Steuerlicher Sitz einer Gesellschaft – tatsächliche Geschäftsführung im Ausland und Steuerland
28. Oktober 2025
Telearbeit und internationale Führungsstrukturen führen zu Situationen, in denen in Polen registrierte Gesellschaften tatsächlich von einem anderen Land aus geführt werden – z. B. von Mitgliedern der Geschäftsführung, die in Deutschland, den Niederlanden oder Österreich wohnen. Eine solche Situation kann sehr schwerwiegende steuerliche Folgen haben. Insbesondere kann sie zu einer Änderung des Steuerwohnsitzes des Unternehmens führen und somit darüber entscheiden, in welchem Land das Unternehmen mit seinem gesamten Einkommen besteuert wird.
Was ist die Steuerhoheit eines Unternehmens und warum ist sie so wichtig?
Die Steuerhoheit ist ein Begriff, der definiert, in welchem Land ein Unternehmen einer unbeschränkten Steuerpflicht unterliegt – d.h. wo es sein gesamtes Einkommen versteuern muss, unabhängig davon, wo es erzielt wurde.
Im polnischen Recht sind die Grundprinzipien in Art. 3 des Körperschaftsteuergesetzes (CIT) festgelegt: Steuerpflichtige, die ihren Sitz oder ihre Geschäftsleitung im Hoheitsgebiet der Republik Polen haben, unterliegen der Steuerpflicht für ihr gesamtes Einkommen, unabhängig davon, wo es erzielt wurde.
Das bedeutet, dass ein Unternehmen, das seinen Sitz in Polen hat (z. B. im KRS eingetragen ist) oder dessen Geschäftsleitung tatsächlich in Polen tätig ist, als polnischer Steuerinländer gilt und in Polen CIT auf sein gesamtes Einkommen, auch auf ausländische Einkünfte, zahlen muss.
Befindet sich die tatsächliche Geschäftsleitung jedoch in einem anderen Land, wird die Situation komplizierter. Dann hängt die endgültige Entscheidung darüber, wo das Unternehmen seinen steuerlichen Sitz hat, von dem zwischen Polen und diesem Land geschlossenen Doppelbesteuerungsabkommen ab (z. B. dem polnisch-deutschen Abkommen von 2003).
Was bedeutet es, dass ein Unternehmen „tatsächliche Geschäftsleitung im Ausland” hat?
Die polnischen Vorschriften (Art. 3 Abs. 1a des CIT-Gesetzes) legen fest, dass ein Steuerpflichtiger eine Geschäftsleitung auf dem Gebiet Polens hat, wenn unter anderem die laufenden Geschäfte des Unternehmens auf dem Gebiet Polens in organisierter und kontinuierlicher Weise geführt werden.
In der Praxis zählt also nicht die Registrierungsadresse, sondern der Ort, an dem wichtige strategische und operative Entscheidungen über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens getroffen werden.
Für die Steuerbehörden ist entscheidend:
- wer tatsächlich die Entscheidungen trifft,
- wo diese Entscheidungen getroffen werden,
- ob die tatsächliche Geschäftsführung des Unternehmens in Polen stattfindet und nicht nur die formelle Unterzeichnung von Dokumenten.
Beispiel:
Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung hat ihren Sitz in Polen, aber alle Mitglieder der Geschäftsführung wohnen in Deutschland. Die Sitzungen finden online statt, strategische Entscheidungen werden in Deutschland getroffen, dort werden auch die Korrespondenz und die Finanzaufsicht durchgeführt.
In einer solchen Situation kann das Finanzamt in Deutschland zu dem Schluss kommen, dass sich der tatsächliche Sitz der Geschäftsführung auf deutschem Gebiet befindet und die Gesellschaft in Deutschland steuerlich ansässig ist, obwohl sie in Polen registriert ist.
Wer entscheidet, wo sich der tatsächliche Sitz der Geschäftsleitung befindet?
In der Praxis ist es in der Regel die Steuerverwaltung des Landes, in dem die Mitglieder der Geschäftsleitung ansässig sind, die als erste prüft, wo sich der tatsächliche Sitz der Geschäftsleitung des Unternehmens befindet.
Wenn aus der auf der Grundlage der nationalen Vorschriften und der Bestimmungen des entsprechenden Doppelbesteuerungsabkommens (insbesondere Art. 4 Abs. 3) ergibt, dass die wesentlichen Entscheidungen über die Geschäftstätigkeit der Gesellschaft im Hoheitsgebiet dieses Staates getroffen werden, stellt die Behörde fest, dass die Gesellschaft dort ihren tatsächlichen Sitz hat und somit in diesem Land unbeschränkt steuerpflichtig ist.
Die ausländische Behörde kann dann:
- den Besteuerungsort der Gesellschaft anfechten,
- eine Berichtigung der Steuererklärung verlangen,
- feststellen, dass die Gesellschaft beispielsweise in Deutschland und nicht in Polen Steuern zahlen muss.
Im Falle eines Streits über den Sitz sehen internationale Abkommen ein Verständigungsverfahren (MAP) vor, in dessen Rahmen beide Staaten eine gemeinsame Position vereinbaren.
Was sind die Folgen einer Änderung des steuerlichen Sitzes eines Unternehmens?
Aus steuerlicher Sicht bedeutet eine Änderung des tatsächlichen Verwaltungssitzes Folgendes:
- Das Unternehmen verliert seinen Status als polnischer Steuerinländer. Es versteuert nicht mehr sein gesamtes Einkommen in Polen, sondern nur noch das Einkommen, das aus seiner Tätigkeit in Polen stammt (z. B. über eine Betriebsstätte).
- Im Land der tatsächlichen Geschäftsleitung (z. B. in Deutschland) unterliegt das Unternehmen der unbeschränkten Steuerpflicht – es muss dort sein gesamtes Einkommen versteuern.
- Es besteht die Gefahr einer Doppelbesteuerung – insbesondere wenn die polnischen Behörden den Verlust der Steueransässigkeit nicht anerkennen.
- Möglicherweise müssen frühere Steuererklärungen korrigiert werden – wenn das Unternehmen mehrere Jahre lang die Körperschaftsteuer in Polen abgeführt hat und eine ausländische Steuerprüfung zu dem Ergebnis kommt, dass es diese in einem anderen Land abführen sollte.
Wissenswertes
In der Praxis sollte die Korrektur der CIT-Erklärung zusammen mit dem Antrag auf Feststellung der Steuerüberzahlung eingereicht werden, und die Beweislast, dass sich die tatsächliche Geschäftsleitung außerhalb Polens befindet, liegt bei der Gesellschaft.
Es empfiehlt sich, rechtzeitig Dokumente vorzubereiten, die den Ort der Entscheidungsfindung bestätigen, z. B. Sitzungsprotokolle, Reisetickets, Korrespondenz oder eine Steuerbescheinigung aus dem Land der tatsächlichen Geschäftsleitung.
Tatsächliche Geschäftsführung im Ausland und Geschäftstätigkeit in Polen – Risiko der Entstehung einer steuerlichen Betriebsstätte
Die Feststellung, dass eine Gesellschaft ihre tatsächliche Geschäftsführung in einem anderen Land hat, beendet noch nicht die Analyse ihrer steuerlichen Situation.
Wenn das Unternehmen in Polen eine organisierte und dauerhafte Tätigkeit ausgeübt hat oder ausübt (z. B. durch einen Mitarbeiter, ein Büro, eine Infrastruktur), kann dies gemäß dem entsprechenden Doppelbesteuerungsabkommen zur Entstehung einer Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE) führen.
In der Praxis kann es also zu einer Doppelsituation kommen:
- Das Unternehmen wird als Steuerinländer in Deutschland angesehen, da seine Geschäftsführung tatsächlich dort tätig ist,
- gleichzeitig entsteht jedoch in Polen eine steuerliche Betriebsstätte, wodurch ein Teil der Einkünfte weiterhin in Polen steuerpflichtig ist.
Solche Fälle sind keine Seltenheit. Die polnischen Steuerbehörden stellen zwar die Ansässigkeit nicht in Frage, können jedoch verlangen, dass die der Betriebsstätte in Polen zugewiesenen Einkünfte ausgewiesen und abgerechnet werden – insbesondere wenn Personen, die operative oder leitende Tätigkeiten ausüben, im Land arbeiten.
Mehr über die Steueranlage erfahren Sie im Beitrag: Beschäftigung von Arbeitnehmern aus Polen im Fernarbeitsverhältnis durch ausländische Unternehmen – wann entsteht eine Betriebsstätte in Polen?
Wie sieht das in der Praxis aus?
Wenn die Mitglieder der Geschäftsführung eines Unternehmens mit Sitz in Polen in einem anderen Land (z. B. Deutschland) steuerlich ansässig sind und Entscheidungen über dieses Unternehmen im Ausland treffen – insbesondere strategische Entscheidungen über die Entwicklungsrichtung, Investitionen oder die Art der Tätigkeit –, können die ausländischen Steuerbehörden davon ausgehen, dass sich die tatsächliche Geschäftsführung außerhalb Polens (z. B. in Deutschland) befindet. Dadurch verlagert sich der steuerliche Sitz der Gesellschaft automatisch in das Land, in dem die Geschäftsführung tatsächlich tätig ist.
Im Rahmen eines solchen Verfahrens erwarten die ausländischen Steuerbehörden konkrete Nachweise über den tatsächlichen Ort der Geschäftsführung.
Beispielsweise reicht die bloße Angabe in den Beschlüssen zur Genehmigung des Jahresabschlusses, dass diese in Polen gefasst wurden, nicht als ausreichender Nachweis aus, wenn die Mitglieder der Geschäftsführung keine weiteren Unterlagen vorlegen – z. B. Reisebestätigungen, Sitzungsunterlagen, E-Mail-Korrespondenz oder Rechnungen -die bestätigen, dass sie sich tatsächlich in Polen aufgehalten und dort Entscheidungen über die Geschäftstätigkeit der Gesellschaft getroffen haben.
Wichtig ist, dass ein solches Verfahren nicht von der polnischen Steuerbehörde durchgeführt wird, die kein Interesse daran hat, die Besteuerung der Gesellschaft ins Ausland zu verlagern, sondern von der Steuerbehörde des Landes, in dem die Mitglieder der Geschäftsführung wohnen.
Infolgedessen kann es zu einer Situation führen, in der:
- die deutsche Behörde das Unternehmen als in Deutschland ansässig betrachtet,
- während die polnische Behörde weiterhin die Veranlagung der Steuer auf den Teil der Einkünfte erwartet, der dem Betrieb in Polen zuzurechnen ist.
Die Verlegung des tatsächlichen Verwaltungssitzes hebt die Steuerpflichten in Polen nicht automatisch auf. Wenn das Unternehmen hier irgendeine Tätigkeit ausübt oder Mitarbeiter beschäftigt, lohnt es sich zu prüfen, ob eine steuerliche Betriebsstätte entstanden ist und ob alle CIT-Pflichten in Polen ordnungsgemäß erfüllt wurden.
Zusammenfassung und praktische Hinweise für Unternehmer
Die Feststellung des Steuerwohnsitzes eines Unternehmens ist keine Frage der Formalitäten im Landesgerichtsregister, sondern eine Analyse des tatsächlichen Ortes, an dem die Managemententscheidungen getroffen werden. In Zeiten von Fernverwaltung und dezentralen Strukturen kann es leicht zu einer unbewussten Verlagerung des Entscheidungszentrums außerhalb Polens kommen – was zu einer Änderung des Steuerwohnsitzes führen kann.
Was Sie überprüfen sollten:
- Sind die Mitglieder der Geschäftsführung tatsächlich von Polen aus tätig?
- Werden strategische Entscheidungen (z. B. Investitions- oder Finanzentscheidungen) in Polen getroffen?
- Werden die Sitzungen der Geschäftsführung dokumentiert und finden sie in Polen statt?
- Gibt es Belege für Reisen nach Polen und Aktivitäten im Land?
- Wird in Polen eine laufende Geschäftstätigkeit ausgeübt oder handelt es sich nur um eine formale Registrierung?
Wenn Ihr Unternehmen einen aus dem Ausland tätigen Vorstand hat oder Sie eine solche Struktur planen, lohnt es sich, die steuerlichen Auswirkungen, einschließlich des Risikos der Entstehung einer Steuerpflicht, im Voraus zu bewerten und Streitigkeiten mit den Steuerbehörden zu vermeiden.
getsix® unterstützt Unternehmer und Investoren bei der Analyse der Steuerhoheit von Unternehmen, der Bewertung des Risikos der Doppelbesteuerung und der Vorbereitung von Unterlagen, die den tatsächlichen Sitz der Geschäftsleitung bestätigen. Wenden Sie sich an unser Team von Steuerberatern, wenn Ihr Unternehmen vom Ausland aus geführt wird oder Sie eine Verlagerung der Führungsstrukturen planen.
Rechtsgrundlage:
- Abkommen zwischen und der Bundesrepublik Deutschland zur Vermeidung der Doppelbesteuerung auf dem Gebiet der Steuern vom Einkommen und vom Vermögen, unterzeichnet in Berlin am 14. Mai 2003.
- Gesetz vom 15. Februar 1992 über die Körperschaftsteuer.
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