Mitarbeiter in Polen einstellen: Employer of Record (EoR)

Immer mehr internationale Unternehmen bauen Teams in Polen auf – dank des starken Talentpools und eines flexiblen Umfelds für den Geschäftsbetrieb. Die eigentliche Herausforderung ist dabei meist nicht das Recruiting, sondern die Frage, wie man in Polen rechtssicher und effizient jemanden einstellt, wenn man keine polnische Gesellschaft und keine lokale HR- und Payroll-Infrastruktur hat.

Genau hier setzt das Modell Employer of Record (EoR) in Polen an. Es ermöglicht Ihnen, Beschäftigung im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses (statt eines reinen Contractor-Modells) zu starten, ohne eine lokale rechtliche Einheit zu gründen – indem Arbeitgeberpflichten auf eine polnische Einheit übertragen werden, die HR-Administration, Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Einhaltung der Vorgaben der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) sowie arbeitsbezogene Steuerabrechnungen gemäß polnischem Arbeitsrecht übernimmt.

Im Folgenden erklären wir, was EoR ist, wann es sinnvoll ist, wie es sich im Vergleich zur Gründung einer eigenen Gesellschaft in Polen oder zur Zusammenarbeit mit B2B-Contractors darstellt, wie der Prozess Schritt für Schritt abläuft und welche Kosten und Risiken Sie vor der Modellentscheidung berücksichtigen sollten.

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Employer of Record in Polen: was es ist und wann es Anwendung findet

Ein Employer of Record (EoR) ist ein Modell, bei dem eine polnische Einheit der formale Arbeitgeber der in Polen eingestellten Person wird, während Ihr ausländisches Unternehmen die Arbeitsleistung dieser Person auf Basis eines Dienstleistungsvertrags nutzt, der mit dem EoR-Anbieter abgeschlossen wird.

Dieser Ansatz ist besonders hilfreich, wenn Sie schnell und compliant in Polen einstellen möchten – ohne eine Tochtergesellschaft oder Niederlassung aufzubauen.

In der Praxis sind die Rollen klar getrennt:

• EoR (polnische Einheit): schließt den Arbeitsvertrag (oder eine andere rechtlich zulässige Vereinbarung), führt HR-Dokumentation, berechnet und zahlt Gehälter, führt Beiträge zur Sozialversicherungsanstalt (ZUS) ab und erledigt arbeitsbezogene Steuern sowie Arbeitgeberpflichten nach polnischem Arbeitsrecht.
• Ausländisches Unternehmen (EoR-Kunde): steuert die tägliche operative Arbeit (Aufgaben, Ziele, Tools, Arbeitsorganisation).

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Wann ein EoR die rationalste Wahl ist

EoR ist keine eigene „Rechtsinstitution“, die im polnischen Recht direkt definiert wäre. Es ist eine praktische Business-Lösung, die oft zur effizientesten Option wird, wenn ein internationales Unternehmen:

1. ein echtes Arbeitsverhältnis benötigt (Arbeitsvertrag, dauerhafte Verfügbarkeit, Weisungsrecht, Benefits) und ein B2B-Modell ungeeignet oder riskant wäre.
2. keine lokalen Arbeitgeberprozesse in Polen aufbauen will – oder dies kurzfristig nicht kann (ZUS, Lohnabrechnung, HR-Prozesse, Vertretung, Reporting).
3. den Markt testet oder ein kleines Team aufbaut, bei dem eine Firmengründung in Polen noch nicht gerechtfertigt ist.
4. die Time-to-hire verkürzen und formale Risiken in der ersten Expansionsphase reduzieren möchte.

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Warum Beschäftigung in Polen ohne polnische Einheit operativ schwierig sein kann

Das Problem ist selten der Arbeitsvertrag an sich – sondern die Gesamtheit der Arbeitgeberpflichten in Polen und die Sicherstellung, dass der Einstellungsprozess mit polnischen Vorschriften konform bleibt.

1) Registrierungen, Abrechnungen und Pflichten als Abgaben-/Payroll-Zahler in Polen

Arbeit, die in Polen ausgeübt wird, löst typischerweise Pflichten aus, u. a.:

• Registrierungen und monatliche Abrechnungen gegenüber der Sozialversicherungsanstalt (ZUS),
• Festlegung, wer Vorauszahlungen auf die polnische Einkommensteuer (PIT) abführt – in einigen Szenarien (z. B. wenn der ausländische Arbeitgeber keine Betriebsstätte/Zweigstelle in Polen hat) können die Einkommensteuer-Vorauszahlungen direkt vom Arbeitnehmer zu zahlen sein,
• Führung von Mitarbeiterdokumentation nach polnischen Anforderungen,
• Umsetzung von Arbeitsschutz-Prozessen (OHS), arbeitsmedizinischen Untersuchungen, Arbeitszeiterfassung sowie Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.

Wenn diese Pflichten nicht sauber organisiert sind, steigt das Fehlerrisiko – und einzelne administrative Lasten können beim Arbeitnehmer landen (u. a. Einkommensteuer-Vorauszahlungen und je nach Setup auch beitragsbezogene Abrechnungen), was operativ häufig nicht akzeptabel ist.

2) Vertretung und laufende Arbeitgeberadministration in Polen

Auch ohne physisches Büro in Polen erwarten Institutionen fristgerechte Bearbeitung von Dokumenten, Korrekturen und Korrespondenz. In der Praxis benötigen Sie:

• strukturierte HR- und Payroll-Prozesse,
• klare Verantwortlichkeiten für Fristen und korrekte Abrechnungen,
• Tools für Dokumentation, Archivierung und auditfähige Unterlagen.

3) Steuer- und Organisationsrisiken, die mit der Skalierung zunehmen

Wenn Ihr Team in Polen wächst, gewinnen übergreifende Steuerthemen an Bedeutung – insbesondere die Prüfung des Risikos einer Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE) und die Frage, wie die Rolle eines Mitarbeiters Ihre wirtschaftliche Präsenz in Polen beeinflusst. In diesem Kontext lohnt sich auch unser Beitrag: Beschäftigung von Arbeitnehmern aus Polen im Fernarbeitsverhältnis durch ausländische Unternehmen – wann entsteht eine Betriebsstätte in Polen?

Das ist einer der wichtigsten Gründe, warum EoR die größten operativen Hürden abbauen kann: Der formale Arbeitgeber sitzt in Polen und übernimmt die Compliance-Last rund um HR und Payroll.

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Wie Employer of Record in andere Einstellungsmodelle in Polen einzuordnen ist

EoR sollte neben anderen Optionen betrachtet werden, die beim Hiring aus Polen typischerweise genutzt werden. In der Praxis läuft die Entscheidung meist auf drei Modelle hinaus:

• Einstellung von Mitarbeitern (direkt oder über einen EoR),
• B2B-Zusammenarbeit mit einer selbstständigen Person,
• Aufbau einer eigenen Struktur in Polen (z. B. durch Firmengründung in Polen).

Jedes Modell verteilt Arbeitgeberpflichten, formale Risiken und Fixkosten unterschiedlich – daher sollte es zu Teamgröße, Rolle und Ihren langfristigen Plänen in Polen passen.

Den breiteren formalen und organisatorischen Kontext beschreiben wir in unserem Artikel: Mitarbeiter aus Polen einstellen – was ausländische Arbeitgeber wissen müssen. Das B2B-Kooperationsmodell erläutern wir hier: Mitarbeiter aus Polen einstellen: B2B-Verträge.

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Employer of Record vs. eigene Gesellschaft in Polen: Vergleich

Der folgende Vergleich zeigt, wann EoR eine sinnvolle Übergangslösung ist – und wann es besser sein kann, von Beginn an eine eigene Struktur in Polen aufzubauen.

Kriterium	Employer of Record (EoR)	Eigene Gesellschaft in Polen
Startdauer	meist kurz (Tage/Wochen)	länger (Registrierung + Prozessaufbau)
Fixkosten	Servicegebühr + Beschäftigungskosten	Administrationskosten der Gesellschaft + Beschäftigungskosten
HR & Payroll-Compliance	überwiegend beim EoR	bei Ihrer Gesellschaft (oder Ihrem Outsourcing-Provider)
Formale Kontrolle	formal beim EoR	formal bei Ihrer Gesellschaft
Skalierung	bequem zum Start und für kleinere Teams	oft kosteneffizienter bei größerem Umfang
Marktpräsenz	ohne lokale Gesellschaft	volle lokale Präsenz (Verträge, Ausschreibungen, Branding)

Wann EoR gewinnt

• erste Einstellungen in Polen und schneller Start,
• Markttest mit niedrigeren administrativen Fixkosten,
• (noch) keine Bereitschaft zur Firmengründung in Polen.

Wann die eigene Gesellschaft gewinnt

• langfristige Präsenz und operatives Wachstum in Polen,
• Bedarf an voller formaler Kontrolle über Arbeitsverhältnisse,
• größerer Umfang und komplexere HR-/Finance-Prozesse.

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Employer of Record vs. B2B-Contractor in Polen

B2B ist in Polen verbreitet – aber nicht immer passend. Der Kernunterschied: Bei B2B beschäftigen Sie keinen Arbeitnehmer, sondern kaufen Leistungen von einem Unternehmer ein.

Kriterium	Employer of Record (EoR)	B2B-Contractor
Beziehungsart	Arbeitsverhältnis	kommerzielle Zusammenarbeit (Dienstleistung)
Weisungsrecht & Arbeitszeit	typisch für Beschäftigung	sollte begrenzt sein, um nicht wie Beschäftigung zu wirken
Schutz durch Arbeitsrecht	vollständig	im B2B nicht automatisch gegeben
Risiko der Scheinselbstständigkeit/Fehlklassifizierung	niedriger	höher, wenn die Zusammenarbeit Beschäftigung ähnelt
Bestes Einsatzszenario	stabile Rolle, langfristig, Kontinuität	Projekte, aufgabenbasiert, Flexibilität

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Employer-of-Record-Kosten in Polen: was enthalten ist und wie man sie bewertet

EoR-Kosten sollten als Gesamtkosten der Beschäftigung in Polen + EoR-Servicegebühr betrachtet werden, nicht nur als „Marge“.

Typische Bestandteile sind:

1. Bruttogehalt,
2. verpflichtende Arbeitgeberkosten und Beiträge (ZUS und verwandte Elemente – je nach Setup),
3. Einkommensteuer-Vorauszahlungen, die über die Lohnabrechnung abgewickelt werden,
4. zusätzliche Benefits (falls enthalten),
5. EoR-Gebühr (meist fixer Monatsbetrag pro Mitarbeiter oder prozentualer Anteil der Beschäftigungskosten),
6. einmalige Kosten (z. B. Dokumentenerstellung und Onboarding-Setup).

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Einstellung über einen EoR in Polen: Schritt-für-Schritt-Prozess

Eine Standard-EoR-Implementierung kann an Rolle, Branche und Risikoprofil angepasst werden.

Schritt 1: Modell und Umfang definieren

• Vertragsart, Arbeitszeit, Ort und Arbeitsmodus (z. B. Remote Work),
• Rollenumfang und Grad von Weisung/Steuerung,
• erste Prüfung steuerlicher Risiken (z. B. Befugnis, Verträge zu verhandeln).

Schritt 2: EoR-Anbieter auswählen und Compliance verifizieren

• Standards der Payroll-Prozesse, Dokumentation und Handling von HR-Ereignissen,
• Prüfung, ob das Servicemodell mit den für den Umfang relevanten Vorschriften übereinstimmt.

Wenn das Modell vorsieht, dass die Person beim Kunden und unter dessen Weisung eingesetzt wird, sollte geprüft werden, ob dies unter Regeln zur Arbeitnehmerüberlassung/Zeitarbeit fällt (einschließlich möglicher Genehmigungen und Registerpflichten).

Schritt 3: Vertrag zwischen ausländischem Unternehmen und EoR

Typischerweise regelt er:

• Leistungsumfang (HR, Payroll, Abrechnungen, Reporting),
• Verantwortlichkeiten beider Parteien,
• Rechnungs- und Abrechnungsregeln,
• Kündigungsbedingungen, Vertraulichkeit und Datenverarbeitung.

Schritt 4: Angebot an den Kandidaten und Dokumentenvorbereitung

• Dokumente gemäß polnischem Arbeitsrecht,
• Setup von Gehalt und Benefits,
• Remote-Work-Regeln, Gerätenutzung, interne Prozesse (falls relevant).

Schritt 5: Vertragsunterzeichnung und Registrierungen

• Unterzeichnung der Dokumente,
• Registrierungen bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und Start der Payroll.

Schritt 6: Onboarding und Arbeitsbeginn

• formales Onboarding durch den EoR,
• operatives Onboarding durch Ihr Unternehmen.

Schritt 7: Monatlicher Betrieb

• Gehaltsberechnung, Abrechnungen, Reporting,
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung,
• Vertragsänderungen (Zusätze), Boni, Zulagen.

Schritt 8: Beendigung oder Wechsel des Modells

EoR ist häufig eine Übergangslösung – wächst das Team, wechseln manche Unternehmen zu einer eigenen Einheit in Polen.

Wenn Sie sich für den Aufbau einer lokalen Einheit entscheiden, sehen Sie sich unsere Unterstützung bei Firmengründung in Polen an.

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Payroll, Versicherungen und Steuern: was der EoR typischerweise übernimmt vs. was bei Ihnen bleibt

Was der EoR typischerweise übernimmt

• Mitarbeiterdokumentation und Personalakten,
• Gehaltsberechnung und Auszahlung,
• ZUS-Abrechnungen,
• arbeitsbezogene Steuerabrechnungen,
• Verwaltung von Urlaub, Krankheit und Abwesenheiten,
• Standard-Register und Arbeitgeberprozesse.

Was beim ausländischen Unternehmen bleibt

• operative Steuerung der Arbeit (Ziele, Aufgaben, Prioritäten),
• Tools, Systemzugänge und tägliche Organisation,
• Standards zur Informationssicherheit,
• Business-Entscheidungen zu Rollenprofil, Boni und Teamstruktur.

Wichtig: EoR reduziert viele Compliance- und Admin-Risiken, eliminiert aber nicht alle geschäftlichen Risiken. Wenn die Rolle eines Mitarbeiters Ihre kommerzielle Präsenz oder Entscheidungsstrukturen in Polen beeinflusst, sollten Sie Befugnisse und Prozesse entsprechend gestalten und steuerliche Risiken prüfen.

Für komplexe grenzüberschreitende Fälle empfiehlt sich Unterstützung durch Steuerberatung in Polen.

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Wer am meisten von einem Employer of Record in Polen profitiert

EoR ist besonders vorteilhaft, wenn:

• Sie Ihre ersten Mitarbeiter in Polen einstellen und schnell starten möchten,
• Sie ein Arbeitsvertragsmodell benötigen, ohne lokale Administration aufzubauen,
• die Rolle typische Merkmale eines Arbeitsverhältnisses erfordert,
• Sie HR/Payroll-Compliance und planbare laufende Kosten wünschen,
• Sie einen stufenweisen Markteintritt planen (erst EoR, später Gesellschaft).

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Fallbeispiel: Deutsches Unternehmen stellt einen polnischen Spezialisten über EoR ein

Ausgangslage: Ein Tech-Unternehmen aus Berlin stellt einen Spezialisten ein, der in Polen sitzt (stabile Rolle, Vollzeit, langfristig). Das Unternehmen hat keine polnische Einheit; Priorität haben Geschwindigkeit und arbeitsrechtliche Compliance.

Warum nicht B2B: Die Rolle erfordert dauerhafte Verfügbarkeit, Integration in Teamprozesse und Kontinuität – B2B würde das Risiko der Fehlklassifizierung erhöhen.

Lösung: Das Unternehmen wählt EoR. Die polnische Einheit:

• beschäftigt die Person auf Basis eines Arbeitsvertrags gemäß polnischen Anforderungen,
• übernimmt Payroll, ZUS und PIT-Abwicklung,
• führt Dokumentation und verwaltet Urlaub sowie Vertragsänderungen.

Business-Ergebnis: ein planbarer HR-/Payroll-Prozess ohne Firmengründung in Polen. Nach einigen Monaten und mit Wachstumsplänen analysiert das Unternehmen den Wechsel zu einer eigenen Struktur.

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EoR-Anbieter in Polen auswählen: praktische Checkliste

Vor Unterzeichnung prüfen Sie:

1. Verantwortungsumfang: Dokumente, Fristen, Korrekturen, Umgang mit Prüfungen/Audits.
2. Compliance des Servicemodells: inkl. Prüfung, ob die Zusammenarbeit Merkmale der Arbeitnehmerüberlassung hat und ob der Anbieter formale Anforderungen (z. B. Registrierungen) dafür erfüllt.
3. Payroll-Standards: Zeitplan, Reporting, Bonus- und Benefit-Handling, Jahresabrechnungen.
4. Daten & Vertraulichkeit: Datenverarbeitung, Informationssicherheit, Zugriffskontrolle.
5. Kostentransparenz: was in der Fixgebühr enthalten ist und was zusätzlich berechnet wird.
6. Erfahrung mit internationalen Kunden: Fähigkeit, im Governance-Standard der Zentrale zu liefern.

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Zusammenfassung: wie entscheiden und was vorbereiten

Ein Employer of Record (EoR) in Polen ist besonders nützlich, wenn Sie Mitarbeiter aus Polen im Arbeitsvertragsmodell einstellen möchten, aber (noch) keine lokale Struktur aufbauen wollen. Für viele Organisationen ist es zugleich eine Übergangslösung: schnelle Einstellung jetzt – und Zeitgewinn, um bei wachsendem Headcount die Gründung einer polnischen Einheit vorzubereiten.

Wenn Sie Unterstützung bei der Beschäftigungsstruktur, Dokumentation und Abrechnungslogik benötigen, lohnt sich die Kombination aus HR/Payroll-Implementierung und Steuerberatung in Polen.

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Wenn Sie weitere Fragen haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer getsix® Website.

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