Betriebsprüfungen in Polen 2026: Wie Steuer- und Sozialversicherungsbehörden KI und Risikoanalysen einsetzen

Betriebsprüfungen in Polen 2026 basieren zunehmend auf Datenanalysen und Risikobewertungen. Von Januar bis August 2026 stellte die polnische Sozialversicherungsanstalt (ZUS) bei 90,1 % von 20.529 Prüfungen Unregelmäßigkeiten fest. Die Landesfinanzverwaltung (KAS) führt weniger förmliche Prüfungen, aber mehr Vorabprüfungen durch. Für Unternehmen gewinnen konsistente Abrechnungen und belastbare Transaktionsnachweise an Bedeutung.

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Wie erfolgreich sind ZUS-Prüfungen im Jahr 2026?

Von Januar bis August 2026 führte die polnische Sozialversicherungsanstalt (ZUS) 20.529 Prüfungen durch. In 18.495 Fällen (90,1 %) wurden Unregelmäßigkeiten festgestellt.

Die finanziellen Feststellungen beliefen sich auf 373,3 Mio. PLN, davon 360,6 Mio. PLN bei Sozialversicherungsbeiträgen und 12,7 Mio. PLN bei Leistungen.

Zum Vergleich: 2017 lag die Trefferquote bei rund 65 %. Die Quote von 2026 betrifft ausschließlich ausgewählte Beitragszahler und bedeutet nicht, dass 90 % aller Unternehmen gegen Vorschriften verstoßen.

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Wie wählt die ZUS Unternehmen für Prüfungen aus?

Die am 1. Januar 2026 eingeführte Risikoanalyse berücksichtigt unter anderem:

• Anzahl der angemeldeten Versicherungen und PKD-Tätigkeitscode;
• Verhältnis ausgezahlter Leistungen zu geschuldeten Beiträgen;
• Überschneidungen bei Sozialversicherungspflichten;
• Frühere Prüfungsergebnisse und Unregelmäßigkeiten.

Die Risikokategorie bestimmt die Häufigkeit planmäßiger Prüfungen:

• Niedriges Risiko: höchstens einmal in 5 Jahren.
• Mittleres Risiko: höchstens einmal in 3 Jahren.
• Hohes Risiko: so oft wie zur wirksamen Durchsetzung der Vorschriften erforderlich.

Gesetzliche Ausnahmen ermöglichen zusätzliche Prüfungen. Das vollständige Bewertungsmodell der ZUS ist nicht öffentlich.

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Was zeigen die Ergebnisse der KAS?

Die polnische Landesfinanzverwaltung (KAS) führte 2025 fast 2,64 Mio. Maßnahmen zur steuerlichen Überprüfung durch – 9,4 % mehr als 2024. Die finanziellen Feststellungen stiegen um 29,1 % auf 19,05 Mrd. PLN.

Dabei entwickelten sich die Prüfungsverfahren unterschiedlich:

• Zoll- und Fiskalprüfungen: Rückgang um 27,4 % auf 5.113; finanzielle Feststellungen stiegen um 46,4 % auf 6,52 Mrd. PLN.
• Steuerprüfungen: Rückgang um 11,3 % auf 8.722.
• Vorabprüfungen: Anstieg um 9,6 % bzw. mehr als 228.000.

Vorabprüfungen (czynności sprawdzające) ermöglichen die Klärung bestimmter steuerlicher Fragen ohne Einleitung einer förmlichen Steuerprüfung.

Unternehmen können daher zur Vorlage von Unterlagen oder Erläuterungen aufgefordert werden, auch wenn keine förmliche Prüfung stattfindet.

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Welche Rolle spielen KI und Datenanalysen?

Elektronische Steuermeldungen, das Landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) und die JPK_CIT-Berichtsstrukturen erleichtern die Identifizierung von Abweichungen zwischen Steuererklärungen und Buchführungsdaten.

Im Jahr 2025 deckte die KAS 376.800 fiktive Rechnungen im Wert von über 10,9 Mrd. PLN auf. Ihre Zahl stieg gegenüber 2024 um 29,2 %.

Ein Teil der Feststellungen betraf frühere Abrechnungszeiträume. Eine Datenabweichung allein beweist zudem keinen Steuerbetrug.

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Wie können sich Unternehmen auf ZUS- und KAS-Prüfungen vorbereiten?

Eine regelmäßige interne Überprüfung sollte folgende Bereiche umfassen:

• Steuerabrechnungen: Übereinstimmung von Erklärungen, Buchführung und Belegen.
• Sozialversicherung: Anmeldungen, Beitragsbemessungsgrundlagen und Vertragseinordnung.
• Transaktionen: Nachweise tatsächlich erbrachter Leistungen und Lieferungen.
• Interne Prozesse: Dokumentenfreigabe, Korrekturen und Klärung von Abweichungen.
• Behördenkorrespondenz: Fristgerechte Antworten und klare Zuständigkeiten.

Bei internationalen Unternehmen ist außerdem die Konsistenz der Daten zwischen polnischer Finanzabteilung, ausländischer Konzernzentrale und externen Dienstleistern wichtig.

Weniger förmliche Prüfungen bedeuten nicht weniger Kontrolle. Entscheidend bleiben korrekte Steuer- und Sozialversicherungsabrechnungen sowie eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation.

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