Quellensteuer (Withholding Tax, WHT) in Polen: WH-OSC-Erklärungen sollten nicht zu früh eingereicht werden

Die Quellensteuer in Polen (Withholding Tax, WHT Polen) gehört weiterhin zu den sensibelsten Bereichen der steuerlichen Compliance in Polen bei grenzüberschreitenden Transaktionen nach polnischem Steuerrecht. Besondere Aufmerksamkeit ist bei der Anwendung des sogenannten Pay-and-Refund-Mechanismus erforderlich, der – nach Überschreiten einer gesetzlichen Zahlungsschwelle – den Zahlenden grundsätzlich verpflichtet, die Quellensteuer in Polen zum nationalen Steuersatz einzubehalten und erst anschließend eine Quellensteuererstattung in Polen zu beantragen.

Eines der Instrumente, das es Zahlenden ermöglicht, den Pay-and-Refund-Mechanismus bei der Quellensteuer zu vermeiden, ist die WH-OSC-Erklärung (Quellensteuererklärung Polen). Mit ihrer Abgabe bestätigt der Zahlende unter anderem, dass:

• sämtliche Unterlagen vorliegen, die für die Anwendung einer Quellensteuerbefreiung in Polen oder eines reduzierten Quellensteuersatzes erforderlich sind, und
• der Zahlende nach ordnungsgemäßer steuerlicher Prüfung keine Umstände kennt, die die Anwendung von Quellensteuervergünstigungen in Polen ausschließen würden.

Im polnischen Steuer- und Regulierungsumfeld ist jedoch nicht nur der Inhalt der WH-OSC-Erklärung von Bedeutung, sondern auch der Zeitpunkt der Einreichung. Diese Auffassung wird konsequent in steuerlichen Auskünften vertreten, die vom Leiter der Nationalen Steuerverwaltung (Krajowa Administracja Skarbowa – Nationale Steuerverwaltung, KAS) erlassen werden. In der Praxis werden WH-OSC-Erklärungen in Polen häufig als schnellere und weniger formalisierte Alternative zur Einholung einer verbindlichen Auskunft zur Quellensteuer bzw. einer verbindlichen Stellungnahme zur Anwendung von Quellensteuervergünstigungen angesehen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass WH-OSC eine einfache oder risikoarme Lösung im Quellensteuerrecht darstellt.

Die polnischen Quellensteuerregelungen sehen strenge gesetzliche Fristen für die Abgabe von WH-OSC-Erklärungen vor. Diese Fristen können grundsätzlich nicht wiederhergestellt werden. Infolgedessen gilt eine zu frühe Einreichung der WH-OSC-Erklärung bietet keinen rechtlichen Schutz bei der Quellensteuer, und eine zu späte Einreichung kann die Verpflichtung zur Anwendung des Pay-and-Refund-Mechanismus in Polen auslösen, einschließlich der Pflicht zum Quellensteuerabzug und zur anschließenden Beantragung einer Quellensteuererstattung.

Zentrale Voraussetzung für die Wirksamkeit von WH-OSC: tatsächliches Überschreiten der 2-Millionen-PLN-Schwelle

Nach der vom Leiter der Nationalen Steuerverwaltung (KAS) vertretenen Auffassung wird eine erstmalige WH-OSC-Erklärung erst nach dem tatsächlichen Überschreiten der Zahlungsschwelle von 2 Mio. PLN an einen bestimmten ausländischen Steuerpflichtigen innerhalb eines Steuerjahres in Polen wirksam. Die polnischen Quellensteuervorschriften legen zudem eine konkrete Frist für die Abgabe der erstmaligen WH-OSC-Erklärung nach Überschreiten der Schwelle fest. In der Praxis erfordert dies eine präzise und laufende Überwachung grenzüberschreitender Zahlungen.

Wichtig ist, dass allein die Erwartung, dass die 2-Mio.-PLN-Schwelle überschritten wird – oder die vorsorgliche Abgabe der WH-OSC-Erklärung, selbst wenige Tage im Voraus – keinen steuerlichen Schutz bietet. Eine Erklärung, die vor dem tatsächlichen Überschreiten der Schwelle eingereicht wird, gilt für Zwecke der Quellensteuer in Polen als unwirksam.

Die polnischen Steuerbehörden betonen, dass es sich bei WH-OSC um eine Erklärung des aktuellen Kenntnisstands handelt und nicht um eine Erklärung über zukünftige Ereignisse. Dies bedeutet, dass der Zahlende die Erfüllung der Voraussetzungen für Quellensteuervergünstigungen nur in Bezug auf die tatsächliche Sachlage bestätigen darf, die im Zeitpunkt der schwellenüberschreitenden Zahlung besteht.

Warum eine zu frühe WH-OSC-Erklärung den Zahlenden nicht schützt

Aus Sicht der steuerlichen Compliance in Polen kann eine verfrühte Abgabe einer WH-OSC-Erklärung erhebliche Konsequenzen haben:

• die Erklärung schließt die Verpflichtung zur Anwendung des Pay-and-Refund-Mechanismus nicht aus,
• das Unterlassen des Quellensteuerabzugs auf Grundlage einer unwirksamen WH-OSC-Erklärung kann im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung beanstandet werden,
• dem Zahlenden drohen Quellensteuernachzahlungen zuzüglich Verzugszinsen,
• das Risiko kann sich auch auf die steuerstrafrechtliche Haftung von Personen erstrecken, die im Namen des Zahlenden handeln.

Zudem ist zu beachten, dass der Schutz aus individuellen steuerlichen Auskünften nur für diejenigen Unternehmen gilt, für die solche Auskünfte erteilt wurden. Andere Zahlende können sich nicht automatisch auf frühere, liberalere Verwaltungspraxis der polnischen Steuerbehörden berufen.

WH-OSC vs. verbindliche Stellungnahme zur Quellensteuer in Polen

Angesichts des zunehmend restriktiven Ansatzes der polnischen Steuerbehörden prüfen viele internationale Unternehmen neu, ob in ihren konkreten Fällen eine verbindliche Stellungnahme zur Anwendung von Quellensteuervergünstigungen in Polen eine sicherere Alternative darstellen kann.

Obwohl dieses Verfahren zeitaufwendiger ist, bietet es eine formelle Bestätigung des Rechts auf Anwendung einer Quellensteuerbefreiung oder eines reduzierten Quellensteuersatzes und reduziert das Risiko von Steuerstreitigkeiten im Rahmen von Betriebsprüfungen in Polen erheblich. In der Praxis sollte die Entscheidung zwischen WH-OSC und einer verbindlichen Stellungnahme einer Analyse folgender Aspekte vorausgehen:

• Umfang der grenzüberschreitenden Zahlungen,
• Konzernstruktur und Zahlungsflüsse, und
• das vom Management akzeptierte steuerliche Risiko.

In solchen Fällen sind eine professionelle Steuerberatung in Polen sowie klar definierte Quellensteuerprozesse (WHT-Prozesse) unerlässlich, einschließlich der Überwachung der 2-Mio.-PLN-Schwelle und der Vorbereitung der erforderlichen Dokumentation.

Was jetzt zu tun ist – Checkliste für Quellensteuerzahler in Polen

Zur Minderung der mit WH-OSC-Erklärungen verbundenen Risiken sollten Zahlende eine strukturierte Überprüfung ihrer aktuellen Quellensteuerpraxis in Polen in Erwägung ziehen:

• prüfen, wann die 2-Mio.-PLN-Schwelle für jeden ausländischen Geschäftspartner überschritten wurde,
• überprüfen, wann WH-OSC-Erklärungen tatsächlich eingereicht wurden und ob dies nach Überschreiten der Schwelle erfolgte,
• falls eine Erklärung zu früh eingereicht wurde – beurteilen, ob nach Überschreiten der Schwelle eine wirksame WH-OSC-Erklärung abgegeben werden sollte oder ob eine alternative Absicherung (z. B. eine verbindliche Stellungnahme) erforderlich ist,
• bewerten, ob das Fehlen einer wirksamen WH-OSC-Erklärung zu historischen Quellensteuerrisiken führen kann,
• interne WHT-Prozesse zur Zahlungsüberwachung und zu den Einreichungsfristen aktualisieren,
• bei hohen Zahlungsvolumina oder erhöhten Risiken eine verbindliche Stellungnahme zur Quellensteuer in Betracht ziehen,
• die Abstimmung zwischen Finanz- und Steuerabteilungen auf Konzernebene sicherstellen.

WH-OSC-Erklärungen in Polen bleiben ein zentrales Element des polnischen Quellensteuersystems, ihre Wirksamkeit hängt jedoch strikt vom Zeitpunkt der Abgabe ab. Ein zu frühes Handeln – selbst aus Vorsicht – kann den Zahlenden nicht nur ungeschützt lassen, sondern das steuerliche und steuerstrafrechtliche Risiko sogar erhöhen.

Im aktuellen steuerlichen und regulatorischen Umfeld in Polen sind eine präzise steuerliche Planung, eine kontinuierliche Überwachung grenzüberschreitender Zahlungen sowie eine bewusste Auswahl geeigneter Instrumente zur Absicherung der Quellensteuer entscheidend für ein rechtssicheres und effizientes WHT-Management.

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