KI bei der ZUS in Polen: Digitalisierung für Unternehmen

Künstliche Intelligenz ist für die polnische Sozialversicherungsanstalt (ZUS) nicht mehr nur ein zukunftsorientiertes Thema in der öffentlichen Verwaltung. In Polen wird sie zu einem festen Bestandteil der praktischen Abwicklung von Sozialversicherungsangelegenheiten. Die Sozialversicherungsanstalt in Polen (ZUS) kommuniziert nicht mehr nur allgemeine Digitalisierungspläne. Sie verweist nun auf konkrete Umsetzungen, Pilotprojekte und Zeitpläne für die Einführung von KI-basierten Lösungen. Gleichzeitig betont die ZUS ausdrücklich, dass künstliche Intelligenz dazu dient, die Mitarbeiter zu unterstützen, und nicht dazu, eigenständig Entscheidungen in Kundenangelegenheiten zu treffen.

Aus Sicht der Unternehmer bedeutet dies vor allem eines: Der Kontakt mit der ZUS wird zunehmend digital, automatisiert und verfahrenstechnisch schneller. Dies ändert jedoch nichts an den grundlegenden Pflichten der Beitragszahler oder den Regeln zur Verantwortung für die Richtigkeit von Unterlagen und Abrechnungen. KI mag den Service, die Datenorganisation, die Kommunikation und die Dokumentenanalyse verbessern, ersetzt jedoch nicht die Verpflichtung, Mitarbeiter korrekt anzumelden, Daten fristgerecht einzureichen und Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß abzuführen.

Der aktuelle Stand bei der ZUS

Die ZUS bestätigt, dass einige Lösungen mit KI-Elementen bereits im Einsatz sind, während sich andere noch in der Pilotphase befinden, für die Umsetzung vorbereitet werden oder sich noch in der konzeptionellen Entwicklung befinden. In offiziellen Erklärungen erläutert die Behörde, dass sie bei der Entwicklung solcher Tools Aspekte wie Datensicherheit, Datenschutz, Modelltransparenz, Widerstandsfähigkeit gegen Missbrauch, Rechtskonformität und menschliche Aufsicht berücksichtigt. Die ZUS weist zudem darauf hin, dass jedes Konzept im Hinblick auf die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des KI-Gesetzes, der IT-Architektur und des Risikos falscher Antworten bewertet wird.

Dies ist ein wichtiges Signal für Unternehmen in Polen, denn es zeigt, dass die öffentliche Verwaltung in Polen KI nicht nur als Werkzeug zur Automatisierung des Kundenkontakts betrachtet. In der Praxis ist der Wandel umfassender. Er betrifft die weitreichende Neuorganisation der Arbeitsweise der Behörde: von der Sortierung von Anträgen und Korrespondenz über die Dokumentenanalyse bis hin zur Entwicklung elektronischer Kanäle und eines stärker transaktionsbasierten Dienstleistungsmodells innerhalb von eZUS.

Was bei der polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) bereits im Einsatz ist

Das konkreteste offiziell bestätigte Beispiel ist ein System, das die Bearbeitung von Meldungen unterstützt, die von im KSI-Benutzerportal registrierten Arbeitnehmern eingereicht werden. Die ZUS gibt an, dass trainierte Algorithmen die gängigsten Arten von Meldungen erkennen und kategorisieren, was bedeutet, dass etwa 25 % davon automatisch an die entsprechenden Support-Gruppen weitergeleitet werden, ohne die erste Support-Stufe zu durchlaufen. Zudem werden Algorithmen bereits eingesetzt, um Lösungen für die häufigsten Probleme vorzuschlagen.

Für Unternehmer in Polen ist dies noch keine Funktion, die für den Beitragszahler oder Versicherten direkt sichtbar ist. Dennoch hat sie praktische Bedeutung. Sie zeigt, dass die ZUS KI zunächst dort einführt, wo sie interne Prozesse beschleunigen und repetitive Arbeiten reduzieren kann, ohne in den Bereich der automatischen Entscheidung über die Rechte und Pflichten der Kunden vorzudringen.

Was die Sozialversicherungsanstalt in Polen als Nächstes umsetzen will

Das wichtigste Projekt, das sich unmittelbar auf die Effizienz der Verfahren auswirken könnte, betrifft die Erstanalyse von Unterlagen für medizinische Gutachter. Nach offiziellen Angaben soll das System die gesammelten Dokumente analysieren, chronologisch ordnen, gruppieren, relevante medizinische Fakten identifizieren und das Auffinden von Informationen in einer virtuellen Akte erleichtern. Die ZUS hat erklärt, dass das System die Pilotphase abgeschlossen hat und die vollständige Einführung im zweiten Quartal 2026 geplant ist.

Eine zweite Lösung ist Er soll Mitarbeiter bei der Übersetzung von ein Übersetzer für fremdsprachige Dokumente im Text-zu-Text-Modell. Dokumenten unterstützen, die von Mandanten eingereicht werden, unter anderem in Leistungsfällen. Die ZUS gibt an, dass sich dieses System derzeit in der Pilotphase befindet.

Aus unternehmerischer Sicht können beide Projekte zu folgenden Ergebnissen führen:

einer schnelleren Analyse von Dokumenten in Leistungsfällen,
einer geringeren Belastung der Mitarbeiter bei der Erledigung technischer Aufgaben,
einer effizienteren Bearbeitung fremdsprachiger Unterlagen,
einem besseren Zugang zu Informationen während des Verfahrens.

Gleichzeitig ist zu betonen, dass es sich hierbei noch um Lösungen handelt, die gerade implementiert oder fertiggestellt werden, und nicht um einen bereits vollständig etablierten Betriebsstandard im gesamten System. Aus diesem Grund sollten Unternehmen nicht automatisch davon ausgehen, dass jede von der ZUS bearbeitete Angelegenheit allein aufgrund des Einsatzes von KI bereits schneller bearbeitet wird.

Weitere KI-Lösungen, die derzeit von der ZUS getestet werden

Neben Projekten mit festem Zeitplan führt die ZUS auch Pilotarbeiten und konzeptionelle Entwicklungen zu verschiedenen Tools durch, die aus Sicht der Beitragszahler und der Bürger, die mit der Behörde zu tun haben, besonders relevant sein könnten.

Voicebot zur Terminvereinbarung

Die ZUS hat Voicebot-Funktionen getestet, die eine automatische Terminvereinbarung per Telefon rund um die Uhr ermöglichen sollen, mit Integration in den Terminkalender in eZUS und SMS-Bestätigung. Die konzeptionelle Arbeit zur Einführung dieser Lösung ist jedoch noch im Gange.

System zur Unterstützung der E-Mail-Bearbeitung

Die ZUS bearbeitet jährlich mehr als 1,3 Millionen E-Mail-Anfragen, und dieses Volumen ist eines der Hauptargumente für die Einführung eines Systems, das den Inhalt von Nachrichten analysiert und einem Mitarbeiter eine Antwortvorlage vorschlägt. Der Mitarbeiter würde die endgültige Antwort weiterhin genehmigen oder ändern. Diese Lösung hat die Pilotphase abgeschlossen, wurde aber laut Mitteilung der Behörde noch nicht vollständig implementiert.

Assistent für Zahlungserleichterungen und Erlass

Das geplante System soll die Mitarbeiter der ZUS bei der ersten Analyse von Unterlagen und bei der Ausarbeitung von auf die jeweilige Mandantensituation zugeschnittenen Rückzahlungsvorschlägen unterstützen. Aus Sicht der Unternehmer ist dies eines der interessanteren Projekte, da es sich um schuldenbezogene Angelegenheiten handelt, darunter Beitragsrückstände, Zahlungserleichterungen und Erlass. Derzeit befindet es sich jedoch noch in der Vorbereitungsphase für einen Pilotversuch.

Intelligente Wissensdatenbank

Hierbei handelt es sich um eine interne Lösung für ZUS-Mitarbeiter, die mit einer intelligenten Suchmaschine und einem KI-Assistenten ausgestattet ist, der Dokumente zusammenfassen, vergleichen und verdichten soll. In der Praxis könnte dies die Konsistenz der Antworten verbessern und den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen in den verstreuten Ressourcen der Behörde reduzieren. Die Dokumentation der Anforderungen wird derzeit erstellt.

Wird KI bei der polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) Entscheidungen anstelle von Menschen treffen?

Die offizielle Antwort lautet nein. Die ZUS erklärt ausdrücklich, dass ihre allgemeine Regel darin besteht, KI zur Unterstützung menschlicher Entscheidungen einzusetzen, nicht aber, um eigenständig automatisierte Entscheidungen zu treffen. Dies ist sowohl aus organisatorischer als auch aus rechtlicher Sicht von großer Bedeutung.

Dies ist auch im Zusammenhang mit dem Schutz personenbezogener Daten von Bedeutung. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bietet Schutz vor Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, sofern diese Entscheidungen Rechtswirkungen für eine natürliche Person haben oder diese in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Aus diesem Grund stellt ein Modell, bei dem KI eine Analyse erstellt, eine Antwort vorschlägt oder Dokumente organisiert, während die endgültige Entscheidung bei einem Menschen liegt, einen sichereren regulatorischen Ansatz für ein öffentliches Sozialversicherungssystem dar.

Das KI-Gesetz und die ZUS: Was bedeutet das für Unternehmen in Polen?

Die Frage der KI bei der ZUS sollte auch unter dem Gesichtspunkt des EU-Rechts betrachtet werden. Das KI-Gesetz wird schrittweise umgesetzt. Einige Bestimmungen gelten bereits seit dem 2. Februar 2025, während der allgemeine Anwendungszeitpunkt für viele zentrale Verpflichtungen der 2. August 2026 ist. Einige Bestimmungen für KI-Systeme mit hohem Risiko treten sogar noch später in Kraft.

Für Unternehmer in Polen bedeutet dies, dass die ZUS zwar KI-Tools testet und implementiert, diese aber auch so gestalten muss, dass sie den Anforderungen in Bezug auf Sicherheit, Rechenschaftspflicht, Transparenz und menschliche Aufsicht entsprechen. Infolgedessen wird das Tempo der Umsetzung in Bereichen, die Kundendaten betreffen, naturgemäß vorsichtiger sein als bei internen Verwaltungsprozessen.

Was dies für Unternehmer und Beitragszahler bedeutet

Die wichtigste Schlussfolgerung ist praktischer Natur: Die KI bei der ZUS ändert derzeit zwar nicht die Abrechnungsregeln, kann jedoch die Art und Weise verändern, wie Unternehmen mit der Behörde interagieren, sowie die Geschwindigkeit, mit der bestimmte Angelegenheiten bearbeitet werden. Aus Sicht der Unternehmen lohnt es sich, sich auf mehrere Konsequenzen vorzubereiten.

1. Die Qualität von Daten und Dokumenten wird noch wichtiger

Je stärker Prozesse digitalisiert und automatisiert werden, desto wichtiger werden die Qualität der Dokumente, die Vollständigkeit der Daten und die Konsistenz der bei der ZUS eingereichten Informationen. Dies gilt sowohl für Unterlagen im Zusammenhang mit Leistungen als auch für Korrespondenz, Anträge und schuldenbezogene Angelegenheiten. Schlecht beschriebene, inkonsistente oder unvollständige Daten bergen weiterhin das Risiko von Verzögerungen oder der Notwendigkeit zusätzlicher Klärungen.

2. Eine schnellere Bearbeitung entbindet nicht von der Verantwortung

Die Tatsache, dass die ZUS KI-Tools entwickelt, bedeutet nicht, dass die Verantwortung für die Richtigkeit der Abrechnungen auf die Behörde übergeht. Unternehmer bleiben weiterhin verantwortlich für ordnungsgemäße Anmeldungen, Beitragsabrechnungen, Fristen und die Richtigkeit der in das System eingegebenen Daten.

Deshalb sind in Unternehmen, die das Risiko von Fehlern in diesem Bereich verringern wollen, eine gut organisierte Lohnbuchhaltung in Polen und Personalverwaltung besonders wichtig.

3. Der Kontakt mit der ZUS wird zunehmend digitaler

Die Entwicklung von eZUS, Änderungen an der Portaloberfläche, der Ausbau elektronischer Funktionen und die geplante Einführung von Bots deuten darauf hin, dass die Kommunikation mit der Behörde zunehmend über digitale Kanäle stattfinden wird. Für Unternehmen in Polen ist dies ein wichtiger Grund, die Zugriffsrechte auf Konten, Dokumentenworkflows und die interne Zuständigkeit für den Kontakt mit der ZUS zu regeln.

4. Die größten Veränderungen werden sich zunächst in den Dienstleistungsprozessen zeigen, nicht im materiellen Recht

Derzeit wirkt sich KI bei der ZUS hauptsächlich auf die Arbeitsorganisation, den Zugang zu Informationen, die Dokumentenanalyse und den Mandantenservice aus. Sie verändert noch nicht das Rechtsmodell zur Feststellung von Leistungsansprüchen oder Beitragspflichten nach polnischem Recht. Für Unternehmer in Polen ist dies ein wichtiger Unterschied, da er die Dienstleistungstechnologie vom Inhalt der rechtlichen Verpflichtungen trennt.

Sollten sich Unternehmen über KI bei der Sozialversicherungsanstalt in Polen sorgen?

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist ein pragmatischer Ansatz angemessener als eine alarmistische Haltung. Die ZUS entwickelt KI in erster Linie, um Mitarbeiter zu entlasten, den Informationsfluss zu verbessern und den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben zu verkürzen. Die Behörde selbst weist darauf hin, dass einer der Gründe für die Beschleunigung dieser Arbeiten die Notwendigkeit ist, Bereiche mit Personalmangel zu unterstützen, darunter auch die ärztliche Bescheinigung. Gleichzeitig betont sie die Notwendigkeit menschlicher Aufsicht, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Vorsicht im Umgang mit Mandantendaten.

Aus Marktsicht deutet dies eher auf eine schrittweise Veränderung der Arbeitsstandards in der öffentlichen Verwaltung in Polen hin als auf eine plötzliche Revolution. Einfachere und eher repetitive Aufgaben werden wahrscheinlich zuerst beschleunigt, wie beispielsweise die Terminvereinbarung, die Bearbeitung bestimmter Korrespondenz oder das Abrufen von Informationen. Rechtlich sensiblere und operativ komplexere Bereiche werden langsamer eingeführt werden.

Wichtige Erkenntnisse für Unternehmen

Es lassen sich drei wichtige Erkenntnisse ableiten.

Erstens: Die ZUS setzt Lösungen mit KI-Elementen tatsächlich um, anstatt sie nur zu diskutieren.

Zweitens: Die heute vorherrschenden Anwendungsfälle sind solche, die Mitarbeiter und interne Prozesse unterstützen, und nicht Systeme, die Kundenfälle automatisch lösen.

Drittens: Für Unternehmer ist nicht so sehr das Interesse an der Technologie selbst entscheidend, sondern die organisatorische Bereitschaft: ordnungsgemäße Dokumentation, korrekte Daten, effizienter Informationsfluss und eine ordnungsgemäß geführte Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Personalverwaltung.

In der Praxis sind Unternehmen, die bereits über hochwertige Personal- und Lohnabrechnungsprozesse, zeitnahe Abrechnungen und eine konsistente Kommunikation mit Behörden verfügen, am besten aufgestellt, um von der weiteren Digitalisierung der ZUS zu profitieren. In diesem Zusammenhang kann die Unterstützung bei der Lohnabrechnung und im Kontakt mit der Sozialversicherungsanstalt in Polen (ZUS) dazu beitragen, das operative Risiko zu verringern und das Unternehmen besser auf weitere administrative Veränderungen in Polen vorzubereiten. Kontaktieren Sie getsix®.

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