Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer in Polen: Wann entsteht steuerpflichtiges Einkommen?

Ein Fahrtkostenzuschuss in Polen ist grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn der Arbeitgeber einen Geldbetrag oder eine Erstattung für den normalen Weg zwischen Wohnung und fester Arbeitsstätte zahlt. Der Betrag ist in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen und der PIT zu unterwerfen. Ein vom Arbeitgeber organisierter Bustransport kann dagegen nach Art. 21 Abs. 1 Nr. 14a des polnischen Einkommensteuergesetzes steuerfrei sein.

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Wann ist ein Fahrtkostenzuschuss in Polen steuerpflichtig?

Ein Fahrtkostenzuschuss in Polen begründet bei einer Erstattung des normalen Arbeitswegs grundsätzlich Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Das bestätigte das Oberste Verwaltungsgericht Polens im Urteil vom 12. März 2026, Az. II FSK 775/23. Der Arbeitnehmer spart einen Aufwand, den er üblicherweise selbst tragen müsste.

Im Verfahren ging es um einen pauschalen Zuschuss bei schlechter ÖPNV-Anbindung. Das NSA stellte klar: Weder Standortprobleme noch Schichtarbeit oder betriebliche Interessen schaffen automatisch eine Steuerbefreiung.

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Wann kann ein vom Arbeitgeber organisierter Transport steuerfrei sein?

Das polnische Einkommensteuergesetz befreit den vom Arbeitgeber organisierten Transport mit einem Bus. Als Bus gilt ein Fahrzeug, das für die Beförderung von mehr als neun Personen einschließlich Fahrer ausgelegt ist.

Arbeitgeber sollten daher klar unterscheiden:

• pauschaler Geldzuschuss oder Erstattung – grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn,
• organisierter Bustransport – mögliche Steuerbefreiung,
• Transport mit kleinerem Fahrzeug – keine automatische Befreiung; Freiwilligkeit, tatsächlicher Vorteil und individuelle Bewertbarkeit sind zu prüfen,
• Dienstreise – gesonderte Regeln; sie ist nicht mit dem normalen Arbeitsweg gleichzusetzen.

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Reichen Arbeitsvertrag oder Vergütungsordnung für die Befreiung?

Nein. Eine PIT-Befreiung muss sich aus einer konkreten gesetzlichen Vorschrift ergeben. Eine Regelung im Arbeitsvertrag, eine Vergütungsordnung oder ein Vorstandsbeschluss schaffen allein keine Steuerfreiheit.

Art. 21 Abs. 1 Nr. 23b ist keine allgemeine Befreiung für den täglichen Arbeitsweg. Er betrifft bestimmte lokale Dienstfahrten mit einem arbeitnehmereigenen Fahrzeug, wenn die Erstattung gesetzlich vorgesehen ist.

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Wie ist der Zuschuss in der Personalabrechnung zu behandeln?

Ist die Leistung steuerpflichtig, muss der Arbeitgeber:

• ihren Wert dem übrigen Arbeitslohn hinzurechnen,
• die PIT-Vorauszahlung berechnen und einbehalten,
• den Betrag in der Lohnabrechnung und in PIT-11 berücksichtigen,
• die Folgen für ZUS-Beiträge separat prüfen.

Das Urteil II FSK 775/23 betrifft die PIT und entscheidet nicht unmittelbar über die Sozialversicherung. Ausnahmen für kostenlose oder teilweise bezahlte Beförderungen gelten nicht automatisch für pauschale Geldleistungen.

Vor Einführung eines Transportprogramms sollten HR, Finanzen und Personalabrechnung Leistungsmodell, Fahrzeugtyp, berechtigte Arbeitnehmer und Bewertungsregeln festlegen.

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