Wird die Polnische Staatliche Arbeitsinspektion (PIP) zivilrechtliche Verträge in Festanstellungen umwandeln? Gesetzesentwurf – die wichtigsten Informationen für Arbeitgeber in Polen vor 2026

Ab dem 1. Januar 2026 soll die Staatliche Arbeitsinspektion (PIP) in Polen die Befugnis erhalten, zivilrechtliche Verträge durch Verwaltungsbeschluss in Arbeitsverträge umzuwandeln. Dieser Beschluss wird sofort vollstreckbar sein und kann für Arbeitgeber sowohl organisatorisch als auch finanziell erhebliche Auswirkungen haben. Die aktualisierte Fassung des Entwurfs vom 22. Oktober 2025 bestätigt die wichtigsten Elemente der Reform, während bei einem Treffen am 13. November 2025 die Existenz einer dritten Fassung des Entwurfs bekannt gegeben wurde, die noch nicht veröffentlicht wurde.

Warum sorgt die geplante Reform der PIP für so viel Aufregung?

Derzeit kann die Staatliche Arbeitsinspektion in Polen (PIP) nur Fälle vor Gericht bringen oder eine Vertragsänderung beantragen. Der Änderungsentwurf sieht vor, dass der Arbeitsinspektor zu einer Behörde wird, die auf administrativem Wege – schnell und ohne Beteiligung eines Gerichts in der ersten Instanz – das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses feststellt.

Für Unternehmer in Polen bedeutet dies, dass die Form der Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmern in erster Linie anhand der tatsächlichen Art und Weise der Arbeitsausführung und nicht anhand der Bezeichnung des Vertrags beurteilt wird.

In einer so dynamischen Rechtslage entscheiden sich viele polnische Unternehmer bereits heute für eine Prüfung ihrer Kooperationsmodelle und eine Überprüfung ihrer Personalunterlagen. Das Personal- und Lohnbuchhaltungsteam von getsix® unterstützt Unternehmen bei der Bewertung der Risiken im Zusammenhang mit der Qualifizierung von Verträgen, der Analyse von Prozessen und der Vorbereitung der Organisation auf mögliche Kontrollen durch die Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP). Kontaktieren Sie uns.

Die wichtigsten Punkte des Entwurfs vom 22. Oktober 2025

1. Entscheidung der PIP über die Feststellung eines Arbeitsverhältnisses

Der Inspektor kann das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses feststellen, wenn die Arbeit unter den in Art. 22 § 1 des Arbeitsgesetzbuches festgelegten Bedingungen ausgeführt wird: Unterordnung, bestimmter Ort und bestimmte Zeit, Bezahlung, Ausführung der Arbeit für den Arbeitgeber.

Die Entscheidung enthält unter anderem:

• Art des Arbeitsvertrags,
• Datum des Vertragsabschlusses und des Arbeitsbeginns,
• Art der Arbeit,
• Ort der Arbeitsausübung,
• Arbeitszeit,
• Höhe der Vergütung.

Wenn bestimmte Parameter anhand der gesammelten Beweise nicht ermittelt werden können, sieht der Entwurf Vermutungen wie Vollzeitbeschäftigung, unbefristeter Vertrag oder Mindestlohn vor.

2. Umwandlung verschiedener Formen der Zusammenarbeit

Die Entscheidung kann Folgendes umfassen:

• Werkverträge,
• Auftragsverträge,
• B2B-Verträge,
• Managerverträge,
• Situationen, in denen Arbeit ohne formellen Vertrag geleistet wird.

In jedem Fall ist entscheidend, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird, und nicht, wie der Vertrag bezeichnet wird.

3. Sofortige Vollstreckbarkeit

Die Entscheidung des Inspektors wird trotz Einlegung eines Rechtsbehelfs sofort vollstreckt. Dies gilt für laufende Personal-, Versicherungs- und Steuerpflichten, die ab dem Tag der Zustellung der Entscheidung entstehen. Rückwirkende Auswirkungen (steuerlich oder beitragsrechtlich) entstehen erst nach Rechtskraft der Entscheidung ein, jedoch wird die Verjährungsfrist ausgesetzt.

4. Rückwirkende Auswirkungen bis zum Beginn der Zusammenarbeit

Der Inspektor kann den Zeitpunkt angeben, ab dem das Arbeitsverhältnis tatsächlich bestand, unabhängig davon, wann er seine Entscheidung trifft.

5. Digitale Kontrollen

Der Entwurf sieht Folgendes vor:

• Fernkontrollen,
• Fernbefragungen,
• elektronische Protokolle und Dokumente,
• die Möglichkeit der Fernbesichtigung des Arbeitsplatzes,
• einen umfassenden Datenaustausch zwischen PIP, ZUS und KAS.

Das bedeutet, dass der Kontrollprozess in vielen Fällen ohne einen physischen Besuch des Inspektors stattfinden kann.

6. Höhere Strafen

Der Entwurf sieht eine Erhöhung der Strafen vor:

• Geldstrafen für Verstöße gegen Art. 281 des Arbeitsgesetzbuches – bis zu 60.000 PLN,
• Bußgelder bis zu 5.000 PLN und bei Wiederholungstaten bis zu 10.000 PLN.

7. Neues Berufungsverfahren

Das Berufungsverfahren wird in zwei Stufen ablaufen:

• Berufung beim GIP,
• anschließend Berufung beim Arbeitsgericht.

Der GIP erhält die Möglichkeit der Selbstkontrolle, d. h. der Änderung einer Entscheidung, ohne den Fall vor Gericht zu bringen.

Dritte Fassung des Entwurfs vom 13. November 2025

Das Treffen der Sozialpartner mit dem Ministerium für Familie, Arbeit und Sozialpolitik in Polen hat gezeigt, dass sich die Reform noch in der Entwicklung befindet. Das polnische Ministerium teilte mit, dass es eine dritte Fassung des Entwurfs gibt, die jedoch weder den Arbeitgebern noch der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wurde. Die Konsultationen fanden ohne Vorlage des Dokuments statt, was von Seiten der Arbeitgeber scharf kritisiert wurde.

Welche Änderungen wurden nur mündlich bekannt gegeben?

1. Die Rückwirkungsfrist ist auf drei Jahre begrenzt.

Dies verringert das Risiko für Unternehmen, bedeutet jedoch weiterhin eine erhebliche Verantwortung.

2. Möglichkeit der Aufhebung der sofortigen Vollstreckbarkeit – durch den Generalinspektor für Arbeit oder ein Gericht.

Dies ist eine wichtige Absicherung für Unternehmer in Streitfällen.

3. Präzisierung der Schadensersatzpflicht für fehlerhafte Entscheidungen.

Dies ermöglicht die Geltendmachung von Ansprüchen gegenüber dem Staatsschatz.

4. Wiederherstellung der Möglichkeit, Klagen durch die PIP vor Gericht zu erheben.

Der Inspektor kann wählen:
– entweder eine Entscheidung zu treffen,
– oder eine Klage auf Feststellung des Arbeitsverhältnisses einzureichen.

Die Arbeitgeber in Polne wiesen darauf hin, dass die Nichtveröffentlichung des Entwurfs vor den Gesprächen gegen die Grundsätze des sozialen Dialogs verstößt, was durch die eindeutige Weigerung, weiter an den Konsultationen teilzunehmen, zum Ausdruck gebracht wurde.

Ein Beispiel aus der Praxis – wie könnte eine Kontrolle in Polen durch die Arbeitsaufsichtsbehörde im Jahr 2026 aussehen?

Viele Unternehmen in Polen, insbesondere in der IT-Branche, basieren ihre Zusammenarbeit auf dem B2B-Modell. Das folgende Beispiel zeigt, wie eine Kontrolle durch die Arbeitsaufsichtsbehörde nach Inkrafttreten der geplanten Vorschriften aussehen könnte.

Ein IT-Unternehmen arbeitet mit einem Team von B2B-Programmierern zusammen. Die Programmierer erbringen ihre Dienstleistungen zu festen Zeiten, nutzen die Ausrüstung des Unternehmens, führen ihre Aufgaben unter der Aufsicht eines Managers aus und nehmen an täglichen Betriebsbesprechungen teil.

Im Jahr 2026 führt die PIP eine Fernkontrolle durch und nutzt dabei die im Entwurf vorgesehenen Lösungen:

• Sie fordert die Bereitstellung elektronischer Unterlagen,
• analysiert Arbeitspläne, die Kommunikationshistorie und die Art und Weise der Überwachung der ausgeführten Aufgaben,
• gleicht Daten mit anderen Institutionen ab (gemäß dem Projekt zum Informationsaustausch zwischen PIP, ZUS und KAS) und
• befragt den Manager und die ausführenden Personen aus der Ferne.

Im Ergebnis kommt der Inspektor zu dem Schluss, dass bei einem Teil der Mitarbeiter Merkmale eines Arbeitsverhältnisses vorliegen, wie z. B. Unterordnung unter einen Vorgesetzten, festgelegte Arbeitszeiten und die Ausführung von Aufgaben in einer Weise, die der eines Arbeitnehmers ähnelt.

Auf dieser Grundlage kann er eine Verwaltungsentscheidung über das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses treffen – mit den aus dem Entwurf resultierenden Parametern (z. B. Vollzeit, unbefristet, Vergütung auf der Grundlage der verfügbaren Daten).

Mit der Zustellung der Entscheidung unterliegt das Unternehmen in Polen den laufenden Pflichten eines Arbeitgebers, darunter:

• Führung von Personalunterlagen,
• Anmeldung des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung,
• Auszahlung des Gehalts gemäß den in der Entscheidung festgelegten Bedingungen,
• Anwendung der Vorschriften über Arbeitszeit und Urlaub.

Eine Berufung hebt die Vollstreckung der Entscheidung nicht auf – gemäß dem Entwurf –, aber das Gericht oder der Generalinspektor für Arbeit können die sofortige Vollstreckbarkeit aufheben (Information vom 13. November).

Wie können sich Unternehmer in Polen auf die bevorstehenden Änderungen vorbereiten?

Auf der Grundlage des Inhalts des Entwurfs und seines Ziels analysieren viele Unternehmen bereits jetzt ihre Prozesse, um die Risiken im Zusammenhang mit einer falschen Einstufung von Verträgen zu begrenzen. In der Praxis bedeutet dies unter anderem:

1. Überprüfung der geltenden Kooperationsmodelle

Es lohnt sich zu prüfen, ob die Art und Weise, wie Auftragnehmer oder B2B-Mitarbeiter ihre Arbeit verrichten, tatsächlich einem Arbeitsverhältnis entspricht.

2. Überprüfung der Übereinstimmung der erklärten Kooperationsgrundsätze mit der Praxis

Der Entwurf weist eindeutig auf die Bedeutung der tatsächlichen Art und Weise der Ausführung von Aufgaben hin.

3. Ordnung der Dokumentation und Digitalisierung der Ressourcen

Fernkontrollen werden möglich sein, daher sollten die Dokumente in elektronischer Form leicht zugänglich sein.

4. Sicherstellung einer einheitlichen Kommunikation innerhalb der Organisation

Viele Feststellungen der Inspektoren basieren darauf, wie die Arbeitsweise von den Aufsichtspersonen beschrieben wird.

5. Überwachung des Gesetzgebungsprozesses

Die Entwürfe ändern sich dynamisch, und die dritte Fassung des Gesetzes wurde noch nicht veröffentlicht.

In der Praxis entscheiden sich viele Arbeitgeber dafür, diese Aufgaben externen Spezialisten zu übertragen. getsix® bietet Unterstützung in den Bereichen Personalwesen und Lohnabrechnung, Prüfung von zivilrechtlichen Verträgen und Analyse von HR-Prozessen im Hinblick auf die Einhaltung des Arbeitsrechts. Wir helfen Unternehmen dabei, Unterlagen vorzubereiten, Kooperationsmodelle zu ordnen und Lösungen zu implementieren, die das Risiko einer Anfechtung von Verträgen durch die PIP nach Inkrafttreten der neuen Vorschriften minimieren.

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Die Reform des Gesetzes über die PIP kann zu einer erheblichen Stärkung der Rolle der Arbeitsaufsicht und zu einer Änderung der Art und Weise der Bewertung von Beschäftigungsformen führen. Der Entwurf vom 22. Oktober 2025 sieht weitreichende Befugnisse für Inspektoren, die sofortige Vollstreckbarkeit von Entscheidungen und die Möglichkeit vor, verschiedene Formen der Zusammenarbeit in ein Arbeitsverhältnis umzuwandeln. Informationen vom 13. November deuten darauf hin, dass der Entwurf weiter modifiziert wird, unter anderem in Bezug auf die rückwirkenden Auswirkungen und die sofortige Vollstreckbarkeit.

Ein vollständiges Bild der Regelung wird erst nach Veröffentlichung der dritten Fassung des Entwurfs möglich sein, aber Unternehmen können bereits jetzt ihre Prozesse und Unterlagen so vorbereiten, dass ihre Organisation mit den Anforderungen des Entwurfs im Einklang steht.

Rechtsgrundlage:

• Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Gesetzes über die Staatliche Arbeitsaufsicht und einiger anderer Gesetze, Fassung vom 01.09.2025.

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