Pay & Refund in Polen – ein kompliziertes Verfahren zur Rückerstattung der Quellensteuer (WHT)

Das Pay-and-Refund-Verfahren, also die Rückerstattung der Quellensteuer, ist ein komplexes Verfahren, das nicht jeder problemlos nutzen kann. Es erfordert vor allem: viel Zeit, entsprechende Vorbereitungen und Dokumentenanalyse sowie die strikte Einhaltung von Fristen. Wir erinnern Sie daran, was das Pay-and-Refund-Verfahren ist, wie man es nutzt und welche Schwierigkeiten auftreten können.

Quellensteuer – was ist das?

Die Quellensteuer (WHT aus dem Englischen Withholding Tax) ist eine pauschale Einkommenssteuer auf bestimmte Einnahmen von natürlichen und juristischen Personen, z.B. aus Dividenden, Zinsen oder Lizenzgebühren. In Polen betrifft sie Zahler, die ihren Wohnsitz, Sitz oder eine sogenannte ausländische Betriebsstätte im Land haben.

Die Quellensteuer ist daher eine besondere Form der Steuer, die auf grenzüberschreitende Zahlungen erhoben wird. Üblicherweise spricht man von der Quellensteuer im Zusammenhang mit Steuern auf bestimmte Einkünfte, die in Polen von Nichtansässigen erzielt werden. In bestimmten Situationen wird sie auch von Gebietsansässigen erhoben (z.B. bei der Ausschüttung von Dividenden an inländische Unternehmen).

Das Pay & Refund-Verfahren für die WHT

Das Pay-and-Refund-Verfahren für die polnische Quellensteuer ist in seinem derzeitigen Umfang seit dem 1. Januar 2022 in Kraft. Das Verfahren beruht auf der Verpflichtung des Zahlers, die Quellensteuer (WHT) zum Basissatz (19% oder 20%) einzubehalten. Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, stellt der Zahler anschließend beim Finanzamt einen Antrag auf Feststellung und Rückerstattung des Überzahlungsbetrags.

Das Pay-and-Refund-Verfahren gilt für Zahlungen passiver Einkünfte, die der Quellensteuer unterliegen (Dividenden, Zinsen, Lizenzen) an verbundene Unternehmen, die nicht in Polen steuerlich ansässig sind, ab einem Gesamtbetrag von über 2.000.000 PLN an denselben Steuerpflichtigen im betreffenden Steuerjahr.

Das Pay-and-Refund-Verfahren gilt nicht für:

• Zahlungen an polnische Steueransässige;
• Zahlungen für immaterielle Dienstleistungen (z.B. Beratungs-, Buchhaltungs- und Rechtsdienstleistungen);
• Zahlungen an unabhängige Unternehmen;
• Gebühren für Dienstleistungen im Bereich der Unterhaltungs-, Sport- oder Showbranche.

Berechtigt zur Rückerstattung der Quellensteuer sind der Steuerpflichtige oder der Zahler, sofern er die Steuer entrichtet hat. Der Zahler ist verpflichtet, bei der Überprüfung des Anspruchs zur Anwendung des ermäßigten Satzes oder der Befreiung die gebotene Sorgfalt walten zu lassen.

Das Rückerstattungsverfahren für WHT besteht aus vier Phasen:

• Einreichung eines entsprechenden Antragsformulars beim Finanzamt;
• Dem Antrag die entsprechenden Unterlagen beifügen, die die Rückerstattung begründen;
• Festsetzung des Rückerstattungsbetrags in Form eines Verwaltungsbescheids durch das Finanzamt;
• Rückerstattung der WHT – unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 6 Monaten ab dem Tag des Antragseingangs.

Zu den Dokumenten, die dem Antrag auf Rückerstattung der Quellensteuer im Rahmen des Pay-and-Refund-Verfahrens beizufügt werden müssen, gehören:

• Steueransässigkeitsbescheinigung des Steuerpflichtigen;
• Bestätigungen der Banküberweisungen oder andere Dokumente, die die Art der Abrechnung oder Überweisung der Beträge nachweisen;
• Verpflichtende Erklärung über die Richtigkeit aller im Antrag gemachten Angaben.

Quellensteuer und Schwierigkeiten bei der Anwendung des Pay & Refund-Verfahren – kompliziertes Verfahren, Fristen und Verwaltung

Der Pay-and-Refund-Prozess für die Quellensteuer ist weder einfach noch schnell. Er ist mit einem administrativen Verfahren verbunden, das eine große Anzahl von Dokumenten umfasst sowie zahlreiche Zweifel und Fragen aufwirft, die seitens der Finanzbehörde, die die Rückerstattung prüft, aufkommen können. Der Prozess kann langwierig, mühsam und sehr komplex sein, was bedeutet, dass Unternehmen oft überrascht sind von dem Umfang, mit dem sie bei der Beschaffung der erforderlichen Dokumente im Rückerstattungsverfahren für die Quellensteuer (WHT) konfrontiert werden. Daher ist eine ordnungsgemäße Planung der Arbeiten unter Berücksichtigung des Zeitplans und der Beträge erforderlich, um das Pay-and-Refund-Verfahren effektiv nutzen zu können.

Darüber hinaus wird die Angelegenheit durch die Tatsache erschwert, dass das Bewusstsein darüber, wie die dem Steuerpflichtigen zustehende Befreiung oder die Möglichkeit der Anwendung niedrigerer Sätze als die Grundsteuersätze von 19% und 20% genutzt werden können, nach wie vor gering ist. Grundlage dafür ist der Nachweis des Zahlers, dass die Präferenz auf der Grundlage spezifischer Vorschriften oder eines entsprechenden Doppelbesteuerungsabkommen gewährt wird.

Ein weiteres Problem bei der Anwendung des Pay-and- Refund-Verfahrens zur Rückerstattung der Quellensteuer sind die Fristen. Die Übermittlung der Informationen (Erklärung) WH-OSC/WH-OSP durch den Zahler ist neben der Einholung einer Stellungnahme zur Anwendung der Präferenzen einer der Möglichkeiten, auf die Quellensteuer zum Basissatz zu verzichten.

Der Zahler muss die Erklärung spätestens am letzten Tag des zweiten Monats nach dem Monat, in dem der Betrag von 2.000.000 PLN überschritten wurde, beim Finanzamt einreichen. Eine nach Ablauf der gesetzlichen Frist übermittelte Auskunft ist unwiderruflich unwirksam und führt zur Verpflichtung zur Einbehaltung der Steuer zum Basissatz. Darüber hinaus führt die verspätete Übermittlung von WH-OSC/WH-OSP Informationen meist zur Einleitung von Überprüfungsmaßnahmen durch das Finanzamt.

Die zweite Möglichkeit, die die Anwendung des Pay-and-Refund-Verfahrens ausschließt, besteht darin, eine Stellungnahme zur Anwendung der Präferenzen einzuholen, die in Artikel 26b des Körperschaftsteuergesetzes genannt ist. Ein Antrag auf Stellungnahme zur Anwendung von Präferenzen unterliegt einer Gebühr, die innerhalb von 7 Tagen nach Einreichung des Antrags auf das Konto der Steuerbehörde zu zahlen ist, andernfalls wird er nicht bearbeitet. Die Stellungnahme zur Anwendung der Präferenzen wird unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 6 Monaten nach Eingang des Antrags bei der Steuerbehörde abgegeben.

Die letzte Schwierigkeit beim Pay-and-Refund-Verfahren für die Quellensteuer besteht darin, dass ausschließlich eine Behörde – der Leiter des Finanzamts Lublin – für die Erteilung und Ausstellung der Stellungnahmen zuständig ist. Dies führt zu Schwierigkeiten in der Ausstellung von Stellungnahmen, was aus der großen Anzahl von Anfragen aus ganz Polen resultiert. Darüber hinaus gibt es keine klaren Richtlinien, was häufig zu unterschiedlichen Auslegungen führt. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Antrag und die Dokumentation im Rahmen des Pay-and-Refund-Verfahrens für die Quellensteuer sorgfältig vorbereitet werden.

getsix® – professionelle Steuerberatung

Hierbei kann ein spezialisiertes Buchhaltungsbüro helfen. Wie wir gezeigt haben, ist die Anwendung der Vorschriften zur Quellensteuer (WHT) im Pay-and-Refund-Verfahren keine einfache Aufgabe. Es handelt sich um einen komplexen Prozess, der viel Zeit, Energie und Ressourcen erfordert.

Die Experten von getsix® beraten Sie bei der Anwendung von Quellensteuerabrechnungen und den bestehenden Befreiungs- und Rückerstattungsverfahren, einschließlich des Pay-and-Refund-Verfahrens.

Mehr über den Steuerberatungsservice von getsix® erfahren Sie hier: Steuerberatung in Polen.

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