung gestellt. In dieser Phase können Tests unter produktionsnahen Bedingungen durchgeführt werden – hinsichtlich der Verfügbarkeit von Funktionen, der Art der Kommunikation und der Funktionsweise des Systems.

Softwareanbieter können so die Integration ihrer Systeme mit dem Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen 2.0 auf fortgeschrittenere Weise überprüfen, endgültige Implementierungslösungen vorbereiten, die technische Dokumentation aktualisieren und Tests der Geschäftsprozesse durchführen. Die Bereitstellung der Vorproduktionsumgebung bestätigte die Übereinstimmung der Arbeiten mit dem vom Finanzministerium angekündigten Zeitplan.

Modul für Zertifikate und Berechtigungen (MCU) – November 2025

Am 1. November 2025 hat das Finanzministerium das Modul für Zertifikate und Berechtigungen (MCU) in Betrieb genommen. Es ist für die Verwaltung des Zugriffs auf Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen zuständig, einschließlich der Vergabe, Entziehung und Überprüfung von Benutzerberechtigungen.

Das Modul ermöglicht es Unternehmen, eine Rollenstruktur aufzubauen und Zugriffsbereiche im E-Rechnungssystem (KSeF) zu definieren – von Benutzern, die Rechnungen ausstellen, bis hin zu Administratoren, die für die Autorisierung und Konfiguration verantwortlich sind. MCU ist eine Schlüsselkomponente, die die Sicherheit, Kontrolle und ordnungsgemäße Funktion von KSeF 2.0 im obligatorischen Modell gewährleistet.

Neue Steuerzahler-Anwendung des E-Rechnungssystems (KSeF) 2.0 – Tests und Vorproduktionsversion

Am 3. November 2025 wurde die Steuerzahler-Anwendung KSeF 2.0 in einer Testumgebung zur Verfügung gestellt, und am 15. November 2025 wurde die Anwendung in einer Vorproduktionsumgebung (Demo) gestartet.

Die Testversion ermöglicht es, die Funktionen des Systems im Allgemeinen kennenzulernen, während die Vorproduktionsumgebung es ermöglicht, sich mit echten Eigentümerdaten anzumelden und die Abwicklung von Prozessen in einer Konfiguration zu überprüfen, die den praktischen Gebrauch widerspiegelt. Unternehmen können so die Ausstellung von Rechnungen, die Bearbeitung von Anhängen, die Verwaltung von Berechtigungen und die Arbeit in der neuen Benutzeroberfläche testen.

Die Bereitstellung der Anwendung in beiden Umgebungen ermöglicht es Unternehmen und Buchhaltungsbüros, interne Verfahren vorzubereiten und Schulungen für Benutzer durchzuführen, bevor das System in den obligatorischen Modus wechselt.

getsix® unterstützt Unternehmen bei der Anpassung an das Landesweite E-Rechnungssystem in Polen. Als Microsoft-Partner implementieren wir das System Microsoft Dynamics 365 Business Central, das vollständig in KSeF integriert ist und die Finanz- und Buchhaltungsprozesse optimiert. Wir bieten auch das Customer Invoice and Workflow Portal zusammen mit einer mobilen Anwendung an – ein modernes Tool für den Umlauf, die Genehmigung und die Überprüfung von Rechnungen. Wir empfehlen Ihnen, sich mit dem getsix®-Team in Verbindung zu setzen, um die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden und es auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten.

Was kommt auf uns zu – vollständiger Zeitplan der Änderungen im Jahr 2026

1. Januar 2026 – neues Modul für Meldungen und Anhänge im e-US

Ab dem ersten Tag des Jahres 2026 wird im e-Finanzamt ein Modul für Meldungen zu Rechnungen mit der Möglichkeit zum Hinzufügen von Anhängen verfügbar sein. Diese Funktion steht Steuerzahlern zur Verfügung, die zuvor ihre Absicht bekundet haben, Rechnungen mit Anhängen zu verwenden. Auf diesem Weg übermittelte Anhänge werden als Teil der Rechnungsunterlagen behandelt und mit ihrer Nummer im E-Rechnungssystem verknüpft.

Obwohl der Anhang zu einem Bestandteil der Rechnung wird, ist sein Umfang begrenzt – nicht alle Arten von Dokumenten können über diesen Mechanismus angehängt werden. Trotz dieser Einschränkungen wird diese Lösung den Informationsfluss erheblich verbessern, die Notwendigkeit der Korrespondenz außerhalb des Systems reduzieren und die Vervollständigung der Buchhaltungsunterlagen erleichtern.

26.–31. Januar 2026 – technische Unterbrechung

Dies ist ein Moment von großer technischer Bedeutung. In diesem Zeitraum wird KSeF 1.0 offiziell abgeschaltet und durch die Zielinfrastruktur KSeF 2.0 ersetzt. Das System wird nicht verfügbar sein, was bedeutet, dass Unternehmen Notfallverfahren einführen müssen. Unternehmer müssen im Voraus festlegen, wie sie Dokumente während der Nichtverfügbarkeit des Systems ausstellen und wie schnell sie diese nach Wiederherstellung der vollen Funktionalität ergänzen werden. Dies ist auch der letzte Moment für die abschließenden Tests der Softwareanbieter und den Abschluss der Integration.

1. Februar 2026 – Start der endgültigen Version von dem E-Rechnungssystem (KSeF) 2.0

Am 1. Februar 2026 wird das Finanzministerium die Zielversion von KSeF 2.0 starten. Dies ist der Zeitpunkt, an dem das gesamte System auf die neue Architektur umgestellt wird und für große Unternehmen der Beginn der tatsächlichen Arbeit mit dem neuen Rechnungsstellungsmodell.

1. Februar 2026 – Änderung der logischen Struktur der Rechnung auf FA(3)

Ab dem 1. Februar 2026, mit der Einführung der endgültigen Version E-Rechnungssystem (KSeF) 2.0, tritt eine neue logische Struktur der strukturierten Rechnung mit dem Symbol FA(3) in Kraft. Sie ersetzt die bisherige Struktur FA(2). Die Version FA(3) wurde um zusätzliche Felder erweitert, darunter ein breiterer Umfang an Identifikationsdaten, die Möglichkeit zur Übermittlung von Informationen über Anhänge und neue Elemente im Zusammenhang mit Dokumentenbearbeitungsprozessen.

1. April 2026 – Verpflichtung zur Nutzung von dem Nationalen E-Rechnungssytem (KSeF) für die meisten Mehrwertsteuerzahler

Am 1. April 2026 wird das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) für die meisten Mehrwertsteuerzahler obligatorisch. Ab diesem Tag müssen alle Verkaufs- und Einkaufsrechnungen ausschließlich über das E-Rechnungssystem KSeF 2.0 ausgestellt und empfangen werden. Diese Frist gilt für Unternehmer, die nicht bereits seit dem 1. Februar 2026 der Verpflichtung unterliegen, und bedeutet den vollständigen Übergang zu einem einheitlichen elektronischen Rechnungsmodell.

1. Januar 2027 – obligatorische Nutzung vom Nationalen E-Rechnungssystem KSeF 2.0 für zuvor befreite Kleinstunternehmer

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Verpflichtung zur Nutzung von KSeF 2.0 auch für Kleinunternehmer, die aufgrund ihres geringen Geschäftsvolumens – d. h. mit einem Umsatz von weniger als 10.000 PLN pro Monat – vorübergehend von dieser Verpflichtung befreit waren. Dieser Termin wurde als zusätzliche Umsetzungsphase festgelegt, um Kleinstunternehmen die Möglichkeit zu geben, ihre Prozesse und Software in Ruhe an die Arbeit im E-Faktur-System anzupassen.

getsix® bietet umfassende Lösungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung, die auf die Größe des Unternehmens und die Besonderheiten der Branche zugeschnitten sind. Wir helfen Ihnen dabei, Ihr Unternehmen auf die Arbeit mit dem Landesweiten E-Rechnungssystem KSeF 2.0 vorzubereiten, und zwar auf geordnete Weise und ohne Betriebsunterbrechungen – kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren.

Ende November 2025 ist deutlich zu erkennen, dass das KSeF-Projekt von der Planungsphase in die finale Phase der Marktvorbereitung übergegangen ist. Alle wichtigen Module, Umgebungen und Tools wurden sowohl für Integratoren als auch für Unternehmer zur Verfügung gestellt. Die kommenden Monate werden daher eine Zeit intensiver Implementierungen, Tests und Schulungen sein.

Unternehmer sollten diese Änderungen als echte Transformation ihrer Arbeitsweise betrachten und nicht als weitere Verpflichtung. Durch frühzeitige Vorbereitung kann Chaos in entscheidenden Momenten vermieden werden – vor allem Ende Januar/Anfang Februar und während der Einführung der obligatorischen Arbeit mit dem E-Rechnungssystem KSeF 2.0.

Wir empfehlen Ihnen auch, den praktischen Leitfaden für Unternehmer zu lesen, der Ihnen Schritt für Schritt dabei hilft, die Einführung vom Nationalen E-Rechnungssytem (KSeF) zu planen und Fehler zu vermeiden: Wie bereitet man sich effizient auf KSeF vor? Ein umfassender Leitfaden für Unternehmer.

Wenn Sie weitere Fragen haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer getsix® Website.

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