Remote-Arbeit aus Polen und das Risiko einer Betriebsstätte für ausländische Unternehmen – Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts Polens (NSA)

Das Risiko einer Betriebsstätte in Polen ist einer der wichtigsten steuerrechtlichen Aspekte, die ausländische Unternehmen prüfen sollten, wenn sie Mitarbeiter einstellen, die von Polen aus im Homeoffice arbeiten. Ein Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts Polens (Naczelny Sąd Administracyjny, NSA) vom 28. Oktober 2025 bestätigte, dass ein Mitarbeiter, der von einer Privatwohnung in Polen aus arbeitet, für sich genommen keine Betriebsstätte für einen ausländischen Arbeitgeber begründet. Im vorliegenden Fall kam das Gericht zu dem Schluss, dass dieses Modell nicht automatisch eine polnische Körperschaftsteuerpflicht (CIT) für das ausländische Unternehmen auslöste.

Für ausländische Unternehmer ist dies eine wichtige und praktische Botschaft. Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes Modell der Remote-Arbeit aus polnischer steuerrechtlicher Sicht unbedenklich ist. Das Urteil bestätigt zwar eine steuerzahlerfreundliche Tendenz, zeigt aber auch, dass der tatsächliche Sachverhalt entscheidend bleibt. Es kommt nicht auf die bloße Anwesenheit des Mitarbeiters in Polen an, sondern darauf, ob das ausländische Unternehmen über eine feste Geschäftseinrichtung in Polen verfügt und ob über diese Einrichtung tatsächlich eine Geschäftstätigkeit ausgeübt wird.

In welcher Rechtssache hat das Oberste Verwaltungsgericht Polens entschieden?

Der Fall betraf ein deutsches Beratungsunternehmen, das Mitarbeiter in Polen beschäftigte, um administrative und organisatorische Aufgaben im Homeoffice zu erledigen. Die Mitarbeiter arbeiteten von zu Hause aus und nutzten vom Unternehmen bereitgestellte Laptops, doch das Unternehmen verfügte über kein Büro, keine Niederlassung und keine Immobilien in Polen. Ihre Aufgaben waren eher unterstützender Natur und nicht vertriebsorientiert oder leitender Art.

Unter diesen Umständen argumentierte die polnische Steuerbehörde, dass die Wohnungen der Mitarbeiter eine feste Betriebsstätte des ausländischen Unternehmens in Polen darstellten. Die Verwaltungsgerichte schlossen sich dieser Auffassung nicht an. Das Oberste Verwaltungsgericht entschied, dass die Bereitstellung von Arbeitsmitteln und die Erlaubnis zur Remote-Arbeit nicht ausreichten, um zu beweisen, dass das Unternehmen über Räumlichkeiten in Polen verfügte.

Warum die Privatwohnung eines Mitarbeiters nicht als feste Betriebsstätte in Polen angesehen wurde

Der entscheidende Punkt war, dass das Unternehmen keine rechtliche oder tatsächliche Kontrolle über die Wohnung des Mitarbeiters hatte. Es mietete diesen Raum nicht, verwaltete und behandelte ihn nicht als eigenen Geschäftsstandort. Aus Sicht des polnischen Steuerrechts reicht es daher nicht aus, dass ein Mitarbeiter von Polen aus arbeitet. Es muss auch eine tatsächliche Verbindung zwischen dem Unternehmen und einem bestimmten Ort bestehen, der als feste Betriebsstätte in Polen angesehen werden kann.

Diese Unterscheidung ist in der Praxis von großer Bedeutung. Würde jeder Ort, von dem aus ein Arbeitnehmer gelegentlich oder dauerhaft im Homeoffice tätig war, automatisch als Betriebsstätte in Polen angesehen, würde der Begriff unangemessen weit gefasst. Aus diesem Grund betonte das Gericht, dass die Räumlichkeiten dem Unternehmen zur Verfügung stehen müssen und es nicht ausreicht, dass sich ein Arbeitnehmer lediglich von einem beliebigen Ort aus in die Systeme des Arbeitgebers einloggt.

Wann kann eine Betriebsstätte eines ausländischen Unternehmens in Polen entstehen?

Nach dem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Polen und Deutschland ist eine Betriebsstätte ein fester Geschäftssitz, über den die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens ganz oder teilweise ausgeübt wird. Artikel 5 nennt Beispiele wie einen Verwaltungssitz, eine Zweigniederlassung, ein Büro, eine Fabrik oder eine Werkstatt. Er sieht außerdem vor, dass eine Baustelle oder ein Bau- oder Installationsprojekt in der Regel nur dann zu einer Betriebsstätte wird, wenn es länger als 12 Monate dauert.

Derselbe Artikel schließt zudem bestimmte Tätigkeiten von der Definition der Betriebsstätte aus, darunter Tätigkeiten vorbereitender oder unterstützender Art. Darüber hinaus regelt Artikel 5 Fälle, in denen eine Person, die in einem Staat im Namen des Unternehmens handelt, die Befugnis besitzt und gewöhnlich ausübt, dort Verträge abzuschließen. Aus diesem Grund darf sich die Analyse nicht darauf beschränken, zu fragen, ob jemand physisch in Polen anwesend ist. Auch das rechtliche und operative Modell muss geprüft werden.

Aus steuerrechtlicher Sicht ist dies in Polen von Bedeutung, da Unternehmen, die weder ihren Sitz noch ihre Geschäftsleitung in Polen haben, grundsätzlich nur auf die in Polen erzielten Einkünfte besteuert werden. Wird davon ausgegangen, dass ein ausländisches Unternehmen über eine Betriebsstätte in Polen tätig ist, können sich für die dieser Tätigkeit zuzurechnenden Gewinne steuerliche Konsequenzen in Polen ergeben.

Auch der Hilfscharakter der Tätigkeit spielte eine Rolle

Das Oberste Verwaltungsgericht in Polen konzentrierte sich nicht nur auf das Fehlen einer festen Geschäftseinrichtung, sondern auch auf die Art der in Polen ausgeübten Tätigkeit. Die Mitarbeiter erledigten administrative, organisatorische und technische Aufgaben, die das Hauptgeschäft des Unternehmens unterstützten, anstatt dessen umsatzgenerierende Kernaktivität darzustellen. Dies erleichterte es, ihre Tätigkeit als hilfs- oder vorbereitender Natur einzustufen.

Für ausländische Unternehmen ist dies eine wichtige praktische Richtlinie. Je näher das in Polen ansässige Team an den Kerngeschäftsfunktionen, Kundenbeziehungen, Geschäftsverhandlungen oder der Umsatzgenerierung ist, desto größer kann das Risiko einer Betriebsstätte in Polen werden. Im Gegensatz dazu lässt sich Backoffice-, Verwaltungs- oder technische Unterstützung, die ohne unternehmenskontrollierte Infrastruktur in Polen erbracht wird, im Allgemeinen leichter als ein Modell verteidigen, das keine Betriebstätte begründet. Dies ist eine praktische Schlussfolgerung aus den Abkommensbestimmungen und den vom Gericht hervorgehobenen Tatsachen.

Welche Schlussfolgerungen sollten aus diesem Urteil nicht gezogen werden

Dieses Urteil bedeutet nicht, dass jedes Modell der Fernarbeit automatisch eine Betriebsstätte in Polen ausschließt. Die zutreffendere Schlussfolgerung ist enger gefasst: Homeoffice begründet nicht automatisch eine Betriebsstätte, schließt diese aber auch nicht in jedem Fall aus. Jede Struktur muss individuell nach polnischem Steuerrecht und dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen geprüft werden.

In der Praxis steigt das Risiko eher dann, wenn das ausländische Unternehmen in Polen einen eigenen Arbeitsbereich einrichtet, verlangt, dass die Arbeit von einem bestimmten Ort aus verrichtet wird, diesen Ort für kundenorientierte Tätigkeiten nutzt, dort Betriebsunterlagen oder Waren lagert oder dem in Polen ansässigen Personal Befugnisse überträgt, die über Supportfunktionen hinausgehen und eher der Geschäftsführung selbst nahekommen. Dies ist keine wörtliche Feststellung des Gerichts, sondern eine praktische Konsequenz der in Artikel 5 und in der Begründung zu diesem Fall dargelegten Prüfkriterien für eine feste Geschäftseinrichtung und einen abhängigen Vertreter.

Was ausländische Unternehmen, die Mitarbeiter von Polen aus im Homeoffice beschäftigen, tun sollten

In der Praxis sollten ausländische Unternehmen sicherstellen, dass ihre Unterlagen und ihr Betriebsmodell aufeinander abgestimmt sind. In Arbeitsverträgen und internen Richtlinien zur Remote-Arbeit sollte klar festgelegt werden, dass der Arbeitnehmer von einem Ort seiner Wahl aus arbeitet und dass das Unternehmen keinerlei Recht auf die Nutzung dieses Raums erwirbt. Ebenso wichtig ist es, die Aufgaben des Arbeitnehmers genau zu beschreiben, damit klar ist, ob es sich um Nebentätigkeiten handelt oder ob sie mit dem Kerngeschäft des Unternehmens in Zusammenhang stehen. Diese Schritte stehen im Einklang mit den Faktoren, die sich im Urteil als entscheidend erwiesen haben.

Es lohnt sich auch zu prüfen, ob die tägliche Praxis mit den Unterlagen übereinstimmt. Selbst ein gut formulierter Vertrag bietet möglicherweise nur begrenzten Schutz, wenn der Arbeitnehmer in der Praxis Verträge aushandelt, regelmäßig Mandanten in Polen trifft oder wichtige geschäftliche Funktionen von Polen aus wahrnimmt. In einem Steuerstreit ist das tatsächliche Betriebsmodell in der Regel mindestens ebenso wichtig wie der Wortlaut interner Dokumente. Dies ist eine praktische Schlussfolgerung, die sich aus den Kriterien des Abkommens und der Betonung des Gerichts auf die konkreten Sachverhalte des Falles ergibt.

Bei der Planung von Fernbeschäftigung aus Polen ist es daher sinnvoll, das Risiko einer Betriebsstätte, die Arbeitgeberpflichten und das Abrechnungsmodell bereits in der Konzeptionsphase zu bewerten. In solchen Fällen kann getsix® ausländische Unternehmen mit Steuerberatung in Polen und Lohnbuchhaltung in Polen unterstützen und dabei helfen, Prozesse richtig zu strukturieren und praktische Compliance-Risiken zu reduzieren.

Was bedeutet dieses Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts (NSA) für Unternehmen?

Die wichtigste Erkenntnis ist praxisorientiert und unternehmensbezogen: Die Privatwohnung eines Arbeitnehmers, die für die Telearbeit aus Polen genutzt wird, wird nicht automatisch zu einer festen Geschäftseinrichtung eines ausländischen Unternehmens. Um auf das Vorliegen einer Betriebsstätte in Polen zu schließen, sind stärkere Anknüpfungspunkte erforderlich als lediglich das Homeoffice und die Bereitstellung von Arbeitsmitteln. Insbesondere sollte sich die Analyse darauf konzentrieren, ob das Unternehmen tatsächlich über Räumlichkeiten in Polen verfügt und ob die dort ausgeübte Geschäftstätigkeit über vorbereitende oder unterstützende Funktionen hinausgeht.

Für ausländische Unternehmen, die Mitarbeiter aus Polen beschäftigen, ist dies ein willkommenes und wirtschaftlich relevantes Signal. Gleichzeitig entfällt dadurch nicht die Notwendigkeit einer individuellen Prüfung der Beschäftigungsstruktur, des Aufgabenumfangs und der tatsächlichen Art und Weise, wie das Unternehmen tätig ist. Je mehr die Tätigkeit in Polen einer tatsächlichen Geschäftsausübung in Polen ähnelt, desto größer ist das Risiko, dass die Steuerbehörden versuchen könnten, das Vorliegen einer Betriebsstätte und damit die Entstehung polnischer Körperschaftsteuerpflichten (CIT) geltend zu machen.

Rechtsprechung:
Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts Polens vom 28. Oktober 2025, Aktenzeichen II FSK 163/23

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