Kontrollen der Hauptarbeitsinspektion (PIP) in Polen: Die Regeln haben sich am 8. Juli geändert

Am 8. Juli 2026 sind einige der bedeutendsten Änderungen seit Jahren bezüglich der Arbeitsweise der polnischen Hauptarbeitsinspektion (Państwowa Inspekcja Pracy – PIP) in Kraft getreten. Die öffentliche Debatte konzentrierte sich in erster Linie auf die neuen Befugnisse der Arbeitsinspektion, Scheinzivilrechtsverträge und B2B-Vereinbarungen anzufechten, was gemeinhin als Umqualifizierung (Reklassifizierung) bezeichnet wird. Die Reform jedoch nur auf dieses eine Thema zu reduzieren, wäre eine erhebliche Übervereinfachung.

Die Novelle führt eine systemische Änderung bei der Durchführung von Arbeitsinspektionen in Polen ein. Die Hauptarbeitsinspektion gewinnt neue rechtliche Instrumente, einen breiteren Zugang zu Daten und die Möglichkeit, Kontrollen unter Nutzung moderner Kommunikationstools durchzuführen. Die Reform ändert nicht nur den Umfang der inspectorischen Befugnisse, sondern vor allem die Philosophie hinter dem Handeln der Behörde.

Die Gesetzesänderungen fallen zeitlich mit einem Wechsel an der Spitze des Hauptarbeitsinspektors (Główny Inspektor Pracy) zusammen. Janusz Krasoń hat das Amt übernommen und wird dafür verantwortlich sein, die neuen Maßnahmen umzusetzen und die Art und Weise ihrer praktischen Anwendung zu gestalten.

Es ist auch wichtig sich daran zu erinnern, dass die Auswirkungen der Reform nicht auf das Verhältnis zwischen Arbeitgebern und der Hauptarbeitsinspektion beschränkt bleiben. Eine erweiterte Zusammenarbeit zwischen der PIP, der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und der Finanzverwaltung (KAS) bedeutet, dass Feststellungen während einer Kontrolle auch Konsequenzen für Sozialversicherungsbeiträge, Steuerabrechnungen und andere öffentlich-rechtliche Verbindlichkeiten haben können.

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PIP-Kontrollen in Polen: Ein neuer Ansatz bei der Aufsicht

Es wird erwartet, dass sich die Arbeitsinspektion nicht nur auf zivilrechtliche Verträge konzentriert, sondern unter anderem auch auf Themen wie Homeoffice / mobile Arbeit, Mobbing am Arbeitsplatz, Lohngleichheit für Frauen und Männer, die Einhaltung von Hinweisgeberschutz-Vorschriften (Whistleblower), Temperaturen am Arbeitsplatz und Betriebliche Kapitalpläne (PPK).

Dies bedeutet, dass der Prüfungsumfang von Inspektionen immer breiter wird. Das Risiko einer Kontrolle betrifft nicht mehr nur Arbeitgeber, gegen die Mitarbeiter Beschwerden eingereicht haben. Eine analytische Selektion von Unternehmen für Inspektionen – auch unter Einsatz von Algorithmen – sowie Informationen, die von anderen öffentlichen Behörden eingeholt werden, gewinnen ebenfalls zunehmend an Bedeutung.

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Nicht nur B2B-Vereinbarungen

Die Möglichkeit der PIP, Fälle von Schein-Selbstständigkeit (Scheinselbstständigkeit) anzufechten, hat die größte Aufmerksamkeit erregt. Es sollte jedoch betont werden, dass dies nur ein Element einer viel umfassenderen Reform ist.

Das Gesetz sieht insbesondere vor:

• erweiterten Informationsaustausch zwischen der Hauptarbeitsinspektion (PIP), der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und der Finanzverwaltung (KAS);
• die Möglichkeit, Kontrollen oder einzelne Prüfungshandlungen aus der Ferne (Remote-Inspektion) durchzuführen;
• die Digitalisierung der Dokumentation nach einer Kontrolle;
• die Einführung neuer Durchsetzungsmaßnahmen gegenüber Arbeitgebern;
• höhere Strafen bei Verstößen gegen das Arbeitsrecht.

In der Praxis sollten Unternehmen eine PIP-Kontrolle nicht mehr als isoliertes einfaches Verwaltungsverfahren betrachten. Stattdessen sollte sie als Teil des breiteren staatlichen Aufsichtssystems Polens über die Rechtmäßigkeit von Beschäftigungsverhältnissen und die Einhaltung öffentlich-rechtlicher Pflichten gesehen werden.

Weitere Informationen über die neuen Befugnisse der PIP, die Überprüfung von zivilrechtlichen Verträgen und B2B-Vereinbarungen sowie die potenziellen Konsequenzen für Arbeitgeber finden Sie im Artikel: „Neue Befugnisse der Staatlichen Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP) in Polen ab dem 8. Juli 2026 – Auswirkungen für Arbeitgeber“.

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Kontrollen müssen nicht mehr ausschließlich in den Geschäftsräumen des Unternehmens stattfinden

Eine der bedeutenderen Änderungen ist die Möglichkeit, Inspektionen aus der Ferne durchzuführen. In begründeten Fällen kann ein Arbeitsinspektor Prüfungshandlungen unter Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel vornehmen, die elektronische Einreichung von Dokumenten verlangen und sogar bestimmte Handlungen über eine Live-Online-Verbindung durchführen.

Dies reagiert auf die fortschreitende Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Gleichzeitig bedeutet dies, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass ihre elektronische Dokumentation ordnungsgemäß organisiert ist und dass sie über wirksame Verfahren zur Kommunikation mit den Kontrollbehörden verfügen.

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Neue Instrumente für die Hauptarbeitsinspektion

Die Novelle führt auch eine Belehrung/Anweisung ein, um festgestellte Verstöße zu beheben. Stellt ein Inspektor fest, dass eine Zusammenarbeit, die formal auf einem Zivilrechtsvertrag basiert, in Wirklichkeit die Kriterien eines Arbeitsverhältnisses erfüllt, kann der Inspektor von den Parteien verlangen, das Rechtsverhältnis freiwillig in Einklang mit den geltenden Vorschriften zu bringen.

Erst die Nichtbefolgung der Anweisung kann zu weiteren Schritten durch den zuständigen Bezirksarbeitsinspektor führen, einschließlich des Erlasses eines Verwaltungsakts oder der Überweisung des Falls an das Gericht. Die Maßnahme soll sowohl eine präventive als auch eine korrigierende Funktion erfüllen.

Eine zweite wichtige Entwicklung ist die Möglichkeit, eine individuelle Interpretation (Auskunft) einzuholen, die vom Hauptarbeitsinspektor ausgestellt wird. Unternehmen können so eine formelle Positionierung zur Einordnung eines bestimmten Rechtsverhältnisses einholen, bevor eine Kontrolle eingeleitet wird. Obwohl dies das Risiko einer nachträglichen Überprüfung nicht vollständig beseitigt, kann es ein wertvolles Instrument bei der Planung von Beschäftigungsmodellen darstellen.

PIP nach dem 8. Juli 2026

Neue Regeln für Arbeitgeberkontrollen in Polen

Die Reform betrifft nicht nur B2B-Vereinbarungen. Sie verändert das gesamte Modell der Aufsicht über Beschäftigungsverhältnisse.

Die fünf wichtigsten Änderungen

• Kontrollen aus der Ferne

  Elektronische Dokumente, Videokonferenzen und online durchgeführte Prüfungshandlungen während einer Kontrolle.
• Analytische Selektion

  Auswahl von Unternehmen für Kontrollen auf Grundlage von Daten, Algorithmen und Informationen anderer Behörden.
• Überprüfung von B2B-Vereinbarungen und zivilrechtlichen Verträgen

  Prüfung, ob die tatsächliche Art der Arbeitsausführung einem Arbeitsverhältnis entspricht.
• Neue Durchsetzungsmaßnahmen

  Anweisung zur Behebung von Verstößen und bei deren Nichtbefolgung ein Verwaltungsakt oder die Überweisung des Falls an das Gericht.
• Breiterer Datenaustausch

  Engere Zusammenarbeit und erweiterter Informationsaustausch zwischen PIP, ZUS und KAS.

Höhere finanzielle Sanktionen

2.000–60.000 PLN

neue Standardspanne der Geldbußen für Verstöße gegen Arbeitnehmerrechte

bis zu 90.000 PLN

bei erneuter Begehung desselben Verstoßes innerhalb von zwei Jahren

Die Vorbereitung auf eine Kontrolle sollte ein Prozess und keine einmalige Maßnahme sein.

• 01
  Beschäftigungsmodelle überprüfen
  Insbesondere B2B-Vereinbarungen und zivilrechtliche Verträge — prüfen Sie, ob sie Merkmale eines Arbeitsverhältnisses aufweisen.
• 02
  Digitale Dokumentation ordnen
  Sie muss vollständig und auch bei einer aus der Ferne durchgeführten Kontrolle verfügbar sein.
• 03
  Übereinstimmung der Dokumente mit der Praxis prüfen
  Entscheidend ist die tatsächliche Art der Arbeitsausführung und nicht nur der Vertragsinhalt.

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Die Konsequenzen können weit über die PIP-Kontrolle hinausgehen

In der Praxis werden die Folgen einer Inspektion zunehmend über das Ausstellen einer schriftlichen Empfehlung oder eines Verwaltungsakts hinausgehen.

Die erweiterte Zusammenarbeit zwischen PIP, ZUS und KAS bedeutet, dass die Feststellungen eines Arbeitsinspektors die Grundlage für die Einleitung weiterer Verfahren bezüglich Sozialversicherungs- und Steuerpflichten bilden können. Wird ein Beschäftigungsmodell angefochten, kann ein Unternehmen nicht nur verpflichtet werden, die Art und Weise der Einbindung von Personen zu ändern, sondern auch seine Abrechnungen mit der Sozialversicherungsanstalt zu korrigieren, ausstehende Beiträge nebst Zinsen nachzuzahlen und sich anderen öffentlich-rechtlichen Konsequenzen zu stellen.

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Straf- und finanzielle Sanktionen für Arbeitgeber in Polen

Die Novelle erhöht auch die Geldbußen für die meisten Verstöße gegen Arbeitnehmerrechte. Die Standardgeldbußen für Verstöße gegen Arbeitnehmerrechte steigen von der bisherigen Spanne von 1.000 PLN bis 30.000 PLN auf eine neue Spanne von 2.000 PLN bis 60.000 PLN. Im Falle eines Wiederholungsfalls – also desselben Verstoßes innerhalb von zwei Jahren – kann die Geldbuße bis zu 90.000 PLN erreichen.

Der Katalog der Straftatbestände und Ordnungswidrigkeiten wurde zudem um neue Verstöße erweitert, etwa das Umgehen der Regeln zur Nutzung zivilrechtlicher Verträge unter Umständen, in denen ein Arbeitsvertrag hätte geschlossen werden müssen. Auch die strafrechtliche Haftung darf nicht außer Acht gelassen werden. Ein Arbeitsinspektor kann den Verdacht einer Straftat anzeigen, insbesondere nach Art. 218 § 1a des polnischen Strafgesetzbuches (Kodeks karny), der die bösartige oder dauerhafte Verletzung von Arbeitnehmerrechten aus einem Arbeitsverhältnis oder der Sozialversicherung betrifft. Ein Inspektor kann auch eine Anzeige nach Art. 219 des Strafgesetzbuches erstatten, der das Nichtmelden erforderlicher Informationen oder das Melden falscher Informationen unter Strafe stellt, die den Anspruch einer Person auf Sozialversicherungsleistungen oder deren Höhe beeinflussen.

Eine PIP-Kontrolle wird daher immer häufiger den Beginn eines viel breiteren Prozesses markieren, an dem mehrere öffentliche Behörden und unter bestimmten Umständen auch Strafverfolgungsbehörden sowie Strafgerichtsverfahren beteiligt sind.

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Zusammenfassung

Die Reform der Hauptarbeitsinspektion ist eine der bedeutendsten Änderungen im polnischen Arbeitsrecht der letzten Jahre. Sie verändert die Art und Weise, wie Kontrollen durchgeführt werden, erweitert die Befugnisse der Behörden und stärkt die Zusammenarbeit zwischen PIP, ZUS und KAS. Für Unternehmen bedeutet dies, dass Arbeitsrechts-Compliance (Labour Law Compliance) viel umfassender als bisher betrachtet werden muss. Die beste Strategie besteht nicht darin, sich auf eine spezifische Kontrolle vorzubereiten, sondern eine Organisation zu schaffen, die jeden Tag bereit für eine Inspektion ist. Regelmäßige Audits, eine aktuelle Dokumentation und die Übereinstimmung zwischen formalen Dokumenten und der tatsächlich ausgeübten Arbeit bleiben die effektivsten Methoden zur Begrenzung rechtlicher Risiken.

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